采购内控制度汇总(终板)

..目录第一章采购需求计划3第一节采购计划管理制度3第二节采购需求计划流程6第三节采购需求计划表格7一、采购申请表7二、采购数量计划表8三、年度采购计划表9第二章采购价格管理制度10第一节采购价格管理制度10第二节采购价格管理表格12一、采购询价单12二、议价记录表13第三章采购控制管理14第一节采购控制制度14第四章采购申请审批管理19第一节采购申请审批制度19第五章物料采购跟催方案22第六章采购供应商管理25第一节供应商管理制度25第二节供应商选择流程30第三节采购供应商管理表格31一、供应商评估表〔内部31二、供应商评定表32三、＿＿年供方业绩评定表33第七章采购合同管理34第一节采购合同管理制度34第二节采购合同签订流程38第三节采购合同管理39一、合同签订审批单39二、合同信息统计表40第八章采购招标管理41招标采购管理制度41第二节招标采购工作流程44第三节采购招标管理表格45一、拟报价/招标单位名单45第九章采购验收管理工作46第一节采购验收管理制度46第二节采购验收流程49第三节采购验收管理表格50一、原辅材料及外购、外协件报检单50二、质量〔让步特采申请单51三、进货检验/验证记录52第十章采购付款管理53第一节采购付款工作管理制度53第二节采购付款工作流程56第三节采购付款管理表格57一、材料采购付款汇总表57第一章采购需求计划第一节采购计划管理制度一、目的为加强采购计划的管理,规范采购计划的编制、执行与调整等工作事项,保证公司各部门的采购需求按时按质的完成,确保公司生产经营活动顺利有序的进行,特制订本制度。二、适用范围采购计划制度适用范围如下1、作业信息的起点：需求部门的申购信息以及公司历史采购信息。2、作业信息的终点：采购计划任务的分解信息。3、采购计划作业的起点：采购需求的收集与分析。4、采购计划作业的终点：采购计划的下达与执行。三、管理职责的明细分工1、采购部经理负责年度、季度、月度采购计划的审批与控制,以及采购预算的编制工作。2、采购计划人员负责年度、季度、月度的单项采购计划的编制,以及临时采购的申请。3、采购人员需要严格按照采购计划来执行采购活动,遇临时采购、紧急采购需执行相应程序。四、采购需求的分析与确定〔一采购需求预测采购部在进行采购需求分析之前,采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划和生产计划等各类资料,并将收集到的资料进行分类、整理和分析,并对公司的采购需求做出预测。〔二物资请购各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求,编制物资请购单,并在规定的提前期内将物资请购单及时提交采购部。〔三物资需求汇总采购计划人员需将各部门的物资请购单进行汇总并及时编制物资需求汇总表,并与历史数据进行对比,查看需求是否存在异常。〔四确定物资需求量1、采购人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况,确定独立需求物资的需求数量。2、独立需求物资订购批量和订购点的确定,可以采用定量订货和定期订货。3、确定独立需求物资的需求数量之后,采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。4、相关需求物资数量的确定可以用传统的订货法处理,也可按照相关产品的需求数量进行分解。5、确定上述两类物资需求数量后,应当根据库存状况及在途物资的状况,确定好采购需求数量。6、采购需求数量可以由净需求数量减去可用库存数量、扣减即将到货的物资数量后确定。五、采购计划的编制与审核〔一采购计划的编制1、采购计划人员在编制采购计划时,应该考虑经营计划、需求部门的采购申请、物资库存状况、公司现金流状况等相关因素。2、采购计划人员要分析和掌握公司市场营销部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料做的市场销售预测情况。3、采购计划人员要明确公司的生产计划和库存状况,及时掌握生产部根据销售预测计划制定的生产计划和物资需求计划。4、采购人员在汇总各种物资需求和请购单的基础上,结合库存数据,编制采购计划。〔二采购计划的审核和审批1、年度采购计划和月度采购计划需报请公司主管采购副总进行审批；短期采购计划由采购部经理批准后执行；急需物资,应填写"紧急采购申请表",经部门负责人审核签字后报公司主管采购副总核准后列入采购范围。2、采购计划应同时报送财务部门审核,以利于公司各项资金计划工作的完成。〔三采购计划审核内容采购或财务的相关领导在审核采购计划时,采购计划审查重点如下：1、各项采购计划的口径是否一致。2、采购计划与销售计划、生产计划是否相符。3、制定采购计划所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否准确。4、采购计划中的各类物资数量、计划单价、金额等是否合理。六、采购计划的分解与下达执行〔一采购计划的分解采购计划人员应将审批后的采购计划按照时间、职务、部门等分解成单项采购任务。〔二采购计划任务的下达1、采购经理需将采购任务分配到个人,并落实责任,向采购人员传达采购任务的内容,并说明采购的品种、数量、价格、期限和供应商情况等内容。2、采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购,对不同的采购作业采取不同的执行方法。大额采购,需由采购经理签发采购控制书,报请主管副总审批后,再按照采购作业计划执行采购任务；小额采购,可由采购部经理直接安排采购工作。〔三采购任务执行采购人员应按照采购计划进行采购工作,并做好采购过程中的情况记录工作；采购计划人员应对采购人员的采购过程进行进度监督。第二节采购需求计划流程总经理财务总监采购经理采购员相关部门下达年度公司经营计划收集并分析相关信息下达经营目标下达年度公司经营计划收集并分析相关信息下达经营目标编制本部门采购计划汇总各部门采购计划编制本部门采购计划汇总各部门采购计划进行相关信息分析进行相关信息分析分析上年度经营状况及年度经营目标等分析上年度经营状况及年度经营目标等确定采购种类、数量、时间、方式等确定采购种类、数量、时间、方式等制定审批采购计划制定审批采购计划审核审核审核审核审核审核编制总体采购预算编制总体采购预算编制编制采购计划审核审核审核审核审核审核执行采购计划定期编制采购差异分析报告执行采购计划定期编制采购差异分析报告调整采购计划调整采购计划及时更新采购计划及时更新采购计划第三节采购需求计划表格一、采购申请表申请部门：填报日期：年月日采购类别：□设备□材料□工程□服务□低值易耗□其他购置原因：序号名称规格型号数量估价〔总价交货期备注123456备注：编制人： 部门负责人： 总经理： ..