XXXX年最新现代企业档案管理培训

现代企业档案管理培训1有人说，恒量一个企业的好坏，可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可。此语可能不够全面，但却有一定的道理。正规的档案管理，对文件夹、档案标识等都有要求。文件夹一般不超过4种；档案标识可以重要程度区分，用不同的颜色进行标示。一个档案就像一本书，要定位、编号，使其一目了然；档案柜外要清晰的标明其目录。2什么是档案管理什么是档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。1、收集：什么需要归档，即归档范围必须要清楚；2、统计：有什么内容，须统计清楚，实行电脑化管理。3、档案目录要清楚，并进行编码、整理，并分类保管。4、档案的保存期限必须明确。3档案管理的作用凭证作用参考作用档案工作

是用科学的原则和方法管理档案，并为各项工作进行服务的一项活动。包括档案的收集、整理、鉴定、编目和检索、保管、统计、编研和提供利用等。4档案管理工作原则档案工作的管理原则一般有两条：1、统一领导。2、分级管理。为维护档案的完整与安全，进行档案管理必须要有相应的管理制度，并便于企业各单位的利用。5企业档案概念的涵义企业档案是企业各项活动的历史记录。企档的形成是具体地，即在特定的企业活动范围内形成。企档的内容构成是复杂地，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。企档是企业活动的一种历史记录，说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落。6职工档案管理部门的职能保管职工档案收集、鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工工作变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的安全、保密、保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项7企业档案的一般分类管理类—所有制度类档案业务类—含技术类、研发类、营销类等财务类—独立管理人事类—所有人力资源类档案其它类—不能归入上述四类的档案8档安室的类型普通档案、文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案联合档案室，比如集团公司，有些类似于服务中心、文件中心9企业档案的工作性质管理性—对企业档案进行管理服务性—为各单位提供查阅和参考保密性—维护和保护企业资源，避免不必要的损失。是否保密档案，在定义制度时须规定清楚，并加盖保密章。10档案案管管理理现现代代化化的的总总目目标标第一一、、是是最最大大限限度度地地延延长长档档案案寿寿命命第二二、、是是充充分分发发挥挥档档案案的的作作用用，，迅迅速速、、准准确地地提提供供档档案案信信息息，，为为企企业业地地进进步步和发发展展服服务务。。第三三、、是是在在电电子子文文件件不不断断生生成成的的情情况况下下，，进行行及及时时有有效效地地收收集集、、整整理理，，不不断断丰富富档档案案内内容容和和档档案案信信息息。。备注注：：所所有有长长期期保保存存的的档档案案，，不不宜宜用用彩彩色色或或喷喷墨墨打打印印，，宜宜用用激激光光打打印印；；传传真真纸纸不不能能保保存存；；所所有有的的签签名名、、批批示示不不能能用用铅铅笔笔、、圆圆珠珠笔笔，，红红墨墨水水等等。。11档案案管管理理系系统统档案案管管理理系系统统包包含含1、、文文件件管管理理2、、文文书书档档案案管管理理3、、科科技技档档案案管管理理4、、会会计计档档案案管管理理5、、声声像像档档案案管管理理6、、系系统统配配置置模模块块7、、档档案案制制作作系系统统、、档档案案查查询询系系统统等等。。