项目四 人事档案管理

项目四

人事档案管理学习目标知识目标了解我国人事档案管理的现状；熟悉我国人事档案管理机构；明确人事档案管理的要求。1能力目标能够理解人事档案的定义、作用；能够对人事档案进行科学鉴定；能够对人事档案进行整理与编目；能够办理人事档案转递手续。2任务一认识人事档案一、人事档案概述（一）人事档案的定义人事档案是专门档案的一种，是干部档案、工人档案、学生档案等的总称。人事档案来源于人事管理活动，没有人事管理就没有人事档案。人事档案是人事管理活动的记录，也是进行人事管理的条件和依据。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。3（二）人事档案的特点1.现实性人事档案记述和反映的是当事人现实的生活、学习及工作活动情况；组织、人事、劳动部门在现实生活中，为了考察和正确使用员工，要经常查阅人事档案。反映现实并为现实工作服务，是人事档案的一个重要特点。2.真实性人事档案材料，其来源、内容和形式必须真实可靠，即真实地反映当事人各方面的历史与现实的面貌。43.动态性历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断地发生变化——年龄的增长、学历与学识的提高、职务与职称的晋升、工作岗位与单位的变更、奖励与处分的状况、在岗下岗及离退休等。4.机密性人事档案一般都涉及当事人家庭及个人的隐私。5.权威性因为人事档案具有真实性等属性，因此人事档案内容具有较大的权威性，反映一个人面貌的材料，只有从人事档案上查阅才是最可靠最权威的。5（三）人事档案的作用1.人事档案是考察、了解员工的重要手段组织、人事工作的根本任务是知人善任、选贤举能。而要知人，就要全方位的了解人。了解的方法，除了直接考核该人员的现状外，还必须通过人事档案掌握其全面情况。可以说，人事档案为开发人力资源、量才录用、选贤任能，提供了信息与数据。62.人事档案是解决当事人个人问题的凭证由于种种原因，在现实生活中有关部门和人员有时会对员工形成错误的认识和做法，甚至制造冤假错案或历史遗留问题。作为当事人历史与现实的原始记录，可以为查考、了解和处理这些问题提供可靠的线索或凭证。73.人事档案是编写人物传记和专业史的宝贵史料人事档案是在组织、人事部门形成的，其中还有当事人自述或填写的有关材料，因此内容真实，情节另体，时间准确，在研究党和国家人事工作、党史、军事史、地方史、思想史、专业史以及撰写名人传记等方面，具有很高的史料价值。8二、我国人事档案工作的管理机构（一）人事档案工作的管理体制我国现行人事档案的管理体制是：工人档案由所在单位的劳动（劳资）部门管理；学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理；军人档案由各级军事政治部门管理；干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门，都有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案。9（二）人事档案工作机构和人员按照规定，我国中央各部委、省（自治区、直辖市）、地（自治州、盟、市）、县（自治县、旗）均应建立人事档案管理机构，按照管理1000人档案配备一名专职干部的要求，配备人事档案管理人员。不需要建立专门的人事档案工作机构的单位，必须配备专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员。10（三）人事档案工作的基本任务和人事档案管理部门的职责人事档案工作是用科学的原则和方法管理人事档案，提供档案信息为组织、人事工作服务。其基本任务是：在我国改革开放的社会主义现代化建设的新时期，根据组织、人事工作的需要，加强人事档案材料的收集归档工作，完善管理体制，搞好队伍建设，做好基础工作，不断改善保管条件，努力提高科学管理水平，保障提供利用，有效地为组织和人事工作服务，为社会主义现代化建设事业服务。11（1）保管人事档案，为国家积累档案史料；（2）收集、鉴定和整理人事档案材料；（3）办理人事档案的查阅、借用和转送；（4）登记员工的职务、工资和工作变动情况；（5）为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况；12（6）做好人事档案的安全、保密及保护工作；（7）调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导；（8）推广、应用人事档案现代化管理技术；（9）定期向档案馆（室）移交死亡人员的档案；（10）办理其他有关手续。13任务二人事档案归档与鉴定为使人事档案能够适应人事工作需要，人事档案管理人员要经常通过组织、人事及其他有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部、职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。要经常了解和掌握形成人事档案材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的职工收集应归档的材料。14一、人事档案的归档1.人事档案的归档包括归档范围和归档要求两个方面。关于归档范围，详见人事档案的整理，凡人事档案正本的10类材料均属归档范围。2.人事档案材料的归档渠道3.建立和健全人事档案归档制度15二、人事档案的鉴定（一）人事档案鉴定的内容、1.判别材料是否属于所属员工的材料及应归入人事档案的内容2.审查材料是否齐全、完整3.审查材料是否手续完备4.不能有该清而未清的材料5.材料不全应补充16（二）人事档案鉴定中的原则与内容1.鉴定工作的原则人事档案的鉴定工作是一项政策性很强的工作，必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。2.鉴定的内容和方法3.剔除材料的处理17任务三人事档案整理与编目一、人事档案的整理根据我国《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》，人事档案有正本和副本两种稿本。归档的正本分为10类内容，副本分为7类内容。18二、档案材料的排列1.按档案材料形成时间顺序排列2.按材料内容（问题）的主次关系（重要程度）进行排列3.按内容结合时间顺序排列19三、人事档案的编目（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写。（2）根据材料题目填写“材料名称”。（3）材料形成时间。材料形成时间要填清年、月、日，没有时间的要尽量查明。（4）填写材料的份数。（5）填写材料的页数。（6）书写工整、规范。20任务四人事档案保管、利用及转递一、人事档案的保管1.在职人员人事档案2.离休、退休人员人事档案3.死亡人员人事档案4.辞职、退职、开除公职及受刑事处分人员人事档案21二、人事档案的利用工作1.人事档案的利用有多种方式（1）设立阅览室以供查阅。（2）借出使用。（3）出具证明材料。2.人事档案利用的手续（1）查阅手续。（2）外借手续223.人事档案查阅的原则和范围查阅人事档案总的原则是：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。4.人事档案查阅要求（1）查阅党委组织部门的人事档案必须是中共党员。（2）组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件；其他部门应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批表》。23（3）查档人员不得查阅本人及其亲属的档案。（4）未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。（5）本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。（6）不准查阅介绍信或审批表中未提到的有关内容。24三、人事档案的转递工作1.转递工作的要求（1）及时。（2）准确。（3）安全。2.转递人事档案的方式3.转递人事档案的程序和手续（1）转出的工作程序和手续。（2）接收单位的工作程序。25训练一案例分析一、训练内容根据案例讨论人事档案管理的意义。二、训练目标主要通过讨论，帮助学生进一步了解和掌握人事档案的作用和管理制度，提高学生对档案工作的认识。三、训练要求阅读下列案例：26训练二实践认识参观档案馆，了解人事档案与文书档案立卷工作的区别。二、实训目标通过实地参观档案馆，增强学生对人事档案的直观感性的认识。三、实训准备教师提前联系参观事宜，说明参观的内容，请档案馆人员做关于人事档案立卷