OA办公自动化的基础知识理论

办公自动化（OA）基础知识

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2005年6月办公自动化（OA）1OA的发展历史2知识管理的基本知识 3OA软件

1OA的发展历史1.1OA的背景

1.2OA的历史 1.3中国需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心（1）OA的概念 办公自动化系统（OfficeAutomationSystem，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。（2）OA的产生背景20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。核心问题是如何提高日常的办公效率。1OA的发展历史1.1OA的背景 1.2OA的历史 1.3中国需要什么样的OA?1.4办公自动化企业信息化的核心1.2OA的历史（1）第一代办公自动化：个体工作自动化（2）第二代办公自动化：工作流程自动化 （3）第三代办公自动化：以知识管理为核心(一)（4）第三代办公自动化：以知识管理为核心(二)（1）第一代办公自动化：

个体工作自动化

发展WPS使办公自动化发展到一个崭新的阶段微处理器速度和性能的不断提高为办公自动化创造了更加有利的硬件环境操作系统的更新换代和办公套件的不断升级，为办公自动化提供了越来越多的功能为办公自动化创造了非常有利的软件环境（1）第一代办公自动化：

个体工作自动化（续）特点一台中档以上的个人电脑并安装一个高版本的操作系统（如Windows98或OS/2WarpServer）和一组跨平台的办公套件（如MSOffice97或LotusOfficePro）。面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统（MIS），它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。（2）第二代办公自动化：

工作流程自动化

1995年，IBM公司CEO郭士纳（Gerstner）提出“以网络为中心的计算”（Network－CentricComputing）模式，极大地影响了办公自动化的发展趋势，出现了以网络为中心，以信息（或工作流）为主要处理内容的第二代办公自动化系统。特点以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。（3）第三代代办公自动化化：

以知识识管理为核心心(一)第二代办公自自动化系统以网络技术和协同工作技术术为主要特征，，实现了工作流程自动动化，实现了收发发文从传统的的手工方式向向工作流自动动化方式的飞飞跃。随着21世纪纪知识经济时时代的来临，，对知识前所所未有的重视视使从以工作作流程为中心心的第二代办办公自动化系系统提升到以知识管理为为核心的第三代办公自自动化系统。（3）第三代代办公自动化化：

以知识识管理为核心心(一)（续续）Lotus第第三代办公公自动化系统统的理念知识经济时代代的办公已经经不再是简单单的文件处理理和行政事务务了，其目的的在于达到整整个企业的最最终目标，这这就需要依靠靠先进的管理理思想和方法法。所谓知识管理，实际上是一一种系统，是是帮助企业发发现知道什么么，如何定位位拥有专门知知识的人，如如何传递这些些知识，以及及如何有效利利用知识的系系统。（3）第三代代办公自动化化：

以知识识管理为核心心(一)（续续）在部署实施过过程中，企业业与机构需要要：把知识管理融融入BPR（（业务流程重重组）改造企业文化化通过知识管理理提高企业的的核心能力———建建立学习型型企业（4）第三代代办公自动化化：

以知识识管理为核心心(二)Lotus第第三代OA的架构底层是企业的的基本信息支支撑环境，包包括MRPII、MIS系统对企业业内部各种层层次生产经营营管理过程的的信息化支撑撑，以及对企企业外部Internet的信息获获取。第二层是企业业多维知识仓仓库，在数据据挖掘与模式式提取的工具具支持下，发发掘其中有价价值的模式与与知识，进行行紧密而科学学的组织。。（4）第三代代办公自动化化：