电子子系系统统能能大大大大提提高高档档案案管管理理的的工工作作效效率率，，加加快快档档案案检检索索速速度度，，提提高高档案案的的查查找找准准确确率率，，可可使使企企事事业业单单位位的的公公文文运运转转和和档档案案管管理理一一规规范范化、、现现代代化化，，真真正正实实现现档档案案的的一一体体化化管管理理。。12档案案管管理理制制度度建建设设《档档案案管管理理办办法法》》《文文件件材材料料归归档档范范围围和和不不归归档档范范围围》》《文文书书档档案案保保管管期期限限表表》》《全全宗宗档档案案分分类类大大纲纲》》《档档案案分分类类编编号号方方案案》》《档档案案人人员员岗岗位位职职责责》》《整整理理（（立立卷卷））制制度度》》《档档案案利利用用制制度度》》《档档案案保保管管制制度度》》《档档案案保保密密制制度度》》《档档案案销销毁毁制制度度》》13档案案管管理理制制度度建建设设1、、编编写写制制度度时时，，以以下下因因素素不不能能少少：：文文件件名名称称、、版版次次、、编编制制时时间间、、制制作作部部门门、、页页码码/页页次次、、文文件件归归档档的的范范围围、、文文件件归归档档的的时时间间、、文文件件归归档档的的份份数数、、文文件件归归档档的的要要求求与与手手续续。。2、、管管理理制制度度里里面面必必须须包包含含的的内内容容应应有有：：目目的的、、适适用用范范围围、、术术语语或或定定义义、、相相关关文文件件、、职职责责权权限限、、操操作作流流程程、、相相关关的的记记录录。。3、、管管理理制制度度的的书书写写，，其其语语言言描描述述须须简简洁洁、、清清楚楚、、易易懂懂、、全全面面，，且且无无歧歧意意。。4、、细细节节方方面面的的要要求求也也应应规规定定。。比比如如，，纸纸张张大大小小、、格格式式、、字字体体、、编编码码装装订订位位置置等等。。14企业业档档案案的的收收集集渠渠道道本企企业业业业务务职职能能部部门门移移交交的的归归档档资资料料外单单位位转转让让或或移移交交的的资资料料企业业人人员员非非职职务务活活动动中中形形成成档档案案的的寄寄存存、、捐捐赠赠或或转转让让资资料料面向向社社会会收收集集、、征征集集的的相相关关材材料料。。15文件材料料的形成成与归档档归档文件件材料的的范围1、上级级来文2、本单单位制发发的文件件3、下属属单位来来文各类文件件材料的的归档要要求1、文件件材料要要齐全、、完整、、准确反反映本单单位各项项活动的的历史面面貌。2、文件件材料的的规格与与字迹要要求3、归档档声像材材料的要要求。16文件材料料的形成成与归档档归档时间间1、科研研档案归归档时间间：成果果鉴定后后三个月月内归档档。2、设备备档案归归档时间间：安装装调试完完毕三个个月内归归档。3、基建建档案归归档时间间：各施施工承包包单位应应在项目目实体完完成后三三个月内内将项目目文件向向建设单单位移交交归档。。4、会计计档案归归档时间间：隔年年向档案案室移交交。5、业务务档案归归档时间间：由动动态转静静态后移移交。6、其他他档案归归档时间间：活动动结束后后归档。。17文书档案案案卷格格式案卷卷皮皮格式两种：硬硬卷皮、、软卷皮皮。硬卷皮外外形尺寸寸封面尺寸寸规格采采用300mm×220mm或280mm×210mm（长××宽）封底尺寸寸同封面面尺寸封底三边边（上、、下、翻翻口处））要另有有70mm宽的的折叠纸纸舌。卷卷脊可根根据需要要分别设设以10、15、20mm三三种厚度度。用于于成卷装装订的卷卷皮，上上、下侧侧装订处处要各有有20mm宽的的装订纸纸舌。