第4章 Word字处理软件

第4章Word字处理软件

大纲4.1MicrosoftOffice2010概述4.2Word2010基本操作4.3文档的基本操作4.4排版技术4.5页面设置4.6表格制作4.7图形功能4.8专业文档制作4.9邮件合并

Office2010简介Office2010中包含的组件主要有：(1)MicrosoftWord2010：文档编辑程序，用来创建和编辑具有专业外观的文档，如信函、论文、报告和小册子。(2)MicrosoftExcel2010：数据处理程序：用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据。(3)MicrosoftPowerPoint2010：演示文稿制作程序，用来创建和编辑用于幻灯片播放、会议和网页的演示文稿。(4)MicrosoftAccess2010：数据库管理系统：用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息(5)MicrosoftInfoPathDesigner2010：用来设计动态表单，以便在整个组织中收集和重用信息。MicrosoftOffice2010概述

Office2010简介(6)MicrosoftInfoPathFiller2010：用来填写动态表单，以便在整个组织中收集和重用信息。(7)MicrosoftOneNote2010：笔记程序，用来搜集、组织、查找和共享您的笔记和信息。(8)MicrosoftOutlook2010：电子邮件客户端，用来发送和接收电子邮件；管理日程、联系人和任务；以及记录活动。(9)MicrosoftPublisher2010：出版物制作程序，用来创建新闻稿和小册子等专业品质出版物及营销素材。(10)MicrosoftSharePointWorkspace2010，相当于Office2007的Groove，将sharePoint网站同步到本地计算机并管理其内容。(11)OfficeCommunicator2007：统一通信客户端，集成到2010套件中。MicrosoftOffice2010概述

Office2010新增功能(1)截屏工具(Screenshot)。(2)背景移除工具(BackgroundRemoval)。(3)保护模式(ProtectedMode)。(4)新的SmartArt模板。(6)作者许可(AuthorPermissions)。(7)文档管理功能。(8)OfficeWord2010新增功能：OfficeWord2010增强了NavigationPane特性，增加了在线实时协作功能；OfficeExcel2010新增了Sparklines特性，可根据用户选择的数据；Outlook提供了Jumplist功能；PowerPoint2010除了新增更多幻灯片切换特效、图片处理特效之外，还增加了更多视频功能MicrosoftOffice2010概述

MicrosoftOffice2010的安装与卸载

安装卸载MicrosoftOffice2010概述

Word2010的特点1．直观易学的界面2．功能强大3．独有的智能功能4．丰富的辅助功能Word2010基本操作

Word2010工作界面Word2010基本操作功能区文档编辑区选项卡标题栏快速访问工具栏Office程序图标视图栏滚动条缩放比例工具栏状态栏标尺

启动与关闭1．启动与Windows环境中的所有应用软件的使用相同，Office应用程序的启动方法有3种（以Word启动为例）：通过单击“开始”菜｜“所有程序”｜“MicrosoftOffice”｜“MicrosoftOfficeWord2010”命令启动；或双击桌面上的“Word”快捷图标启动；又或者在“资源管理器”中双击Word文档，或在“开始”菜单的“我最近的文档”级联菜单中单击Word文档，打开Word窗口，同时也打开了所指定的文档。2．关闭单击“文件”选项卡｜“关闭”命令或单击窗口标题栏的“关闭”按钮，也可双击标题栏的控制按钮将Word关闭。Word2010基本操作

查看Word视图Word提供11种在屏幕上查看文档的方式：“普通视图”“Web版式视图”“页面视图”“阅读版式视图”“大纲视图”“文档结构图”“略缩图”“打印预览”“全屏显示”“拆分窗口”“屏幕缩放”。Word2010基本操作

