建筑工程项目部文件资料管理办法

工程项目部文件资料管理办法1、目的：为了规范工程项目部文件资料管理，保证项目部文件资料完整、准确，明确文件资料管理责任，保持工程项目部文件的有效性、适用性，防止文件资料缺少、遗失，便于追溯和项目管理服务完成后的交付、备案。2、范围：适用于工程项目部的所有文件和资料。3、定义：3.1、内部文件资料：工程项目部内部运行的文件、记录、通知、日志、总结、备忘录；设计单位提供的技术文档；设计院、施工单位、审计单位、出资方的来往联系函等。3.2、外部文件资料：工程项目部外部所制定的各类标准、规范、规定、法规，以及公司转发的各类文件资料等。4、职责：4.1、工程项目部主管负责本工程项目部的文件资料管理工作，提出管理要求，按照专业分工，明确责任到人，并检查落实情况；4.2、工程项目部专业工程师按照项目部主管制定的资料管理及分工要求，完成各专业工程资料的收集、审核、签署等工作，并移交至资料员负责归档；4.3、工程项目部的资料员负责本项目部的内部和外部所有文件资料登录、分发、签收、回收、归档与销毁；5、流程图：No否是No否是Yes有问题有问题YesYesNo工程项目部文件资料内部文件外部文件确认制定使用有效版本打印登录、归档签收校对检查批准签字盖工程项目部章分发检查回收登录，归档标示销毁修订是否保留No无问题无问题工程项目部文件资料管理流程图6、内容及要求6.1、项目资料的表单：6.1.1、项目资料的表单采用江苏省建设厅监制的“施工阶段监理现场用表”第五版。6.1.2、工程项目部部除应用上述表单外，如因工作需要，要增加表单的由工程项目部项目主管批准，报工程建设部备案。各工程项目部如对上述表单的格式、内容有所改进，可提出建议，由工程建设部批准试行后推广。6.2、工程项目部资料的标识：6.2.1各工程项目部应在现场工地办公室内标识：《工程项目材料采购流程》、《在建项目甲供材料验货、入库、出库流程与规定》、《在建项目工程款项支付申报流程与规定》、《在建项目工程类内部竞争性招标比价工作流程与规定》、《工程建设签证、决算审核管理细则》、岗位职责等上墙资料。6.2.2各工程项目部与各参建单位往来文件均需办理收发文登记手续，记录收发文日期、来往单位、文件名称、份数、签收人及签收日期。6.2.3各工程项目部内部文件、记录、表单标识：文件名称、编号、拟稿人签字、批准人签字、并加盖工程项目部章。6.2.4各工程项目部收到内部文件、记录、表单，一周后应对承办状态进行标识：已办、待办或退回。6.2.5各工程项目部对文件资料进行分类建档，资料盒上应标识分类名称，第一页应有资料目录。资料目录在运行中可用手填写，待完成全部资料后打印出目录，并承办人签名。6.2.6各工程项目部文件实施可追溯性管理，即实施编号唯一性，不得出现重号。6.2.7各工程项目部文件必须保证其有效性。工程变更及时在设计文件中标注，作废文件及时标注“作废”字样，并封存。6.3、工程项目资料的管理。6.3.1、工程项目部资料由项目部主管负责，资料员具体实施，各专业工程师协助；6.3.2、工程项目部部资料是项目管理过程中逐渐形成的，故必须及时整理，真实完整，应分类建档，每类资料必设目录，便于查询；6.3.3、项目管理资料应按下列内容分类建档：（一）立项文件1、项目建议书2、项目建议书审批意见及前期工作通知书3、可行性研究报告及附件4、可行性研究报告审批意见5、关于立项有关的会议纪要6、专家建议文件7、调查资料及项目评估研究材料（二）建设用地、征地、拆迁文件1、选址申请及选址规划意见通知书、选址红线图2、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书3、拆迁安置意见、协议、方案等4、建设用地规划许可证及其附件、附图5、划拨建设用地文件（即国有土地使用出让合同等）6、国有土地使用证（三）勘察、测绘、设计文件1、工程地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告，加盖审核章的施工地质勘探报告2、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录3