商务信函的写作

商务信函的作用是什么？Generallyspeaking,therolesofbusinesslettersare:(1)getorconveyinformation;(2)makeoracceptoffers;(3)dealwithallkindsofproblemsonbusinessnegotiations.Inaddition,somelettersjustremindreceiversoftheexistenceofthewriters.2、在撰写商务信函时要注意些什么呢？（写作技巧）A、Makesurethatwhatyouhavewrittenisnogrammaticalmistakes.B、Makesurethatwhatyouhavewrittenwon’tbemisunderstood.中英文书写格式有何区别？Differencesaremainlyabouttheaddress.InEnglish,theaddressisinascendingorder;whereasinChineseindescendingorder.掌握下列单词的意思1Considerration体谅2Correctness准确3Compeleness完整的4Concreteness具体5Conciseness简明6Clarity清楚明白7Courtesy礼貌信封样本RegisteredMail挂号信ViaAirMailRegistered经空运的挂号信Urgent(Immediate)急件（立刻运送）Photographs:PleaseDoNotBend有照片：请勿折叠ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporation82GuangQuMenStreetChongwenDistrictBeijing,100076ChinaMr.T.C.WongWongElectronicsLtd.7ShentonWaySingaporeByAirMail课文的翻译page2商务信函写作原则最有效的商务信函应该是通俗易懂，它们必须是友好礼貌的。我们应该记住商务信函在贸易关系上扮演了一个重要的角色。通常来说，当我们在写一封商务信函的时候，需要应用一些特定的写作原则，它们是：体谅、完整、正确、具体、简明、清楚、礼貌。1.体谅体谅在好的商务写作中是非常重要的。所发出去的信必须要给人一种好的印象，试着让自己站在别人的立场来考虑他或她的不同期望、需求、兴趣和困难。注重“你”的观点而不是“我”或“我们”的观点，找出能够表达你的见解和信息的最好方法，这样就可以很婉转地拒绝一个人的请求而不破坏彼此的关系。比较下面几个句子：“你”的观点“我们”的观点对您的成功表示祝贺我们将把样品在下个月发送给你我们将发送我们的祝贺信给您我们没有办法将样品在这个月发给你当您付款时，可以享受2%的折扣我们将给予您2%的现金付款折扣2.准确准确性意味着不仅要有正确的语法、标点和拼写，还有合适的语气也是成功的关键。即使是在抱怨或此类回复中也能够在不冒犯对方的情况下准确表明自己的观点。商务信函必须有真实的内容、精确的图表和详细而准确的术语，因为他们普及了所有文件中买卖双方的权利、责任及利益。因此，我们既不能多写也不能少写，写得过多容易影响人的自信度，从而影响贸易发展；少写则显示你不够成熟和老练。3.完整商务信函只有在包括了所有必要的信息后才能算成功且有用的，形廓让信函看起来丰富且完整，要注意是不是所有的事情都已经被讨论到，所有的问题都已经被提到，不完整的信函不仅是不礼貌的，同时它还会让收到信函的人对你们公司产生一种不好的印象。如果其他公司可以提供给他更全面、更礼貌的信息或要求，那么理所当然的，他就有可能放弃你们公司而与另外的公司合作了。当你在努力地追求信函的完整性的时候，记住以下几点：你为什么要写这封信，哪些原因促使了你写这封信，你是否已经回答了信中所提的所有问题以及什么是读者所希望的。4.具体信函必须是具体、准确的，而不是含糊、抽象和笼统的，特别是对于那些需要具体事项的回函，包括报盘、贸易术语询盘等等，都是非常重要的。例如，一些商品的品质应该用准确的图表体现出来，应尽量避免出现一些诸如短、长或好的词，要给出具体的年、月、日，如果有必要的话，甚至是具体到小时、分钟，但是要避免诸如昨天、下个月、马上等词语。