（（推荐使使用250g的的牛皮纸纸制作案案卷硬卷卷皮）18案卷封面面项目封面项目目包括：：全宗名称称类目名称称案卷题名名时间内容提要要保管期限限件页数归档号各项目具具体位置置/尺寸寸19卷内文件件目录格格式3.1目目录用用纸，幅幅面尺寸寸采用国国内通用用16开开型（即即长×宽宽为260mm×185mm）或国国际标准准A4型型（即长长×宽为为297mm××210mm））。3.2页页边与与文字区区尺寸卷内目录录用纸，，上白边边（天头头）宽20±0.5mm卷内目录录用纸，，下白边边（地脚脚）宽15±0.5mm卷内目录录用纸，，左白边边（订口口）宽25±0.5mm卷内目录录用纸，，右白边边（翻口口）宽15±0.5mm装订注注意事事项：：1、装装订时时文件件格式式须一一致（（如打打孔时时会把把字打打掉））。2、活活页文文件存存放时时，多多于2页的的文件件须标标明页页数，，以防防丢失失。3、不不要用用铁制制文件件夹；；重要要文件件不要要订，，书钉钉会生生锈。。4、装装订时时不要要压着着字体体，不不然可可能会会有腐腐蚀损损坏。。5、卷卷内文文件目目录须须含以以下项项：顺顺序号号、文文件号号、责责任者者、题题名、、日期期、页页号、、备注注。20档案如如何分分类管管理A、时时间分分类法法：1、年年度分分类法法2、时时期分分类法法。B、来来源分分类：：1、组组织机机构分分类法法2、作作者分分类法法3、通通讯者者分类类法。。C、内内容分分类法法：1、技技术分分类法法2、文文书分分类法法3、媒媒体分分类法法D、形形式分分类法法：1、按按文件件种类类分类类2、按按载体体形态态分类类3、按按形状状规格格分类类。分类的的一般般方法法有：：21编制档档案检检索工工具的的基本本要求求全，指指信息息存贮贮丰富富，资资料齐齐全准，指指检索索准确确，无无歧意意或重重复快，指指迅速速，快快捷找找到所所需资资料便，指指检索索要方方便，，不繁繁琐22文书文文件归归档的的整理理方法法与步步骤文件材材料的的分类类采用复复式分分类法法，主主要形形式为为：年度——问题题（机机构））--保管管期限限（=要求求的保保存期期限+1年年）年度——保管管期限限归档文文件保保管期期限的的界定定1、归归档文文件的的保管管期限限分为为：永永久、、长期期、短短期。。2、界界定原原则：：A、反反映单单位主主要活活动，，具有有长远远利用用价值值的档档案，，列为为永久久保管管。B、反反映单单位一一般性性工作作活动动，在在较长长时间间内具具有查查考利利用价价值地地，列列为长期保保管。。C、凡凡是在在较短短时间间内对对本机机关有有查考考利用用价值值地，，列为为短期期保管管。排列：：分年度度、分分保管管期限限、分分类别别。编号：：归档规规格及及填写写要求求；修修整与与装订订。231、编编制归归档文文件目目录，，包括括：件件号、、责任任者、、档号号、内内容概概要、、日期期、页页数、、备注注等。。2、档档案盒盒盒脊脊项目目填表表，包包括：：全宗宗号、、年度度、保保存期期限、、机构构、起起止件件号、、盒号号等。。（文文件夹夹均需需编号号，然然后在在文件件柜的的检索索表上上只体体现文文件夹夹的编编号即即可））3、档档案盒盒封面面填写写。4、备备考表表填写写。备备考表表必须须要有有，档档案如如有变变更，，须在在备考考表上上作好好记录录。原原稿文文件不不能丢丢，盖盖作废废参考考章保保留。。文书文文件归归档的的整理理方法法与步步骤24部分名名词释释意和和说明明：1、全全宗名名称：：即立立档单单位名名称，，全称称或简简称。。2、类类目名名称：：全宗宗内第第一级级类目目，机机构或或问题题。3、案案卷题题名：：即该该档案案的主主要内内容概概括。。4、归归档号号：文文书处处理部部门编编制的的案卷卷顺序序号。。5、档档号：：机关关档案案室统统一编编制，，由全全宗号号、目目录号号、案案卷号号组成成。