二、采购数量计划表编号：填写日期：物资编号物资名称规格型号月月月供应商备注期初存量已购未入量总存量计划用量期末结存期初存量已购未入量总存量计划用量期末结存期初存量已购未入量总存量计划用量期末结存编制人：审核人：批准日期：年月日三、年度采购计划表编号：填写日期：物资名称规格需求部门需求总量单价金额每月采购计划量备注123456789101112编制人：审核人：批准日期：..第二章采购价格管理制度第一节采购价格管理制度一、目的为规范采购价格管理流程和采购价格审核管理,确保所采购物资高品质、低价格,保证采购物资质量的同时,实现降低成本的目标,特制定本制度。二、适用范围采购价格管理作业规范的适用范围如下：1、作业信息的起点：采购物资的价格调查信息。2、作业信息的终点：采购物资的价格确定信息。3、采购价格管理作业的起点：采购部对采购价格资料进行调查。4、采购价格管理作业的终点：采购部进行采购价格管理工作。三、职责划分1、采购部经理负责审核与批准采购价格。2、采购部负责执行采购价格管理工作。3、其他相关部门负责提供相关资源,协助采购部实施采购价格管理工作。四、采购价格调查1、采购部相关人员必须进行必要的采购价格调查,经常分析或收集资料,明确采购物资的实际成本,以确定采购价格。2、公司各相关部门具有协助提供价格信息的义务,协助采购部开展工作,以便进行采购物资的比价参考。五、物资询价与议价1、采购人员应选择三家以上符合采购条件的供应商作为询价对象。2、供应商提供报价的物资规格与请购规格不同或属替代品时,采购人员应送采购需求部门确认。3、专业材料、用品的采购,采购部应会同使用部门共同询价与议价。4、已核定的材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本的依据。5、议价应注意品质、交期、服务兼顾。六、采购价格制定1、物资价格包括物资的到厂价、出厂价、现金价、净价、毛价、现货价及合约价等。2、采购人员通过科学计算物资价格可以精确确定供应商的价格底线,协助进行采购谈判。3、公司所采购物资价格的制定可采用成本加成法、市价法以及投资报酬率法等方法来确定。七、采购价格审核1、采购人员询价、议价完成后,在《比价、议价记录单》上填写询价或议价结果,并附《价格审核单》呈采购部经理进行审核,并交主管副总进行审批。2、采购部经理和主管副总均可视需要再进行议价或要求采购员进一步议价。八、采购价格变动处理1、已核定的物资采购单价如需上涨或降低,采购人员要提供《采购价格分析表》、物资价格行情走势、同类产品其他供货渠道的价格信息,并以书面的形式说明原因,上报领导审批。2、当公司物资采购数量或频率有明显增加时,采购人员应要求供应商适当降低单价。九、采购价格整理存档采购人员整理并归档物资的采购价格后,在价格档案中详细描述物资的价格变动情况、价格制定过程及审议记录等。第二节采购价格管理表格一、采购询价单〔购字第号物资名称规格说明单位需求数量质量要求报价须知交货期限□需于年月日以前交清□订购后天内交清交货地点付款方式□交货验收合格后付款□试用合格后付款订购方式□分项订购□以总金额为准报价期限报价截止日期以上报价请于年月日以前惠予报价以便采购为荷。报价保留时效请保留报价有效期至询价截止日期起天以上。报价途径以上报价请填制完成后,邮寄至╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二、议价记录表编号：日期：年月日项目供应商原询单价货币类别议价后单价议价后总价付款条件价格条件交货日期交运方式采购拟购核准检核承办单位主管承办备注第三章采购控制管理第一节采购控制制度一、目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定,确保采购过程透明化。二、权责单位1、采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2、主管副总负责本制度的制定、修改、废除的审批。三、采购方式分类1．订单采购方式〔1采购部根据批准的请购单签发订购单,订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。〔2供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。〔3订单在提交给供应商之前应由主管副总检查订单的合理性。2．合同订货方式〔1采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来。〔2供应商按合同提供货物并取得货款,公司按合同验收货物并支付款项。3．直接采购方式采购人员根据批准的请购单,就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。4．比质比价采购方式选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。5．紧急采购方式因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。四、采购方式选择1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用订单或合同方式或者比质比价方式。5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。五、采购数量应该严格按照采购计划进行确定。六、采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。七、检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。八、对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种请购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。九、对于请购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。十、采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。十一、根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1．