XX地产城更新集团请款、费用报销管理制度

XX城市更新集团 _制度性文件 .编号：CW-ZD-2018-005-3版本：第3版第1页，共16页《XX城市更新集团请款、费用报销管理制度》版本信息记录版本修改内容摘要起草/修改人审核人批准人生效日期1新增2012-7-421、删除借款审批流程（依责权执行），2、修订个人借款额度。3、删除了费用审批流程（依责权执行）2016-12-131、增加费用报销的单据相关要求；2、增加借款不得用于业务招待费；3、删除现金及现金支票借款方式；2019-1-31第1页，共16页《XX城市更新集团请款、费用报销管理制度》1、目的为规范城市更新集团请款、报销的审核、审批流程，进一步提高运作效率，特制定本制度。2、适用范围城市更新集团及各分公司。3、职责各分公司、职能部门应严格本制度规定认真、完整的填写各类请款报销单并附上相关附件。各类OA请款、报销单必须与纸质单进行同步审核。费用管控部门应严格按审核要求认真履行审核职责。计划财务部严格按报销管理制度对发票、金额及报销单填写规范及真伪准确性进行审核，并对单据的审核要点有复核的职能。4、主要内容借款管理借款的分类借款分为一般借款和备用金借款。一般借款指员工因出差、小金

额零星事项等非持续发生的公务而形成的借款。备用金借款是指员工第2页，共16页或部门因为其负责的较长时间内持续发生的公务，需要发生相关小额支出，为提高办事效率而形成的借款。依据福利制度而形成的部门活动经费、各类协会的活动经费及其它类费用，不属于公务活动，不得办理借款。借款用途员工因出差、小金额零星采购等非持续发生的公务。员工或部门因其负责的较长时间内持续发生的公务。不允许员工因私借款，除特殊情况经董事长特批外（因私借款不在本制度规定范围内）。不允许员工借款用于专项费用，专项费用必须经由费用控制部门审批使用，发生后预算内据实报销。借款基本程序借款人申请借款，应先填写OA电子单《个人因公借款审批表》，注明借款日期、借款金额、简要借款事由、还款时间等要素并关联相关事项文件审批单，并依据《责权手册》进项审批。借款人待OA电子审批单审核完毕后，打印出审批单交给会计，审核借款人是否符合“前账不清后账不借”原则，审核通过后，出纳付款到借款人银行卡上。（原则不予付现金）员工借款无论金额大小应提早一日报备财务部门列入用款计划，个人借款不得超过拾万元。借款单实行一人一单管理，原则上不充许代填借款单。借款金额审批职责第3页，共16页借款金额应当科学、合理确定。一般借款金额应当不超过整个公务发生完毕预计所需要的支出；备用金借款金额应当不超过该持续公务一个月内所发生的正常支出。借款依据金额大小按照责权手册进行审批。借款人须逐级审核，不可越级，各级审核人须见上一审批程序结束方可审核签字。借款申请注意事项：借款人与借款申请最后审批人不可为同一人，如果借款审批环节的最后审批人与借款人二者同为一人，则借款由更上一级领导进行审批。借款申请单上须注明借款简要理由，所有借款单应在申请单后附支持借款用途文件审批单（电子）。借款归还借款原则：当月借款当月结清。在借款办理公务处理完毕（如出差完毕回目的地）后，3个工作日内办理报销，然后5个工作日内完成报销还款手续，多余借款如数退还至公司账户，不得挪用。长期备用金：必须每月至少报销一次，补足备用金借款。如果持续性公务停止，应当在明确持续性公务停止后5个工作日内办理备用金借款归还手续。长期备用金以一年为限，年终（12月20日前）必须全部报销完第4页，共16页毕或是退还公司，新年开始再重新填制申请借款。报账后结欠部分金额或公务处理完毕后在规定时间内不办理报销手续的欠款，计划财务部有权通知人力职能部门在借款人薪资中扣回。一般借款一律实行“前账不清、后账不借”的原则，备用金借款实行“总额控制、及时报销”的原则。计划财务部每月末定期检查员工个人借款情况，对于没有按规定办理报销或退款手续的个人借款，应当发出通知，要求对方前来办理。借款人离职或岗位变动员工离职必须结清借款，离职人员在填写《离职审批表》办理离职手续前，计划财务部会计、负责人核实借款情况，并结清；人力职能部门在结算离职人员工资前须向财务部门核实离职人员借款情况。员工内部工作岗位变动，必须结清因工作性质而发生的备用金借款。费用支出的预算管理费用支出采用预算管理，对口部门、费用控制部门、计划财务部根据经批准的预算方案对各分公司费用支出进行预算控制。超预算费用不得支出，支出超预算费用须先进行预算调整申报审批后，方可进行相关费用的支出。费用报销类型及审批流程本制度费用是指非合同类费用，主要包括人工福利类费用、差旅类费用、专项费用、税费、办公类费用、营销类费用等未签定合同类第5页，共16页费用。报销人正确完成报销单据填写后，按规定完成相关审核审批流程。日常费用支出事项发生后，3个工作日内须发起报销审批，差旅报销须在出差返回后3个工作日内发起审批，从报销审批节点流转到财务会计之日起，3个工作日内须将打印的审批单和纸质单据递送至财务会计，原则上逾期不予受理。