秘书案例分析(新)

案例分析目录小玉求职….........3领导测评秘书二十题………….9一位政府机关秘书的自述….14苏珊一日…………21饭店经理秘书的一天………..36华盛顿与秘书的对话………..46历经四代的辅政元老………..50“总统的化身”…..56诸葛亮《隆中对》的启示….61陈毅市长换秘书………………67收集档案不及时

损失土地五十亩……………….72一张纸条………..76一字之差误人前途………….7914.秘书须有“过滤术”……………..8415.保密工作二则…..9016.以色列特工的招术…………….9817.网络入侵者……..10218.

贯彻谁的要求….10519.

办理一封来信，保护桂林风景………….109跑题………………115主持人为何“罢工”……….118中共中央一支笔——胡乔木……..121香格里拉案例….127硅谷的秘书……..136杨修之死…………140小玉求职秘书素养

小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财务经验。某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20-28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事人事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，能与人融洽相处。小玉把一则又一则的招聘广告从头到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘的涉外秘书要求很具体，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，小玉决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。

1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛增长，日本女性秘书占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书，男性占90%以上。这五则招聘秘书的广告，也有60%是男女不限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明干练，办事能力强，思想活跃，处事果断，能吃苦耐劳。企业需要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。2.要有较强的文化和专业素质。五则招聘广告都毫不例外地要求应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。【分析】有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低，是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、写作、工作的机会仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该是“中文要好，外语过关”，哪一个方面不好是蹩脚的。另外，值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务”，要求应征者有“一定的财务经验”，另一家要求“曾从事人事管理工作”。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会需要一专多能的新型秘书。３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、成熟老练的涉外秘书。五则招聘广告不约而同的要求应征者要具备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。４．要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生这样或那样的矛盾。涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术能够处理好方方面面的人际关系。

领导测评秘书二十题秘书素养

在领导的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家K•亚历克

•麦肯齐在其所著《时间管理》一书中，提出20道测评题目：

1.秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向？以及怎样将目标和意向同组织的总目标结合？

2.假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？3.他是帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？

4.如果别人不提醒他，他能否主动执行和坚决完成人交给他的工作？5.他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？

6.他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？7.他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？8.他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？

9.他所具备的秘书基本技能(例如文件归档、速记、和听电话的态度）是否无可指责？10.他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样继续工作？

11.他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？

12.他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你自己注意单位及与个人事务有关的出版物？13.他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？

14.他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或讨论，参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的顾客，或者你的行业？15.他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？

16.他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？

17.他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人完成？18.在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？

19.他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？

20.在调研工作中他是否称职？如能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有关事实、有分析、有建议的调查报告等？

一位政府机关秘书的自述

屈指算来，我的秘书生涯有近三年时间了。三年来，从一名秘书专业毕业生成长为一名文字秘书业务骨干，其中的甘苦，决不是只言片语可以表白的。现在追忆起来，给我磨砺机会最多的是1998年上半年。那时，区政府刚换届不久，新一届区政府领导班子成员大部分来自基层，对他们来说还有一个“适应”的过程，区政府办公室的文字工作任务也异常繁重。

当时，政府办公室Z主任刚从基层调任过来，原秘书科W科长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业务便“历史”地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大学秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的挑战。其中有一天，对我来说，挑战实在太大了。

那是1998年3月中旬的一个星期一。上周因W副主任要赶在星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交L副区长审阅。星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将L副区长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到L副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两部分要作些修改，另外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下班之前再交他审阅一遍。

令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，Z主任找到我，说刚刚接到市里的电话，市委督查组本周内要来我区开展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个关于小康区建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，从1991年开始部署到1997年基本建设小康区，前后历时六年多。而我在1996年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照Z主任的意见，打电话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己平时搜集的区内外相关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟稿时，已近十点钟了。我把提纲交Z主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放下话筒，对我说：“小石，我们一道到C镇看看合资企业的情况，现在就走。”

区长在C镇H镇的引导下，先后考察了五家合资企业。每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业发展提出一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下来。下午五点十分左右，已过下班时间了，L副区长才从会场出来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订完毕，中央电视台的《新闻联播》节目已结束了。我草草了顿工作餐，仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料。我泡了一杯有些发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致志地起草那个“大块头”文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已近次日凌晨三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以后，我都难以忘怀。那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。放在平时，肯定是W副主任负责修改L副区长的那篇讲话稿；肯定是W副主任陪区长下乡视察；肯定是由W副主任主笔起草这个“大块头”文稿，我只会充当个“配角”罢了。

现在再回想那天的“拼命三郎”状，真的不足一提，因为在政府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了。我又记起，曾有人以“一杯茶、一支烟、一张报纸看半天”之类的刻薄话来形容机关工作的“清闲”，事实上，就我的秘书经历而言，几乎每一天都是繁忙而有价值的。

【分析】

从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质：

1.秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到早上班，晚下班，节假日常加班。只有这样，才能适应紧张而繁忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书的。秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。

3.秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。

4.秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。

女秘书工作——典型的一日important苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求,详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事项。”苏珊从事秘书工作的背景对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在20来岁的年龄就担任一个负有重责的职位。苏珊18岁毕业于美国高级中学，然后接受1年的秘书专业课程训练。结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后6个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：“这6个月我获得不少宝贵经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。”苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任迈克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，即行生效。

苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，迈克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行。苏珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。”苏珊一天工作实录（办公时间从上午9：00到下午5：00，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟）。8：30

抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理怀特经理办公室及检查迈克经理办公室。8：55

检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头。（信件宜如此慎重处理，以免他人窥视）9：15

拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，怀特经理到达办公室，嘱我到他办公室作大约5分钟的口授笔记。迅速整理出即将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。向怀特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续做笔记。回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受