现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。3．保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。十二、对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。十三、采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当请购单已经提出,采购员应及时处理请购单,并将处理结果及时通知仓库管理部门。十四、供应商初步评价1．采购部与使用部门根据公司实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写"供应商基本资料表"。2．采购员对"供应商基本资料表"进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交采购经理审核。3．选择供应商标准〔1供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。〔2供应商按国家〔国际标准建立质量体系并已通过认证。〔3有良好的售前、售后服务措施和服务意识。〔4具有足够的生产能力,能满足本公司经营需要。〔5同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。4．采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。十五、供应商现场评审1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。2．供应商评价内容〔1采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。〔2财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。〔3使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。〔4上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。3．适用范围〔1根据所采购物资对公司经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制。〔2必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。〔3对于普通物资的供应商,无需进行现场评审。〔4紧急、小额零星的采购,由使用部门直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经采购经理审批后,进行采购。十六、供应商质量保证协议"的签定1．采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定"供应商质量保证协议"。2．"供应商质量保证协议"一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。十七、样品需求与供应商送样1．如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。2．样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量应多于两件。十八、样品确认1．样品在送达公司后,由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写"样品签样试用回单"。2．经确认合格的样品,需在样品上贴"样品标签",并注明合格或不合格,标识检验状态。3．合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在采购部作为今后检验的依据。十九、确定合格供应商名单1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交采购经理审核。2．采购经理审核无误后,交主管副总审核。3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。4．唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入"合格供应商名单"。二十、选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。二十一、采购价格审核1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格,并报财务总监、主管副总审批。2．对所有超过规定价格的订单必须经过主管副总特殊审批。二十二、条款审核财务部门对采购订单进行审核,特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。二十三、合同审批根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。二十四、登记采购订单1．采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。〔1一联提出请购部门,以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。〔2一联提交质量管理部门,一联提交仓库保管部门,作为验收的标准。〔3一联提交财务部,作为入账凭证。2．采购员要及时对采购订单进行归档,在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。3．定期汇总所有被取消和修改过的订单,并编制报表。4．定期汇总所有未完成的采购申请,并编制报表。二十五、本制度经主管副总审批后,自颁布之日起执行。二十六、本制度由采购部负责解释。第四章采购申请审批管理第一节采购申请审批制度第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批规范,特制定本制度。第2条 本公司内所有部门的请购,除另有规定外,均依本制度的规定办理。第3条 责权单位。1．采购部负责公司所需物资的采购工作。2．财务部负责采购物资的货款支付工作。3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4．财务总监、主管副总根据权限审批采购项目。