全全宗号号由档档案馆馆赋予予；目目录号号是案案卷目目录的的编号号；案案卷号号是案案卷顺顺序编编号。。6、装装订前前去掉掉金属属物，，对存存在问问题的的文件件，做做好补补齐页页面、、修复复、折折叠等等工作作。7、档档案装装订打打孔时时，要要在一一条直直线上上。8、装装订用用财务务的装装订方方式，，不能能用铁铁钉式式地，，防止止腐蚀蚀。9、案案卷排排列时时，一一般先先按保保管期期限，，再按按机构构或问问题，，具体体根据据分类类方案案。10、、购买买时需需注意意，文文件夹夹和文文件柜柜要标标准；；档案案室的的文件件夹最最好不不要超超过5种；；排排排档案案之间间应有有30公分分的距距离，，以防防潮。。11、、顶楼楼不可可放置置档案案室；；地下下室不不能放放置档档案室室。25档案保保管的的基本本要求求以防为为主，，防治治结合合加强重重点，，照顾顾一般般自力更更生，，勤俭俭节约约立足长长远，，保证证当前前26温湿度度控制制档案库库房（（含胶胶片库库、磁磁带库库）的的温度度应控控制在在14-24℃℃，有有设备备的库库房日日变化化幅度度不超超过±±2℃℃；相相对湿湿度应应控制制在45-60%，，有设设备的的库房房日变变化幅幅度不不超过过±5%。。保存母母片的的胶片片库，，温度度应控控制在在13-15℃℃，，相对对湿度度应控控制在在35-45%。（（超过过此范范围，，会自自然氧氧化，，褪色色掉了了）各库房房及库库外应应科学学地安安设温温湿度度记录录表，，潮湿湿地区区应配配备除除湿机机；专专门库库房应应安装装空调调设备备。库库房内内外温温湿度度应定定时测测记，，一般般每天天两次次，掌掌握温温湿度度变化化情况况，随随时予予以控控制调调节。。注意意积累累库房房温湿湿度变变化的的资料料，每每年进进行一一次综综合分分析，，以便便掌握握库内内外温温湿度度变化化规律律，制制定综综合管管理计计划。。空调、除湿湿或增湿设设备应定期期检修、保保养。温湿湿度记录仪仪表应按设设备要求定定期校验。。档案柜架应应与墙壁保保持一定距距离（一般般柜背与墙墙不小于10cm，，柜侧间距距不小于60cm）），成行地地垂直于有有窗的墙面面摆设，便便于通风降降湿。（柜柜内可根据据需要放置置一些袋装装石灰粉，，用以防潮潮、消毒））新建库房竣竣工后，应应经6-12个月干干燥后，方方可将档案案入库。27虫霉防治与与除尘档案库区必必须配备适适合档案用用的消防器器材，如干干粉灭火器器，并按设设备要求定定期检查、、更换。安全使用电电器设备，，定期检查查电器线路路，库内严严禁明火装装置和使用用电炉及存存放易燃易易爆品。档案库房宜宜安装火警警及防盗报报警装置，，并有切实实可行的防防盗措施。。定期防虫，，可每个季季度放置一一次卫生球球。若文件发霉霉，不能晒晒，以防破破碎。可将将其扫描、、打印、保保存。档案室除尘尘时需注意意：昼量用用干燥的抹抹布或拖布布，不要用用含水太多多的湿拖布布拖地和用用太湿的抹抹布擦拭文文件柜，以以便防潮。。档案室除除尘最好使使用吸尘器器。28照明管理档案库房宜宜选用白炽炽灯作人工工照明光源源，照度不不要超过100勒克克斯。如采采用荧光灯灯时，应对对紫外线进进行过滤。。档案库房不不宜采用自自然光源，，有外窗时时应有窗帘帘、窗板等等遮阳措施施。档案在任何何情况下均均应避免阳阳光直射。。因为档案案纸是氯气气漂白地，，日晒后会会变黄易碎碎。29档案保管状状况检查对库藏档案案应该经常常进行检查查，发现问问题及时报报告，并采采取措施予予以处理。。每年定期对对库藏档案案进行一次次抽检检查查，比例20%以内内即可，掌掌握档案保保管情况，，为科学地地管理积累累资料。档案管理是是最基本地地，须有有有力的监督督机制和有有效的监督督才行。