UR采购管理培训幻灯片

易飞管理软件采购管理子系统培训部门姓名课

程

大

纲一、系统架构二、基础信息创建及信息字段说明三、日常交易作业程序及报表管理四、异常管理报表五、批处理系统架构－系统主画面基本信息录入采购人员信息、供应商信息、采购单据性质价格交易管理供应商料件管理系统架构－系统功能图日常交易处理供应商料件价格及交易信息录入录入核价单、录入询价单录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单采购进度管理预计进货表、采购明细表交易管理进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表收料验退管理采购价格调幅表、采购价格异常表、供应商供货明细表系统架构－系统功能图供应商评估供应商评级、供应商ABC分析表批处理重新计算采购已交量、更新供应商月统计信息、结束采购单系统架构－系统功能图系统架构－系统主作业程序基本信息规划采购人员、供应商、单据性质信息创建与核对基本信息列表期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入录入请购单录入采购单录入进货单录入验退单录入退货单日常交易登录应付账款管理应付票据管理请购单凭证采购单凭证进货单凭证验退单凭证退货单凭证采购系统存货管理工单管理应付账款自动分录批次需求计划产品结构基本信息系统架构－与其他系统的关联性核价日期/生效日期/失效日期核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105采购日期采购单价4/105/208/10

基本信息创建及信息字段说明－核价管理100元99元105元数量PC单价0-995.0元100---4994.8元500--以上4.5元单头信息单身信息100

以上单身信息500

以上

1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新分量计价基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息息创建及及信息字字段说明明－单据据性质单据性质质:31请购单33采购单36询价单34进货单32核价单35退货单基本信息息创建及及信息字字段说明明－单据据性质更新核价：：针对料件供应商交易单据，如询价单、核核价单、采购单、进货单的单别才有效用。核对采购：：针对进/退货单是否一定定要输入采采购单才可可办理收料，，目的是避免无采单单的收料发生。。基本信息创创建及信息息字段说明明－单据性性质日常交易作作业程序及及报表管理理采购核价作作业程序书面核准或计算机核准品号厂商交易核价单核价单确认更新供应商料件信息核准1.单据若为更更新核价者者将更新供供应商料件件价格信息息。2.若采购商品品有分量计计价的需求求，可直接由核价单来来更新供应应商料件价价格。日常交易作作业程序及及报表管理理录入核价单单作业1.内部需需求的凭证2.审查内内容为.品号、数数量及需求求日期的合理性.需求来源源正确性(MRP,LRP,再补货建议议表,BOM自动请购,其他)日常交易作作业程序及及报表管理理请购作业程程序请购作业的的目的1.计划采购时所遗遗漏的需求求。2.超耗用料的额外零星星需求。3.非正常需求求的其它需求，，如客户的额外订单或代购购品。日常交易作作业程序及及报表管理理请购作业程程序一般请购作作业的时机机请购作业程程序录入请购单主管核准请购单维护请购单采购询价确认请购单生成采购录入采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料件已请未购明细表4.供应商已请未购列表可按采购预预交货日分分别生成采采购单1.请购部门：基本本信息管理理系统进行行录入2.请购人员：：基本信息息管理系统统进行录入入3.需求日期：系统默认，，由录入品号信信息的前置天数推算而而得日常交易作作业程序及及报表管理理请购作业程程序录入请购单单的字段说说明需求日期=单据日期+固定前置天天数+(采购单位换换算为库存存单位后的的数量)/批量*变动动前置天数数.4.参考供应商:即即品号主要供应商商5.结束码:该请购购已生成采采购单则系系统自动更新日常交易作作业程序及及报表管理理请购作业程程序录入请购单单的字段说说明1.锁定码的意义:当采购人员员收到请购购信息时，，必须针对对此请购信信息进行审审查，选择择厂商、确确定单价、、数量及交交期，当信信息确定后后表示即将将要发出采采购单，如如此步骤完完成采购人人员必须将将锁定码锁定。没有锁定的的请购单也也可以抛转转成采购单单。日常交易作作业程序及及报表管理理维护请购信信息维护请购信信息的字段段说明2.请购分购：：即一笔请请购向多个个供应商购购买单身可输入入单头：采购购总数量、、总金额单身：采购购数量、采采购比率日常交易作作业程序及及报表管理理维护请购信信息维护请购信信息的字段段说明单身数量加加总将完成的请购信息依依供应商分别产生采购购单，更新新后请:1.查询录入采购单单作业，您将将可看到采采购单据据的完整信息。。2.请查询询录入请购单单作业将会看到采采购单号。。3.已经生成采采购单的请请购单不能能撤销审核核。日常交易作作业程序及及报表管理理请购作业程程序从请购单生生成采购单单若置为Y，则当采购购数量合计计<请购数量时时，也会将将请购单单单身置为结结束.若置为N，则只有当当采购数量量合计>=请购数量时时，才将请请购单单身身置为结束束.不同请购单单号相同物料或请购购单单身多笔相同物物料同一供应商同交交货日汇总总1.请请购购明明细细表表2.请请购购状状况况表表3.品品号号供应应商商已请请购未采购购明细细表表4.