以知识识管理为核心心(二)（续续）基于LotusDomino/Notes的的应用解决方方案类型(1)工作组组通信(2)企业级通信信(3)企业间间通信(4)工作组协作作(5)企业级级知识管理(6)电子子社区开发(7)工作组组级流程创新新(8)企业级级流程创新(9)价值链链创新1OA的的发展历史1.1OA的背景1.2OA的历史1.3我我们需要什么么样的OA?1.4办办公自动化企企业信息化的的核心我们需要什么么样的OA?第一点需求：：集成第二点需求：：完全基于Web第三点需求：：流程优化第四点需求：：管理知识1OA的的发展历史1.1OA的背景1.2OA的历史1.3中中国需要什么么样的OA?1.4办办公自动化企企业信息化的的核心企业OA系统统应实现的功功能（1）企业通通讯平台（2）信息发发布平台（3）协同工工作平台（4）公文流流转平台（5）日常办办公平台（6）信息集集成平台（7）知识管管理平台办公自动化（（OA）1OA的的发展历史2知识管管理的基本知知识3OA软软件2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM(知识管理)2.2知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤2.1OA与KMOA是KM的的基础，是KM的入门。。KM是OA量变到质变变的过程。企业实施OA的目的在于于将企业中的的手工管理工工作电子化、、网络化、自自动化，是知知识管理的初初级阶段。KM是一种方方法论，企业业实施KM的的目标是管理理方法、管理制度度上的提高，，为OA系统统提供了方法法论和战略方方向。2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM2.2知知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤知识管理的概概念知识管理（KnowledgeManagement，，KM）是指指一个组织整整体上对知识识的获取、存存储、学习、、共享、创新新的管理过程程。目的是提提高组织中知知识工作者的的生产力，提提高组织的应应变能力和反反应速度，创创新商业模式式，增强核心心竞争力。对于企业而言言，知识管理理是一种全新新的经营管理理模式，知识识管理代表了了理解和探索索知识在管理理和工作中的的作用的新发发展，是与具具体的智能管管理相结合的的基础管理，，简洁地说：：知识管理是是充分地利用用集体智慧来来增强应变和和创新能力。。2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM2.2知知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤（1）知识管管理的发展20世纪70年代至80年代：超文本/群件件应用系统、、知识管理理系统以及诸诸如”知识获获取”,”知知识工程”,”以知识为为基础的系统统”和”基于于计算机的存存在论”等观观点20世纪80年代中期：：知识(以及以以它为基础体体现的专业能能力)作为竞竞争性资产的的重要性已经经明确化.1989年：：“管理知识资资产”项目的的启动、知识识管理的论文文出现、关关于组织学习习和知识管理理的第一批专专著也开始出出版、国际知知识管理网络络(IKMN)在欧洲创创办1990年：实施企业内内部的知识管管理项目、、建立了重点点知识管理项项目1994年：：IKMN公布布了对欧洲企企业开展的知知识管理调查查的结果（2）知识管管理的目的知识管理能够够整合企业的知知识资源，将个人知识识和信息提升升为组织知识识。知识管理在实实现内部资源源有序化的基基础上，通过过建立相应的的客户、市场场及突发事件件的专家网络络，能够提高对外反应应速度。知识管理有助助于企业从现现有数据中挖挖掘有用知识识、增强企业商务智能能。知识管理有助助于发现和培育新的想法法和思维。2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM2.2知知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤（1）显性知知识与隐形知知识显性知识（ExplicitKnowledge）是是指可以通过过语言方式传传播的知识。。典型的显性性知识主要是是指以专利、、科学发明和和特殊技术等等形式存在的的知识，存在在书本、计算算机数据库、、CD-ROM等介质中中。