报销申请及其审批环节报销人申请报销人归类、整理、粘贴原始单据，填写OA报销单；报销单的各个项目应填列完整，如报销日期、领款人、附列单据的页数、费用说明、原币金额。（OA电子报销单上底色为黄色、粉色区域均为必填项）备注一栏写明此费用归属于部门、项目及公司，以便财务部报销付款人能及时、准确付款，避免出现交叉现象；若申请报销的费用属于对前期借款的使用支出，申请人应在备注栏写明“冲销借款”以及相关报销金额、借款余额等报销单中的“费用说明”栏按交通费、加班餐费、办公用品、差旅费、专项费用（具体物资以附件形式附后）等分开填写并注明对应金额，明细项目另作说明附后；员工每月固定福利费由各项目部自行安排专员按月汇总、统一报销，项目部专人负责填写OA费用报销单后附项目部费用汇总表，费用控制部门在OA电子单上进行登记审核后，由专员将电子审批单打印出来贴好发票、汇总表交于计划财务部进行核准，无第6页，共16页误即可付款。除员工每月固定福利费外的其他各项费用由费用控制部门在OA电子单上进行登记审核后，由填单人将电子审批单打印出来贴好发票交于计划财务部进行核准，无误即可付款。费用报销实行按月报销、当月费用下月报的原则（每月5日〜10日传于计划财务部），非固定费用实行当月费用当月报的原则。（注：12月份除外当月发生当月必须报销完毕）费用当事人不得弄虚作假，虚报费用，严禁化整为零分期报销或者分次报销。对于虚开、虚报费用的，除追收违规所得资金外，将视情节轻重按公司奖惩制度处理。对以前报销的各种费用实行追溯审查，当事人负有对已报销的费用支出金额进行举证的责任，凡不能给予合理举证的报销行为将视为虚开、虚报费用的行为，也将视情节轻重按公司奖惩制度处理。审批程序及职责费用审批程序及审批职责按照责权手册执行。（费用控制部门说明表见附件1）授权审批人审批职责各级授权审核人对报销事项涉及业务的真实性、报销金额的合理性、报销单据内容填写的完整性负责，并在报销单上签名确认。报销人与最后审批人不可为同一人，如果费用审批环节的最后审批人与报销人二者同为一人，则由更上一级领导进行审批。费用控制部门审核的程序及职责第7页，共16页费用控制部门审核是指费用控制部门对本部门所要控制的费用进行登记、审核的过程。费用控制部门需对负责控制的费用发生的标准、额度及该费用预算执行情况严格审核，并依据情况，做好台账记录。对于不满足审核的，应当终止报批程序、将报销单据退还报销人。费用控制部门审核，先由记录员记录审核，然后部门负责人审核。财务会计审核的职责计划财务部费用报销会计对费用报销审核时，主要审核内容包括：审批流程是否正确完整；发生费用的业务是否有申请审批单；复核相关费用是否超预算、超标准；原始单据的真实性、合法性和完整性；报销单填写内容与原始单据内容的一致性、报销金额的正确性；报销单据填写的整洁、清晰度；发票等原始单据是否按要求粘贴。在审核中发现不真实、不合法的原始凭证，计划财务部有权不予受理；对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向上级负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求报销人员更正、补充；对审批手续不全以及其他经审核不符规定而报销人不予更正、补充的，计划财务第8页，共16页部有权拒绝报销。出纳付款时，应当复核各授权人签名是否齐备、票据及金额是否正确并付款。差旅费报销的相关规定出差一律须事先申请审批，并明确出行时间及交通工具等要素。出差须按照《XX集团控股差旅管理制度》的审批流程报批。出差审批文件、费用明细表必须与差旅费报销单据同时报送。出差香港、澳门及境外的必须后附通行证或护照的出入境纪录；具体内容见《XX集团控股差旅管理制度》。差旅费报销的内容具体包括：往返机场或火车站的交通工具费用（未乘坐公车的情况下）、住宿费、出差地交通费、飞机票、火车票、长途车票、出差其他费用等内容；差旅费报销须填写OA《差旅费报销单》，以上各项须全部填写完整，按限额凭发票报销，对于差旅费报销，需严格按照公司制度控制费用支出，低于限额标准的，实报实销，对于超支的费用一律由员工自行承担，不允许超额报销报销出差地出租车票须在车票背面注明行程；出差期间发生的专项费、物资费（如办公用品、书籍）等，应对照相关费用管理制度性文件，单独报账；其中专项费严格按专项费用的管理规定执行。为了保证业务的完整性，出差应按一个完整的差旅过程进行报销；原则上同一次出差应在同一张报销单中报销。第9页，共16页出差尽可能选择直线路线，如确需经非出差地点转乘飞机、火车，应根据就近中转的原则，在中转地逗留时间不得超过一天，超过时间不报销任何费用。出差补助标准需按《XX集团控股差旅管理制度》执行，报销的其他费用须提供相应发票作为财务入账凭据。公司员工陪同客户考察，与客户同行，在陪同期间陪同人员不报销任何差旅费及补贴，此项费用计入专项费额度。参加支付会务费的各类会议，应出示相关证明资料，若会务费中已含伙食、交通、住宿等费用，报销时不予报销相关差旅费用以及其它费用。公司所属各单位组织的会议，在借款和报销时，应附公司批准的会议通知，包括费用预算明细表。