NVQ企业行政管理培训课程

NVQ企业行政管理整理：张守忠二零一三年十一月

第二单元

设备、材料、服务与供应

中心思想：熟悉现代办公设备的使用与维护，提供最佳的投递邮件的服务，学会办公用品的采购与存储。仔细学习本章后，你应该能够：陈述以下设备的功能、特点、操作和一般维护方法：复印机、传真机、电信设备（包括电话答录设备）、移动电话、多功能设备（联合使用）、计算机、文字处理机和打字机、装订和压膜设备；了解邮寄室的专有设备和服务功能；辨别投递邮件的各种服务和适用范围；不同供应商的选择； 说明办公室中需要的办公用品和易耗品的范围；说明办公室易耗品和打印器材所要求的贮存，如何综合考虑安全和费用；说明发现、报告和记录设备发生故障而请求修理时应采取的行动；说明在使用设备时应遵守的安全操作规程主要内容：一、办公室常用设备的主要功能二、办公室邮件设备与邮政服务三、办公用品的采购与存储四、办公设备的维修与安全设备、材料、服务和供应常用设备邮件与邮政采购与存储维修与安全一、办公室常用设备的主要功能办公设备复印机固定电话移动电话计算机打字机传真机寻呼机通讯设备文字处理器装订设备培训内容使用功能优点缺点操作方法设备维护一、办公室常用设备的主要功能1、办公室复印机、传真机的使用功能、操作方法与维护2、固定定电电话话系系统统的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护电话话总总机机电话话机机答录录机机3、移动动电电话话和和多多功功能能通通讯讯设设备备的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护寻呼呼机机、、移动动电电话话、、多功功能能通通讯讯设设备备4、、计计算算机机、、文文字字处处理理器器、、打打字字机机和和装装订订设设备备的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护计算算机机文字字处处理理器器打字字机机装订订设设备备一、、办办公公室室常常用用设设备备的的主主要要功功能能1、办公公室室复复印印机机、、传传真真机机的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护（1））复印印机机的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法、、一一般般维维护护和和注注意意事事项项复印印机机的的功功能能：：操作作方方法法：：一般般维维护护原原理理：：一般般注注意意事事项项：：（2））传真真机机的的使使用用功功能能、、特特点点、、操操作作方方法法及及一一般般维维护护传真真机机的的使使用用功功能能：：传真真机机的的特特点点：：传真真机机的的操操作作方方法法：：传真真机机的的一一般般维维护护作业业2．．1联系系一一或或两两家家办办公公设设备备公公司司，，索索取取办办公公室室设设备备目目录录，，收收集集一一些些普普通通传传真真机机的的检检索索和和高高级级传传真真机机的的资资料料。。列列出出每每一一种种传传真真机机的的功功能能。。答案案传真真型型号号功功能能描描述述备备注注CanonFax-B155发送送速速度度：：约约6秒秒/页页；；打打印印速速度度：：2页页/分分钟钟；；最最大大原原稿稿尺尺寸寸：：A4；；供纸纸道道容容量量：：A4约100张张；；自自动动输输稿稿器器：：A4约20页页普普通通传传真真机机CanonFax-L250发送送速速度度：：约约6秒秒/页页；；打打印印速速度度：：4页页/分分钟钟；；最最大大原原稿稿尺尺寸寸：：B4；；供纸纸道道容容量量：：250张张；；自自动动输输稿稿器器：：A430页；；B420页；；存存储储器器容容量量：：672K高级级传传真真机机2、、固定定电电话话系系统统的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护（1））电话话总总机机的的使使用用功功能能电话话总总机机主主要要分分为为两两种种：：APBX是专专用用小小型型交交换换机机。。这这种种类类型型的的电电话话总总机机操操作作板板有有一一名名接接线线员员，，其其工工作作就就是是接接听听电电话话，，并并转转接接到到适适当当的的分分机机号号码码。。接接线线员员也也经经常常接接入入或或接接出出工工作作人人员员的的外外线线电电话话。。