隐性知识，也称为"隐隐含经验类"（TacitKnowledge），往往往是个人或组组织经过长期期积累而拥有有的知识，通通常不易用语语言表达，也也难以传播。。（2）知识流流程知识流程是指组织的核核心资源———知识在组织织内部各个知知识驻点之间间为创造价值值而形成的一一系列积累、、共享、交流流的过程。知知识流程中显显性的一部分分是通过信息息流程的方式式表现出来的的。知识流程程中隐性的一一部分更多的的表现为组织织结构、组织织制度、沟通通方式等。知识流程的设设计和重组包包括：（1）组织织知识的基础础编码与标准准化机制（2）外部部知识内化的的机制（3）用知知识流程统一一业务流程和和管理流（4）授权权管理（3）文档管管理文档管理是对基本数据据和知识信息息进行控制的的机制。文档管理包括括以下几个部部分：（1）目录管管理（2）知识的的分类和模块块化机制（3）内部文文档的积累与与更新机制（4）知识地地图和知识搜搜索机制2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM2.2知知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤（1）知识管管理的价值在在哪里？在新经济时代代，企业的真真正价值已不不再只是资产产负债表上的的股东权益净净值，而应该该再加上企业业无形资产的的提升。而““知识管理““在企业价值值提升的过程程中无疑扮演演着一个最为为关键的角色色。（2）对企业业知识管理的的全新定义企业在实现知知识管理的时时候：建立一个环境境，这个环境境应当使成员员沟通的时候候变得非常容容易。这个环境中应应该将原有的的“人盯人””的管理方式式转变为电子子化工作流的的管理方式，，从而解决最最棘手的工作作效率问题。。应当利用系统统积累的大量量信息资源，，在此基础上上作进一步的的管理，使之之变成企业的的无形资产,并成功建立立企业知识文文化体系。系统中的不同同成员组织应应具有不同等等级的权限。。（3）对企业业所需要的KM系统的界界定它以互联网和信息息技术为基础，帮助助企业对组织织中的知识资资源进行系统统化、规范化化的管理，变变传统的面向向“职能”管管理方式向面向“流程””的管理方式式转变，让系统统环境里的所所有人都能快快速而方便地地访问到或学学习到所需要要的信息和知知识，为企业业在成长过程程中积累大量量的知识财富富，并且为其其他业务系统统提供有效的的数据源。2知识管管理的基本知知识2.1OA与KM2.2知知识管理的概概念2.3知知识管理的发发展历史和目目的2.4知知识管理的基基础内容2.5知知识管理的价价值2.6在在企业中实施施知识管理的的原则和步骤骤（1）知识管管理要遵循的的原则积累是知识管理的的基础：共享是知识管理的的价值体现；；创新是知识管理的的最终追求。。第一步，通过过知识管理将将公司内部的的信息积累，保存起来。第二步，使将将积累的知识识在企业进行行共享。第三步，是知知识的创新。（2）实施知知识管理的步步骤步骤：（1）确定公公司的战略目目标和核心竞竞争力在哪里里。（2））确定定公司司只是是管理理的重重点领领域是是哪些些。（3））对引引入知知识管管理的的业务务环节节或流流程进进行分分析。。（4））根据据上述述分析析，制制定相相应的的知识识管理理方案案。（5））对引引入知知识管管理的的业务务环节节或流流程进进行实实施前前和实施施后的的评估估。通过在在企业业内部部实施施上述述知识识步骤骤后，，将在在企业业建立立起知识管管理系系统，包括括：企业的的知识识中心心、企业知知识检检索系系统、企业的的专家家名录录。办公自自动化化（OA））1OA的发发展历历史2知知识识管理理的基基本知知识3OA软件件3OA软件件3.1以以知知识管管理为为核心心的OA软软件系系统3.2OA软件件设计计目标标3.3OA系统统应用用场景景概述述3.4OA功能能模块块应用用简介介3.1以以知知识管管理为为核心心的OA软软件系系统知识管管理平平台在在企业业中的的应用用不是是一个个封闭闭的过过程，，而是是一个个不断断循环环，螺螺旋上上升的的过程程。