获得帮助通过单击选项卡功能区右侧的帮助按钮，打开显示“Word帮助”任务窗格，也可以按【F1】键显示，如图4-4所示。在“Word帮助”任务窗格通过在搜索文本框中输入需帮助的内容，单击“搜索”按钮，将显示搜索结果。Word2010基本操作创建新文档新建文档的方法有：方法一：单击快速访问工具栏中的“新建”按钮。如果该工具栏中未出现“新建”按钮，则单击工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令，则“新建”按钮出现在工具栏中。方法二：直接按快捷键【Ctrl+N】。方法三：单击“文件”选项卡｜“新建”命令。方法四：按【Alt+F】组合键，打开“文件”选项卡，用上、下箭头键移动光条到“新建”命令并按【Enter】键（或直接按【N】键）。文档操作打开文档打开一个文档的操作，可直接单击快速访问工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框中找到要打开的文档所在的文件夹，在文件列表框中选中要打开的文档，再单击“打开”按钮，即可打开相应文档。如果快速访问工具栏中未出现“打开”按钮，则单击工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“打开”命令，则“打开”按钮出现在工具栏中。如果一次要打开多个文档，操作方式与打开一个文档相似，只不过需要同时选中多个要打开的文档文档操作文档自动保存Word允许每隔一段时间自动保存正在编辑的文档。正常退出或存盘时，系统会自动删除所有的自动存盘文件。如果遇到停电或其他异常退出，再次启动Word时，系统将自动打开上次自动保存的文件，并在标题栏上显示“文件名（恢复）”。“自动保存”设置是通过单击“文件”选项卡｜“选项”命令，在弹出的“选项”对话框的“保存”项中进行设置。在“保存自动恢复信息时间间隔”微调框中输入或选择自动存盘的时间间隔，该时间间隔必须设置为不小于1的值。如果在不选择“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，则表示取消自动存盘功能。文档操作打开最近编辑过的文档在Word中，打开“文件”选项卡|“最近所用文件”，打开“最近所用文件”窗口。在该窗口中的“最近使用的文档”列表中显示最近编辑过的25个文档名，单击要打开的文档，即可直接打开该文档。在“开始”菜单的“我最近的文档”级联菜单中也显示了最近操作过的15个文档，单击某文档名，也可打开相应文档。文档操作基本编辑操作常用的编辑操作，如移动插入光标、选择文本和对象、移动或复制对象、查找和替换文本以及撤消和恢复操作等等。文档操作移动插入光标当将“I”形鼠标指针移到文本的指定位置并单击一下鼠标左键后，才完成了将插入光标移动到指定位置的操作。利用键盘移动插入光标的方法如下表。键或组合键名移动插入点键或组合键名移动插入点←左移一个字符或汉字PageUp上移一屏→右移一个字符或汉字PageDown下移一屏↑上移一行Ctrl+PageUp移到上页的顶端↓下移一行Ctrl+PageDown移到下页的顶端Home移到当前行的开头Ctrl+Home移到文档的开头End移到当前行的末尾Ctrl+End移到文档的末尾文档操作用鼠标选定要编辑的文本所选文本鼠标的操作任何数量的文字从左或右拖过这些文字一个图形单击该图形一行文字将鼠标指针移动到该行左侧的选择区，单击多行文字将鼠标指针移动到该行左侧的选择区，按下鼠标左键向上或向下拖动一个段落将鼠标指针移动到该段落左侧的选择区，双击；或在该段落的任何位置三击一大块文字单击所选内容的开始，滚动到所选内容的结束，然后按住Shift键，并单击整篇文档将鼠标移动到文档正文左侧选择区，三击页眉和页脚在页面视图中，双击灰色的页眉或页脚文字批注、脚注和尾注将鼠标移到文字的左侧，当鼠标指针变成指向右上方的箭头时，三击矩形的一块文字按住Alt键拖动鼠标文档操作用键盘选定要编辑的文本所选文本按键所选文本按键右侧单字符Shift+→段首Ctrl+Shift+↑左侧单字符Shift+←下一屏Shift+PageDown组合键下一行Shift+↓纵向文本块Ctrl+Shift+F8组合键，使用箭头键

上一行Shift+↑某个具体位置F8+箭头键文档操作取消对文本的选定当选定文本后，如果要取消对它的选定,可以在键盘上单击任何一个箭头键；按Esc键；也可以用鼠标单击文档的任何位置。

文档操作插入或改写文本状态栏中的“插入”/“改写”按钮为“插入”时，即当前工作状态为插入状态时，可输入要插入的内容，插入光标后面的字符自动后移。如果要改写文本，可点击状态栏中的“插入”按钮，使其切换为“改写”按钮，即将插入状态改为改写状态。这时如输入新文本，将替换原来该处的文本。改写完毕后，再次点击“改写”按钮，使之改为插入状态。也可按【Insert】键，改变状态栏的改写和插入状态，此键是开关键。文档操作在文档中插入符号和特殊字符很多特殊的和专用的符号在一般的键盘上是没有的。如除英文外的外文字母、特殊标点符号（如长划线、删节符等）、各种数学符号等等。可通过前面说的软键盘输入外，还可通过Word提供的“插入”菜单的“符号”命令，打开“符号”对话框来完成。文档操作Word的自动更正可以利用“自动更正”功能定义特殊的符号，以方便输入。系统提供的自动更正词条如下：键入可创建键入可创建键入可创建(c)©(r)®(tm)™...…-->:)或

:-)

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:-|:(或

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<--<==<=>==>文档操作在文档中插入当前日期和时间Word可以在文档任意需要的位置插入当前日期和时间。

插入的日期和时间的操作通过“插入”选项卡中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框来实现，还可在对话框中选择插入日期和时间的格式。通过选项，还可设置日期和时间随文档打开的时间自动更改。文档操作在文档中插入文本在文档制作过程中，常常要将已经编辑好的磁盘文件插入到当前文档中。插入时，将插入光标移到插入文档的位置，单击“插入”选项卡｜“文本”功能组|“对象”命令，在弹出下拉选项中，点击“文件中的文字”命令，打开“插入文件”对话框。文档操作在文档中删除文本在文档中如果要删除一个或几个字或字符，只需将插入光标移到被删除字符的右侧或左侧，单击退格键（BackSpace）或删除键（Del）。要删除一段话，首先应使用鼠标或键盘选定要删除的文本，在使它们成为“淡蓝背景”显示后，再单击键盘上的删除键（Del）。删除文本后，后面的文字将自动左移与前面的文字衔接。文档操作查找和替换指定的文本当对一个很长的文档进行编辑时，有时要对其整个文档中的某一文本进行推敲、修改，或用一个新文本替换原有的文本。而原文本在多处重复出现，但不知在何处。这就需要通过Word的查找和替换功能来实现。