监监督机制必必须是长期期地，看得得见地，数数字化地，，且与绩效效挂钩地。。案卷的规范范化整理与与编目调整定卷卷内文件排列拟写案卷题名卷内文件编号填写文件目录填卷内备考表填写案卷封面装订案卷编制案卷目录存档30科技文件归归档整理科技文件以以卷为整理理单位科研文件按按课题组卷卷基建文件按按项目组卷卷设备文件按按型号组卷卷案卷质量标标准执行《《科学技术术档案案卷卷构成的一一般要求，，编号GB/T118922-2000。31科技文件归归档整理科技文件组组卷的原则则及要求1、原则：：组卷要遵遵循科技文文件材料形形成的规律律，保持案案卷内科技技文件材料料的有机联联系，便于于档案的保保管和利用用。2、组卷要要求：--案卷内内科技文件件材料的内内容，必须须准确反映映生产、科科研、基建建、设备及及其管理活活动的真实实情况。--案卷内内的科技文文件材料，，须齐全、、完整。--案卷内内科技文件件材料的载载体和书写写材料应符符合耐久性性要求。不不能有热敏敏纸、铅笔笔、圆珠笔笔、红墨水水、纯蓝墨墨水、复写写纸等书写写的的字迹迹。--案卷及及卷内文件件不重份，，同一卷内内若有不同同保管期限限的文件，，该卷保管管期限从长长。32项目文件归归档项目文件的的收集项目文件的的形成和积积累项目建设各各阶段文件件的收集及及其责任项目竣工文文件的编制制项目文件的的整理与归归档项目档的整整理与移交交33建设工程文文件归档整整理规范建设工程项项目立项文件建设用地、、征地、拆拆迁文件勘查、测绘绘、设计文文件招投标文件件开工审批文文件监理文件施工文件原材料、成成品、半成成品、构配配件、设备备出厂质量量合格证及及试验报告告施工试验记记录竣工图竣工验收文文件34其他归档文文件的整理理业务档案按问题分类类，以卷为为整理单位位，采用一一事一卷的的方法组卷卷。会计档案按会计核算算材料分类类，以册、、本为整理理单位，分分年度，编编号排列。。详见《会会计档案管管理办法》》声像档案按载体--问题分类类，以盒、、张为整理理单位。详详见《声像像档案管理理办法》。。实物档案按材料分类类，排列编编号，登记记编目。35电子档案管管理主要内容概述文件文件目录文件的组织织与数据存存储文件系统的的其他功能能36概述文件系统出出现的原因因1、用户直直接操作和和管理辅助助性存储器器上的信息息，繁琐复复杂，易于于出错，，可靠性差差。2、多道程程序、分时时系统的出出现要求以以方便、可可靠的方式式共享大容容量辅助存存储器。文件系统是是操作系统统中负责存存取和管理理信息的模模块，它用用统一的方方式管理用用户和系统统信息的存存储、检索索、更新、、共享和保保护，并为为用户提供供一整套方方便有效的的文件使用用和操作方方法。文件系统的的功能1、文件的的按名存取取（基本功功能）2、文件目目录地建立立和维护（（用于实现现上述基本本功能）3、实现逻逻辑文件到到物理文件件的转换（（核心内容容）4、文件存存储空间的的分配和管管理5、数据保保密、保护护和共享6、提供一一组用户使使用的操作作37文件一、文件文件是由文文件名字标标识的，一一组信息的的组合。二、实现按按名存取的的文件系统统的优点1、将用户户从复杂的的物理存储储地址管理理中解放出出来2、可对文文件提供各各种安全、、保密和保保护措施3、实现文文件的共享享（同名共共享、异名名共享）三、逻辑文文件和物理理文件大概来说，，物理文件件是实际存存放数据的的文件，就就是在磁盘盘上具体对对应的文件件，逻辑文文件LF是是物理文件件的一个视视图，按定定义的Key键值对对数据进行行了排序。。也可以理理解成，在在所有Transact-SQL（（存贮过过程）语句句中引用文文件时所使使用的名称称。如果果还不好理理解的话，，那么用数数据表来代代表物理文文件，逻辑辑文件就是是视图。当当然实际上上sql（（结构化查查询语言））中用的表表也是物理数据加加上数据的的逻辑结构构表示而成成的。