B多线线或或按按键键电电话话系系统统，，并并能能在在任任一一分分机机上上回回答答来来电电。。PBX是专专用用小小型型交交换换机机。。多线线或或按按键键电电话话系系统统，，并并能能在在任任一一分分机机上上回回答答来来电电（2））、、电话话机机的的使使用用功功能能、、操操作作方方法法与与维维护护电话话机机的的使使用用功功能能有有：：呼叫叫限限制制。。呼呼叫叫转转送送。。呼呼叫叫记记录录。。数数字字声声音音应应答答。。不不同同的的铃铃声声。。暂暂停停等等待待（（秘秘密密工工具具））。。分分机机锁锁定定。。免免提提。。中中断断。。信信息息待待用用指指示示器器。。等等待待音音乐乐。。重重拨拨。。电电话话会会议议。。转转接接。。电电话话留留言言。。（3）答录机的使用用功能、操作作方法与维护护答录机与电话话机相连，通通过事先录制制好信息，使使呼叫者在一一天的任何时时候都可以留留言。使用功能有：：使用方法有：：等到预先录录制的信息结结束，在特殊殊的提示音之之后立即讲话话；清楚地说说出你的姓名名和你的单位位的名字；给给出你留言的的日期和时间间；详细说明明给谁留言；；拼写不常见见的词，特别别是姓名和地地址；缓慢重重复信息中的的数字；保持持信息简洁；；挂断之前，，对你所留言言的人说‘谢谢谢’或其它它礼貌用语。。3、移动电话和多多功能通讯设设备的使用功功能、操作方方法与维护（1）寻呼机的使用用功能及优缺缺点（2）移动电话的使使用功能、操操作方法与维维护（3）多功能能通讯设备使使用功能和优优缺点多功能设备是是多种功能联联合使用的办办公设备，主主要有传真机机、个人计算算机等。与单单一功能设备备比较，多功功能设备的优优点是，总成成本低，办公公室占地空间间小。其缺点点是更新和维维修费用高。。4、计算机、、文字处理器器、打字机和和装订设备的的使用功能、、操作方法与与维护（1）计算机的使用用功能、操作作方法与维护护计算机是办公公设备的一种种，包含计算算机硬件和办办公软件。硬硬件包括；输输入数据的键键盘和鼠标，，处理数据的的主机，存储储数据的硬盘盘和软盘，以以及产生数据据的显示器和和打印机。软软件包括；数数据库、电子子表格、文字字处理、财务务、桌面出版版、绘图、电电子邮件、日日常记录和集集成软件等。。计算机设备和和磁盘（2）文字处理器的的使用功能、、操作方法与与维护（3）使用打打字机的原因因和主要功能能（4）装订设设备的使用功功能、操作方方法与维护作业2．3使用文字处理理器准备包括括以下信息的的“通知”。。要求使用不不同的字体，，下划线和加加粗强调重要要内容，并打打印一份。然然后在“通知知”周围加边边框线在打印印一份。与其其他学员所作作比较，判断断哪一个更好好。将在HENRY`SPIZZAHOUSE，QUAYSIDEBUILDING举行圣诞节晚晚会，时间是是12月9日日晚7点。是是否参加，请请告诉67号号房间的CHRISBANKE。答案圣诞晚会地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings时间：12月月9日晚7点点是否出席，请请通知67号号房间CHRISBANKS圣诞晚会地点：Henry'sPizzaHouse,QuaysideBuildings时间：12月月9日晚7点点是否出席，请请通知67号号房间CHRISBANKS培训方法：教师讲课；情景练习；把把学生分为两两组，其中一一组为“复印印组”按照相相关能力的要要求，学会使使用复印机，，并取得相关关的证据。另另一组为“传传真组”学会会使用传真机机，并通过现现场使用取得得相关的证据据。分组讨论；重重点开发电话话等设备的其其它功能组织学生参观观办公室并现现场模拟使用用办公设备。。教师首先会使使用上述办公公设备。把现场考评与与本单元讲课课同步进行。。二、办公邮件件设备与邮政政服务邮件设备自动邮件开启启设备自动邮资盖印印机封面打印机分捡设备拆叠和插入设设备称重设备发送邮件方法法急件类密件类物件类电子邮件传真件航空邮件快递服务挂号邮寄特保邮寄文件挂号回执挂号包裹邮寄货运服务1、邮件收发发专有设备的的功能和服务务（1）自动邮件开启启设备，即开开信刀。（2）自动邮资盖印印机，（3）封面打打印机，（4）分捡设设备，（5）折叠和和插入设备，，（6）稳重设设备。