训练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，即将为怀特经理工作。怀特

经理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告

杜娜小姐，以她能协助我工作表示高兴。怀特经理当面嘱咐如有需要可

找她帮忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。9：50

回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公

室接听的电话。捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别紧要的待复函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理。接听几通电话，其中一通为一位盛怒的客户B先生打来的，他要求与迈克经理直接讲话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立即查明，尽快打电话告诉他。10：10

决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午以前打电话告诉我。10：20

回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报费用数字的核对等，一一交代。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要。一旦点清无讹，以后再有差错就无须负责。10：40

开始誊清怀特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为怀特经理

打的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无

论如何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时

赶不及，但我并没有明白告诉他们）。11：10

打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公

室时，怀特经理接听一通私人电话，决定提早于3：00，而不是原定的5：00动身，因此，我至少必须在2：30左右为他准备好应带的公事包。11：15

回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4：00召开的会议提前到2：00。怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查

一遍，并通知杜娜小姐作实地见习。征信所来电话，告知客户B先生的帐目详情，既得完整资料，自可回

复B先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带

的文件。与B先生通电话，他似乎很满意。将经过记下准备告知迈克经理，

并将这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要电

话，访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当，

只等最后一份资料。11：45

整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能知道来信大致内容。怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的案头始终准备好一本笔记簿。翻开空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正。并置于怀特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的“速件”卷夹内。12：15

正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来客在访客名薄上签名。杜娜小姐通常都在1：00整吃午餐，征求她是否能改变计划，暂时照顾一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处。1：15

重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。杜娜小姐将她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。1：30

怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他

的太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。1：40

将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中。

检查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥怀特经理的最后资料。2：00

怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所

有的电话，使我们不致受到干扰。2：20

三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事

项。2：30

重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有

少数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈

记出来，一并来问我。将怀特经理的公文包准备妥帖。2：45

答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正。继续处

理第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料。3：00

怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了一口气，继续整理信件。接到迈克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱转告办公室有关同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理

希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。3：15

察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。告诉她完成后尽可

以休息了。打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营业部两位领班（迈克经理也是他们的上司）联系，能否派两位打字员来，一位说很难帮忙，另一位说3：30之后可能派出两位打字小姐。一切准备

妥当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须

在今晚付邮。如果他们中任何一位必须5：00离开，现在就告诉我，以便

找人替手。两人都说可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步

工作，她愿意不管多晚，一直陪我工作下去，感谢她的这番好意。3：45

交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的

初稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。4：00

工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封限时信是给怀特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理。4：15

接获通知说两位客人来拜访迈克经理，尽管心里不欢迎这种干扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，两位借调来的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，要求免除这项工作。我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不要一心想到它是一件紧迫的工作。我要她坐在我的写字台旁边，一方面以电话告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。重新安慰了打字员，告诉她我了解她的感受，并请她可安心工作，不要在心理上受到干扰。假如在她必须离开的时刻而没能做完，我并不责怪她，于是这位打字员重新去打字。我则前往接待室，那位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外一位，并将他们的来意记录下来，以便转告迈克经理。4：40

电话铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件必须携带的重要包裹（我不觉自言自语地说：“哦！真糟糕！”），所幸离他起飞时间

还早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们

时间急迫，他们答应在5：00之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并

且告诉她西联公司即将派人来取。4：45

一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐将2：00的会议记录用复写纸打字誊清，因为这是密件不能假手于打字员。打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，7：00左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。5：00

接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一口气。两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在5：25离开办公室。对于她们的全力帮忙而致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢。5：30

办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存迈克经理的封袋的原因。会议笔录原稿将送给怀特经理。当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之际，我急速赶办迈克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之后，贴上足够的邮票，即将投邮。6：15

接怀特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。我从不让该做的事积压到第二天，因而我把他记在行事历上作为明天紧急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许多“应办事项”记在行事历上，以便打电话给文书中心有关怀特经理交办之事。

苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，说：“不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我以为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”我们问她：“苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个‘典型’的一天的秘诀？”她略一沉思，接着回答说：“我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。”请你回答看了“女秘书工作——典型的一日”后的问题：苏珊是什么学历？她的工作经历是怎样的？苏珊上班先干什么？下班前做什么？苏珊是怎样接听和打出电话？苏珊是怎样处理信函的？苏珊是怎样接待来访者的？苏珊是怎样安排惠特经理出差的？苏珊是怎样处理出差在外的麦克经理的事务的？苏珊是怎样对待杜娜小姐的？苏珊是怎样对待其他同事的？通过这个案例的学习，你对秘书职业有何认识，有什么感想？