参加公司内部各种统一安排食宿的会议或培训、述职等，参加者、组织者及授课教师一律不再享受差旅补贴（包括期间和途中的伙食、交通补助）。出差的天数计算以《XX集团控股差旅管理制度》为准。员工到外地项目公司指导或协助工作（无论主动或者受邀），员工差旅费均在员工所属地进行报销以上差旅费费用均不包括专项费用。专项费用报销的相关规定专项费用按照年度预算编制的额度进行管理，各项目公司发生的因公专项费用都计入已使用年度专项费额度，各项目公司不得超过预算额度报销专项费用。（特殊情况另行申报）第10页，共16页报销专项费用时，报销人应及时（原则：业务发生后的一周内）填报OA费用报销电子单待流程完成审批后，打印费用报销审批单并贴好发票单据交于计划财务部，费用控制部门审核并做好台账登记，并由费用控制部门定期通知各项目公司其专项费用已使用情况。报销专项费用时，应当另附专项费用支出详细说明，严禁用其他非公消费发票报销专项费用。其他费用的相关规定办公类费用主要包括日常办公用品及设备购买及办公维修等非合同类费用支出。营销费用类费用主要包括在入驻项目发生的宣传费用等过程中发生的零星的非合同类的费用支出。合同类、非合同类请款管理拆迁类款项各项目公司需于每周五中午下班前将下周支付计划提交至计划财务部，突发事项需提前一天知会到计划财务部；收款人的收款账户原则应为中国工商银行账户；达到补助费付款期间时由各项目公司的请款专员根据合同要求填报明源系统《合同款项支付审批表》进行款项支付的申请；所有拆迁请款必须附上支付明细表（制表人、复核人必须签字确认），不得超付、重付；各项目部根据权责要求在明源系统里进行付款审核第11页，共16页明源系统审批完毕无误，申请人将合格单据交会计审核，审核无误后，出纳在接到打印出来的《合同款项支付审批表》后的3天内进行款项支付；项目公司须安排专员在款项支付后的15天内将已支付的拆迁款“收据”收齐，交回计划财务部进行核销，如未交回核销下次请款财务将停止支付。非拆迁款项业务发生部门按要求填报明源系统《合同类款项支付审批表》、《非合同款项支付审批表》，并将相关支持资料附件扫描上传于明源；《合同款项支付审批表》收款方必须出具请款函加盖公章（原件）且请款内容须注明合同名称、付款条款、付款金额（前期已付金额、本次申请金额），所盖公章名称必须与合同收款名称、开具发票单位名称一致。（拆迁类款项无须提供请款函）原始单据的注意事项取得报销必须取得合法有效的票据作为原始单据，包括国家税务总局监制发票、地（市）财政部门认可并监制的行政事业单位收据、规费票据（不含罚款收据）、电讯费、邮费收据、客运车票、门票、保险收据等财政部门及税务部门认可的票据，；计划财务部对“阴阳联”的票据可拒不受理，工商企业和个体经营开具的收据、货物及材料清单、交费通知单、罚款通知单及原始单据复印件等票据附件均第12页，共16页不能做为费用报账的依据；原始单据的内容必须具备：单据的名称；填制单据的日期；填制单据单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受单据单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的发票，必须加盖开具单位的发票专用章；取得的其他原始单据，必须加盖填制单位的财务专用章；凡填有大写和小写金额的原始单据，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始单据，必须有明细清单（不仅限电脑小票或送货单）和验收证明及入库单（验收人签名）；原始单据不得涂改、挖补。发现原始单据有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章；原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更改。发票单位名称需填列全称：XX城市更新集团（）有限公司（各项目公司按项目公司名字填全），未填、少填、错填一律退票不予报销。收款单位、发票开具单位、合同签订单位三方必须为统一名称。原始单据中的发票应符合《发票管理办法》规定，不合格发票不予报销。计划财务部设置专职文员对递交的发票进行真伪查验，查验结果附着在原始单据后面方可作为报销凭证。如定额发票数量较多且连号，只验证第一张和最后一张，若定额发票不连号，优先抽取金额较大发票，验证总金额的30%以上即可。第13页，共16页粘贴票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须所有单据也将采取左侧粘贴法，发票、合同等附件应当从粘贴单的左侧边界3.5cm处开始粘贴，采用从左到右横向、阶梯式粘贴方式。覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离。票据较多时，可分行粘贴，但须整齐平整，不得竖向粘贴，也不得用装订机装订；同类同等面额单据集中粘贴，同类费用按金额从小到大排列；为减少粘贴单使用，节省资源