在文档中查找和替换

在文档中快速定位：利用定位功能可快速在长文档中指定位置文档操作复制与移动文本在创建文档过程中，可能有不少的文本在多处是相同的，为了不重复输入，可使用文本复制的功能。

用拖放的方法移动和复制文本

用剪贴方法移动或复制文本

复制操作除利用工具按钮外，还可用组合键Ctrl+C粘贴操作除工具按钮外，还可用组合键Ctrl+V文档操作Office剪贴板Windows剪贴板只能复制一项内容，如果在Office应用程序打开的状态下，可打开Office剪贴板，它可容纳多项内容。打开剪贴板的方法有：单击“开始”选项卡｜“剪贴板”功能区|“剪贴板”启动按钮，可打开“剪贴板”面板。单击剪贴板中的剪贴项，即可将内容复制到插入光标处；单击“剪贴板”工具栏上的“全部清空”按钮，可清空剪贴板内容；单击“全部粘贴”按钮，可将目前剪贴板上的内容全部依次复制到目标位置。在Office剪贴板中，如果剪贴项内容达到24项时，再新增剪贴项的同时将删除最早的一个剪贴项。在关闭计算机中运行的所有Office程序之前，复制的内容均保留在“Office剪贴板”中。但如果前面复制的内容较大，会由于内存管理的原因，Office剪贴板可能不能容纳24项内容文档操作撤消、重复和恢复编辑操作使用快速访问工具栏上“撤消”命令

可以撤消的操作或命令有：键入、清除、剪切、复制、粘贴、插入、设置各种格式以及其他编辑操作。

使用快速访问工具栏上“重复”或“恢复”命令

重复命令，就是重复执行上一次的编辑命令或操作。单击“编辑”菜单的“重复”命令。如果不能重复上一次操作或命令，“重复”变为“无法重复”。

文档操作

排版技术设置字符格式设置段落格式设置制表位插入项目符号和编号格式刷的使用排版技术设置字符格式设置字符的格式，包括字体、字号、字形的设置和对字符的各种修饰。在安装Windows和Office时，系统已装载了各种中、英文的字体和字号。可设置的字号有：初号为最大，最小为八号。字号也可以用“磅”为单位，72磅为最大，5磅为最小。5磅相当于八号，五号字相当于10.5磅。1磅

=1/72英寸。在Word中输入的文档，默认的字体为宋体，字号为五号，英文字体为“TimesNewRoman”。如果要改变文档的字体和字号，就要进行设置。排版技术设置字符格式字符格式的设置包括：字体字号字形颜色效果排版技术设置字符的底纹和边框在文档中，如果想要将某些内容进行强调或美化，也可对文字进行边框和底纹的设置，以加强效果。

排版技术设置段落格式对文档进行字符格式设置后，还可对段落设置格式，以增加文档的层次感，突出重点，提示文档的可读性。段落的格式设置包括各种缩进、对齐、行距和段距的设置等。排版技术段落的缩进段落的缩进有以下几种类型：段落的首行缩进：这是一般文档使用的格式。段落的左缩进或右缩进：即从左（或从右）一边的边距缩进，也可以从左、右两边同时缩进。使文档的页边（一边或两边）与页边距之间成为空白区。段落的悬挂缩进：即文档除首行外，其余各行均缩进，使其他行文档悬挂于第一行之下。这种格式一般用于参考条目、词汇表项目等。反向缩进：即减少页边距，文档向页边距延伸。排版技术段落缩进操作（1）移动水平标尺中的缩进标记（2）利用“段落”功能组中的工具按钮设置（3）利用“段落”对话框设置排版技术在页面上对齐文档文档有两种对齐方式：“水平对齐”和“垂直对齐”。文本水平对齐分为：与左边距对齐、与右边距对齐、文本居中和文本两端对齐（也称为文本分散对齐）。垂直对齐分为：靠页面顶端对齐、在上下页宽之间均匀分布的两端对齐以及居中对齐。文档默认的水平对齐方式为左对齐，垂直对齐方式为顶端对齐。设置文档的水平对齐的方法是：首先选定要设置水平对齐的文本，然后在“段落”工作组中单击相应的按钮，即根据需要可分别单击“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“两端对齐”、或“分散对齐”按钮。文本的水平对齐方式也可以在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中的“对齐方式”下拉列表框中进行设置。设置文档的垂直对齐方式只能“页面布局”选项卡|“页面设置”功能组中设置。排版技术设置段落间距与行间距行间距文档默认的行距为单倍行距，段落的间距为0，也就是等于行距。单倍行距，就是根据该行中最大字体（一行中可能有多种字体）的高度加上其空余的距离。