饭店经理秘书的一天

“超豪华”饭店位于美国肯特市顿桥镇一个美丽的广场——圣安广场附近。这是一个非常现代化的饭店，它有100个双人房间和60个单人房间，所有房间都装有电话、电视机、空调机和电脑，并附有现代化的浴室。饭店虽装饰得富丽堂皇，但也处处透出旧时的豪华。这里有两个餐厅，其中一个对外部客人开发。饭店附有休息室、电视会议室、礼品小卖部等，并且有公共的地址网络系统。因为它是一个豪华级旅馆网的成员之一，所以它与属于这一往来的其他饭店可以用电脑互联网直接联系，客人们可住在任何一个饭店而直接向网络中其他饭店订房间。这里有完善的会议服务设施，一个大会议事可以召开大型会议或聚会，并有一些工作用的房间和小会客室。除此以外，它的停车场也可以同时容纳100辆汽车。玛丽小姐是饭店经理T.K.T.格罗乌的秘书，她的同事有：餐厅经理库克先生、帐目会计什克什伍斯夫人、房间管理员韦恩夫人接待员威廉姆斯夫人和格罗夫人、电信管理员及电脑操作员葛纳登夫人、贝兹小姐和贝克小姐（有时她们还要兼管接待）。玛丽的工作是由经理直接安排的，她并不直接负责哪一个具体岗位，但是在繁忙的一天中，她几乎要和所有的岗位打交道。今天，玛丽的工作是从安排客座开始的。在她的办公桌上摆着拉罗夫先生给经理的信，信中写道：“我和我的妻子准备下周到顿桥和威尔士旅行，要在这里订一个双人带浴室的房间，时间从星期二到星期六。在这里我有一些公事要办，而我的妻子则向随便游玩，买东西。我们希望星期五晚上招待几个朋友，请您帮助订一张八个座位的桌子。我们可能在下午到达，但还没有最后决定乘坐火车还是汽车。请用信件通知我们你的决定。”在这封信的空白处，经理用他潦草的字迹指示说；“已订好215房间，请赶快写信回答拉罗夫显示。费用为每人每天15英镑，外加服务费15%，包括导游费用。星期五晚上已订烛光室。”看到这些指示后，玛丽计算了大概的费用，走到计算机旁，草拟了一封给拉罗夫先生的回信。上午，玛丽小姐还安排了其他几项客座。肯特郡职业女子联合会秘书苏妮姬来信要求提供150至180人年度聚餐会的场所。为举行娱乐活动，要求提供一架钢琴和演员化装间。经理指示希望落实餐桌布置以及酒类供应的问题（饭店提供，还是客人自己带来），要求玛丽提前一星期安排与苏妮姬的约会。纳桑国际公司要在这里召开一次会议，约有30名代表出席。房间的安排很伤脑筋：有些人要带夫人同来；有些人愿意两人和住房间；而另一些人则坚持要单人房间。接待也很麻烦，有些人可能自己开车来，要安排停车场；而另一些人则要求去火车站接。经理指示：1.落实一份最后的代表名单，一定按字母顺序排列，以方便其他职员。具体形式：代表号姓名房间号（单人/双人）是否合住交通工具火车到达时间附注

2.要与出租车公司订好去接站的汽车（租得越少越好），最好按代表到达时间恰当组织。马桑公司经理马桑先生也来了以封信。他已订好下月7—8号来“超豪华”饭店住宿。现在他又计划在9—11号去巴黎出席一个贸易会议，然后依次去阿姆斯特丹、慕尼黑、里昂和罗马作公务旅行，每处停留三天。他希望能通过这里的饭店网络向其他五个城市的豪华饭店订房间。经理要求玛丽拟好文稿，交贝兹小姐用电子邮件与其他饭店联系，并把预订结果写信通知马桑先生的秘书。上午，格罗乌经理收到了老朋友约翰的信。约翰是饭店的前任经理，现已调任巴黎饭店经理。他发现那里的会议设施不够豪华级标准，希望格罗乌找一些顿桥饭店的材料寄去。当然，格罗乌先生只是向玛丽口述了信的大概内容，具体措辞要玛丽自己去斟酌。

1.了解一下电子计算机在饭店管理中的作用、价钱等情况，找一些有关这方面的书。2.给韦恩夫人写一个备忘录，告诉她可以考虑换用新型的被褥，因为许多家庭已居使用了。要求韦恩夫人准备一个有关材料。

3.专门为旅馆的会议设施写一个广告。

4.贝克小姐代表电脑操作员提出工作时间太长的书面抗议。要玛丽与她们谈一下，准备一个劳资关系的报告，看看是否要加入，到哪里才能找到合适的人选。

经理走后，玛丽就专注于这些调查报告，显然，它们都要耗相当多的时间和精力才可能完成。然而她的工作常常被一些其他的事情岔断，因为在经理外出的情况下，她要负责与经理有关的应答。玛丽的工作是繁忙的，但她为自己的工作感到自豪。她是这家饭店的“老”秘书了，曾经为三位经理服务，他们都很赏识她的工作能力和服务热情。今天，玛丽非常高兴，因为格罗乌在口述给前任经理约翰的复信中，再次感谢他留下了这么一位好秘书。比如，纳桑国际公司的秘书打来电话，对公司会议的安排提出五点特殊要求：一位发言者要8毫米规格的幻灯机；9号的会议要用录像设备；主席的夫人需要特殊的食谱；宴会上首席的女士们需要鲜花；宴会前要找一个摄影师拍照。玛丽把这些要求记录在案，留交经理明天处理。

虽然这是一个外国饭店经理秘书工作的案例，但它对我国饭店经理秘书的工作仍有借鉴意义。

1.饭店经理秘书必须具有良好的记忆力。从本案例可以看出，饭店经理秘书的工作是繁杂而琐碎的。其基本任务是：处理来往信件、应答电话与来访、听取经理指示、草拟文书与信件、安排约会与客人住宿、文件和信件的存档管理，以及协调办公室各种事务。此外，秘书还要完成经理临时交办的其他事项。所有这些，光靠脑子记是不行的，因主再好的记忆力也会有失误，而秘书小小的失误，就可能导致一场灾难。有经验的秘书决不仅仅相信自己的记忆，而总是随身带一个记事本，把各种事项随时记下来。随着科技的发展，现在有“商务通”、“文曲星”、“小秘书”之类的电子记忆工具，秘书更要学会使用，以弥补自己记忆力的不足。