38文件的命名名各操操作作系系统统的的命命名名规规则则略略有有不不同同，，在在文文件件名名字字的的格格式式（（如如合合法法字字符符集集不不同同、、是是否否区区分分大大小小写写等等））和和长长度度上上存存在在差差异异。。通常常，，文文件件名名字字由由文文件件名名和和展展名名组组成成，，中中间间用用““.””分分隔隔。。前前者者表表示示文文件件内内容容，，后后者者表表示示文文件件特特性性。。通配配符符，，““？？””和和““*””两两种种。。””?””代代表表任任何何一一个个符符合合文文件件命命名名要要求求的的合合法法字字符符；；””*””代代表表任任何何一一个个合合法法的的字字符符串串。。文件件名名中中一一般般不不要要加加特特殊殊符符号号，，因因为为可可能能会会使使文文件件变变为为乱乱码码。。（（如如果果遇遇到到文文件件变变为为乱乱码码的的情情况况，，可可把把该该文文件件的的文文件件名名改改为为数数字字或或其其它它试试一一下下，，也也许许能能恢恢复复。。））Word文文档档后后面面的的““.doc””不不要要动动，，因因为为有有的的电电脑脑不不认认这这个个扩扩展展名名，，如如果果去去掉掉，，文文档档就就变变了了。。可可把把扩扩展展名名隐隐藏藏。。39分件件的的分分类类按用用途途系统统文文件件、、库库文文件件、、用用户户文文件件等等按保保护护级级别别只读读文文件件、、读读写写文文件件、、不不保保护护文文件件等等按信信息息流流向向输入入文文件件、、输输出出文文件件、、输输入入/输输出出文文件件按存存放放时时限限临时时文文件件、、永永久久文文件件、、档档案案文文件件按存存放放设设备备类类型型磁盘盘文文件件、、磁磁带带文文件件、、软软盘盘文文件件40文件件的的属属性性用于于文文件件的的管管理理控控制制和和安安全全保保护护分为为：：1、、基基本本属属性性：：文文件件名名、、所所有有者者、、授授权权者者、、长长度度等等2、、类类型型属属性性：：普普通通文文件件、、目目录录文文件件、、系系统统文文件件、、隐隐式式文文件件、、设设备备文文件件等等3、、保保护护属属性性：：读读、、写写、、可可执执行行、、可可更更新新、、可可删删除除、、可可改改变变保保护护、、归归档档等等4、、管管理理属属性性：：创创建建时时间间、、最最后后存存取取时时间间、、最最后后修修改改时时间间等等41文件件的的存存取取方方法法和和使使用用一、、文文件件的的存存取取方方法法顺序序存存取取：：按按记记录录顺顺序序进进行行读读/写写操操作作的的存存取取方方法法。。可可分分为为：：固固定定长长度度记记录录，，可可变变长长度度记记录录。。直接接存存取取：：以以任任意意次次序序（（随随机机））直直接接读读取取某某个个记记录录索引引存存取取：：是是基基于于索索引引文文件件的的存存取取方方法法。。（（实实际际系系统统中中，，大大多多采采用用多多级级索索引引，，以以加加速速记记录录的的查查找找过过程程。。））二、、文文件件的的使使用用两类类接接口口1、、操操作作或或控控制制台台命命令令，，如如dos命命令令、、dir、、cd等等2、系系统调调用（（API）），如如open、write等，，功能能包括括：建建立文文件、、打开开文件件、读读/写写文件件、文文件控控制、、关闭闭文件件、撤撤消文文件等等。42文件目目录文件件目目录录1、、是是文文件件系系统统建建立立和和维维护护的的关关于于系系统统的的所所有有文文件件的的清清单单，，每每个个目目录录项项对对应应一一个个文文件件的的信信息息描描述述，，该该目目录录项项又又称称为为文文件件控控制制块块（（FCB））。。2、、目目录录信信息息也也以以文文件件的的形形式式存存放放，，称称为为目目录录文文件件。。