行距类型实际的距离

1.5倍行距此行距是单倍行距的一倍半。（增加半行的间距）

2

倍行距是单倍行距的两倍。（增加一个整行的间距）多倍行距按单倍行距的百分比增加或减少的行距最小值所选用的行距仅能容纳下文本中最大的字体或图形。无空余空间固定值整个文档中各行的间距相等。固定值的行距应能容纳行中最大字体和图形排版技术段间距段落间距分为段前间距和段后间距。段前间距是指上一段落的最后一行与当前段落第一行之间的距离。段后间距是指这一段落的最后一行和下一段落的第一行之间的距离。段落格式设置除行与段间距外，还包括首行缩进等段落格式的设置可通过“段落”对话框中进行设置排版技术设置制表位Word中有五种制表位定位类型，他们主要用于文本的定位和文本的对齐。

制表位定位符类型功能制表位定位符类型功能左对齐文本在此位置左对齐竖线文本在定位处划一竖线居中文本在此位置居中对齐右对齐文本在此位置右对齐小数点数字小数点在此位置对齐

排版技术使用鼠标和水平标尺设置制表位为设置制表位定位符，首先要显示水平标尺。在标尺的最左端有一个制表位定位符标记。当单击该“标记”一次，会显示一个不同的制表位定位符标记。

制表位定位符左对齐制表符居中制表符小数点制表符竖线制表符右对齐制表符排版技术用“制表位”对话框设置在“段落”对话框中单击“制表位”按钮，弹出“制表位”对话框，在打开的“制表位”对话框中设置“制表位”。排版技术插入项目符号文档中经常使用条目性的文本，如报告提纲、讨论提纲或条目性的内容提要等。这种提纲式的文本，就称为项目。每一项目前面有一个前导符，也称为项目符。项目符号可直接通过单击“段落”工作组“项目符号”工具按钮来添加。如果对系统设置的项目符不满意，可通过单击“段落”功能组中“项目符号”右侧三角下拉按钮，在打开的项目符号列表中重新选择项目符号。排版技术插入编号文档中的条目，如果要强调前后顺序，经常利用编号来表述它们的前后关系。条目前面的数字符号，即称编号。编号的设置可通过“段落”工作组中“编号”按钮来设置。如果需要修改编号，可通过单击“段落”功能组中“编号”右侧三角下拉按钮，在打开的编号列表中重新选择编号。排版技术插入多级列表多级列表的设置可通过“段落”工作组中“多级列表”按钮来设置。如果需要修改编号，可通过单击“段落”功能组中“多级列表”右侧三角下拉按钮，在打开的多级列表选项中重新选择某种多级列表。排版技术格式刷的使用在Word文档中，可以使用“开始”选项卡|“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮，进行文字格式和段落格式的复制。文字格式的复制选中要复制格式的文字，单击“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮，当鼠标指针变成刷子形状时，按下鼠标左键，刷过所有要使用该格式的文字，即完成格式的复制。如果要将该格式复制到多处，可在选中带格式的文字时，双击“格式刷”按钮，即格式复制可以多次使用。排版技术格式刷的使用复制段落格式将插入光标置于要复制格式的段落的任意位置，单击“剪贴板”功能组中的“格式刷”命令，在鼠标指针变为刷子形状时，按下鼠标左拖过要复制格式的段落，松开鼠标，完成段落格式的复制。排版技术页面设置利用“页面设置”功能组设置插入分隔符插入页码设置页眉与页脚特殊格式的设置页面设置利用“页面设置”命令设置单击“页面布局”选项卡｜“页面设置”功能组的“对话框启动”按钮，弹出“页面设置”对话框。对话框中包含了4个选项卡：“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”。在创建文档时，Word预设了一个以A4纸为基准的Normal模板文档页面设置指设置每页的行数和每行的字数、页边距、纸张的大小和供纸的方式。一页纸的各个区域的位置如右图所示左页边距右页边距上页边距下页边距页眉页脚版芯页面设置“页面设置”对话框当单击“应用于”列表框右侧的箭头时，可以显示一个应用范围的列表

应用范围含义本节光标所在节的页面设置，只有当前文档分为多个节后，才出现这个选项选取的节为多节的文档设置页面，只有当选择了多于一节的文本时，才出现这个选项选取的文本为选定的文本设置页面格式。同时在文本的开始和结束处插入新的分页符整个文档整个文档设置页面格式，中间不插入分节符。这是默认的页面格式插入点之后从光标处开始设置页面格式，同时在光标处插入新的分节符页面设置为文档设置纸张尺寸在“纸型”选项卡中进行纸张尺寸的设置在选项卡的“纸型”框中，列出Word已定义的纸张尺寸，它包括了国际通用的纸张尺寸和常用的纸张尺寸的规格允许用户自定义纸张大小

纸张的方向有：纵向和横向。纸张方向默认为“纵向”设置字符数和正文的排列方向在“文档网格”选项卡中，可设置每页中的行数和每行中的字数。可设置的文档网格选项有：无网格只指定行网格指定行网格和字符网格文字对齐字符网格如果选择的是“指定行网格和字符网格”选项，就应在下面的“每行中的字符数”、“每页中的行数”以及“字符跨度”和“行跨度”的右侧框内键入需要的数字。为文档设置页边距页边距就是版芯的边缘到纸张边缘的距离，也叫做页边距或叫页边空白。页边距的设置是在“页边距”选项卡中进行的。在“页边距”选项卡中还可以定义页眉和页脚与页边距的距离。