第4条 原材料或零配件的请购。1．需求部门请购。〔1原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。〔2仓库材料保管员接到请购单后,查看材料保管卡上记录的库存数,将库存数与生产部门需要的数量进行比较。〔3当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时,则同意请购。2．仓储部门请购。〔1仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。〔2仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。①采购员审查请购单,检查该项请购是否在执行后又重复提出,以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理,则根据所掌握的市场价格,编制采购预算。②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核,如果该项请购在经营目标和采购预算范围内,财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。③采购部应将处理过的请购单归档备案。第5条 临时性商品的请购。1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述,解释其目的和用途。3．请购单须由使用部门负责人审批同意,并须经财务部和主管副总签字后,采购部方可办理采购手续。第6条 资本支出和租赁合同。1．对于资本支出和租赁合同,应该由经办部门提出请购,股东大会进行决策。2．对重要的、技术性较强的请购项目,应当组织专家进行论证,集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。第7条 请购单的开列和递送。1．请购单的开列。〔1请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。〔2请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。〔3各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支,都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。〔4请购单经使用部门负责人审核后,依请购核准权限报有关领导签字批准,并根据内部管理要求编号,送采购部门。2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料,请购部门应根据请购单附表,以一单多品方式,提出请购。3．紧急请购时,由请购部门于请购单中注明原因,并加盖"紧急采购"章。4．材料检验必须经过特定方式进行的,请购部门应于请购单上注明要求。5．物料管理部门按月依耗用状况,并考虑库存情况填制请购单,提出请购申请。第8条 请购事项的撤销1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购,同时在请购单第1、2联加盖红色"撤销"的标记并注明撤销原因。2．采购部门撤销请购时,注意办理以下事项。〔1采购部门在原请购单加盖"撤销"章后,送回原请购部门。〔2原"请购单"已送物料管理部门待办收料时,采购部门通知撤销,并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。〔3原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。第9条本制度经主管副总审批,自颁布之日起执行。第10条 本制度由采购部负责解释。第五章物料采购跟催方案一、目的为控制采购交期、确保生产顺利进行、规范有效的实施物料跟催,特制定本方案。二、适用范围本方案适用于采购物料跟催的管理工作。三、管理职责采购部为采购物料工作的归口管理部门。四、制定跟催工作规划<一>跟催工作准备1.确定交货日期及数量。2.了解供应商主要生产设备利用率。3.要求供应商提供生产计划表或交货日程规划。4.了解供应商物料管理及生产管理能力。5.在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任。6.准备替代物料来源。<二>拟定采购进度时间控制表1.规划合理的购运时间。采购部需对请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间进行合理的规划。2.比较生产进度。需在采购订单或者合同中明确要求供应商编制《生产进度计划表》、《实际生产进度表》,并将两项表格进行对比,严格控制交货时间。<三>制订沟通计划1.采购部需和销售部、生产部密切联系,随时关注销售市场情形和生产部计划变更情况,以便据此更改采购计划。2.采购部需制订计划定期与供应商进行联系,以便掌握供应商的实时信息。五、跟催方法物料跟催包括但不限于以下四种方法,物料采购专员应据情况选择合适的方法,确保采购交期的达成。<一>订单跟催按照订单预定进料日期,提前一定时间进行跟催,具体包括以下两种方法。1.联单法,将订购单按照日期顺序排列,提前一定时间进行跟催。2.统计法,将订购单统计成报表,提前一定时间进行跟催。<二>定期跟催每周在固定的时间将需跟催的订单整理好,打印成报表,统一定期进行跟催。<三>设置物料跟催表物料采购专员根据物料跟催表掌握供料状况,确定跟催对象,保证及时供料。六、采购跟催措施<一>定制物料跟催定制的物料需对供应商生产过程进行监控。1.物料采购专员需及时了解供应商备料情形。2.为供应商提供必要的材料、模具或技术支援。3.物料采购专员了解供应商的生产进度情况。4.交期及数量变更时及时通知供应商。<二>非定制采购的跟催1.物料采购专员需注意是否按规定时间收到验收表。2.物料采购专员及时查询交货进度。<三>重要物料跟催1.采购部需审核供应商的计划供应进度,并分别从各项资料获得供应商的实际进度。2.重要物料采购除要求供应商按期报送进度表之外,采购部还应实地前往供应商处进行访问查证。3.必要时派专人驻场监控,确保供应商按时交货。4.将累计交货结果以报表形式告知供应商,促进其改善。七、跟催工作考核<一>采购人员跟催考核采购部需将跟催工作中如下内容纳入采购人员绩效考核体系。1.采购人员对交货延误原因进行分析的情况。2.采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况。