[分析]2.饭店经理秘书必须提高办事效率。从本案例可以看出，饭店经理秘书的工作头绪繁多，如果不注意统筹安排、科学运筹，就可能降低办事效率，造成误时误事。聪明的秘书，总是根据事情的轻重缓急，把它们分成A、B、C三类，先完成最紧急、最重要的A类事项，再完成比较急、比较重要的B类事项，最后完成一般性的C类事项。这样，就可以避免遗忘和延误重要而紧急的事项，大大提高工作效率。饭店经理秘书必须善于运筹时间。对于秘书来说，时间是她的惟一资本。如果能够合理地利用时间，哪怕从每一小时中挤出几分钟，累积起来，就能从一星期中挤出可观的几小时。将它用来学习，扩展自己的知识和才能，就能不断提高自己的工作效率。下面提几点节约时间的建议：一是有效地利用你的桌子和抽屉。除了手头正做的工作之外，决不要在桌子上乱堆放各种材料。最好用一些分类的活页夹存放你暂时不处理的文件，依次放在抽屉里备用。二是有条不紊地工作。尽量把一些准备工作做好，以免几件事情挤在一起，造成手忙脚乱。

同时，要熟悉本单位各部门的情况，以便于归口办理。

三是安排计划要考虑到实际情况，并留不余地，准备好应急措施。

四是善于和同事合作。如果你的同事为了一件限期完成的工作在加班，要尽量去帮忙，决不能一下班就不管别人。这样，当你遇到难处时就一定会得到别人的帮助与合作从而提高工作效率。华盛顿与秘书的对话乔治.华盛顿是北美独立战争和组织者、领导者，大陆军的总司令，后来成为美国的第一任总统，并在第二届总统竞选中获得连任，是美国妇孺皆知的人物，素有“国父”之称。在1789年华盛顿刚刚当选为美国联邦政府总统时，美国的国家机构还不健全，白宫办公厅是后来才组建的。一位总统如果需要帮手只能自己支付薪金，而国会是不会为总统的私人秘书提供起码的经费的。因为国会认为内阁成员们可以向总统提供他所需要的全部意见，其他的助手总统是不必要的，面对繁杂的事务工作，华盛顿不得不自费雇请了一位秘书。但是这个秘书却经常上班迟到。而且每次迟到都会为自己找出理由。有一次，这个秘书上班又来晚了，他解释说他的手表慢了。华盛顿非常严厉地说：“要么你换一块手表，要么我换一名秘书。”秘书工作的好坏要以是否让领导人满意为标准.什么时候领导人需要,什么时候秘书就要开始工作.在为领导工作服务的过程中，既有琐碎的日常事务，又有繁重的突击性任务，而且事事都与领导工作有关，都领导工作作风的体现。因此秘书人员一定要有勤奋的工作作风，具体体现在四个方面：一是腿勤。要多深入基层，了解情况。在秘书岗位上，看得多，听得多，见识广，但往往容易眼高手低。因此多到基层了解情况，不但可以广泛接触群众，而且还可以克服眼高手低的“秘书职业病”。要大胆地问，直到弄清楚为止，不能有所顾虑。多问是为了多了解信息，有利于工作。三是手勤。要勤记录，勤整理，勤写作。秘书要养成随手做记录的习惯。四是眼勤。这里包括两层意思：一要多看文件、资料、书、杂志，接受各种信息；【分析】二是要在待人接物、参加会议、倾听别人发言时，多观察周围情况，注意会场动态、群众情绪等等，只有这样才能获取大量的、有用的信息。华盛顿的秘书与勤奋相反，而是懒散。他连起码的按时上下班都不能坚持，更谈不上有勤奋的工作作风了。这样的秘书被领导人“炒鱿鱼”是毫不奇怪的。

历经四代的辅政元老古代秘书古代用人，历来都是一朝天子一朝臣.但三国时的刘放和孙资却历经四代而不衰，当权者不疑，同事者不妒，终其一生而未离权臣之位。这在中国历史上不能不说是一个例外。汉末政治污浊，民不堪命。外有黄巾之起，内有董卓之乱。董卓诛后，朝政仍然擅乱，矜功争权，互相攻击，不可一日。曹操挟天子以令诸侯，置秘书令，典尚书奏事。秘书一词由此而起。公元205年，曹操任刘放为主簿记室，后与孙资俱为中秘书郎.曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘书为中书，任刘放为中书监，孙资为中书令，并加级晋爵，赐爵刘放关内侯；三年后又晋爵刘放魏寿亭侯，孙资关内侯。文帝死后，明帝明帝曹睿于公元227年即位，尤见宠任。故同加散骑常侍，晋爵刘放西乡侯，孙资乐阳亭侯。明帝死后齐王曹芳于公元240年即位，以刘放、孙资决定大谋，加官晋爵几近于一身。直到嘉平二、三年，刘放、孙资相继逝世，分别谥敬侯、贞侯。

刘放、孙资在辅政工作中有“四不”：一是能力高超而不狂。在汉末群雄并起，胜负难分之际，刘放纵观天下，便已看出“废兴不理”明确“去就之分”。刘放善写文章，朝中诏命，多为刘放所为。明帝青龙元年（公元233年），孙吴遣将招诱公孙渊，明帝欲檄讨之，满朝大臣多以为不可，独有孙资胸有成竹，主张檄讨，果获全胜。刘放、孙资文韬武略，可谓全才，每每加功晋爵。但他们深知古之至戒；“大臣太重者国危，左右太亲者身蔽”，故从不以此为荣，始终以常人自诩。

