关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见解读

《关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》解读内容一、《意见》重要意义二、新形势下交通运输档案工作的总体要求三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度2014年7月14日,交通运输部办公厅印发《关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》（简称《意见》）。提出“以建立健全交通运输档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系为目标，围绕服务、保障、促进交通运输事业发展这个中心，以改革创新的精神，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动交通运输档案事业科学发展”的总体要求。《意见》重要意义一、《意见》是进一步推动交通运输档案工作科学发展的“助推器”。二、《意见》是使档案工作为现代交通运输业提供更好服务的重要保障三、《意见》是认真学习贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求的重大举措。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》是新形势下党中央、国务院作出的重要决策，是新形势下加强和改进档案工作，推动中国特色社会主义档案事业科学发展的纲领性文件。《意见》重要意义四、有利于准确把握新形势下交通运输档案工作的目标和任务，面对新形势新任务新要求，交通运输档案工作还存在一些不适应的地方。一些交通运输主管部门和单位不够重视档案工作个别单位管理不到位，档案机构设置、人员编制等不能适应和满足实际工作需要档案工作发展的保障条件还需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制还需要进一步创新档案信息化建设工作滞后部分项目档案管理人员的业务素质有待提高《意见》重要意义五、有利于进一步强化领导，完善体制和机制，促进交通运输档案事业健康、协调发展。各单位档案部门在办公厅（室）的直接领导下，依法对本单位、本系统的档案工作进行指导、监督与检查，统一管理本单位全部档案。这是《档案法》及其实施办法的规定，也是多年来被实践证明的成功体制，必须坚持和加强。工作机制上，要坚持各部门共同参与档案工作的格局。六、《意见》是各级档案部门争取领导重视支持、改善自身状况的尚方宝剑和实现自身准确定位、做好档案工作的根本依据。

二、新形势下交通运输档案工作的总体要求指导思想——党的十八大和十八届三中全精神、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观目标任务——建立健全交通运输档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系一个中心——围绕服务、保障、促进交通运输事业发展具体措施——进一步完善档案工作体制机制；加大对档案工作的支持保障力度；推动档案事业科学发展。基本原则——统一领导，分级管理。形成统一领导，档案部门归口管理，各方共同参与的档案工作机制，确保分工明确、各司其职，密切配合，形成合力，促进档案工作依法有效开展。三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平