知识收集、整理、发布、再利用用四个阶阶段以知识识管理理为核核心的的OA软件件系统统的定定位提供知知识化化网络络办公公建设设工具具建立一一个电电子化化的工工作环环境建立一一个可可以控控制的的电子子化工工作流流建立一一个企企业知知识收收集平平台建立基基于ASP模式式的网网络办办公系系统3OA软件件3.1以以知知识管管理为为核心心的OA软软件系系统3.2OA软件件设计计目标标3.3OA系统统应用用场景景概述述3.4OA功能能模块块应用用简介介3.2OA软件件设计计目标标（1））操作作简明明易用用（2））系统统开放放性强强且可可方便便地设设置多多个应应用模模式（3））系统统具有有良好好可扩扩展性性（4））系统统应与与其它它应用用软件件有良良好集集成性性（5））系统统应具具极高高安全全性（6））系统统应可可运行行在目目前流流行的的所有有操作作系统统上（7））系统统管理理一体体化、、集中中化（8））应加加强对对更多多新技技术的的应用用3OA软件件3.1以以知知识管管理为为核心心的OA软软件系系统3.2OA软件件设计计目标标3.3OA系统统应用用场景景概述述3.4OA功能能模块块应用用简介介3.3OA系统统应用用场景景概述述绿色原原野集集团公公司是是一家家上市市股份份公司司目前前在集集团本本部使使用了了一套套以知知识管管理为为核心心的OA系系统，，集集团本本部包包括5个中中心，，每个个中心心下面面还包包括3-4个部部门，，在OA系系统中中注册册的用用户有有35个员员工。。OA系系统中中分属属角色色分别别有：：集团团高级级领导导、总总经办办主任任、中中心总总监、、部门门经理理、秘秘书以以及普普通员员工。。集团本本部组组织架架构3OA软件件3.1以以知知识管管理为为核心心的OA软软件系系统3.2OA软件件设计计目标标3.3OA系统统应用用场景景概述述3.4OA功能能模块块应用用简介介3.4OA功能能模块块应用用简介介本节以以绿色色原野野集团团所使使用的的OA系统统整体体结构构论述述OA系统统的功功能结结构，，OA一般般主要要由三三大平平台组组成：：流程程应用用平台台、信信息发发布平平台和和企业业内部部其他他应用用平台台。OA系系统结结构图图（（下页页）（1））系统统设置置部分分（1））系统统设置置不仅提提供了了常用用的设设置功功能，，还涵涵盖了了创建建OA平台台所必必须的的网络络配置置功能能，系系统管管理员员可以以根据据实际际应用用情况况对系系统进进行个个性化化设置置。（2））系统统通讯讯录可以根根据本本单位位的组组织构构架对对整个个系统统进行行划分分与设设定。。（3））数据据维护护提供了了一个个标准准的基基础数数据维维护库库，在在此用用户可可以对对一些些常用用的数数据进进行设设置。。（2））流程程应用用部分分（一一）（1））流程程定义义结合系系统自自身强强大的的流程程定义义模块块，能能形成成各式式复杂杂、多多变的的业务务流程程，，流程程管理理员还还可以以在系系统中中进行行诸多多高级级操作作，公公司普普通员员工也也可随随时对对其有有权限限的文文档进进行流流转和和状态态查看看。（2））收文文管理理执行对对上级级来文文进行行收文文登记记、转转相关关人员员批阅阅流转转、办办理，，流转转结束束后可可以归归入档档案数数据库库。绿色原原野集集团本本部的的收文文管理理流程程：流程程说说明明①该该流流程程启启动动后后，，一一律律通通知知（（邮邮件件通通知知））总总经经理理办办公公室室主主任任。。②总总经经办办主主任任、、总总裁裁、、中中心心总总监监具具有有““传传阅阅””权权利利。。③总总裁裁、、中中心心总总监监具具有有““可可结结束束流流程程的的权权利利””（3））流流程程应应用用部部分分（（二二））（1））发发文文管管理理执行行发发文文拟拟稿稿、、核核稿稿、、会会签签、、领领导导签签发发、、发发文文登登记记等等流流程程。。（2））企企业业工工作作流流系统统提提供供给给用用户户企企业业常常用用的的各各种种工工作作流流程程模模块块，，用用户户也也可可以以根根据据企企业业的的需需要要自自定定义义流流程程应应用用，，同同时时，，该该模模块块还还为为用用户户提提供供了了多多种种表表单单样样式式绿色色原原野野集集团团本本部部的的发发文文管管理理流流程程：：流程程说说明明①该该流流程程启启动动后后，，一一律律通通知知（（邮邮件件通通知知））总总经经理理办办公公室室主主任任。。②总总经经办办秘秘书书、、各各个个中中心心秘秘书书有有权权使使用用该该流流程程。。③““中中心心总总监监/总总经经办办主主任任审审批批””““各各部部门门会会签签””““总总裁裁审审批批””三三步步启启动动了了““修修改改留留痕痕””。。绿色色原原野野集集团团本本部部的的请请假假申申请请流流程程：：（4））网网络络办办公公（1））会会议议管管理理主要要功功能能：：会会议议室室管管理理、、会会议议调调度度、、会会议议审审批批、、会会议议记记录录、、会会议议查查询询（2））档档案案管管理理主要要功功能