、水文、气象、地震等其它设计基础材料4、建设用地钉桩通知单（书）5、地形测量和拨地测量成果报告6、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书7、初步设计8、技术设计9、施工图设计10、技术材料、专利文件11、设计计算书12、关键技术实验(如有)13、审定设计方案通知书及审查意见14、总体规划设计与规划局规划审批报告15、设计评价、鉴定及审批（建筑、结构、水电、防雷、消防）16、施工图纸审核批复文件（包含加盖“图审章”全套施工图纸）17、规划局加盖规划图审章全套建筑施工图纸18、有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、河湖、教育、卫生、白蚁防治等)批准文件或取得的有关协议19、施工图设计文件的审查意见及批准书（四）招投标文件1、勘察设计中标通知书2、勘察设计承包合同3、施工中标通知书4、施工承包合同5、工程监理中标通知书6、监理委托合同7、工程材料、设备、构配件采购的招投标文件及合同（五）工程管理文件1、征用土地相关批准文件及用地红线图、拆迁、补偿协议书2、承包合同（含监理）、协议书、招标、投标、租赁文件3、施工执照（规划许可证、质监、安监备案、施工许可证）4、环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书5、消防验收合格证、防雷验收合格证、质量验收合格证、规划验收合格证、电梯验收合格证、各项材料、设备检测合格证等6、产权证书（土地使用权证、房屋产权证）（六）施工文件1）、土建施工文件1、开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要2、土建施工定位测量地质勘察3、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺4、设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批5、原材料及构件出厂合格证、质保、检测报告6、建筑材料实验报告7、岩土试验报告，基础处理，基础工程施工图8、隐蔽工程验收记录9、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告10、分项、分单位工程抽量检查、评定11、交工验收记录证明12、竣工报告、竣工验收报告2）、设备及管线安装施工文件1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要2、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批3、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录4、隐蔽工程检查验收记录5、强度、密闭性试验报告6、设备调试记录7、施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告8、系统调试、实验记录9、管线清洗、通水、清毒记录10、管线标高位置，坡度测量记录11、中间交工验收记录证明，工程质量评定12、竣工报告、竣工验收报告3）、电气、仪表安装施工文件1、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审2、设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批3、调试、整定记录4、性能测试和校核5、施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告6、操作、联动试验7、电气装置交接记录8、中间交工验收记录、工程质量评定9、竣工报告、竣工验收报告（七）室外工程文件1、给水、雨水、污水、热力、燃气、电力、电讯、照明、电视、消防工程施工技术文件资料2、道路、绿化施工资料（八）竣工验收文件1、竣工验收报告2、全部竣工图纸3、质量评审材料4、工程现场声像材料5、竣工验收会议决议文件6、监理文件（包括现场会议纪要）（九）基建财务文件1、财务计划、年度计划2、工程概算、预算、决算、造价审计报告3、交付使用的固定资产报告（十）移交资料（目录、签字确认交接表）1、工程照片、光盘2、市优（金陵杯奖）工程申报材料及批准文件3、省优（扬子杯奖）工程申报材料及批准文件部优（鲁班奖）工程申报材料及批准文件6.3.4、工程项目资料应在各阶段项目管理工作结束后及时整理归档，归档的编制、保存。