二是品行卓越而不显。刘放孙资既为中书监、令，“内图御冠之计，外观庙胜之划”，往往都出自刘放、孙资二人。一般踞此参政大业者，往往多借此作为进身之阶，窃为“专利”，甚至忘乎所以，飞扬跋扈，以示显赫。而刘、孙二人却从大局出发，“功高而居之以让，势尊而守之以卑”，提出“动大众，举大事，宜与群下共之；既以示明，且于探求为广谅是每逢朝臣会议，刘放、孙资也很少先谈自己的见解，多半都让其他同僚各抒己见，然后”择其善者推成之，终不显已之德。”不表现自己，不哗众取宠。三是处事宽容而不偏。在一个群体之中，上至朝廷，下至黎庶，总有一些问题认识不一，或发生分歧，或意见不合，甚至互相攻讦，导致成见。刘放、孙资从不偏执一端，亦不介入此类争持之中。在他们的调解之下，很多矛盾都得到化解。四是待人以诚而不虚。刘放、孙资既在朝中日进，毁誉之声亦日有所闻。有的无端妒害，有的构造谤端，怨隙甚重。但他们从不计较，亦终无恨意。终使敌对者渐服，主动求释宿憾。刘、孙二人认为，倘使针锋相对，陷入无聊的人事纠纷中，即使不两败俱伤，也会无端耗费精力。这种以诚待人的作法，不仅化解了许多矛盾，也增进了人与人之间的友谊。【分析】

刘放、孙资历经四帝，从武帝曹操、文帝曹丕、明帝曹睿到齐王曹芳，这些帝王不独文韬武略各异，其性格气质也迥然不同。处在这样一个多事之秋，而不失做人之道，又能适应不同的环境，保全自己，诚为难能可贵。他们所以能立住脚跟，最根本的就是对上忠贞不渝，对下克己让人，居高位而不为上，在下位而不为低；居宠思危。得意时不忘形；聪明洞察，处逆境不自馁。在众说众纭、是非混淆之中，能保持清醒的头脑，博辩宏大，忘得失于身后；胸有成府，知成败之因由。只有如此明智、忘我，才能大彻大悟，历经四朝而终无毁誉。研究刘芳、孙资成功的秘书之道，对照现实生活中人与人之间的新关系，不能不使人感到开阔、自由、超越。倘能像刘放、孙资一样不快的一些琐事，就一定能减轻潜伏在内心深处的块垒，在社会历史这个大舞台上扮演好秘书的角色.

“总统的化身”外国秘书

美国白宫办公厅前副主任迪弗，以其聪明才智博得了里根总统的赏识，里根长期以来把他作为知心人。迪弗对里根非常了解，甚至不亚于里根的夫人南希。他可以过目总统批阅的每一人份文件并提出自己的意见，可以在总统面前随心所欲地对任何一件事发表自己的观点，最终，总统往往采纳他的意见。他可以左右里根总统作出重大人决定或其他方面的政策。例如在选择共和党代表大会基调发言人的问题上，他力排众议，使自己意见占了上风。再如贝克被任命为白宫办公厅主任、前国务卿黑格的下台和国家安全顾问的人选，均也出自迪弗的主意。在重要国际问题上，他同样可以对总统施加影响。迪弗为维护和改善里根总统的形象立下了汗马功劳，因此被人形象地称作“总统的化身”

这位影响力如此之大的美国办公厅前主任，身份是政府官员，实际上也是一名“官员秘书”。从事秘书工作的同志从其辅政工作中也能受到一些启发。首先，要取得领导的信任，成为领导的知心人。领导与秘书既是上下级关系，又是同志关系。秘书工作者一方面对领导的一言一行要用心领会，要根据领导的意图和要求出色地完成交办的各项任务；另一方面，对领导的工作作风、工作习惯以及兴趣爱好等也必须了如指掌。要经常征求领导对自己工作的意见，取得支持和指导。要同领导交心通气，让领导了解自己，使自己与领导亲密无间。只有这样，才能赢得领导的信任，成为领导的知心人，才有可能当上一名称职的秘书。

【分析】

其次，要注重信息的收集并提出切实可行的方案，为领导决策服务。美国总统里根在一些重大的人事决定方面最终往往采纳了迪弗的意见，一个很重要的原因，就是迪弗收集了各方面的信息和情况，权衡利弊，所以言之成理，持之有故。当前，随着高新技术的发展，各行各业都在深化改革，信息无所不在，无时不有。领导个人不可能对纷繁复杂的事物全都有所了解，也不可能详尽地掌握变化多端的各种信息，因而有时决策缺乏科学性和准确性。面对这浩瀚而又瞬息万变的信息海洋，秘书必须及时地选择、收集、积累和传递，并提出可行性方案供领导参考，使领导决策尽量建立于科学、准确基础之上。秘书收集的信息，提供的方案越多，领导决策失误就越少，秘书工作的效率就随之提高了。

第三，要大胆地、创造性地进行工作，做一名“智能型”秘书。秘书既然是领导的助手和诤友，就要善于开动脑筋，多想办法，出谋献策，敢于向领导提建议和意见，替领导解忧排难，让领导尽心大事尽心国事，尽量少犯错误，这是秘书最难能可贵的。阅读每一份文件，处理每件公务，参与每一次讨论，秘书都要有自己的主见，能在自己职权范围内处理的事情，就要全权负责处理好，不必再去请示领导。工作要有新意，要富于开拓精神，富于创造性。但这决不是说，秘书可以任意撇开领导，甚至凌驾于领导之上，自以为是，胡作主张，乱用权力。相反，领导的工作经历一般较长，经验丰富，无论政策理论水平，还是文化修养、工作能力、工作方法，都值得秘书很好地学习。我们应努力使自己成为一名现代的、具有知识、精力、能力等素质的“智囊型”秘书，像迪弗一样，成为“领导的化身”。诸葛亮《隆中对》的启示古代秘书important

一代名相诸葛亮以其足智多谋成为中华民族千古传颂的智慧化身。他一生致力于匡扶汉室大业，为实现魏吴蜀三足鼎立付出了全部心血，是蜀汉领导集团的砥柱人物。诸葛亮为刘备提出和实施过无数条建议方略，而其中有名的“隆中对”则是他从战略角度提出的安邦定国之计，可以说影响了整整一个时代的历史进程。高卧隆中、躬耕陇亩的诸葛亮，为什么能提出如此重大的建设性决策建议呢？首先，诸葛亮所处的时代环境和政治地理环境为他观察局势变化，认识时局潮流提供了条件。资料表明，在诸葛亮出山之前，曹魏、孙吴政权已相对强大，中华大地已较为明显地呈现出“北曹南孙”的政治军事格局，只是刘备尚处于兵弱势孤之中，这一大局诸葛亮是比较清楚的，这是政治环境。同时，诸葛亮当时所居的隆中接近兵家必争的荆襄之地，离长江和汉水不远，客观上为诸葛亮熟悉军事谋略及其战略战术提供了地理上的条件，

