常用办公软件教学

会计学1常用办公软件教学欢迎大家！第1页/共50页常用办公软件课件目录第一部分：word篇第二部分：excel篇第三部分：ppt篇第2页/共50页Word篇启动word软件即新建word软件Word工作界面介绍基本技巧在当前word文档中插入或删除空白word文档使用查找和替换功能粘贴操作两种异常情况处理使用自动编号和自动添加项目符号格式和样式的应用（新建、修改、快速应用）Word文档编辑（插入目录）Word表格的基本操作插入批注组织结构图的制作插入页眉和页脚突出显示文本操作（文本边框、颜色、下划线）公文设置（红头文件、版尾）123456789101112131415第3页/共50页启动word软件即新建word软件

主要有三种方式：1、双击桌面上的快捷方式2、利用开始菜单启动3、在桌面上单击右键，选择新建word文档

返回word目录第4页/共50页组织结构图的制作1、操作要点技巧一：先插入一个，ctrl键拖动复制技巧二：shift横向

纵向插入直线技巧三：shift键按一定的比例缩放ctrl键以图形中心为圆心缩放。技巧四：精确移动图形，先选中，再按方向键精确移动。技巧五：在自选图形中输入文字。技巧六：记得要组合，即把所画的组织结构图，组合起来，使其连为一体，便于整体移动。2、例题

返回word目录第5页/共50页

Word工作界面介绍

1、word界面介绍2、有关界面的基本常识

大体上有五部分组成：标题栏、菜单栏、常用工具栏、文本编辑区、状态栏

两类菜单：

菜单栏上的菜单

菜单栏上的菜单是功能最齐全的菜单，它由9个菜单组成，每一个菜单中都包含有一组命令，打开这些菜单，执行其中的命令就可以完成一些操作了，快捷菜单

在Word中，鼠标右击弹出的菜单，称为快捷菜单。快捷菜单最大的特点就是使用起来很方便的，这里集合了用最为常用的功能。工具栏：为了加速排版操作，获得高效的工作效率，通常用工具栏中的工具按钮来执行排版的功能，而不使用菜单中的命令，这是因为使用工具可以快速的执行最常用的命令。如果工具栏子菜单中的命令前面标有钩号，则表示该工具栏已经被打开了，反之就表示该工具栏被关闭。

返回word目录第6页/共50页返回第7页/共50页word基本技巧1、拖动复制（ctrl键）2、移动文本（摁住鼠标左键）3、选择文本：

选择连续文本：

方法一：按住鼠标左键不松拖动

方法二：光标放开始+shift+光标放末尾

方法三：全部选择ctrl+A组合键

选择间隔文本：

利用ctrl功能键

选择纵向矩形文本：先按alt键+鼠标拖动

下页继续！第8页/共50页4、格式刷的应用技巧：

运用流程：选择目标格式文本+格式刷+待操作文本

单击格式刷：

只能刷一次格式

双击格式刷：

可连续多细运用格式刷，来调整格式

5、常用快捷键：

复制、粘贴、剪切：

ctrl+cctrl+vctrl+x

撤销、恢复操作：ctrl+zctrl+Y

快速保存：

ctrl+S快速定位到文档的开头、结尾：ctrl+homectrl+end下页继续！第9页/共50页6、合理使用好Ctrl、Shift、Alt、window四个功能键：

ctrl

键盘一个常用的键.全名为”control”,中文意思为”控制”.用途广泛；Shift

盘上的“Shift”键大家再熟悉不过了，在Windows系统下重启电脑或切换中文输入法时都会用到它。其实“Shift”键在Windows系统中的作用可远不止这些；Alt

Alt是单词“Alter”的缩写,汉语意思为“改变”。在Windows操作平台下,Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键,能极大提高工作效率。返回第10页/共50页快速插入和删除word空白页1、快速插入word空白页：菜单法：