文件件控控制制块块的的基基本本内内容容1、、文文件件存存取取控控制制信信息息，，如如文文件件名名、、用用户户名名、、文文件件主主存存取取权权限限等等2、、文文件件结结构构信信息息，，文文件件逻逻辑辑结结构构、、文文件件的的物物理理结结构构等等3、、文文件件使使用用信信息息，，已已打打开开该该文文件件的的进进程程数数、、文文件件的的修修改改情情况况等等4、、文文件件管管理理信信息息，，文文件件建建立立日日期期、、文文件件访访问问日日期期等等文件件目目录录的的分分层层要要求求：文件件档档案案的的目目录录最最好好不不要要超超过过5层层，，超超过过5层层后后，，不不好好检检索索。。其其结结构构最最好好同同纸纸档档案案架架构构一一致致。。43文件件目目录录如何何实实现现按按名名存存取取当用用户户要要求求存存取取某某个个文文件件时时，，系系统统查查找找目目录录文文件件，，获获得得对对应应的的目目录录。。在文文件件目目录录中中，，根根据据用用户户给给定定的的文文件件名名，，寻寻找找到到对对应应该该文文件件的的文文件件控控制制块块（（文文件件目目录录项项））。。通过过文文件件控控制制块块所所记记录录的的该该文文件件的的相相关关信信息息（（如如，，文文件件信信息息存存放放的的相相对对位位置置，，或或文文件件信信息息首首块块的的物物理理位位置置）），，依依次次存存取取该该文文件件的的内内容容。。44文件件目目录录结结构构1、、一一级级目目录录：：一一级级目目录录为为主主文文件件目目录录，，用用于于管管理理所所有有用用户户文文件件。。缺点点：：1））、、重重名名问问题题（（当当多多用用户户共共享享一一个个目目录录时时））2））、、难难以以实实现现文文件件共共享享（（异异名名共共享享问问题题））2、二级级目录：：为用户户的文件件目录，，用于管管理每个个用户下下的文件件。3、树形形目录结结构：二二级目录录结构推推广成多多级目录录结构。。该结构构像一倒倒置的有有根树，，从根向向下，每每个树枝枝都是一一个子目目录，而而树叶就就是文件件。所以以又称树树形目录录结构。。4、树形形目录结结构的优优点：1）、较较好地反反映现实实世界数数据集合合之前的的层次关关系2）、不不同文件件可以重重名，只只要不在在同一个个目录中中3）、容容易以目目录为单单位进行行文件的的保护、、保密和和共享5、文件件的全名名，应该该从根目目录开始始，到该该文件名名为止，，目录路路径+文文件名。。45文件组织织与数据据存储与文件组组织和存存储相关关的概念念1、卷：：是物理理存储介介质的单单位，如如一盘磁磁带、一一张光盘盘等。对对于存储储介质和和存储设设备可分分离的存储储器，物物理卷和和物理设设备不总总是一致致。2、块：：存储介介质上连连续信息息所组成成的一个个区域，，也叫物物理记录录，是主主存储器器与辅助助存储器器进行信息息交换的的单位。。3、逻辑辑记录：：文件中中按信息息在逻辑辑上的独独立含义义划分的的一种信信息单位位。应用用程序处处理的单单位。4、存储储记录，，指附加加了操作作系统控控制信息息的逻辑辑记录。。文件管管理程序序处理的的单位。。文件的逻逻辑结构构1、从用用户的角角度出发发，在用用户概念念中抽象象信息的的组织方方式，以以及用户户可见并并可处理理的数据据集合。2、文件件按逻辑辑结构分分为两种种形式1）、流流式文件件：指文文件内的的数据不不再组成成记录，，只是依依次的一一串信息息集合。。数据不不会再生。（（无结构构）2）、记记录式文文件：是是一种有有结构的的文件，，包含若若干逻辑辑记录。。注：逻辑辑记录是是文件中中按信息息在逻辑辑上的独独立含意意划分的的一个信信息单位位46文件的物物理结构构：逻辑辑文件在在物理存存储空间间中的存存放方法法和组织织关系。。