结案流程及操作指南

-PAGE3-收、结案流程及操作指南一、收案流程及操作指南1、收案流程：草拟合同领合同号填写收案报告审核签字盖章缴纳代理费开具律师自用文书返回相关材料2、操作指南（1）☆草拟代理合同——由承办律师草拟代理合同一式四联，分别为委托人、附卷、财务、办公室各一份。要求合同条款意思表达清楚准确，内容完整详尽，落款内容填写无一遗漏。（2）☆领取合同号——承办律师在拟收案时，首先到办公室领取合同号，办公室工作人员在编写合同号时，须将相关内容进行登记备案，同时还应认真的检索在本所律师间是否存在利益冲突情况。一份合同只能编取一个号，若同一案子的补充合同或因各种原因又衍生出来的合同，无需重新领取合同号，在原合同号上加“/阿拉伯数字”即可，但必须由办公室统一处理；若已领取了合同号或合同已生效，但由于各种原因案件拟终止办理，承办律师应立即到办公室作销案处理，并按要求履行相关手续。（3）☆填写收案报告——收案报告中的所有内容必须详实填写。左上角“合同号”一栏旁打印上完整的合同号；右上角“案号”一栏由办公室填写；“案情简介及有关材料”一栏须用简洁的语言概括整个案情（如：诉因、争议标的、诉讼地位、当事人请求等内容），有相关证据材料的，必须将主要证据材料列写进去；“承办律师意见”一栏统一填写“拟收案或同意代理”字样；“收取律师费”一栏，填写的金额必须与合同上收费数额相吻合，若是风险收费也须简单但详实列写每一阶段收费数额。（4）☆审核签字——将填写完整的收案报告和代理合同一并交到本业务部主任处审核签字，业务部主任必须按有关合同要件认真负责地进行审核，并在“审批”一栏签字。凡对客户单位签字认可的文件，须由共同合办案件合伙人签名。（5）☆盖章——凭审核同意的收案报告和已编号的代理合同到办公室盖章。办公室在盖章时必须一一进行登记，同时留下收案报告和合同一份备案。（6）☆缴纳代理费——凭已盖章的代理合同到财务部缴纳代理费(合同其中一联交财务)，财务部在开具发票时，必须在发票上填写相应的合同号；款项来源与金额等内容须与代理合同相一致，若出现不符时，财务部门应按会计制度，要求承办律师履行相关手续。（7）☆开具律师自用文书——承办律师在履行完盖章手续后，方可到办公室开具办案中所需的各类律师自用文书。在开具各类律师自用文书时，必须在文书相应的编号位置上填写合同号《如：(2005)刑1号、（2005）代1号》；对于出庭证的开具，严格控制一案一证，办公室人员将会将“已开具”的状态，及时反映在收案登记的“出庭证”一栏。在开具律师自用文书时,若遇有不是当年的案件，在文书的存根联(上联)照常按上述要求填写《(2005)刑1号》，但对外的使用联(下联)可将年度字样省略《如：刑1号、代1号》。在各类律师自用文书中，除“出庭证”和“调查专用证明”有印制好的样本外，其他一律上局域网查找填写。谈话笔录、庭审笔录、会见笔录、传真文头、顾问合同封面等文书一律使用统一格式。（8）☆返回相关材料——承办律师代理费到帐，办公室在收到财务开具的票据后，应立即在承办律师留下的收案报告的右上角编取案件号，登记后将收案报告和票据一并返还给承办律师，由承办律师妥善保管待形卷。二、结案归档流程及操作指南1、结案归档流程：结案整理卷内材料审核卷内材料返回装订卷宗归档开具归档证明借阅卷宗2、操作指南：（1）☆结案——案件办理完毕的三个月之内（以判决日期为准），必须将卷宗材料进行整理归档；顾问卷按所签约的年度周期归档；风险卷如案件所有程序已进行完，只剩最后的执行，此时卷宗可先归档，档案管理人员将该卷作为挂档跟踪处理，直到执行到位并与合同收费相对应，再将发票及其他材料附进卷宗,或在结案报告中增添实际执行的情况及有关内容。（2）☆整理卷内材料——参照本所管理制度《律师业务档案管理办法》的相关规定进行清整。（结案报告中“案情简介”一栏须用简洁概括的语言，总结承办案件过程中的经验和不足；“处理结果”一栏完整的填写最终的判决结果）。（3）☆审核卷内材料——承办律师将归整好的卷宗材料(此时不需要编写页码也不需装订)交办公室进行审核,办公室人员将会按本所《律师业务档案管理办法》和案件客观进程的规律及合同中有关规定进行严格审核。（4）☆返回装订——卷内材料审核合格后，由审核人员在规定的位置盖上“审核合格”的印章,并将审核的材料返还给承办律师，再由承办律师按要求进行编码装订。（5）☆卷宗归档——卷宗装订完毕，由承办律师交档案室,并由档案室按一定的排列规则入盒入柜登记上网并统一入库保管。（6）☆开具归档证明——装订合格的卷宗交档案室时，档案室必须向承办律师出具已注明盒号、柜号等内容的归档证明。承办律师必须永久保管好开具的归档证明（归档证明一式两联，第一联由承办律师保存，第二联留底）。（7）☆借阅