档案管理基础(第4章-档案的鉴定)

第四章档案的鉴定“鉴”，古义为铜镜，后又引申为查看、辨别的意思。章节概述

本章主要讲述档案价值鉴定工作的内容、任务、意义以及鉴定的原则、方法与步骤。本章计划分四个小节来逐步展开：第一节档案鉴定工作的任务和意义第二节档案鉴定的原则和标准第三节档案鉴定工作制度和组织第四节档案保管期限表鉴定工作的程序档案价值鉴定工作通常分三个阶段进行，程序如下图：文件归档鉴定划定保管期限档案价值复审销毁无价值档案到期复审移交复审第一节档案鉴定工作的内容、任务和意义

一、档案鉴定工作的内容和任务（一）档案鉴定工作的内容档案的鉴定工作，就是鉴别和判断档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理。它的具体内容包括：

1.指定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；

2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限

3.拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应处理。

（一）文件归档鉴定对于处理完毕的文件所进行的划定归档范围的工作。这项工作通常由单位的文书人员或秘书人员承担。（二）划定文件的保管期限同属一个归档范围的文件常具有不同的保管期限，为此，在确定归档范围之后还需对文件划定具体的保管期限。也是由文书人员或秘书人员来做。（三）档案价值复审

1.到期复审

2.移交复审（四）销毁无价值的档案

（二）档案鉴定工作的任务

1.通过鉴定档案的保存价值，划分保管期，确定库藏成分，优化库藏档案的质量。

2.通过确定档案的保存价值，为档案馆的收集与保管工作奠定基础。二、档案鉴定的意义（一）档案鉴定是“去粗取精”，提高管理效益的科学措施（二）档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作鉴定工作与档案管理中的其他业务工作相比，有其特殊性：1.预测性和主观性。档案鉴定工作，本质上是人们在认识档案客观属性的基础上，对档案满足未来社会利用需要的预测和评价，它是一种主观性很强的认识。鉴定人员虽然能够在总结经验的基础上，掌握档案价值的评价标准，但总有某些随意性，难以完全预测准确。

2.决断性和不可逆性。鉴定工作，是“决定档案命运”，关系档案“生死存亡”的一项工作。如果错误地销毁了有价值的档案，就会造成无法挽回的损失；反之，保存大量无价值的档案，也不利于档案的科学管理和利用。因此，国际档案界公认，档案鉴定工作可能是档案工作中最为困难和最重要的一个环节。第二节鉴定档案的原则和标准

一、决定档案保存价值的因素档案价值鉴定工作的主要着眼点，是挑选和确定哪些档案需要保存和保存多长时间。档案的保存价值，取决于两方面的因素：（一）档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础（二）社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素二、鉴定档案的原则

原则：必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。（一）全面的观点档案鉴定工作原则中的全面观点，包括以下三方面的含义:1.把档案自身的特点和社会利用需求结合起来，全面评价档案的价值。

2.全面联系地分析相关文件和文件的各种因素。

3.全面地社会对档案利用的需要。（二）历史的观点鉴定档案的价值，尤其要把握档案是历史的记录这一本质属性。因此，鉴定必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式以及档案文件的相互关系，并结合现实需要判定档案的价值。图3：1966年全国通用伍市斤粮票图1：1981年地方粮票图2：1985年全国通用粮票（三）发展的观点由于档案的价值有时效性和扩展性，现在有用的档案，在未来可能没有价值，现在尚未用上的档案，将来可能有用。因此，判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。（四）效益的观点就是档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本，投入与档案效益之间合理关系的思想。三、鉴定档案价值的标准鉴定档案价值的标准档案内容标准档案相对价值标准档案形式特征标准档案来源标准（一）档案来源标准档案的来源，即档案的形成者。鉴定档案价值时，档案来源特征的意义主要表现在三个方面：

1.它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。

2.机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。

3.在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。（二）档案内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析，可着眼于以下四点：

1.档案内容的重要性。

2.档案内容的独特性。

3.档案内容的时效性。

4.除上述三方面之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确把握档案内容的价值。（三）档案形式特征标准档案的形式特征，是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。

在某种情况下，档案形式特征也可能对档案价值产生影响：

1.文件的名称。

2.文件形成时间。

3.文本形态。

4.文件的外形特点。（四）相对价值标准在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。适用档案的相对价值标准的目的：为了有效控制档案室（馆）藏档案的质量和数量，达到优质精练。第三节档案鉴定工作制度和组织一、档案鉴定工作的制度根据国家的有关规定，档案鉴定工作制度的基本内容有如下三个方面：

（一）鉴定档案的标准

1987年国家档案局颁布《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》

（二）鉴定工作的组织领导按规定，鉴定工作必须在机关办公室主任的主持下，由档案部门和业务部门组成鉴定小组共同进行，结束后，应提出鉴定报告。

（三）销毁档案的批准制度和监销制度二、档案鉴定工作的组织方法（一）直接鉴定法它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定其价值。一般以案卷为单位进行的。（二）现行组织单位档案价值的鉴定工作在现行组织单位内，档案价值的鉴定工作是由档案室会同文书部门和业务部门进行的。一个单位的档案鉴定工作通常分三个步骤：首先，在文件归档时，确定归档范围，同时剔除

一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年后销毁；二是对于归档的文件确定保管期限；三是到一定年限时进行价值复审，永久保存档案的复审通常在向档案馆移交时进行，长期或短期档案的复审通常在保管期满后进行。三、档案的销毁（一）档案销毁清册为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”，它是日后查考档案销毁情况的凭据。档案销毁清册的项目包括：登记的顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、件号或案卷号、数量、原期限、销毁原因、备注等。

还应表明档案馆（室）名称、全宗名称及编制日期，并由档案馆或档案室负责人签名盖章。档案销毁清册应按全宗分别编制，一式两份，一份留存档案馆（室），一份送机关领导人审查批准。（二）立档单位和全宗简要说明为了使审查人了解全宗情况，在送审清册的同时，还要提供一份立档单位和全宗的简要说明。说明中应指出立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史。（三）档案销毁办法送工厂作为原料；秘密档案可自行焚毁或通过碎纸机粉碎。二人以上监销，在销毁清册上签字。第四节档案保管期限表

一、档案保管期限表的定义和作用

1.定义：档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件；它是档案室（馆）鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据。

2.作用：（1）统一档案鉴定人员的认识，避免因个人认识的局限性造成的误判，保证鉴定工作的质量和效率。（2）单位在文书立卷时可以依据档案保管期限表，按照文件的不同价值组卷，并初步确定其保管期限。

（3）档案室（馆）可以依据档案保管期限表对归档、移交和保管期满的案卷进行复审工作。二、档案保管期限表的类型

1.通用档案保管期限表：是由国家档案行政管理机关编制的，供全国各类单位鉴定档案时通用的保管期限表。其特点：一是通用性；二是依据性。

2.专门档案保管期限表：是由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制的，供各机关、团体、企事业单位鉴定专门档案时使用的档案保管期限表。

3.同系统机关档案保管期限表：是由主管领导机关编制，供同一个系统内各单位鉴定档案价值使用的档案保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表：是由档案行政管理机关或主管领导机关编制，供同类型机关如学校、医院、政府机关等鉴定档案价值时使用。

5.机关档案保管期限表：是由各机关自行编制，供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。三、档案保管期限表的结构档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分组成；其中条款和保管期限是最基本的项目。

1.顺序号：固定条款位置，引用条款的代号。

2.条款：是一组类型相同的文件的名称或标题。3.