基本流程，插入—空白页

快捷键法：

即，ctrl+enter组合键

在当前页的开始单击，则加在其前面

在当前页的末尾单击，则加在其后面2、快速删除word空白页：

菜单法：光标定位到待删除空白页，操作流程：格式—段落—行距设为固定值一磅即可删除。

快捷键法1：

ctrl+backplace（回格键）

快捷键法2：将光标定位至待删除空白页的前一页的最后，单击delete键即可删除。返回word目录第11页/共50页

快速查找和替换操作1、简单替换：启动查找和替换对话框基本方法：菜单法，编辑—查找

快捷键法：ctrl+f

2、举例说明：

快速查找和替换例题返回word目录第12页/共50页粘贴操作异常情况处理复制、粘贴之后字符和格式十分杂乱：这时候，我们可以使用选择性粘贴，操作流程是：

粘贴—粘贴选项—仅保留文本。

实例文章

返回word目录第13页/共50页Word表格的基本操作1、插入表格（菜单法插入、常用工具栏插入）2、选择表格和单元格3、表格和单元格的对齐方式（横向、纵向）

4、插入斜线表头5、合并、插入行、列操作；拆分单元格操作6、表格的边框和底纹7、会使用表格属性和自动调整功能8、表格数据的复制

表格的基本操作

返回word目录第14页/共50页Word篇这节课就到这了同学们还有什么问题吗？小组间相互讨论5分钟，把问题总结下来，可以讨论结束后提问老师。还有问题的同学，可以课下提问老师。这节课就到这里了，谢谢！第15页/共50页Excel篇启动excel软件即新建excel表格文档excel2003工作界面介绍基本技巧Excel表格的选择、插入工作表操作Excel表格的复制、重命名操作工作表的隐藏、取消隐藏和标签颜色设置excel表格中数据的插入、删除及修改操作Excel表格中单元格的插入、删除操作Excel表格的移动和复制操作Excel表格中行高和列宽的设置Excel单元格格式操作在excel表格中快速输入数据利用excel表格自动提取身份证信息Excel函数的应用简介Excel表格中的选择性粘贴操作123456789101112131415第16页/共50页启动excel软件即新建excel表格文档

主要有三种方式：1、双击桌面上的快捷方式2、利用开始菜单启动3、在桌面上单击右键，选择新建excel文档

返回excel目录第17页/共50页excel2003工作界面介绍

1、excel工作界面2、每个excel表格默认有三个工作表3、excel表格的描述

一般描述规律，先说列、后说行，如B2单元格返回excel目录第18页/共50页标题栏常用工具栏标题栏菜单栏常用工具栏工作表编辑区第19页/共50页Excel2003的基本技巧1、撤销与恢复操作（ctrl+zctrl+y）2、清楚多个单元格内容

编辑—清除—清除内容3、在excel表格的工作表中拖动、移动单元格时要注意等出校四个箭头向外的图标时再操作。4、格式刷的运用（同word）5、利用输入法来输入特殊符号6、自动筛选功能返回excel目录第20页/共50页Excel表格的选择、插入工作表操作

1、选择单元格操作

类型：

选择整个表格、选择单个单元格（直接单击）、连续的单元格、不连续的单元格。

方法：

法一：连续

鼠标拖动、shift；

法二：不连续ctrl。2、插入工作表操作

可以插入1个或多个工作表；不用再反复地建新的excel表格。3、例题返回excel目录第21页/共50页Excel表格的复制、重命名操作

1、Excel表格的复制操作

整体复制局部复制2、重命名工作表3、例题返回excel目录第22页/共50页excel表格中数据的插入、删除及修改操作

1、在excel单元格中插入数据

法一：单击选中，直接输入；

法二：在excel表格的编辑栏中输入数据2、在excel单元格中删除数据

两种方法：直接删除或单击清楚内容3、修改excel单元格中的数据

法一：全部修改单击选中、局部修改双击定位；

法二：

在excel单元格的编辑栏中编辑修改全部或者局部数据。4、例题返回excel目录第23页/共50页Excel表格中单元格的插入、删除操作

1、Excel表格插入和删除操作

其一：插入或删除单个单元格

其二：插入或删除整行整列单元格2、例题返回excel目录第24页/共50页Excel表格的移动和复制操作

1、

Excel单元格的移动与复制

本质上是单元格内数据的移动与复制。

法一：移动时鼠标拖动法、复制是加上（ctrl）

法二：

剪贴板法（复制或者剪切、粘贴）2、例题返回excel目录第25页/共50页Excel表格中行高和列宽的设置

1、Excel表格行高和列宽的设置操作

法一：鼠标推动法

法二：菜单法（格式

-行高）

法三：自动调整行高和列宽2、例题返回excel目录第26页/共50页Excel单元格格式操作

1、操作对象：可以对一个单元格或同时多个单元格操作。2、设置字符格式：本质：也就是所谓的设置字符的字形、字号等操作。方法：可以通过菜单法、常用工具栏法、单击右键这三种方法来设置，具体操作流程和word一样。