厂厂商商别别已已请请未未购购列列表表日常常交交易易作作业业程程序序及及报报表表管管理理请购购作作业业程程序序请购购管管理理报报表表说说明明1.现现有有库库存存可可用用量量2.品品号号库库存存状状况况表表日常常交交易易作作业业程程序序及及报报表表管管理理采购购作作业业程程序序录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.参参考考单单别别.参参考考单单号号.参参考考序序号号.来来源源单单号号:输输入时可为为订单、、工单单号或其其他备注注之有意意义单号。。2.已交数量量：由进进货单及及退货单单更新，无须输入入。3.采购购单价：：1.供应商料料件价格格2.最近近进价3.标准准进价。。日常交易易作业程程序及报报表管理理采购作业业程序录入采购购单的字字段说明明4.结束采购购单作业业：应定期期运行本本作业对于过期未交的采购件采采购人员员应定期期检查交货的需求性，，过期未交者者确定要要交货时时，应以以变更交期期方式更更改采购购单据，，如果确确定不交交货时，应要要指定结结案，避避免收料料单位又又进行收收料作业，您您可透过过采购预预计进料料表协助助进行指指定结束作业。日常交易易作业程程序及报报表管理理采购作业业程序录入采购购单的字字段说明明<1>.已交数量量>=订单数量量时,显示[自动结束束].<2>.已交数量量<订单数量量时,显示[未结束].<3>.透过结束束采购作作业指定定结束时时,显示[指定结束束].此栏位只只做显示示，不可可手动修修改定价顺序序：1.供应商料料件价格格2.最近近进价3.标准准进价Q:想一想这这些作业业在哪些些系统?录入采购购单日常交易易作业程程序及报报表管理理采购单信信息来源源MRP采购计划划发放LRP采购计划划发放从请购单单生成采采购单从订单自自动转成成采购单单日常交易易作业程程序及报报表管理理采购变更更作业程程序录入采购变更单采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更CFM变更核准采购单供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商供货统计表直接更改改采购单单。通过录入采购变更更单处理理。将原采购购单指定定结案,另开一一张新的的采购单单。日常交易易作业程程序及报报表管理理采购变更更处理的的方式1.采购购变更单单的单据特性性同原采采购单别别。2.未确确认的采单直接接从采单单更改，，无须新新增采购变变更单。。3.已确确定的采购单且且已经发发出采购购者，应应保留变更更信息且且应由采购变变更通知知单通知相关单单位处理理变更事事宜。日常交易易作业程程序及报报表管理理采购变更更处理的的特性表示此订订单单身身所有为为[未结束]状态的序序号信息息,其状态要要变更为为[指定结束束].若是只改改变某序序号的数数量或单单笔信息息,则本选项项不选择择.由单身选选择需结结束的订订单序号号指定结结束.若整张结结束,则单身不不可输入入.发票与送送货文件件录入进货单进货记录录进货单进货单确认认到货检查进货检验供应商供货货统计表料件历史进进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表采购单取回验退件未退退明细表NYY验退N日常交易作作业程序及及报表管理理进货作业程程序(1).到到货登记(2).质质量检验(3).货货款输入资材收料IQC采购或会计计单位权责日常交易作作业程序及及报表管理理三段式进货货说明(1).到到货日期期>预交日日超期码=Y(2).运行验退件件退回验验退码=Y(3).开票数量=进货数量开票码=Y日常交易作作业程序及及报表管理理录入进货单单字段说明明(1).将将纳入存货货价值(2).不不纳入厂商商之应付帐帐款(3).如如:运费…..扣款金额(1).不不纳入存货货价值(2).将将纳入厂商商之应付帐帐款(3).如如:损坏扣扣款…..进货费用日常交易作作业程序及及报表管理理录入进货单单字段说明明依供应厂商基基础信息设设置可以控控制是否分批交货。。可设置料件件的允超收率，，超额数量量禁止入库。可设置进货单是否一定定要有采购购信息。提供提前交交货之预警警。依单据性质设设置可以控制是否直接开票。。日常交易作作业程序及及报表管理理录入进货主主要功能日常交易作作业程序及及报表管理理进货单审核核后对信息息有何影响响进货记录采购单已交数量进货单库存数量批号信息?发票信息更更改：录入入发票信息息输入货款：：输入或修修改货款相相关信息暂不付款/取消暂不付付款录入验收数数量等检验验结果，系系统自动判判断检验状状态，同时时自动更新新进货单验验收数据，，进货单同同时自动审审核；１．供应商商供货统计计表２．供应商商供货明细细表３．料件历历史进货记记录表４．料件历历史进货汇汇总表日常交易作作业程序及及报表管理理进料记录管管理报表１．名词定定义：『验退』：：验收前退退货，一进货单单单身有多笔笔序号，可可分次验退退；『退货』：：验收进仓后退货２．退货单信息字段说明３．验退件退退回明细表表４.验退件未退退明细表日常交易作作业程序及及报表管理理退回验退件件作业录入退货单采购进度追踪退货单确认核准不良检验供应商采购进货表料件历史进货记录供应商进货明细表供应商进货汇总表1.决定是否冲销已交货采购单2.是否要指定结案Y退货单日常交易作作业程序及及报表管理理退货单作业业程序进货单如进进行核对采采购单管理的，退回单一般般也应核对对采购单。若该品号进进行批号管管理的，批号栏位位务必输入入。日常交易作作业程序及及报表管理理退货单录入入字段说明明退货单为应付付帐款的减项。一般退货品品应输入原原采购单号号。如果该该采购单已已经结案，，退货品已已经确定不不再进货的，采购单应应指定结案案。如无采购单单的，退货单价价来自品号号供应商信息。进行批号管管理的，批号一定定要输入