2、选择发送送邮件的最佳佳方法（1）急件，，可选择以下下几种方法：：电子邮件传真在英国皇家邮邮政提供的特特殊投递、数数据邮寄、头头等邮件等优优先服务。航空邮寄快递服务（2）密件，，可选择以下下几种方法：：a、挂号邮寄、特特保挂号b、回执挂号（3）物件可可选择包裹邮寄货运服务二、办公室邮件设设备与邮政服服务1、邮件收发发专有设备的的功能和服务务邮件收发专有有设备有：（1）自动邮件开启启设备，即开开信刀。这种种设备用于开开启信件，将将信封送入机机器后，机器器能切掉信封封顶部很突出出的一条，而而将信件开启启。自动邮件开启启机2）自动邮资资盖印机。（3）封面打打印机。（4）分捡设设备，主要有有鸽笼式信件件架、金属丝丝信件盘等。。（5）折叠和和插入设备。。（6））称重重设备备。2、选选择发发送邮邮件的的最佳佳方法法（1））如果果文件件或信信息需需求很很急，，最重重要的的是考考虑信信件或或信息息的发发送速速度，，在这这种情情况下下，可可选择择以下下几种种方法法：电子邮邮件传真在英国国皇家家邮政政提供供的特特殊投投递、、数据据邮寄寄、头头等邮邮件等等优先先服务务。航空邮邮寄快递服服务（2））需要要安全全和保保密投投递时时，可可选择择以下下几种种方法法：A、邮寄费费贵重重物（（现金金、珠珠宝等等）可可用挂挂号邮邮寄、、特保保挂号号等方方式B、重要且且保密密的文文件选选用文文件挂挂号、、回执执挂号号等邮邮寄服服务（3））物品品类的的邮寄寄可选选择包包裹邮邮寄（4））运输输不适适合其其它方方式的的大型型物品品可选选择货货运服服务作业2．．6查找五五家快快递公公司，，记录录它们们的名名字、、地址址和电电话号号码。。以小组组为单单位工工作，，联系系这些些快递递公司司，询询问它它们提提供的的服务务和费费用的的信息息。并并详细细整理理比较较每一一个公公司的的信息息，放放在活活页夹夹中，，为将将来参参考。。答案：：名称地址电话北京龙凤祥特快服务有限公司北京市海淀区德外后黑寺1方快捷特流服务有限公司东直门分部：东直门内北小街2京小红马愉递服务有限公司酒仙桥分部：朝阳区霄云路甲9号敦皇快递公司北京市朝阳区酒仙桥路2IES即时通达快运北京总公司宣武家快快递公公司名名录培训方方法：：分组讨讨论，，把学学生分分为两两组，，讨论论“什什么是是最佳佳的邮邮政服服务””在小小组讨讨论的的基础础上，，各选选出一一名代代表在在全班班上发发言由由老师师做点点评。。情景练练习，，由学学生相相互模模拟接接收或或发送送邮件件各一一次，，并根根据邮邮件的的类型型选择择最佳佳的邮邮寄方方式。。参观大大型收收发室室或邮邮政局局现场模模拟与与现场场考评评结合合起来来，并并取得得相关关的证证据。。三、办办公用用品的的采购购与存存储采购与存储选择货货物和和服务务的供供应商商办公用用品和和易耗耗品的的范围围办公易易耗品品的存存储怎样选选择供供应商商价格、、预算算、费费用方便性性和位位置送货和和服务务质量量安全性性可靠性性三、办公用用品的的采购购与存存储1、选择货货物和和服务务的供供应商商价格、、预算算、费费用方便性性和位位置送货和和服务务质量量安全性性可靠性性2、办公用用品和和易耗耗品的的范围围纸薄类类笔尺类类小装订订类归档用用品类类专用易易耗品品类3、办公易易耗品品的存存储三、办公用用品的的采购购与存存储1、选择货货物和和服务务的供供应商商，要要考虑虑以下下几点点：（1）现金付付款是是否有有折扣扣（2）货物的的费用用是否否包括括运费费（3）批量订订购是是否提提供折折扣（4）如果有有折扣扣如何何按单单位有有关政政策开开发票票（5）如果不不提供供折扣扣，是是否有有其它它优惠惠的付付款方方式。。（6）供货的的便捷捷和供供应商商的位位置（7）交付期期、送送货、、服务务质量量（8）供应商商及有有关工工作人人员的的可靠靠性、、信誉誉（9）有关货货物的的安全全性2、识识别办办公用用品和和易耗耗品的的范围围包括：：（1）纸簿类类：A4、、B5等类型型办公公用复复印纸纸；带带单位位抬头头用纸纸；普普通白白纸；；复写写纸；；便条条纸；；留言言条；；标签签纸；；牛皮皮纸；；专用用复写写纸；；大、、中、、小及及开窗窗信封封；横横格笔笔记本本；速速记本本；专专用本本册（（如现现金收收据））（2）笔尺类类：铅铅笔、、圆珠珠笔、、钢笔笔、彩彩色笔笔、白白板笔笔、橡橡皮、、各种种尺子子、修修正液液（3）装订类类：大大头针针、曲曲别针针、剪剪刀、、打孔孔机、、订书书机、、订书书钉、、橡皮皮筋、、胶带带、起起钉器器（4）归档用用品：：各种种文件件夹、、档案案袋、、收件件日期期戳（5）办公设设备专专用易易耗品品：打打字机机用色色带、、修正正液等等；复复印机机用黑黑盒等等；计计算机机用磁磁盘、磁盘盘盒等等。