采购管理流程

企业采买管理程序一、目的为了提升企业采买效率、明确岗位职责、有效降低采买成本，知足工企业对优良资源的需求，进一步规范物质采买流程，增强与各部门间的配合，特制定本制度。二、范围合用于本企业全部采买的物料及耗材品三、定义3.1物料：指本企业所经营所需之直接与间接物料3.2采买人员：营运部执行采买业务人员3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员四、采买作业流程4.1.请购的定义：请购是指某人或许某部门依据市场及门店需求确定一种或几种物料，并依照规定的格式填写物料申请给部门经理审察后提交营运部。4.2采买作业是从接受物料需求一选择适合的厂商，并确立物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并准时请款之过程.4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采买物件现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由营运部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，查核等作业。如需采买的产品中有被客户赞同或指定的供应商，则营运部在采买产品时，一定从客户赞同和指定的供应商名单上采买有关产品，如营运部要从其余供货商处采买时，一定将此供货商供应给客户赞同，并经客户赞同被列与客户指定的供应商后，采买方可从该供应商处采买物料。如客户有新赞同的供应商名单或客户对原赞同的供应商名单做改正和改正时，采买人员一定实时对此客户赞同的供应商名单进行更新.4.4对直接购买的物料，由采买人员收到采买申请单时对请购的物料进行审察及供应商价钱，数目及交期等确实认。假如是重复性的采买，采买直接在系统里生产采买订单并打印，经营运部主管经理签核后传真给供应商，假如是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样点评估流程，进行记录。而后才能执行采买流程传真给供应商。采买须进行采买追踪及监控采买的物料，实时正确的抵达企业入库，而后财务依据送货单，入库单进行对账。如供应商没法按交期交货时，采买应征采有关单位能否调料，或采纳紧迫对应举措（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征采营运部门主管及经理的同意.4.5间接物料采买，由需求人员填写采买申请单，经部门经理赞同并写申请单号后交采买人员进行采买作业。采买人员对申请单进行审察以及交期确认。如采买的产品之质量对提交给客户的产质量量基本上无任何影响的物料采买（如：文具，耗费品，劳保等）由需求部门根据其实质工作需要报经采买经理审批，由采买员直接进行采买作业。4.6采买产品的质量要求应在采买单上说明，如所采买的产质量量无法描绘清楚时，则需求部门或质量部应附上有关的采买产品的质量标准，要求。且采买须与供应商确认采买物料之版次能否符合。五、供应商选择及评估流程5.1新供应商的选择客户指定之供应商由客户依照其自己规定进行评估，须注明针对某客户，且不可以所以而直接被推存为成其余客户的供应商。5.2供应商的评估和查核依据营运部的预选供应商名单及供应商评估检查表，营运部负责组织技术部门和采买人员构成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估，并将评估的结果记录与供应商评估检查中，评估小组依据质量系统和特定的质量保证要乞降供应商检查表中的项目及内容对供应商供应的有关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估。5.3采买过程中产质量量监控依企业对采买产品之质量要求，查验员应付供应商所供应的采买产品之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计表中，对连续3批查验不合格并拒收和退货的供应商，由营运部通知供应商整顿，并在供应商限时改良的时间内对其执行纠正和预防举措做成效确认。5.5供应商按期、不按期评估、供应商按期评分为年度评估，运营部每年应付供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估。六、采买申请单及其提报规定（1）采买申请单应依照要求填写完好、清楚，由企业领导审察批准后报营运部门；（2）固定财产申购依照附表一（固定财产购买申请表）的格式进行填写提报；3）其余资料设施及工程项目申购依照附表二（物质采买申请表.）的格式填写提报；4）平时零星采买依照企业印制的依照附表三（物质采买审批单）的格式填写提报；5）请购部门在提报采买申请单是应要求营运部署名接收人请购部门备份或邮件来往；6）波及的申请采买数目过多时能够附件清单的形式进行提交，为提升效率该清单的电子文档也需一并提交；7）采买申请单的改正和增补应以书面形式由企业领导署名后报营运部。4．企业物质采买申请单的提报部门1）企业经营生产的物质、劳务、固定财产、工程及其余项目由生产部门提报；2）企业生活及办公的物质、固定财产、服务或其余生活及办公项目由办公室提报；3）企业各部门专用的物质由各部门自行提报。二、营运部接收采买申请单作业流程1、请购的接收重点1）营运部在接收采买申请单时应检查采买申请单的填写能否依照规定填写完好、清楚，检查采买申请单能否经过企业领导审批2）接收采买申请单时应依照无计划不采买，名称规格等不完好清楚不采买，图纸及技术资料不全不采买，库存已超储积压的物质不采买的原则；3）通知库房管理人员核查请购物质能否有库存；4）关于不切合规定和撤除的请购物质应实时通知请购部门。2、采买申请单的散发规定1）关于采买申请单营运部应依照人员分工和岗位职责进行分工办理；2）关于紧迫请购项目应优先办理；3）没法于请购部门需求日期办好的应通知请购部门；4）重要的项目采买前应征采企业有关领导的建议。