3.采购人员对交期的控制情况。<二>供应商交期考核1.将供应商交期延误次数、时间、数量等纳入供应商的考核体系。2.供应商交期延误对本工厂造成的损失纳入供应商的考核体系。3.对交货及时、质量优良的供应商,增加付款优惠及其他奖励第六章采购供应商管理第一节供应商管理制度第1章总则第1条为加强工厂在采购时对供应商的管理,保证生产所需物料的供应,对供应商的资质和能力进行客观的评价,特制定本制度。第2条本制度适用于对供应商进行管理时的相关事宜。第2章供应商的调查第3条工厂的采购人员应随时随地地进行市场信息的收集,关注与工厂生产所需物料相关的供应商的信息及供应价格,建立供应商调查表,以记录整理潜在或合格供应商的信息。第4条建立的供应商调查表的内容。1.供应商的基本资料,包括供应商的名称、资质、地址、法人代表、联系方式、注册资本、是否进行直销等。2.供应商的物料供应状况。3.供应商供应的物料品质状况。4.供应商的专业技术能力。5.供应商的生产能力。6.供应商的管理水平。7.供应商的财务及信用状况。第5条采购人员在寻找潜在供应商的途径。1.工厂与供应商的历史交往记录。2.供应商的商品目录。3.相关行业的行业期刊。4.工厂固定供应商的介绍。5.销售代理的介绍。6.工厂的销售代表。7.网络搜索。第6条凡是愿意与工厂建立供应关系且符合条件的供应商,都应制作供应商调查表,并不定时进行填写,作为对供应商评价的依据。第7条当供应商调查表中的供应商的相关条件发生变化时,采购人员应及时更新供应商调查表中的相关信息。第8条对于与工厂目前存在供应关系的供应商,采购人员应做好与供应商发生每次供应关系的详细记录,并将相关内容及时填入供应商调查表中。第3章供应商的评审第9条采购人员应不断地对新的供应商及现有的供应商进行评审,淘汰不符合条件的供应商。第10条合格的供应商应符合的条件。1.供应商应有合法的经营许可证和与工厂规模相匹配的综合实力。2.供应商已建立起质量体系并通过了验证。3.供应商具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识。4.供应商能够满足工厂所需物料的供应和紧急物料的供应。5.供应商所供应的物料在同等的价格上,质量占优；在同等的质量上,价格更便宜。6.供应商所提供的供应物料的样品通过试用并且合格。7.供应商若为代理商则应调查其生产厂商是否符合以上条件。第11条供应商评审小组成员构成及职责。1.供应商的评审工作由供应商评审小组负责。2.评审小组由采购主管、质量主管、技术主管及财务经理等人员组成。第12条供应商的评审的内容。1.能力,包括供应商的生产能力、创新能力、财务能力、配送能力、技术水平等。2.质量,包括供应商提供物料质量的控制、产品质量的稳定性、产品的质量认证等。3.价格,包括采购价格的稳定、采购的相对价格、付款条件等。4.时间,包括供应商所提供物料的生产周期、订货周期、交货周期、交货时间、紧急物料的交货时间等。5.服务,包括供应商所提供的售前服务、售后服务、订单跟踪服务等。6.其他,包括供应商的抗风险能力、人员的稳定性、安全方面的措施等。第13条对于工厂临时的且提供物料的总金额在10000元以下的供应商,可直接由采购部对其进行审核,报采购部经理批准即可。第14条对于工厂的长期合作供应商,必须到其生产地进行实地评审,并编制评审结果。第15条供应商的评审时间。1.普通供应商一般的评审周期为一年。2.提供重要材料的供应商至少每半年评审一次。3.与工厂签订长期供应合同的供应商至少每季度评审一次。第4章合格供应商档案管理第16条采购人员应将评审合格的供应商录入《合格供应商名单》,工厂进行采购时将首先考虑名单中的供应商。第17条采购部所编制的的《合格供应商名单》必须报主管副总及总经理进行审批。第18条采购部应在工厂所需物料的每个品种下应根据评审分数的高低选择2～3家供应商作为工厂的主要供应商,其他供应商为备选供应商,并按照评审等级的高低进行采购数量的分配。第19条《合格供应商名单》不是一成不变的,实行优胜劣汰原则,即每次评审后将不合格的供应商从档案中删除。第5章供应商考核第20条由采购部按照不同频率对列入《合格供应商名单》中的所有供应商进行考核。第21条考核方法。对供应商实行评分分级制度,满分为100分。1.90～100分为一级供应商。2.80～89分为二级供应商。3.70～79分为三级供应商。4.70分以下为不合格供应商。第22条考核项目和评分标准。对供应商的考核项目及评分标准如下表所示。供应商的考核项目及评分标准表考核项目权重总分评分标准质量状况0.660分60×〔合格批数÷总交货批数交付情况0.220分20×〔按时交货批数÷总交货批数服务质量0.110分配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费价格水平0.110分偏高3分、居中6分、居下9分总计1100分第23条考核频率。关键、重要物料的供应商每月考核一次,普通物料的供应商每季度考核一次。第24条考核结果的处理。1.考核结果在90分以上的供应商,优先采购。2.考核结果在80～89分的供应商,要求其对不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,采购部对其提交的纠正措施和结果进行确认并存档。3.考核结果在70～79分的供应商,要求其对不足部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,采购部组对其提交的纠正措施和结果进行确认,并决定是否对其采购或是减少采购量,其结果应报主管副总及总经理审批。4.对考核结果在70分以下的供应商需从《合格供应商名单》中删除,并终止对其采购。5.考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第25条对合格供应商的质量监督。1.质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录,对于批量产品不合格应及时通知供应商,产品不合格的对供应商提出警告,连续两批产品不合格则暂停采购,另选供应商或待其提高产品质量后再行采购。2.对不合格的供应商应取消其供货资格,并修订《合格供应商名单》。第6章附则第26条本制度由公司采购部负责制定并解释。第27条本制度由公司采购部负责检查与考核。第28条本制度报董事会批准后施行,修改时亦同。第29条本制度施行后,原有的相关制度自行终止,与本制度有抵触的规定,以本制度为准。