在“页边距”选项卡中还可以定义页眉和页脚与页边距的距离。

插入分隔符分隔符包括分页符、分栏符、自动换行符和分节符。

插入分页符

当编辑排版后，Word会根据情况自动调整分页的位置。有时为了将文档的某一部分内容单独形成一页，那么可以插入分页符人工分页。

在草稿视图下，人工分页符是一条带有“分页符”三字的水平虚线。如果想删除分页符，那么只要把插入点移到人工分页符的水平虚线中，按Delete键即可。

分隔符插入分节符

在Word中还有一个节的概念，就是将文档分为节，并能以节为单位设置页眉或页脚、段落编号或页码等内容。

在“分隔符”列表框中的“分节符”选项区域，可以指定新节的起始点，各选项命令的含义如表所示选项名称含义下一页在文档的下一页的顶端插入分节符连续在插入点插入分节符，并立即开始新节，不分页。如果两节有不同的页面设置，则新的一节从其后的新页上开始偶数页在文档的下一个偶数页插入分节符（一般是左页）奇数页在文档的下一个奇数页插入分节符（一般是右页）分节符选项的含义选项名称含义下一页在文档的下一页的顶端插入分节符连续在插入点插入分节符，并立即开始新节，不分页。如果两节有不同的页面设置，则新的一节从其后的新页上开始偶数页在文档的下一个偶数页插入分节符（一般是左页）奇数页在文档的下一个奇数页插入分节符（一般是右页）插入页码将插入光标置于要插入页码的文档的任意位置。单击“插入”选项卡｜“页眉和页脚”功能组|“页码”命令，打开“页码”下拉选项列表“位置”下拉列表框中有列出4个位置选项：“页面顶端”即页眉处、“页面底端”即页脚处、“页边距”、和“当前位置”，页码位置设置完成后，还可以进一步设置页码格式。在“页码”下拉列表中，点击“设置页码格式”命令，打开“页码格式”对话框，在该对话框中可以重新设置页码格式。设置页眉与页脚页眉和页脚指的是在文档的每页的顶部或底部所做的标记。页眉或页脚通常是页码、章节名、日期或公司徽标等文字或图形。页眉打印在顶边上，而页脚打印在底边上。在文档中可自始至终用同一个页眉或页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚。

首先单击“插入”｜“页眉和页脚”功能组|“页眉”按钮或“页脚”按钮，在弹出的下拉列表中可以在内置的页眉或页脚样式库中所需的页眉或页脚样式。用户也可以点击“编辑页眉”或“编辑页脚”命令，打开“页眉和页脚工具”的“设计”选项卡功能区。特殊格式的设置—分栏分栏

将文档分成几个竖条，文字从一个竖条的末尾连接到下一竖条的开始，这就是分栏。所以分栏又叫做“报版栏”，也叫做“蛇形栏”。分栏操作是通过单击“页面布局”选项卡｜“页面设置”功能组的“分栏”命令中的选项来进行的。分栏操作，如果不选中文本，分栏是在整个文档中进行；如果选中部分文本，则分栏是在选中的文本所在段落进行的。特殊格式设置—首字下沉首字下沉，即段的首字下沉来替代每段的首行缩进，使文章醒目。

首字下沉的设置是通过单击“插入”选项卡｜“文本”功能区|“首字下沉”命令中的选项进行设置或取消的，或者在该下拉列表中点击“首字下沉选项”命令，在打开的“首字下沉”对话框中进行设置。

“首字下沉”对话框中，在“位置”中选择下沉的方式：“无”“下沉”和“悬挂”。

在“选项”组中选定首字的字体，填入下沉行数和距其后面正文的距离。表格制作创建表格表格编辑表格修饰表格中的数据处理表格制作创建表格（一）表格由行与列组成。其列又称为栏，行与列交叉后形成的方格叫单元格。