3、设置单元格的对齐方式：

法一：单元格工具栏设置；

法二：单元格格式对话框设置；4、设置文本方向：

两种方向：单元格格式对话框设置法和常用工具栏法。下页继续！第27页/共50页5、设置文本控制：

有三种文本控制方式：

自动换行

excel表格默认的是非自动换行（单元格格式对话框设置）

缩小字体以填充

（单元格格式对话框设置）

根据内容自动调整

（通过格式菜单或常用工具栏来设置）

6、设置数字格式：

本质：也就是设置excel单元格内显示什么类型的数据。

方法：单元格格式对话框设置。下页继续！第28页/共50页7、添加边框：

类型：（边框粗细、颜色）

方法：

法一：单元格格式对话框设置；

法二：格式工具栏上的绘图边框线工具

原因：excel表格中的网格线在打印时是不显示的，打印出来是空白的。8、设置excel表格的工作表背景

格式—工作表—背景（excel2003）

页面布局—背景（excel2007）下页继续！第29页/共50页9、添加底纹和图案：

目的：

也就是为特定区域上色或添加图案使其更加美观。

方法：单元格格式对话框设置底纹和图案。10、设置工作表保护：

目的：防止数据被修改！

方法：工具—保护—工作表保护

提示：如果只想保护特定数据，选中、单元格格式对话框、勾选选定、在工作表处于受保护状态时，可以修改未锁定的数据。11、使用条件格式：

目的：突出显示满足特定

条件的数据。

方法：

格式

—

条件格式

—

设定条件

—

显示样式

返回excel目录第30页/共50页在excel表格中快速输入数据

快速输入数据一般分为一下几种情况：1、在多个单元格中快速输入相同的数据：

选择数据域

在最后一个区域中的一个单元格中输入数据，然后按ctrl+enter键完成输入。连续多个单元格输入，先在第一个输入，鼠标拖动，完成输入。

Ctrl键拖动完成输入（本质上是拖动复制，每次只能复制1个）。2、记忆式键入法：先输入一个，下次在输入时候，自动填入（默认针对列成规律！）从下拉列表中选择数据（默认针对列成规律！）

下页继续！第31页/共50页3、自动输入有变化规律的数据：

使用前提：至少输入两个，先预设规律，让系统识别规律；

使用方法：出现填充柄时，按住鼠标左键拖动。4、使用序列对话框创建序列：在选定区域中创建序列：编辑

-

填充

-

序列创建对话框。有终止值确定序列结束位置：编辑

-

填充

-

序列创建对话框。5、创建自定义填充序列：

Office2003：

工具-选项-自定义序列

Office2007：office图标-

excel选项-常用-编辑自定义返回excel目录第32页/共50页利用excel表格自动提取身份证信息

1、身份证包含信息：行政地域、生日、年龄、性别。2、提取方法：使用excel函数提取。3、优点：根据身份证号快速输入相关信心。4、所用函数：性别提取：=IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2),1,1))=TRUE,"男","女")生日提取：=MID(A1,7,4)&"-"&MID(A1,11,2)&"-"&MID(A1,13,2)年龄提取：=DATEDIF(TEXT(MID(B2,7,8),"0000-00-00"),TODAY(),"y")5、例题返回excel目录第33页/共50页Excel函数的应用简介

1、自动套用2、自定义四则运算函数

加

=SUM(A2:F2)或者直接写=A2+B2+C2+D2+E2+F2减

同理乘

同理除

=AVERAGE(A2:F2)或者直接写=(A2+B2+C2+D2+E2+F2)/6混合运算

如a*4b+c*3+d=a*4b+c*3+d3、Excel常用函数简介=left(test,n)提取test字符序列最左边的n个字符=Mid(test,a,n)提取test字符序列中间从字符a开始的n个字符=right（test，n）提取test字符序列最右边的n个字符=date(year,month,day)显示日期格式为“年月日”=datedif(start_date,end_date,unit)返回两个日期之间的间隔数，即求年龄4、例题返回excel目录第34页/共50页Excel表格中的选择性粘贴操作

选择性粘贴操作有三个方面的应用：1、选择性粘贴2、数据的四项计算（即加减乘除！）计算3、行列转置4、例题返回excel目录第35页/共50页Powerpoint篇启动ppt软件即新建ppt文档ppt工作界面介绍图片操作的基本技巧三招学会ppt幻灯片的基本操作插入艺术字、表格操作自定义ppt动画在ppt中插入超链接使用设置ppt背景和插入自选图形来美化幻灯片自定义幻灯片母板样式12345678910第36页/共50页启动ppt软件即新建ppt文档

主要有三种方式：1、双击桌面上的快捷方式2、利用开始菜单启动3、在桌面上单击右键，选择新建powerpoint文档

返回ppt目录第37页/共50页ppt工作界面介绍

1、ppt2003工作界面2、ppt2003介绍

powerpoint简称ppt、俗称幻灯片、课件。

四部分：标题栏、菜单栏、工具栏、幻灯片编辑区（视图切换栏、幻灯片窗格）。

返回ppt目录第38页/共50页标题栏第39页/共50页图片操作的基本技巧自选图形，画椭圆时按住shift键可画正圆。按住shift键通过图片四周的控制柄放缩图片时，可按比例放缩，保证图片不变形。按住ctrl键通过控制柄放缩图片时，可以该图片的中心为中心放缩图片。返回ppt目录第40页/共50页三招学会ppt1、启动ppt软件和新建幻灯片。2、学会用一个菜单-设计菜单，简单设计一下幻灯片背景样式。3、在幻灯片中输入内容。返回ppt目录第41页/共50页幻灯片的基本操作1、插入幻灯片：单击工具栏上的新幻灯片工具按钮选中幻灯片后，按enter快捷键法在幻灯片或者大纲视图中右击选择新建幻灯片在制定位置插入幻灯片（将光标定位在两个幻灯片之间，右击选择新建幻灯片，即可在两张幻灯片之间插入一个新的幻灯片）2、复制幻灯片：在目标幻灯片上右击选择复制幻灯片即可。3、调节幻灯片顺序：调节单张幻灯片顺序：单击鼠标左键选中目标幻灯片，按住鼠标左键不松手，将其拖至插入点即可。调节多张幻灯片顺序：打击鼠标左键选中结合ctrl和shift键，首先选中所有目标幻灯片，将其一起拖至插入点即可。下页继续！