6.3.5、工程项目部除管理好自身工程项目资料外，应重视施工单位资料的检查工作。因为施工资料是施工质量证据之一，专业工程师进行竣工验收时除了对实体进行验收，还得对施工资料进行检查。6.3.6、文件资料检查。1、定期检查：项目主管要对资料进行定期检查，重点是分类是否恰当；是否及时归档；有回复要求的是否办理；编号有无错误；签字手续是否完备等，对出现问题的要查明原因进行改进。2、不定期检查：项目主管应根据项目资料是在工程管理过程中逐步形成的特点，要贯彻谁管理、谁验收、谁负责资料的原则，随时对资料管理进行检查，特别检查资料岗位人员的连续性、完整性、真实性。检查中要特别关注工程资料的“关闭性”，即同一问题可能在几份资料中涉及到，应在时间上，工作程序上衔接，也即每一问题处理必须在资料中看到处理结果。6.3.7、施工日志是记录项目管理工作的重要资料，项目主管必须每日检查，并签字留下记录。对施工日志的缺陷，项目主管应及时检查、督促、改正。6.3.8、外部文件管理按本文件流程图参照上述办法执行。文件资料防护与交付7.1、目的：为防止项目资料在交付前和交付过程中损坏、变质或误用，确保顾客能得到符合要求的项目资料。7.2、范围：适用于工程项目部向顾客交付的工程项目资料。7.3、主要工作：7.3.1、确定定项目资料防防护责任人——资料员；7.3.2、确定定项目资料防防护要求与方方法；7.3.3、明确确资料员的职职责与权限；；7.3.4、做好好项目资料形形成过程的防防护工作；7.3..5、做好资料料交付前的准准备与防护工工作。7.44、作业流程程YesYesYesYesNoNo开始工程项目部进驻现场确定防护要求、方法顾客接收项目资料形成过程确定职责、权限文件资料管理办法检验顾客要求项目资料交付检查结束防护交付资料内容分类标识目录保管防护登记验证标识装订分类建设部有关规定当地建设主管部门规定集团有关规定顾客要求工程项目资料防护与交付流程图7.5、内容及要要求项目资料防护7.5.1工程项项目部进驻现现场后应明确确资料员人选选、分工及岗岗位职责，实实施项目资料料的防护工作作。7.5.2项目主主管根据集团团相关规定及及文件资料管管理办法，并并考虑顾客要要求，明确项项目资料的防防护要求和防防护方法。7.5.3所有工工程项目资料料按照类别分分类存放。7.5.4随时标标识：在资料料形成的过程程中就要按有有关标识规定定进行标识以以防误用错用用。7.5.5编制目目录：每类资资料必须设置置目录；随时时登记，以防防丢失。7.5.6上架保保管：资料必必须放在指定定的书柜中保保管，不能乱乱放、乱堆，以以防丢失和损损坏。临时借借阅必须通过过资料员，用用完即放回原原处。7.5.7交付前前项目主管应应对形成的工工程项目资料料进行检验核核查，核查资资料的完整性性、关闭性及及标识。7.5.8项目主主管应根据顾顾客要求和地地方规定，决决定交付资料料的内容；并并整理成交付付目录。7.5.9资料员员根据交付目目录对项目资资料进行分类类、装订、标标识、验证、登登记。7.5.10装订订封面力求美美观，应标识识清晰，包括括资料名称、编编制单位、日日期等。7.5.11资料料首页应建立立资料目录，每每页应有页码码。项目资料交付7.5.12工程程项目部交付付资料整理完完成后应列出出资料清单，由由项目主管和和顾客沟通交交付资料内容容与交付时间间。7.5.13项目目主管汇报交交付资料清单单及内容，双双方并办理交交付手续，顾顾客代表签收收工程项目资资料，签收记记录留存工程程建设部。7.5.14对顾顾客不需要的的工程项目资资料文件，工工程项目部移移交工程建设设部集中保管管。7.5.15对项项目主管部门门移交资料按按照《江苏省省建设工程档档案归档目录录》及《城市市建设档案管管理规定》中中的相关规定定执行。