创建表格有多种方式多种方式，但各有不同，可根据需要选择适当的方式。

1．使用“表格模板”插入表格将插入光标置于插入表格处，单击“插入”选项卡|“表格”功能组|“表格”命令按钮，在弹出的下拉列表中的“表格模板”中移动鼠标左键，从左上角开始向右下方移动鼠标，直至显示所需的行数和列数，单击鼠标左键确认。创建表格（二）2．绘制表格单击“插入”选项卡|“表格”功能组|“表格”命令按钮，在弹出的下拉列表中点击“绘制表格”命令，当鼠标指针指针移动到文档编辑区中时，鼠标指针变成铅笔形状时，按住鼠标左键拖动鼠标指针，即可按要求在所需的位置画出所需要的表格。3.将文本转换为表格在输入文本时将表格的内容同时输入，并利用设置制表位将各行表格内容上、下对齐，然后再利用Word的转换功能将表格文本转换成表格。也可将单元格之间的内容利用相同的符号，如空格进行分隔，然后转换为表格。操作方法是，先选中需要转换的文本内容，然后单击“插入”选项卡|“表格”功能组|“表格”命令按钮，在弹出的下拉列表中点击“文本转换成表格”命令，在打开的“将文本转换成表格”对话框中进行格式设置。创建表格（三）4．插入Excel电子表格单击“插入”选项卡|“表格”功能组|“表格”命令按钮，在弹出的下拉列表中点击“Excel电子表格”命令。此时，文档中将嵌入Excel电子表格，整个窗口变成Excel工作环境，这时可以像在Excel编辑环境中编辑Excel电子表格。用户也可以点击“插入”选项卡|“文本”功能组|“对象”命令按钮，在弹出“对象”对话框中选择插入Excel对象，也可以在文档中插入Excel电子表格。5．利用“快速表格”创建表格用户可以利用Word中提供的表格样式，来创建复杂的或有一定格式的新表格。单击“插入”选项卡|“表格”功能组|“表格”命令按钮，在弹出的下拉列表中点击“快速表格”命令，在弹出列表框中选择某种的表格样式。表格编辑在表格内移动光标：在单元格中键入文本，需将插入点从一个单元格移到另一个单元格，只需用鼠标单击该单元格。用键盘在表格中移动插入点的组合键，如下表：

移动的位置组合键移动的位置组合键行中下一单元格Tab前一行行中前一单元格Shift+Tab下一行表格编辑在表格中键入文本

键入文本时，如果到达单元格的边界，会自动换行；如果要另起一行也可以按回车键，使已键入的文本成为一个段落；所有编辑文本的方法在单元格内也同样适用。选择单元格、行或列或整个表格为了对表格进行编辑，首先应选择要编辑的位置及其项目，也就是首先要选择表格中要编辑的单元格、行、列或整个表格。

用鼠标选择表格项目选择项目条件操作某一个单元格鼠标指针移至该单元格的左侧格线并成为向右的箭头时单击该单元格的左边某一行光标到达该行的左侧格线并成为向右的箭头时单击整行左边某一列光标到达该列的顶部格线并成为向下的箭头时单击该列顶端的虚框或边框多个单元格、多行或多列按住鼠标左键拖过要选择的单元格、行或列；或者先选定一个单元格、一行或一列，然后按住Shift并逐个单击当鼠标指针置于表格上方时，会在表格的左上角显示一个按钮，单击该按钮，即选中整个表格。拖动该按钮，即可移动整个表格。

用键盘选择表格项目选择项目条件操作相邻的单元格

按Shift+箭头键整个表格光标在表格内按Alt+数字小键盘上的“/”用“表格工具”选择表格项目先单击表格中要选择的项目，然后用“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“表”功能组|“选择”命令的下拉选项列表中的“选择单元格”、“选则行”、“选则列”及“选则表格”命令。将单元格中的文本对齐在表格中输入文本后，要使文本在单元格中对齐。对齐有两种情况：一是水平对齐，二是垂直对齐。水平对齐分为：“左对齐”、“两端对齐”、“右对齐”、“居中”和“分散对齐”。垂直对齐分为：“顶端对齐”、“底端对齐”和“居中”。默认的水平对齐方式为“左对齐”。在单元格中设置文本的对齐方式时，可利用“表格”工具选项卡|“布局”子选项卡|“对齐方式”功能组中的命令按钮进行设置。

表格修饰完成表格的创建后，可以根据需要对表格的外观进行修改，如调整行高与列宽、添加删除行或列、合并/拆分单元格、创建斜线单元格等操作调整行高与列宽（1）拖动标尺上的列标记和行标记（2）用“自动调整”命令改变列宽、列间距和行高度点击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“单元格大小”功能组|“自动调整”命令，弹出“自动调整”下拉列表，该列表中提供了3个命令：“根据内容自动调整表格”、“根据窗口自动调整表格”、“固定列宽”。（3）用“表格属性”对行、列和单元格调整单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“表”功能组|“属性”命令，弹出“表格属性”对话框；在此对话框中的“表格”、“行”、“列”和“单元格”选项卡中进行精确的行高、列宽和单元格大小的设置。插入行将插入光标置于要插入行的位置，单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“行和列”功能组中的两个插入行命令：“在上方插入”或“在下方插入”命令，即在当前行之前或之后插入一个空行。如果选中表格里的多行，再单击插入行命令，即可插入多行。将插入光标置于行的结束位置，单击【Enter】键，即在当前行之后插入一新行插入列在插入列的位置选定一列或多列,单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“行和列”功能组中的插入行命令,选择“在左侧插入”或“在右侧插入”命令，即可按指定位置插入新列。整列插入：选定要添加列的一个单元格或多个单元格。单击“行和列”功能组右下脚的“对话框启动”按钮，在弹出的“插入单元格”对话框中，选中“整列插入”单选按钮，再单击“确定”按钮，则插入了一列或多列。而原选定单元格的列向右移。删除行和列首先选定要删除的列或行，然后单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“行和列”功能组中的“删除”命令按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除单元格”、“删除列”、“删除行”或“删除表格”命令。选定要删除列或行中的一个或多个单元格。然后单击行和列”功能组右下脚的“对话框启动”按钮，在弹出的“插入单元格”对话框中“整列删除”或“整行删除”单选按钮，再单击“确定”按钮。注意：使用【Delete】键只能删除列或行中的内容，而不能删除表格线组成的空行和空列。表格的拆分与合并（1）拆分单元格方法一：用“绘制表格”按钮方法二：用“拆分单元格”命令（2）拆分表格通过“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“合并”功能组中“拆分表格”命令（3）合并单元格 使用用“合并”功能组中的“合并单元格”命令表头（标题）的重复当一张表格超过一页时，通常希望在第二页的续表中也包括第一页的表头（即表格的标题行）。Word提供了重复标题的功能，操作方法是：选定第一页表格中的一行或多行标题行，再单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|“数据”功能组中的“标题行重复”命令，即将表格的标题定义为可在每页顶端重复的标题行。

