公文管理-公文管理基础知识及公文管理制度二

公文管理—公文管理基础知识及公文管理制度公文的重要性信息交流、传达指示、汇报情况的工具效率的保证企业的记忆企业形象的标志之一什么是公文管理？狭义上的公文管理指的就是文件的立卷归档。从文件的最初拟稿到文件最后的保存或销毁，皆属广义上的公文管理。广义公文管理公文分类公文写作公文办理公文编码公文保存公文主要类别按行文方向划分上行文下行文平行文主送（报）、抄送（报）等。公文主要类别按行文内容划分决定决议类通告通知类请示报告类指示批复类函件类公文特征准确及时精炼有保存价值有保密性公文写作规范和要领有头有尾–使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。内容完整–时间、地点、人、事情。用语正规–客观、标准、规范，以准确表达为主旨，不夸张，不过分修饰。Exp:

问题公文

通知

××集团拟于下月15日举行新员工演讲比赛，地点为A座16楼会议室。望新员工踊跃报名，认真准备，届时一展风采！××集团办公室

Exp:

规范公文通知××集团各部门：

为丰富员工生活，增进新老员工的交流，**集团拟于11月15日举行新员工演讲比赛。比赛地点为××广场A座16楼会议室，演讲题目不限。望各部门新员工踊跃报名，认真准备。××集团办公室2004年10月20日公文文办办理理收文文办办理理收办办注注存存发文文办办理理写发发注注存存公文文编编码码系统统性性，，反反映映公公文文的的性性质质–公司司、、部部门门、、日日期期、、序序号号–文件件级级别别如：：京京×发[2004]第第011号号（（红红头头文文件件））×/2004/011（（以公公司司名名义义发发文文））×/ZB/2004/011（（以部部门门名名义义发发文文）公文文保保存存立卷卷归归档档–分类类立立卷卷–案卷卷编编码码–卷内内文文件件的的排排列列、、登登记记×××文档档管管理理规规范范《××××各部部门门文文档档管管理理（（暂暂行行））办办法法》》《×××公文文管管理理（（暂暂行行））规规范范》》文件件版版头头类类型型信纸纸版版头头红头头文文件件版版头头发文文版版头头（（发发由由头头））传真真版版头头签呈呈版版头头公文文编编码码方方法法京×发[年年份份]编号号×/年份份/编编号号×/部门门代代号号/年份份/编编号号如：：×[2004]第011号号（（红红头头文文件件））×/2004/011（（以公公司司名名义义发发文文））×/ZB/2004/011（（以部部门门名名义义发发文文）文档案卷卷的分类类、编码码和登记记分类–分内内部文件件案卷和和外部文文件案卷卷两大类类。两大大类之下下，各部部门根据据自身情情况分小小类立卷卷。编码–内部：×-部门代号号-N案卷编号号–外部：×-部门代号号-W案卷编号号登记（基础管理理台账目目录）文员工作作规范：：收文收到其他他部门的的发文，，在对方方发文登登记簿上上签字。。在本部门门《收文登记记簿》上登记记。认真阅读读文件，，将文件件内容和和精神汇汇报给部部门领导导，请示示领导意意见。部门领导导作出指指示后，，在收文文登记簿簿的“批批办”一一栏签字字并注明明批办日日期。根据领导导指示开开展工作作。如有有必要，，组织本本部门全全体人员员学习文文件。将文件归归档。办理结束束后，在在收文登登记簿““办理人人”一栏栏签字并并注明日日期。“备注”栏栏对办理理情况作作简要说说明，如如“已复复文”、、“已阅阅”、““已执行行”、“已组织学习””等。文员工作规范范：行文和发发文根据公文的性性质选择文头头，草拟文稿稿。依照部门文件件编号规范确确定文号，并并填写公文版版头的相应栏栏目。负责领导审批批文稿，审批批通过后签名名或盖章。如有必要，按按用印管理有有关规定申请请使用公司公公章。复印、存档。。发文，让收文文人在《发文登记簿》上签字。如如收文部门有有回馈信息，，在“备注””栏注明，如如“已复文””等。文员工作规范范：档案管理理按本部门情况况分立案卷，，给案卷编号号。及时归档保存存文件。在卷卷内文件目录录上登记入卷卷文件。保证文档的完完整和安全。文员工作规范范：计划、总结和和纪要按部门例会精精神撰写每周周和每月工作作计划。按实际工作情情况撰写每周周和每月工作作总结。撰写部门例会会纪要。发文办理实例例：招商速报报招商速报是×对集团领导的的汇报文件。。属于“报告告类”上行文文。应使用发文版版头。发文办理实例例：招商速报报拟稿简明扼要地介介绍招商情况况，准确汇报报数据即可。。语言应简练练，不必作修修饰。例文：今天，，×共接到咨询电电话50个，，接待来访商商户80人（（包括签约商商户和新来访访商户）。截截至今日，共共签订出租合合同300份份，实际出租租摊位400个。发文办理实例例：招商速报报正文招商速报[第三十期]今天，×共接到咨询电电话50个，，接待来访商商户80人（（包括签约商商户和新来访访商户）。截截至今日，共共签订出租合合同300份份，实际出租租摊位400个。××2004年10月15日发文办理实例例：招商速报报文件形成确定发文编号号–由于是以公司司名义发文，，使用“×/年份/编号””的编号方法法。到总办领领取文号，由由总办进行发发文登记。确定分送单位位–属于直接上报报集团领导的的文件，“主主送”栏直接接书写领导姓姓名及职务即即可，如“王王友德副总裁裁”。填写日期、发发由、拟稿等等栏目发文办理实例例：招商速报报签发和存档签字–总经理在在“签发”一一栏签名。复印、存