第二节供应商选择流程总经理采购经理采购员供应商进行市场调查进行市场调研进行市场调查进行市场调研提供相关信息收集潜在供应商相关信息提供相关信息收集潜在供应商相关信息初步分析、评价供应商初步分析、评价供应商供应商初选供应商初选提出候选名单审核审核提出候选名单审核审核根据采购种类组织现场评审根据采购种类组织现场评审审核评定供应商审核审核评定供应商审核汇总评审结果汇总评审结果需要样品需要样品检查样品汇总质量信息检查样品汇总质量信息提供样品提供样品确定供应商确定供应商确定供应商名单审核审核确定供应商名单审核审核建立供应商档案建立供应商档案第三节采购供应商管理表格一、供应商评估表〔内部日期：企业名称：企业性质：地址：成立时间：法人代表：负责人：：公司：__：税号：邮箱：公司厂房面积：平方米仓储能力：主要产品：职工总数：名〔其中：管理人员名；技术人员名；工人名年产值：万元月生产能力〔产量：样品供货周期：批量供货周期：生产特点：□成批生产□流水线大量生产□单台生产□部分外购□全部外购主要生产设备：台流水线：条主要客户〔公司/行业：公司各部门使用标准名称和编号：使用或依据的产品、质量标准：□国家标准□行业标准□企业标准□无标准主要检测设备及数量：工艺文件：□齐备□有一部分□没有工艺员：名检验/检测部门：专职检验/检测人员：名进料检验文件：□齐备□有一部分□没有过程检验文件：□齐备□有一部分□没有最终检验文件：□齐备□有一部分□没有检验记录：□齐备□有一部分□没有检测设备：□齐备□有一部分□没有检验工具：□齐备□有一部分□没有产品外观接受标准：产品标识：□齐备□有一部分□没有测试设备校准状况：□有计量室□全部委托外部计量机构□无检测是否通过产品或体系认证：□是〔指出具体内容□否新产品开发能力：□能自行设计开发新产品□只能开发简单产品□没有自行开发能力国际合作经验：□给外资提供产品□无对外合作经验工厂消防与安全：□很好□较好□一般□较差评估等级：□一类□二类□三类□四类评估：日期：二、供应商评定表供方名称主供产品地址联系人/评价方式和内容：选以下两种方法：□收集相应资质：如生产许可证书、质量证明、营业执照、资质证书、认证证书、代理商委托书等；□以往合作情况〔包括工程业绩□现场实地调查□其他使用者的评价结果□样品检验或试用评价结果简述〔也可附样品测试、使用结果、现场评价记录：其他附件：评定部门意见部门评价意见评定人日期签字：日期：年月日三、＿＿年供方业绩评定表供方名称供货时间产品名称规格/型号数量价格产品质量使用效果供货及时性售后服务年度综合评定结果：年月日评定人：第七章采购合同管理第一节采购合同管理制度第1章总则第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜,做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作,使其符合采购管理的要求及工厂的利益,特制定本制度。第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。第2章采购合同的编写第3条公司采购部是采购合同的对口管理部门,负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。第4条采购合同的编写程序。1.调查供应商。在编写合同前,采购部应组织专人对《初选供应商名单》中的供应商展开调查,调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面,以确定可进行谈判的供应商。2.进行谈判。采购部应与合格的供应商展开谈判,谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等,并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。3.拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案,并交各部门进行评审,同时报送法律顾问及总经理进行审批。4.拟定正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订,并据此形成正式的采购合同。第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。1.合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2.标的的全称、价格及报酬。3.标的的数量和规格型号。4.标的的品质和技术要求。5.标的的履约方式、期限和地点。6.标的的验收标准和方式。7.付款方式和期限。8.售后服务和其他优惠条件。9.违约责任和解决争议的方法。第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体,文字的表述必须严谨。第3章采购合同的签订第7条公司采购合同原则上由总经理负责签订,但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。第8条与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格,并以其自己的名义签订采购合同,如果委托他人代签,采购部应审验其委托证明。第9条公司与供应商签订的合同必须采用书面的形式,不能采取其他任何形式,否则视为无效合同。第10条对于金额在10万元以下的采购合同,可以采用的方式进行签订,即公司将合同拟订好后给供应商,供应商进行盖章签字后回传,公司盖章签字后发给供应商回执,视为合同成立。第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份,分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。第4章采购合同的执行与控制第12条合同签订后即具有了法律约束力,采购部应及时向供应商发送订货单,使供应商及时准备公司所需的物料。第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作,当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时,采购部应积极联系供应商进行处理。第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告,且在验收报告中有供应商的签章。第15条采购部应建立合同履约的管理台账,对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记,并保存好能够证明合同履约的原始凭证。