为他日后得心应手地运用“草船借箭”、“巧借东风”等计做好了天文地理方面的铺垫。隆中除了是政治、经济、军事交合点外，还是文化、思想交流之地，云集着诸多贤人志士，如孔明交往的崔洲平、石广元、孟公威、徐庶、司徽等人，都是很有思想见地的人物，他们经常“击桌而歌”议论天下大事，交流各自的思想，这些对孔明密切观察局势变化，等待“匡扶挤世”起到了不可忽视的作用。其次，“隆中对”的产生与诸葛亮躬耕十年，苦心积累，磨砺自己关系极大。当时隐居的诸葛亮，不同于陶渊明，阮藉等隐士，他不是逃避现实，而是在时刻静观时势变化的同时，刻苦攻读兵书、历史，细心钻研经国之道，不断充实和丰富自己，“以待天时”，是一个“面壁十年图破壁”的有心人，他当时的“高卧”正是为以后“出山”厚积“内功”。

其三，“隆中对”的问世与诸葛亮收集大量而确凿的社会信息，并实事求事地分析研究有着重大的关系。《隆中对》约500字，其中前300字是对当时天下形势的概括和分析。诸葛亮广泛收集了包括北方的曹操、江东的孙权、荆州的刘表、益州的刘璋、汉中的张鲁等各个势力的情况，认真分析了寄身新野、壮志不减的刘备所面临的各个对手及其刘备自身的发展可能性，运用他平时研究历史、兵法及文化地理等各方面的广博知识，向刘备提出了“避开强大的曹操和孙权，向力量薄弱的中西部发展，然后积蓄力量，乘虚进兵中原”的战略，以后的实践证明，诸葛亮的兴国战略是完全正确的，这种天才的预见性根植于诸葛亮的十年研究、厚积薄发之中。历史是一面镜子。一些常苦于提不出高质量建议的秘书不妨从“隆中对”中吸取有益的启示。启示之一：秘书所处的环境和位置为广泛了解政治、经济、文化等各方面的的情况提供了有利的条件：秘书跟随各级领导，随时随地可以领略和学习到领导的工作艺术、决策规律及处理各种事务的方法；秘书广泛接触各个职能部门及社会各界贤能，可以请教和学习各方面知识，这些便利的条件是秘书人员积累知识、增长才干得天独厚的优势。身在“宝山”，眼到手到，勤于学习，一定以能够达到“广猎”知识的目的。【分析】启示之二：秘书要办文办事，就必须乐于搜集和积累包括历史、现实等方面的知识和情况，这是工作上的需要，要求秘书人员必须”积累“；秘书要接受领导的咨询，随时为领导决策提供参考依据和建议等，就必须搞好调查研究，了解真实情况，分析问题的来龙去脉，做到吃透情况，心中有数，这是服务上的特点，要求必须“积累”。搞好知识上的积累和情况上的积累，就能达到“厚积”的目的。启示之三：把握全局，客观分析，学会寻找事物发展的规律，善于提出符合事态发展方向，有利于解决问题的具体途径，注意从事物发展的方向处着眼，从决策操作的细致处入手，并充分运用“广猎”和“厚积”的知识与情况，就一定能够提出高质量、高水平的决策建议。总之，只要有效利用自身的周围条件，把建议和意见箴言就一定能够变为领导实践的决策。陈毅市长换秘书

据《人民政协报》载，解放初期，陈毅担任上海市市长，他身边有两个秘书。每当陈毅在批文件、作决策时，很想知道秘书的意见和看法。但这两个秘书总是说：“你的决定太英明了。”“你的批示太正确了。”对这种现象，陈毅起初只是皱眉头，可事后检查工作时，他发现这段时间里做了不少错事，心里很不好受。他说，秘书恭维我虽然不是坏心，更不是有意害自己，但一个人听不到不同意见，总是听一些悦耳的恭维话，就难免要犯错误。于是，陈毅决定换秘书。他要求新调来的秘书，在敢干向他反映真实情况，的提出不同意见，不要只是唱赞歌。秘书们按照陈毅市长的要求努力去做，果然，后一段时间的工作比以前好多了。【分析】陈毅市长换秘书的故事，对秘书人员至少有以下几点启示：启示一：领导需要听取不同的意见。中国有句古话：“智者千虑，必有一失；愚者千虑，必有一得。”任何人在考虑问题时，不可能总是正确的领导者也不例外。大凡事业有成的领导者，无一不是广泛听取意见，并择其善者而从之。否则，就会像陈毅所说的：“一个人听不到不同意见，总是听一些悦耳的恭维话，就难免要犯错误。”秘书人员一定要懂得领导者的这种心理，积极提出各种意见和建议，充分发挥参谋作用。启示二：秘书人员要敢于向领导者提出不同意见。有些秘书人员担心提意见会得罪领导，不敢向领导者提不同意见，对领导者唯唯诺诺；即使有不同意见，也只是闷在心里，这种做法是不可取的。秘书人员如果发现领导者对某个文件批示不妥、某项决策不周或决策在执行中有误，应当及时提出来，同时拿出解决的办法和建议。绝对不能惟领导意见是从，或为取得领导者一时欢心而故意恭维领导，这于工作、于领导、于自己，都没有好处。启示三：秘书向领导提建议时，应当讲究方式方法。尽管领导者内心希望秘书人员帮助自己多出主意、多提建议；但是，领导者同时又希望不要因此而损害自己的领导威信。如果两者之间发生了矛盾领导者往往会选择维护领导威信，而不采纳正确意见。懂得了领导者的这种心理，秘书人员在向领导者提出参谋建议时，一定要讲究方式方法，从维护领导者的威信出发，选择恰当的时机和场合，运用恰当的表达方式和语言，使领导者在愉快的心境中接纳自己的意见，达到动机与效果的高度统一。在现实生活中，秘书人员大致有四种：第一种是坚持原则，光明磊落。对领导正确的决策认真执行，不折不扣，对领导者的错误主张也敢于提出不同意见，同时很注意提意见的策略。这些秘书人员是领导者真正的好助手和好参谋。第二种是惟命是从，随波逐流。他们工作勤勤恳恳，但过于谨小慎微，对领导者的决策或意见不辨是非曲直，不管正确与否，一味地执行与盲从，有时明知领导有错，也不进行争辩。这些同志尽管没有坏心，但与助手、参谋的要求相去甚远。第三种是阿谀奉承，哗众取宠。有些秘书人员对领导的意见看眼色行事，领导说好，他们就大唱颂歌；领导说孬，他们马上就来个一百八十度大转弯。这类秘书人员的用心显而易见，就是希望博得领导者的欢心，达到向上爬的目的。第四种是助纣为虐，同流合污。有极少数品质恶劣的秘书人员，不是为领导人出好主意、提好建议，而是出歪点子、坏主意，帮倒倒忙。他们为了谋求一已之私利，不惜将领导者拉下水，或与某些领导者同流合污。这类秘书人员“成事不足，败事有余”，是领导身边的危险分子。这四种人中，只有第一种是可取的；秘书人员应当为此而努力。