1、文件件的存储储结构涉涉及：块块（物理理记录））的划分分、记录录的排列列、索引引的组织、信信息的搜搜索。2、常见见的构造造物理结结构的方方法有：：*计计算法：：设计映映射算法法，如线线性计算算法、杂杂凑法将将逻辑地地址（记记录键）转换换成对应应的物理理地址。。*指指针法：：设置专专门的指指针，指指明相应应记录的的物理地地址，或或表达各各记录间的关联联关系。。3、几种种常见的的文件物物理结构构：顺序文件件，连续续存储；；连接文件件直接文件件非非连续续存储索引文件件文件组织织与数据据存储47文件的组组织与数数据存储储顺序文件件：紧凑顺序序文件，，逻辑记记录连续续存储在在有储介介质的相相邻物理理块上。。几种顺序文文件的变种种：扩展顺顺序文件、、连接顺序序文件、划划分顺序文文件。连接文件：：使用连接字字或指针来来表示文件件中各记录录之间的串串联关系，，又称串连连文件。特点：逻辑辑记录顺序序独立于物物理记录顺顺序，增、、删、改方方便，但性性能较低。。直接文件：：在记录的关关键字与其其存储的物物理地址之之间建立某某种对应关关系（通常常采用散列列函数），，又称散列列文件。关健问题：：对应关系系的冲突问问题。直接散列法法：将记录录键作为记记录的存取取地址。索引文件：：系统为每个个文件建立立一张索引引表，每个个表目标包包含一个记记录键（或或逻辑记录录号）及其其对应的存存储地址。。索引可分为为：稠密型型索引、稀稀疏型索引引。文件目录项记录1记录2…….……记录N块块块地址关健字或逻逻辑记录号号48文件系统的的其他功能能文件卷的安安装和使用用1、文件卷卷，又称文文件子系统统，存放文文件和目录录信息，也也存放文件件属性、空空闲区域信信息。通常常，存储介介质的物理理单位为一一个卷。（（硬盘的一一个分区为为一个卷））2、Windows/Dos系统中，，不需用户户显示地进进行文件卷卷安装操作作。3、Unix/Linux系系统中，每每个文件卷卷需要安装装才能使用用。文件系系统可分为为基本文件件系统和可可装卸的子子文件系统统两部分。。（mount操作作）文件共享1、文件共共享是指不不同用户（（进程）间间共同使用用同一个文文件。2、文件共共享还可以以节省大量量的外存空空间，有效效减少文件件复制而增增加的访问问外存次数数。3、UNIX系统中中常见的共共享文件方方式：静态态共享、动动态共享、、符号连接接共享。49文件系统的其其它功能一、辅存空间间管理：1、辅存空间间常见的分配配方法1）、连续分分配，文件被被存放在辅存存空间的连续续存储区。2）、非连续续分配：按块块（扇区）为为单位非连续续分配；按簇簇为单位的非非连续分配。。2、文件存储储空间管理方方法：位示图图、空闲区表表、空闲块链链、成组空闲闲块链。二、虚拟文件件系统：1、目标：同时支持多种种文件系统系统中可安装装多个文件系系统为用户提供一一致的接口提供网络共享享文件支持可扩充新的文文件系统2、基本思路路：1）、对多个个文件系统的的共同特征进进行抽象组合合，形成一个个与具体文件件系统无关的的虚拟层，并在此层层上定义对用用户的一致性性接口。2）、在文件件系统具本实实现层，使用用类似开关的的技术进行文文件系统的转转接。50保管要求归档电子文件件的保管除应应符合纸质档档案的要求外外，还应符合合下列条件1、归档载体体应作防写处处理。避免擦擦、划及触摸摸记录涂层。。2、单片载体体应装盒，竖竖立存放，且且避免挤压。。3、存放时应应远离强磁场场、强热源、、并与有害气气体隔离。4、环境温度度17～20℃；相相对湿度35～45%。。5、磁性载体体每满2年，，光盘每满4年进行一次次抽样机读检检验，抽样率率不低于10%，如发现问问题应及时采采取恢复措施施。6、对磁性载载体上的归档档电子文件，，应每4年一一次。原载体体同时保留时时