第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料,如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象,应要求供应商提供进度安排,采购部根据进度安排与供应商进行联络,进行积极的协商,确保物料能够及时运送到公司。若供应商提供的物料将延缓公司的生产,采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系,增加采购数量。第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系,将供应商视为公司的战略发展伙伴,便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应,在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第18条采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制,既保证仓库中所采购的物料库存最低,同时保证库存物料满足生产的需求。第5章采购合同的修改与终止第19条在合同执行过程中,因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料,采购部经调查核实后,可与供应商签订新的采购物料的数量规定,作为采购合同的附件予以执行。第20条在合同执行过程中,若外部市场环境发生变化,因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货,采购部可与供应商进行协商,签订新的供货价格的条款,作为采购合同的附件执行。第21条在合同执行过程中,若因不可抗力导致供应商无法按时交货,采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定,作为采购合同的附件予以执行。第22条有下列情形之一者,视为合同终止。1.因不可抗力导致合同无法继续执行,双方同意取消合同。2.因市场环境或需求的变化一方提出取消合同,由双方协商解决赔偿事宜。3.出现违背合同中条约的状况。4.合同约定期满。5.发生符合合同条款中合约解除的事项。第6章合同纠纷的处理与合同管理第23条当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时,一般情况采取以下四种解决方法。1.与供应商协商解决。2.请第三方协调解决。3.由仲裁机构进行仲裁。4.通过法律途径解决。第24条采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律,有下列情形之一的,公司将根据情节的轻重进行相应的处理。1.泄露合同内容。2.私自更改合同内容。3.丢失合同。4.在合同签订及资料保管时发生损害公司利益的行为。第25条参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定,给公司造成经济损失和其他损失的,公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚,情节严重、触犯法律的,将依法追究其法律责任。第7章附则第26条本制度未尽事宜,依照国家相关的法律、法规和政策执行。第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。第二节采购合同签订流程总经理财务总监采购经理采购员供应商确定供应商确定供应商选择供应商选择供应商审核审核审核评审供应商审核审核审核评审供应商进行进行谈判采购谈判根据公司采购权限规定进行相应的采购谈判采购谈判根据公司采购权限规定进行相应的采购谈判编制购货合同编制购货合同起草购货合同审核审核审核起草购货合同审核审核审核形成正式采购合同形成正式采购合同签签署合同签订合同签订合同合同归档合同归档第三节采购合同管理一、合同签订审批单采购业务口采购物资名称合同编号送入系统时间合同草签基本内容供应商名称采购数量采购单价采购金额交货日期采购经理审核意见签字：日期：法律顾问审核意见签字：日期：主管副总审核意见签字：日期：..二、合同信息统计表登记人：登记日期：序号合同编号合同内容供应单位合同数量合同单价合同金额采购形式联系人第八章采购招标管理招标采购管理制度第1章总则第1条为规范公司的采购招标行为,确保公司的物料采购价格合理、质量上乘,保证采购的招标本着公开、公平、公正的原则进行,杜绝舞弊行为,特制定本制度。第2条本制度适用于公司采购招标的管理事宜。第2章招标前作业第3条公司进行采购时的物料总采购额达到五万元时必须进行招标采购。第4条采购部人员应编制物料招标报告报相关的领导进行审批,招标报告一般包括以下七个方面的内容。1.招标内容。2.招标方式。3.招标方案。4.招标计划。5.投标人的资格条件。6.评标小组的组建方案。7.评标的依据及开标的安排。第5条采购部应根据已获审批的招标报告编制采购招标文件,招标文件具体包括以下内容。1.招标通知,指招标公告或招标邀请书。2.招标人须知,指招标项目的相关信息。3.招标项目简介,包括招标物料的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式等。4.投标规定,指投标文件的编写要求、密封方式、发送方式、发送份数及投标有效期等内容。5.投标人资料要求,指投标人资质或资信的证明材料及对证明文件内容的要求。6.标底,指标底确定的办法。7.评标与中标,指评标的标准、方式及中标的原则。8.递交投标文件,包括投标文件的递送方式、地点及截止时间以及联系人员的姓名、地址、、邮箱等。9.投标保证金,包括投标保证金的金额、缴纳方式及处理程序等。10.开标,包括开标的时间安排与地点安排。11.采购合同,指一旦中标所签订的采购合同的具体内容。第6条采购部人员应在发售招标文件前收集市场上的供应商信息,并在采购部内部进行资格预审,将预审合格供应商的资料编制成册。第7条采购部人员编制好的招标文件经主管副总、法律顾问及总经理审批后,向外发布招标信息,给预审合格的供应商发售招标文件,并在招标文件规定的期限内受理供应商的投标。第8条评标小组工作职责。1.评标小组的组长由主管采购的副总担任,组员由采购部、质量管理部、工艺技术部、财务部等相关部门人员担任。2.评标小组的内部应制定具体、统一的评标标准。3.各评标小组的成员应做到不偏不倚,一切以工厂的利益为基准,不得徇私舞弊,一旦发现将严肃处理。第3章招标过程作业第9条开标。