收集档案不及时

损失土地五十亩某区直属机关在职干部80年代初期，将一块面积近五十亩的土地借给西安市某肉联厂。随着事业的发展和员工的增加。90年代初，该机关想收回该厂所借去土地，但找遍了全机关的档案材料，就是找不到有关当时办理集借地的手续的文件材料。据机关干部的几位老同志回忆，当时将土地付借给肉联厂时，有关材料保管在老局长手中。时隔不久，老局长就调离了机关。由于当时机关档案室的工作人员没有及时收集这些文件材料，造成了档案的缺失。由于某机关拿不出证据，肉联厂又不肯承认，因而也就收不回那块借出去的土地。该机关曾想借助法律，通过打官司的办法讨回，但苦于没有档案作为凭据，只好作罢，按土地市场价格估算，白白损失了几百万。该机关借出去的土地，最后落得了一个收不回来的结局，这是为什么？就是拿不出档案材料作为凭证，空口无凭，对方自然不会拱手退还。从这件事中，暴露出该机关的档案材料是不齐全、不完整的，档案管理是一个薄弱的环节。机关档案室是一个集中管理本单位档案的机构，机关档案室的收集工作十分重要。收集工作主要是指机关机关单位内文件材料的归档。1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》中指出：“机关应该建立健全文件材料的归档制度。机关活动中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行整理和立卷，并定期向档案室归档。”【分析】

1987年9月5日，第六届全国人大常委会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。”实践证明档案的收集工作十分重要，可以避免造成档案垢缺失，否则档案一旦缺失，所造成的损失是巨大的、难以弥补的。上面这一实例的教训是很说明问题的。一张纸条

某年七月，洪峰多次袭击C市，该市从领导到群众都处于高度紧张，高度戒备的状态。某日，防汛总指挥部的电话铃响了：长生桥附近的“巴耳垸”决口！接到报警，指挥部立即调兵遣将，奔赴现场。来到现场，之间大堤内的“子堤”被河水撕开一丈多宽的口子，决口处洪水垂直落差近三米。见到何种情形，指挥长焦急万分，赶紧指挥抢险队伍用草袋灌土堵口。但是装满土的草袋一丢进决口，就被湍急的洪水冲走了；后来指挥长采纳一位老同志的建议，将装满大米的麻袋投入决口，想通过大米膨胀来堵住决口，也未奏效。眼看着一包包雪白的大米扔进水里，秘书小胡悄悄地塞给指挥长一张纸条，上面写着“该‘巴耳垸’面积十五亩，去年早稻总产量八千四百多公斤；该段大堤通过整治已达五十年一遇防洪工程标准”。看完这个纸条，指挥长立即下令“停止堵口”。听到命令，大家愕然。指挥长才慢慢道出原委。原来，投入水中用来堵口的大米已远远超过该垸去年早稻总产量，而且“巴耳垸”的决口并不会影响大堤的安危。事后，在抗洪抢险表彰大会上，胡秘书因参谋有方，得到了重奖。【分析】当秘书发现领导的决策出现偏差以后，如何处置？除了胡秘书的方法，还可设想出若干其他方式：（1）直截了当地向领导进言，要求领导下达停止堵口的命令；（2）按照管理层次的原则，由秘书向办公室负责人反映；（3）作壁上观，认为秘书只管服务，决策是领导者的事，“船翻了我是拉纤的，起火了我是住店的”。