用这种方法重复的标题，修改时也只要修改第一页表格的标题即可。表格的修饰表格格式设置的命令位于“表格工具”选项卡|“设计”子选项卡|“表格样式”功能组中（1）为表格添加边框和底纹（2）用“表格样式”来设置表格的格式（3）表格的位置调整方法一：用鼠标拖动方式方法二：用命令方式将光标插入点置于表格内部，然后再单击“表格工具”选项卡|“布局”子选项卡|““表格”功能组｜“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框中设置表格中的数据处理表格的排序表格的数字计算表格的排序排序是按某列内容排列的次序进行重新调整表格各行的位置。可以按选定列内容中汉字的笔画、拼音（按英文字母顺序）、数字及时间顺序等作为排序的条件。在表格内可以按指定列的条件进行排序，也可以按表格的多个列的条件进行排序，即首先按一个列的条件进行排序，再按另一列的条件进行排序。同时需要指定列内容的排序方向是升序或降序。表格的排序首先将光标插入点置于表格任意位置，单击“表格工具”选项卡｜“布局”子选项卡|“数据”功能组|“排序”命令，弹出“排序”对话框。在“主要关键字”下拉列表框中选择排序“列”；在“类型”下拉列表中选择排序类型，共4种：笔画、数字、日期和拼音。其中必须选择排序的方式是“升序”或“降序”。表格的数字计算表格中包含了数字，可以对表格中指定的列或行进行计算，它具有多种类型的计算功能。单击表格中要放置计算结果的单元格，再单击单击“表格工具”选项卡｜“布局”子选项卡|“数据”功能组|“公式”命令，弹出“公式”对话框，。在对话框中的“公式”文本框中会显示一个建议使用的公式。如果建议的公式不合适，在“粘贴函数”下拉列表框中选择一个合适的公式。公式含义公式含义AVERAGE()一组值的平均值MAX()取一组数中的最大值COUNT()一组数中的个数PRODUCT()一组值的乘积。例如，函数MIN()取一组数中的最小值SUM()一组数或算式的总和表格的数字计算在公式中引用单元格，单元格的定义规则如下：整个表格中的单元格，均用字母和数字命名。列使用字母命名，第一列为A，第二列为B…依次命名；行用数字命名，第一行为1，第二行为2…依次命名。例如A1为第一行第一列的单元格。C4表示第三列第四行的单元格。如果指定两个单元格进行计算，用“，”逗号作为分隔符。例如=SUM(A1,B1)，表示要求计算A1单元格的数与B1单元格的数之和。表格中的数字计算如果在两个单元格之间的区域进行计算，用“：”冒号作为分隔符，表示在指定单元格范围内的数据进行计算，即第一个为计算的开始单元格，第二个为结束单元格。例如，SUM(A1:A5)，表示要求计算表格中第一列第一行到第一列第五行之间的所有单元格中数据之和。