1.公司的采购招标一律采用公开的开标方式。2.开标的时间、地点按照招标文件中的规定安排,不得随意变动,确因客观原因需要变动的应及时通知各投标单位。3.开标前要确认投标供应商的身份。4.开标前需要检查投标书的密封情况,如果出现无密封或有明显打开过密封的投标书,则此次招标作废,同时要求各供应商重新投标。5.开标时应宣布供应商的名称、投标的总金额、有无折扣等相关内容。6.在开标当天递送到的投标将不做考虑。7.开标后,不允许投标人改变其投标内容。第10条评标。1.采购招标时的评标由评标小组全权负责。2.评标小组经过对投标文件的鉴定与分析、比价与议价之后,推举合适的供应商,并编制评标报告。第11条定标。1.总经理召开办公会议,从评标小组推荐的供应商中选择中标的供应商。2.采购部向中标的供应商发送中标通知书,并将招标结果通知所有的投标单位。3.采购部应与中标供应商积极联系,进行谈判,签订书面采购合同。第二节招标采购工作流程总经理采购经理采购人员供应商编制招标文件确定招标物资编制招标文件确定招标物资准备招标文件编制资料准备招标文件编制资料编制招标书编制招标书审核发布招标公告及资格预审审核否否审核发布招标公告及资格预审审核接收招标公告信息发布招标公告是是接收招标公告信息发布招标公告填报投标文件资格审查填报投标文件资格审查筛选合格的投标商筛选合格的投标商出售招标文件出售招标文件发出中标函发售标书发出中标函发售标书接收投标书接收投标书开标评标定标开标开标评标定标开标评标评标否否审核审核确定中标者审核审核确定中标者签署合同接收通知发出中标函签署合同接收通知发出中标函否签订采购合同签订合同签订采购合同签订合同..第三节采购招标管理表格一、拟报价/招标单位名单单位名称：填报日期：年月日序号投标单位名称资质情况业绩情况联系人/手机电子邮箱备注1234567经办人：采购部：主管副总：..第九章采购验收管理工作第一节采购验收管理制度第1条质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其它相关内容进行验收,并出具验收证明。第2条 验收人员对验收过程中发现的异常情况,应当立即向采购部或有关部门报告,采购部或有关部门应查明原因,及时处理。第3条 货物的验收由质量管理部门主导,会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收,对收到货物的数量和质量进行检验。第4条收货准备。1．货物验收人员在采购部门转来已核准的"订购单"时,按供应商、货物交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资,应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收,不得虚估。第5条待验货物处理。已经到货、等待验收的货物,必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期,并且应与已验收的货物分开储存,并规划出"待验区"以示区分。第6条实施验收。1．货物到货后,货物验收人员应会同使用部门根据"装箱单"、"订购单"、"合同"等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量,并将到货日期及实收数量填入"订购单"。同时,验收人员填写验收报告单并在上面签字。2．质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告,对那些没有对应采购申请的商品或劳务,一律不得签收。3．质量管理部门验收完毕后,对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明,内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品或劳务的依据,并及时报告采购部门和财务部门。4．验收过程中如发现所载的货物与"装箱单"、"订购单"或合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5．验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时,验收人员应及时通知采购人员通知供应商前来处理,并尽可能维持其状态以利于公证作业。6．供应商确认后,验收人员开立"索赔处理单"呈部门负责人核实后,送财务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1．交货数量超过订购量的部分应退回供货商。2．属于自然溢余的,由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量,经请购部门主管同意后进行收货,并通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末达到订购数量,以要求补足为原则,由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。第9条急用品验收。紧急货物到货后,若尚未收到"请购单"。验收人员应先与采购部核对,确认无误后,按收货作业办理。第10条货物验收规范。质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等,适时召集使用部门及其它有关部门,按照所需货物制定"货物验收规范"作为采购及验收的依据。第11条货物检验结果处理。根据不同检验结果可做以下两个方面处理。1．检验合格的货物,检验人员于外包装上贴上合格标签,仓库人员再将合格品入库定位。2．验收不合标准的货物,检验人员应贴上不合格标签,并于"材料检验报告单"上注明不合格原因,经负责人核实后通知采购部门送回货物,办理退货。第12条退换货作业。1．检验不合格的货物退货时,采购员应开立"货物交运单"并附有关"货物检验报告单"呈采购经理签字确认后办理退货。2．货物需要更换的要与供方协商解决,需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3．对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔,索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。第二节采购验收流程初步检验采购经理质检部采购员供应商初步检验按时发货接收货物按时发货接收货物清点核对清点核对质量检验问题质量检验问题组织质量检验检验货物质量组织质