3、采买周期的规定（1）单次采买金额估算在1万元以下的零星采买项目或估算在1万元以下采买的物质及产品的采买周期不该超出5天；（2）单次采买金额估算在5万元以下的项目比价采买，采买周期不该超出15天；3）单次采买金额估算在20万元以上的项目营运部自行招标采买，采买周期不该超出40天；4）请购部门应依照以上（1）-（3）条中规定的时间提早提写采买申请单,营运部如未能准时达成采买任务时应向企业领导说明原因；5）碰到紧迫采买应报告企业领导采纳迅速优先采买的策略；三、询价及其规定1．询价请应仔细批阅采买申请单的品名、规格、数目、名称，认识图纸及其技术要求，碰到问题应实时的与请购部门交流；2．属于同样种类或属性近似的产品应整理、归类集中打包采买；3．关于紧迫请购项目应优先办理；4．全部采买项目上一定向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各样中介机构询价就最好的；5．关于请购部门需求的物质或设施若有成本较低的代替品能够介绍采买代替品；6．碰到重要的物质、项目或预估单次采买金额大于10万的采买状况，询价前应先向企业有关领导报告拟邀请报价或招标单位的基本状况，依照附表（拟报价/招标单位名单）的格式提报企业领导赞同方可询价或发放订单；7．询价时关于同样规格和技术要求应付不一样品牌进行询价；8．除固定财产外单次采买金额在5千以下项目能够自行采买；单次采买金额估算金额在5千元以上的全部项目都应要求起码三家上的供应商参加比价或招标采买，比价或招标项目应起码邀请三家以上单位参加；单次采买金额估算价钱在1万元以上的项目应由营运部组织招标，企业有关领导参加监察；单次采买金额估算价钱在5万元以上的项目由企业领导决定能否拜托第三方机构代理招标；9．比价采买或招标采买所邀请的单位均应具备必定资质和实力，具有供应或达成我企业所需物质和项目的能力；10．比价采买或招标采买应依照附表（资料或设施询价表）的格式或制定完好的招标文件格式进行询价；11．在询价时碰到特别状况应书面报请企业领导批改。三、比价、议价1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2．关于合格供应商的价钱水平进行市场剖析，能否其余厂商的价钱最低，所报价钱的综合条件更为突出；3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向企业领导报告状况，设定议价目标或理想中标价钱；4．重要项目应经过必定的方法关于目标单位的实力，资质进行考证和审察，如经过进行实地观察认识供应商的各方面的实力等；5．参照目标或理想中标价钱与以合作单位或以中标单位进行价钱及条件的进一步谈判。四、比价、议价结果汇总1．比价、议价汇总前应报告企业有关领导，征得赞同后方可汇总；2．比价、议价结果汇总应依照附表（比价/招标汇总表）的格式完好列出报价、工期、付款方式及其余价钱条件、列出以采用单位及采用原因，依照必定次序逐个审察；3．如比价、议价结果未经过企业领导审察应进行改正或从头处理。五、合同的签署及其规定。1．合同合同是当事人或当事两方之间建立、改正、停止民事关系的协议。依法建立的合同，受法律保护。广义合同指全部法律部门中确立权益、义务关系的协议。当前我们的采买工作主要波及五金产品买卖合同。（1）合同正文应包括的因素1）合同名称、编号、签署时间、签署地址；2）采买物件/项目的名称/、规格、数目/清单、技术文件与确认图纸是合同不行切割的部分；3）包装要求；4）合同总数应含税，含运达企业的总价，特别状况应注明；5）付款方式；6）质量保证期；7）质量要求及规范；8）违约责任和解决纠葛的办法；9）两方的企业信息；10）其余商定。（2）合同签署及其规定1）如波及到技术问题及企业机密的，注意保密责任；2）以定合同条款时必定要将各样风险降低到最低；3）为防备合同订单增添或增添无依照，打包采买时要求供货方供应分项报价清单;4）遇货物订购数目许多且价值较大或难盘点的状况时务必请厂商派代表来场协助盘点；5）质保期必定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延伸产质量保期；6）详尽商定发票的供应时间及要求；7）针对不同的合同商定不一样的付款方式，如设施类的合同一般应分依照预支款、查收款，调试服务款、质量保证金的次序明确付款额度、付款时间和付款条件等;8）与首次合作的单位合作时，应少付预支款或不付预支款；9）违约责任必定要详尽、详细；10）比价/招标汇总表巡签完成后方可进行合同的签署工作；11）合同签订签应依照附表七（合同审察赞同单）的格式对合同草稿进行巡签审察；12）合同巡签审察通事后应由企业领导署名，加盖企业合同章方可生效；13）签署的全部合同应实时报送财务部门。六、付款及合同执行1．付款规定1）全部已签署合同付款时应参照企业《修造船企业资料采买付款及报销流程V1.改正版》及《修造船企业资本支出审批及报销署名权限及管理制》中的有关规定执行；2）依照进度付款的采买项目一定保证质检合格方可付款；3）依照贵司规定和合同商定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资本支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完成后提交财务部付款；4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，免得影响合同的执行和供货周期，遇特别状况限缓期付款的应实时的通知营运部并报告企业领导。2．合同执行已签署合同由营运部项目负责人负责跟进，由营运部负责人进行监察，如出现问题，营运部应实时提出建议或挽救举措，并及时通知请购部门及企业领导；（2）已签署的合同在执行时期，应实时掌握合作单位关于合同义务和责任的执行状况，追踪并敦促其保质保量，准时履约；3）合同在执行时期应依照上方商定严格执行合同，遇未尽事宜应实时磋商并签署增补合同；七、报验与入库1．报验1）供应单位已经执行完成的合同，营运部应实时的通知质检部门进行查收；2）关于不一样种类的合同的标的物的查收标准参照企业质检部门的有关规定执行；3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、查收；4）质检部门在接到营运部报验通知后应实时报验，并出具报验结果证明书，关于质检不实时延迟生产部门使用