一、完善交通运输档案资源体系建设1.加大档案收集力度，做到“三同步”“四参加”，加强统筹协调和业务指导，确保相关文件材料同步收集、同步整理、同步归档。2.完善落实归档制度，在继续修改和完善本单位文件归档范围和保管期限表的同时也要尽快制定专业档案归档范围和保管期限表，健全档案的门类和载体，注重电子档案的收集归档；3.做好专题档案工作。各单位在承担交通建设、运输保障、应急救援等专项任务开展重点工作、重大活动、重大项目、重大任务的同时，就要部署文件材料的收集、整理工作，及时归档。三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平二、推进交通运输档案利用体系建设1.创新服务形式档案部门提高服务能力，要具备大局意识、服务意识和创新意识。档案人员要转变观念，善于运用现代化管理手段，变档案保管员为档案信息管理师，变被动的档案提供者为主动的智库和参谋，通过开展网上利用、主动报送或推介档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式，全方位为本单位和社会提供档案信息服务。2.加大档案信息资源开发力度《项目基础数字汇编》《大事记》《科研成果》三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平3.推进档案数字化进程档案信息化列入本单位信息化整体规划；加大投入，统筹安排，要严格遵守《纸质档案数字化技术规范》《档案数字化外包安全管理规范》等，大力推进传统载体档案数字化工作，做到流程规范、格式统一、字段完整，符合安全保密要求。要做到“消化存量、消灭增量”，把数字化工作作为一项常态性工作逐年完成好。数字化档案代替原件提供利用推进数字档案馆建设三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平三、落实档案安全体系建设要求1.建立健全档案安全管理制度2.切实改善档案安全保管条件严格按照有关规范和标准新建、扩建档案库房，提高档案库房的安全防灾标准。档案库房要与档案存量及年增长量相匹配，至少应满足未来20年档案存放需要。建立健全档案安全防范体系和应急处置机制。要建立和不断完善人防、物防、技防“三位一体”的安防体系，健全档案安全应急处置制度，经常开展档案安全自查和应急演练，确保档案安全受到危害时得到优先抢救。先进技术改善保管条件、异地、异质备份三、围绕“三个体系”建设，提高交通运输档案工作水平3.保障档案信息的安全要建立标准，采取措施，确保电子档案长期保存和利用。要着手建立档案异地备份制度，对重要电子档案实行异地、异质备份保管，确保重要档案信息绝对安全。数字化工作特别是外包工作，要严审资质，全程掌握，绝不能使数据掌握在外包者手中，造成数据流失。要严格执行档案保密管理制度。档案库房、阅览室、办公室要分别设置，避免交叉。要加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严防文件、档案在传输过程中失泄密。要对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。要按照保密法实施条例的要求，配合定密部门完成对涉密文件、档案的密级变更、解密清理工作。另外，也要加强对个人信息和隐私的保护。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度（一）加强对交通运输档案工作的领导把档案工程纳入单位发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查内容，保证档案管理制度得到落实确定分管领导，健全各级档案管理机构专门听取档案工作汇报，为档案工作顺利开展提供人、财、物保障研究协调解决档案重大事项，切实担负起领导责任。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度（二）突出重点，形成推进交通运输档案工作的合力部机关档案工作要在明确责任、落实制度上下功夫；部属单位档案工作要在规范化管理上下功夫；各省（区、市）交通运输建设项目档案管理工作要在全程受控上下功夫；四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度1.采取有利措施，加强交通运输建设项目档案管理工作①领导重视，机构健全，是提升档案管理水平的关键改变重建设轻档案情况，主要领导、分管领导要亲自过问，力求通过档案能全面、准确、客观地反映项目建设情况。各单位成立档案机构，落实人员经费，从人力、财力和物力保障档案管理工作需要。建设项目档案管理实行项目法人统一领导，各参建单位分级负责的管理体制，建立自上而下体系健全、责任明晰的档案管理网络。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度②完善和创新档案管理制度，是推动档案工作的根本保证。各交通建设项目要严格贯彻执行《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》等规定，结合单位实际，根据档案管理各环节工作特点，进一步细化管理，制定和修订适合本单位、本系统的档案管理办法，以满足不同层级、不同门类的档案管理要求，争取在“十三五”期间建立起完善的档案工作制度体系。及时填报《国家重点建设项目档案管理登记表》和《交通建设项目档案管理登记办法》，明确要求上报时限及填写规范。在管理中用制度来规范、控制文件材料的收集、整理，使档案管理工作有法可依、有章可循。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度③加强考核与监督力度，是促进档案工作的有效手段狠抓检查考核，把档案工作纳入目标责任制，将档案工作列为一项重要考核内容，严格考核；推行档案收集整理“日结制”一个分项工程完成后，应完成相应测量、自检、试验资料的归档，进行月度考核，与绩效挂钩实施奖惩。在检查中切实贯彻落实档案管理相关法律法规，规范档案工作行为，促进建立建设项目档案管理制度化长效机制，保证档案事业的健康发展。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度2.建设单位要将项目档案工作纳入项目法人负责制、招标投标制、合同管理制、工程监理制、项目建设管理程序，做到文件材料的收集、整理、归档与项目建设同步进行。核心内容是合同管理制。明确合同各方职责项目建设单位1、全面负责、牵头抓总；2、负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方；3、纳入工程管理流程，前端控制，同步实施；4、管理制度化；5、纳入招标投标制、合同管理。监理单位1.要熟悉标准，了解建设单位要求,2.做好自身及项目工程形成的文件材料的收集归档工作3.对施工单位形成文件材料的形成情况进行督促，对其质量进行检查把关，特别是在一些阶段性的控制节点进行审查、签署，发现问题及时指出，令其整改。总承包方总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导和监督分包方项目文件材料归档，对分包方提交的项目档案资料进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交完整、系统的项目档案资料。分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包方和业主方的检查指导，对归档项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责，工程结束后及时将工程档案向总承包方移交。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度3.以建设项目档案管理示范工程创建活动为抓手，全面推进交通运输档案管理工作科学化、规范化。建设项目通过档案管理示范工程的创建，以“建精品工程，创一流档案”为目标，将现代化手段运用于档案工作中，规范管理程序，加强人员培训交流，达到文件材料的收集整理的完整、准确、系统、安全，实现项目档案管理与项目建设协调发展。四、完善档案工作体制机制，加大对交通运输档案档案支持保障力度（三）加强档案干部队伍建设档案人员的理论和业务水平的高低，直接影响着档案管理水平。各单位要根据国家有关规定和实际需要，配备与事业发展相适应的专兼职档案人员，并保持相对稳定。营造适合人才成长的良好环境，给档案干部创造肯干事、能干事、干成事的舞台。档案人员要经过档案行政机关专业培训方可上岗，针对项目分批招标与分段建成通车及人员变动等特点，对