7.5.16工程程项目资料保保管期限归档文件保管期限（一）立项文件永久1、项目建议书永久2、项目建议书审批批意见及前期期工作通知书书长期3、可行性研究报告告及附件永久4、可行性研究报告告审批意见永久5、关于立项有关的的会议纪要永久6、专家建议文件永久7、调查资料及项目评评估研究材料料长期（二）建设用地、征征地、拆迁文文件永久1、选址申请及选址址规划意见通通知书、选址址红线图永久2、用地申请报告及及县级以上人人民政府城乡乡建设用地批批准书永久3、拆迁安置意见、协协议、方案等等永久4、建设用地规划许许可证及其附附件、附图永久5、划拨建设用地文文件（即国有有土地使用出出让合同等）永久6、国有土地使用证证永久（三）勘察、测绘绘、设计文件件1、工程地质、勘察察设计、勘察察报告、地质质图、勘察记记录、化验试试验报告，加加盖审核章的的施工地质勘勘探报告永久2、地形、地貌控制制点建筑物、构构筑物及重要要设备及安装装测量定位、观观测记录永久3、水文、气象、地地震等其它设设计基础材料料永久4、建设用地钉桩通通知单（书）永久5、地形测量和拨地地测量成果报报告永久6、申报的规划设计计条件和规划划设计条件通通知书永久7、初步设计永久8、技术设计永久9、施工图设计长期10、技术材料、专利利文件永久11、设计计算书长期12、关键技术实验((如有)永久13、审定设计方案通通知书及审查查意见永久14、总体规划设计与与规划局规划划审批报告永久15、设计评价、鉴定定及审批（建建筑、结构、水水电、防雷、消消防）长期16、施工图纸审核批批复文件（包包含加盖“图审章”全套施工图图纸）永久17、规划局加盖规划划图审章全套套建筑施工图图纸永久18、有关行政主管部部门(人防、环保保、消防、交交通、园林、市市政、文物、通通讯、河湖、教教育、卫生、白白蚁防治等)批准文件或或取得的有关关协议19、施工图设设计文件的审审查意见及批批准书永久（四）招投标文件件

1、勘察设计中标通通知书永久2、勘察设计承包合合同

永久3、施工中标通知书书

永久4、施工承包合同

永久5、工程监理中标通通知书永久6、监理委托合同

永久7、工程材料、设备备、构配件采采购的招投标标文件及合同同永久（五）工程管理文文件1、征用土地相关批批准文件及用用地红线图、拆拆迁、补偿协协议书永久2、承包合同（含监监理）、协议议书、招标、投投标、租赁文文件永久3、施工执照（规划划许可证、质质监、安监备备案、施工许许可证）永久4、环保三同时、消消防、卫生等等条件，水、电电、气、暖供应协议书书永久5、消防验收合格证证、防雷验收收合格证、质质量验收合格格证、规划验验收合格证、电电梯验收合格格证、各项材材料、设备检检测合格证等等永久6、产权证书（土地地使用权证、房房屋产权证）永久（六）施工文件1、土建施工文件（1）开工报告、工程程技术要求、技技术交流、图图纸会审纪要要长期（2）土建施工定位测测量地质勘察察长期（3）施工组织设计、施施工方案、施施工计划、施施工技术措施施、施工安全全措施、施工工工艺长期（4）设计变更、工程程更改洽商、材材料仿用核定定审批长期（5）原材料及构件出出厂合格证、质质保、检测报报告永久（6）建筑材料实验报报告永久（7）岩土试验报告，基基础处理，基基础工程施工工图永久（8）隐蔽工程验收记记录永久（9）工程记录及测试试、沉陷、位位移、变形观观测记录、事事故处理报告告永久（10）分项、分单位工工程抽量检查查、评定长期（11）交工验收记录证证明长期（12）竣工报告、竣工工验收报告永久2、设备及管线安装装施工文件（1）开工报告、工程程技术要求、技技术交底、图图纸会审纪要要长期（2）设计变更、工程程更改洽商单单、材料、零零部件、设备备代用审批长期（3）焊接试验记录、报报告、施工检检验、探伤记记录长期（4）隐蔽工程检查验验收记录长期（5）强度、密闭性试试验报告长期（6）设备调试记录长期（7）施工安装记录、安安装质量检查查、评定、事事故处理报告告长期（8）系统调试、实验验记录长期（9）管线清洗、通水水、清毒记录录长期（10）管线标高位置，坡坡度测量记录录长期（11）中间交工验收记记录证明，工工程质量评定定长期（12）竣工报告、竣工工验收报告长期3、电气