以下几点可以帮助我们写得更为具体：使用具体的事实和数据；使动词生动化，使用主动动词而不用被动动词或非主动动词，选择生动形象的词语，注意语序，将修饰词放在正确的位置。5.简明信函的简明性常常被认为是写作中最重要的原则，它可以节省作者和读者的时间。简明意味着在没有牺牲信函的清楚和礼貌的同时，使用最简短的表达方式来表达最全面的信息。好的商务信函应该精确、突出重点，为了使你的信函能够简明精练，试着使用短句，避免语言的罗嗦、多余和重复，消除过分的详细。仔细的分段可以让信函更清楚、易懂和吸引人，每个段落限制在一个观点或主题是一个好的规律。比较以下语句：简明的罗嗦的我们将在今天的会议中考虑运输日程。我们打算在今天的会议上针对运输日程作出决定。他们去参加广交会寻找合作伙伴。他们参加了广交会，为了寻找一个生意伙伴的目的。您3月15日的来信已收到。我们收到了您在3月15日寄给我们的信。我们已经收到您的信用证。请注意我们已经收到您的信用证。谢谢您…的来信。作者希望能够收到您…的来信。我/我们随函附寄了我们新的目录。请在附函里寻找我们的新目录。6.清晰你必须很清楚地表达自己，确保信函中已包含了你所想说的精确内容是不易被误解，避免含糊、模棱两可的表达。当你非常确定自己想说什么的时候，用清楚、简单的词语表达出来，或者用结构组织良好的句子和段落呈现出来，包括必要的过渡词或连接词，流畅、直接和简洁的英语对商务书信来说是非常重要的，避免重复和消除过分详细。比较以下两对句子：您在5月10日的来信中所要求的货物样品，您在5月10日的来信中所要求我们已经空邮了4件给您。的4件商品，我们已在昨天空寄给您。这些商品价格和质量都不同。这些商品不仅质量不一样，价格也不一样。7.礼貌在所有的商务活动中，礼貌在商务信函的写作中扮演了重要的角色。它是很好的介绍卡，有利于巩固和建立新的业务关系。礼貌意味着在你的信件中得体地展现真诚的友谊，诚挚的谢意，真挚的礼貌，细心的理解和发自内心的尊重。避免含有激怒性、冒犯性或藐视性的语句，及时回信，因为准时回信会让那些讨厌为了一封信而等上好几天的人开心。有时候，在生意场上会发生一些冲突，但外交策略和技巧可以化解这些矛盾，而不会产生互相仇视的情况。在商务信函中千万不要将愤怒显现出来。还有你必须采用合适的语气。在你开始写信之前，考虑清楚你想用什么方法来感化你的顾客，然后相应地表达自己，具有说服性、坚决性、充满歉意等等。比较下列句子：我们很抱歉您误会了我们很抱歉，我们没有表达清楚我们的意思你5月5日有关这一批货装船的来信您于5月5日有关这一批货的装船的来已经收到信已引起我们的关注商务信函的结构与格式1.信头商务信函的结构与格式1.信头(letterhead)商业机构不同，信头的设计也不同。信头通常在第一页的顶端，要么位于中央，或者采用左边齐平的齐头式，或者右边齐平的首行缩进式。2.日期( Dateline)所有商业书信在信头下面都应该打印一个正确的日期，这日期记录写信当天，也许可以作为重要参考。3.信内地址(Insideaddress)信内地址包含名字、地址、公司邮编或收信人，一般在开头直接写或写在日期下第三行。4.称呼(Salutation)称呼称呼一般是问候性的招呼语，它出现在每封信的开头，在信内地址及参考栏的下面，一般打印在下面两行，与左边空白处齐平。在商业书信中惯常的正式称呼有：1）邮寄个人DearSir,DearMadam,2）邮寄两个或两个以上的人DearSirs,DearMadams,Gentlemen:5.信的正文(Bodyoftheletter)最好将正文分成2个或3个段落6表示敬意的结束语(Complimentary)表示敬意的结束语仅仅是结束书信的一种礼貌的形式。它是一封商业书信的一部分，应写于中间，在结束句以下两行，应该与称呼语保持一致

8.注意行(Attentionline)注意行通常被认为是信内地址的一部分。当这封信是邮寄到公司时，它一般指向某个特定的人或部门，通常打印在称呼前两行9.主题栏(Subjectline)主题栏一般做为商业书信正文的一部分，经常用大写字母或首字母大写并加下划线。位于正文下的中央，在称呼语下两行，目的是为了引起对信件内容的注意。DearSirorMadam,SUBJECT:NEWPRICELIST(2)DearSir,

OurSalesConfirmationNo.TE8810.编号(References)在商务交流中，当一家公司写信给另一家，每封信都要有个编号。编号可使回复与先前发出的信函联系起来