三种方式，哪种是恰当的？一字之差误人前途

战士蔡某，原在广州军区某部分队服役，于xx年12月退伍。回乡后，蔡某持退伍证件，去四川省南充市复退军人安置办公室报道，谁知安置办公室领导查阅档案后说：“你的档案没到，按有关规定，退伍军人必须有档案才能入户口，否则不予接收。如果超过3个月，即使找回档案，也不予接收。”蔡某当即给连队去信查询档案下落，可无人回信。XX年12月至第二年4月，他又多次给部队去信，仍无回音。当地民政局给部队发公函查问，也如石沉大海。在这种情况下，蔡某被迫返回原部队，部队却因档案已经寄出而不管他。后几经周折，蔡某终于在西充县人武部找到了档案。原来部队在寄档案的时候，误将接收单位地址——四川“南充”写成了四川“西充”。当他取回档案报到时，地方民政局却在蔡某的介绍信上写了“退回部队，请部队列为下批退伍”。其理由是：已经超过了规定的3个月的限期。这样，蔡某回乡近两年，生活、就业等问题无法解决。【分析】战士退伍安置必须依据人事档案进行。人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以备考查的文件材料。无论人员的调动、任免，还是入党入团、晋升、调动，都要查阅人事档案。随着当事人的工作变换，档案也要变换管理部门。本案例中，南充市复退军人安置办公室按规定办事，没有接收蔡某是正确的。错误在于广州军区某部分队管理人事档案工作人员。由于他们粗心大意，将南充写成西充，一字之差，使人事档案的传递发生错误，才导致蔡某退伍两年仍得不到安置。

人事档案的传递工作是一项基础性的工作。传递工作要求做到以下三点：1.

及时。为避免档案工作人员管理脱节，档案应随着人员调动或职务的变动而迅速地传递，避免“有人无档”的现象发生。中央组织部下发的《转递干部档案材料的通知》中明确指出：“干部档案材料应于干部调走后三天内转走，不得积压。”要做到这一点，人事档案部门发出调动和任免的通知时，应抄送给协管机关和人事档案管理部门，以便续填职务变动和转递档案等。档案管理部门和协管单位接到通知后，应及时将有关人员的档案转给新的主管部门，若新的主管部门在某人报到后，未收到档案，应向其原主管，协管单位催要。本例中，当地民政局给部队发公函查问也是正确的。2.

正确。转递人事档案必须在已确知有关人员新的主管、协管单位的情况下，按照县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门可以直接相互转递人事档案的规定，尽量直接将人事档案转递至某人的新的主管单位。不要转递给某人的主管或协管单位的上级机关与下级机关，更不能盲目转递。3.安全。转递工作中应确保人事档案材料的安全，杜绝失密、泄密和丢失现象。转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮件，必须经过严格密封，以机密件通过机要交通转递或由转出单位选政治可靠的人员专门递送。转走的档案应在转出材料登记簿上登记，注明转出时间、材料名称、数量、转出原因、机要交通发文号等；并在档案底册上注销；填写传递人事档案通知单。人事档案不准本人自带。凡是转出的档案均应密封并加盖密封章，严格手续，健全制度，保证绝对安全。秘书须有“过滤术”

一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：“你们工会是怎么回事？听办公室的同志说，就差你们的学习计划没有报上来了！刚才打电话找你们主席也找不到。上次常委扩大会工会主席也没有出席，你们工会这种拖拖拉拉的作风要改一改了！”小张心里明白，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也耽误了报学习计划。在书记面前没有机会解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我们作风拖拉，说您上次没有参加会议，计划也没有交。”“我小孙子住院一个多星期了，哪有时间讨论计划？上次会议我不是向党办老李请了假吗？这个书记也太官僚了!”案例提出了这样一个问题：秘书应该怎样“上传下达”？人们戏称秘书的工作是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”，都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实呢？答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果使工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的贯彻执行。碰到领导批评下属，秘书传达时就要加以“过滤”。党委书记是在不了解实情的情况下批评工会主席没出席会议和没按时报计划的，这种批评明显是失当了。书记如果了解情况，也许就不会发火。【分析】这时，秘书应该换一种方式传达。比如，可以向工会主席说：“书记问您上次怎么没出席会议，可能他不知道您已经向党办请了假，要不要找机会向他说明一下？”“书记催交工作计划，听说就差我们了，看看什么时候我们把计划定下来？”这样，既传达了书记的意见，又不至于加深误解、激化矛盾，可以说，秘书在传达领导的意见时，有时是需要适当加以“过滤”的。

毫无疑问，秘书要忠实传达指示，准确地汇报情况，不能随意加进自己的意见，任意地阐发、解释甚至曲解领导的意见。但是有的时候是需要“捏头去尾”或变换方式的“过滤”，原封不动的“上传下达”，反而会造成不良效果。比如以下情形是需要特别注意的：1．传达领导对下属的批评。很多时候领导批评下属是恰如其分、实事求是的，但是有时也会由于种种原因而造成批评失当。这是，秘书就应该做点调查，了解情况，然后淡化领导批评时的情绪化色彩。如果将领导带浓重感情色彩的批评甚至有明显失当的批评照样传达，势必会给贯彻领导意图带来困难。2．转达领导对另一领导的评论。领导有时会在秘书面前议论另一领导，遇到这种情况，秘书不要随声附和，更不要“坚决的站在领导一边”。对这类评论，在被评论者面前，最好三缄其口，避而不谈，如果确需将领导的意见转达给另一领导时，必须进行适当的“过滤”，有选择地转达，不必也不能过细陈述具体意见，更不能添油加醋、大加渲染。3．向领导汇报下属的意见。下属的意见，特别是对领导的批评性和对工作的建议性意见，只要是善意的，都要及时地向领导反映，让领导掌握情况，适时调整工作对策，改变工作作风。但有时群众可能由于不了解领导或由于见解不同而对领导产生误解，这是同样需要“过滤”。如果没有选择地汇报，或对于某些心胸狭隘的领导，这种汇报会无异于“打小报告”，其结果可能会造成领导与下属之间的矛盾。需要秘书加以“过滤”的情形是很多的，秘书在这其中应小心翼翼，绝不能只是“学学舌”的传声筒。

保密工作案例案例一：与好朋友的谈话