3、办办公易易耗品品要按以以下方方法进进行存存储：：（1）储藏间间或物物品柜柜要上上锁（2）各类物物品要要贴标标签（3）新物品品置于于旧物物品的的下面面（4）体积大大、分分量重重的放放置在在最下下面（（5）小的物物品、、常用用的物物品应应放在在前面面，易易于见见到和和领取取（6）储藏间间要有有良好好的通通风和和照明明，房房间保保持干干燥（7）订立物物品发发放制制度，，确定定物品品发放放人培训方方法：：分组讨讨论、、“怎怎样选选择供供应商商？””情景练习习；把学学生分为为两组，，一组模模拟供应应商，向向另一组组模拟办办公室人人员推销销办功用用品，在在标准划划定的范范围内，，使双方方都进入入角色，，教师可可以作为为裁判，，根据双双方的表表现和最最终的结结果，即即是否成成功地采采购或销销售出办办公用品品。来为为学生打打分。培训方法法：讲课、讨论、模拟购物物实际操作作四、办公公设备的的维修与与安全维修安全办公设备备故障登登记本办公设备备安全规规范办公设备备维修记记录四、办公公设备的的维修与与安全1、故障障登记本本：日期设备故障情况况故障报告告人采取的措措施修理日期期2、做好办公公设备故故障的维维修记录录维修记录录应包括括以下信信息：设备及设设备供应应商的名名字；设备所在在的位置置及购买买日期和和费用；；维修协议议和协议议的细节节；上次检查查设备的的日期和和人员；；设备损害害的记录录、发生生故障的的类型及及修理费费用3、办公公设备安安全使用用规范设备安全全使用规规范：使用设备备时应禁禁止：使用设备备时应做做到：负责管理理设备的的人员应应帮助和和提醒他他人四、办公公设备的的维修与与安全1、办公设备备故障报报告与记记录办公设备备的故障障报告应应注意如如下几点点：（1）大大多数单单位有记记录设备备或服务务出现故故障或缺缺陷的规规定。应应任命一一名工作作人员负负责一件件设备，，例如传传真机或或复印机机。（2）当当办公设设备出现现故障时时，要及及时与负负责此项项设备的的工作人人员报告告。（3）工作人员员接到报报告后，，应及时时向在有有关管理理人员或或办公室室主任报报告，由由其与售售后服务务工程师师或租借借设备的的公司联联系进行行维修。。（4）一般单位位保留““故障登登记”本本，工作作人员发发现故障障后，应应在上面面记录相相关的细细节。故故障登记记本如下下表示：：日期设设备故故障情况况故障障报告人人采取取的措施施修理理日期2、简述述办公设设备安全全使用规规范？所有工作作人员在在使用设设备时，，应遵守守相关安安全操作作和使用用规范。。（1）设设备安全全使用规规范包括括以下几几个方面面：（2）使使用设备备时应禁禁止：（3）使使用设备备时应做做到：（4）负负责管理理设备的的人员应应帮助和和提醒他他人。3、做好办公公设备故故障的维维修记录录维修记录录应包括括以下信信息：（1）设备及设设备供应应商的名名字；（2）设备所在在的位置置及购买买日期和和费用；；（3）维修协议议和协议议的细节节；（4）上次检查查设备的的日期和和人员；；（5）设备损害害的记录录、发生生故障的的类型及及修理费费用。培训方法法：分组讨论论“办公公设备安安全的必必要性?”设备事故故现场模模拟;把把学生分分为两组组一组模模拟办公公室人员员操作办办公设备备,另一一组模拟拟检查人人员,指指出存在在的安全全隐患.安全操作作演习,一部分分学生扮扮演假设设的违章章者,另另一部分分学生找找出存在在的问题题并加以以纠正。。现场考评：：相关工作能能力复印文件发送接收传真接收发送邮件第二单元课课堂讨讨论测试题题1、设计一一道办公室室常用设备备的主要功功能的情景景练习教学学题。2、编编写一一道怎怎样选选择邮邮政服服务的的分组组讨论论题3、、提提供供一一个个如如何何选选择择供供应应商商的的模模拟拟教教学学方方案案4、、撰撰写写一一个个办办公公设设备备的的维维修修与与安安全全的的按按例例。。要求求遵遵照照标标准准和和教教材材，，围围绕绕让让学学生生掌掌握握相相关关知知识识与与技技能能出出题题，，每每题题不不少少于于100字字。。思考考题题及及答答案案：：1、简述述复复印印机机的的使使用用功功能能、、