Word是以域的形式将结果插入选定单元格的。如果所引用的单元格发生了更改，则首先选定该域，然后按F9键，即可更新计算结果。

图形功能插入文本框插入图片插入剪贴画插入形状插入SmartArt图形插入图表插入屏幕截图插入艺术字图文混排插入文本框（1）插入空白文本框单击“插入”选项卡｜“文本”功能组|“文本框”命令按钮，在弹出的下拉列表中选择某种文本框样式，此时光标变成“十”字型，然后将“十”字型光标移至文本框的插入点。如果在插入点单击，将立即生成一个默认尺寸的文本框。如果拖动该指针，直到文本框终止处时，释放鼠标，将生成一个其大小和形状由指针拖动的方向和距离决定的文本框。（2）为已有内容添加文本框选定要添加文本框的内容，包括文字、表格或图形等对象。再单击“文本框”命令的下拉列表中“绘制文本框”或“绘制竖排文本框”命令，所选定的内容就添加了文本框。文本框中添加内容①空文本框如同一个小的文档窗口，其中有一个“I”形的插入点，所有对象就从插入点插入，而且在文档窗口中插入各种对象的方法，在这里都可以使用。在文本框中可以插入文字、表格、图形或它们的组合，但在“竖排”文本框中不能添加表格。②在文本框中插入对象时，当超出了文本框的范围时，文本框不会自动扩大。在这种情况下，超出的内容将看不到，这时需要用鼠标拖动尺寸控制点，放大文本框。③当添加内容结束后，可以在文本框外单击，这样就离开了文本框。文本框设置选定文本框选定的方法是：单击文本框的文本，选定文本框的内容，在文本框四周出现短的斜线框和8个尺寸控制点。如果单击文本框的边框，就选定了文本框本身。这时在文本框四周出现网格线的边框及其尺寸控制点。设置文字位置单击“格式”选项卡|“艺术字样式”功能组的“对话框启动”按钮，弹出了“设置文本效果格式”对话框。在对话框中选择选项，可以为文本框的文字颜色、文本框的边框、文本框的文字版式、文字方向和文字的内部边距等。在“文本框”选项中，可以设置文字在文本框中的位置。为此在“内部边距”区域下，分别在“左”、“右”、“上”、“下”的选项右面的微调框内，输入或选择所需数字。插入图片在Word2010中，可以方便地将已有的图片文件插入到文档中。将光标插入点定位到要插入图片的位置，单击“插入”选项卡|“插图”工作组|“图片”按钮，弹出“插入图片”对话框。从“查找范围”下拉列表框中选择图片文件所在的驱动器和文件夹，单击该图片文件，在单击“确认”按钮，完成图片插入。用户也可以使用“复制”和“粘贴”的方式来插入图片。插入剪贴画Office安装时，已经安装了的MSOffice“剪辑库”（也叫做MSClipGallery）。在Office2010的剪辑库中提供了大量的剪贴画，主题类别包括人物、动物、标志、形状、植物、建筑物、日常用品、娱乐和运输工具等。用户可以根据需要将其插入到文档中，具体操作如下。将插入点定位到插入剪贴画的位置，单击“插入”选项卡|“插图”工作组|“剪贴画”按钮，打开“剪贴画”任务窗格。在“搜索文字”文本栏中输入关键字，例如“人物”，单击“搜索”按钮，在搜到的结果列表中会显示相关的剪贴画。单击所需的剪贴画，即可将其插入到文档中。如果未在“搜索文字”文本框中输入关键字，直接点击“搜索”按钮，将搜索显示所有的剪贴画。插入形状在Word文档中可以插入线条、基本形状、箭头、流程图、标注、星与旗帜等图形形状。单击“插入”选项卡|“插图”工作组|“形状”按钮，在弹出的下拉列表中包含了各种形状的图形。单击选中所需的图形，在文档中拖动光标绘制即可。或者双击所选图形，则在文档中插入默认尺寸的图形。对于某些几何图形，例如直线、箭头、正方形、矩形、正圆形和椭圆等，为了绘制更标准，有时需要配合使用【Shift】键。如果绘制直线，按住【Shift】键，并向所需要的直线方向拖动鼠标，便可以使绘制的直线，与水平方向呈0°、15°、30°、45°、60°、75°和90°的直线。若绘制椭圆，按住【Shift】键，可绘制正圆。如果绘制矩形，同时按住【Shift】键，可绘制正方形。插入SmartArt图形SmartArt图形能比较直观地以图文结合的方式展示所要表达的内容。它主要包括图形列表、流程图、层次结构图、循环图、矩阵图、棱锥图等。插入图表图表也称为数据图表，是依据工作表中的数据，绘制出图形对象，来形象表示表格中的数据关系。插入图表的操作是通过单击“插入”选项卡|“插图”功能组|“图表”命令，在打开的“插入图表”对话框中进行的。插入屏幕截图在Word2010中提供了“屏幕截图”的功能，可以在文档中插入任何未最小化到任务栏的程序的屏幕图片。将插入点定位到文档中拟插入图片的位置，单击“插入”选项卡|“插图”功能区|“屏幕截图”命令，在弹出的列表框中，选择可用的视窗屏幕。如果用户需要截取屏幕一部分的图片插入到文档中，则需要点击下列列表中的“屏幕剪辑”命令。插入艺术字艺术字是指具有特殊效果的文字，包括文字的特殊形状、旋转、延伸和倾斜等效果的文字。将插入点定位到拟插入艺术字的位置，单击“插入”选项卡|“文本”工作组|“艺术字”按钮，在弹出的下拉列表中单击选择某种艺术字样式，此时在文档中插入“艺术字”编辑框，在该编辑框中输入文字。同时在窗口中也打开了“绘图工具”选项卡|“格式”子选项卡功能区。“格式”选项卡中除了包含一些与其他图形对象（如文本框）类似的图形编辑命令按钮外，还包括与艺术字有关的几组按钮。当艺术字处于编辑状态时，可以分别使用“格式”选项卡中的“艺术字样式”、“形状样式”、“文本”、“排列”和“大小”功能组中的命令按钮修改艺术字和设定格式。图文混排在Word2010中，插入的图片是嵌入方式的，如果希望插入的图片在文档中处于合适的位置，则应该对其进行格式设置。1．用“图片工具”功能区设置图片格式2.设置图文环绕方式在选中该图片的情况下，单击“格式”子选项卡｜“排列”功能组|“自动换行”命令，在弹出的下拉列表中选择所需的文字