第五节 常用公务文-通知的写作

第五节常用公务文书的写作

——通知的写作一、通知的概念通知，是上级机关对下级机关、平行机关，以及机关内部发布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使用的一种公文。多数通知都是下行文，少数是平行文。

因此，通知不可有“签发人”。二、通知的适用范围1.批转下级机关的公文2.转发上级机关和不相隶属机关的公文3.传达要求下级机关办理的事项和需要有关单位周知或者办理的事项4.任免人员。三、通知的特点1.适用面宽，应用广泛：使用范围广、发文单位广；内容涉及面广；作用广；使用频率高。2.发布形式灵活：文件、电台、电视台3.具有指导性、知照性4.时效性强：制发迅速、机动性强，快写、快发四、通知的种类根据内容的不同，通知可以分为六大类：1.指示性通知：发布指示、布置工作2.批转、转发性通知：重点在被批转、转发的公文（批转：上级批转下级；转发：下级转发上级）3.发布、印发性通知：公文由本机关或本机关和其他机关联合撰写并以本机关名义发出

发布：行政法规或规章印发：普通事务文书4.告知性通知：交流信息，毋须执行5.会议通知6.任免通知五、通知的撰写通知一般由四个部分构成：标题、主送机关、正文、落款。1.标题一般使用完整式的公文标题，即由发文机关名称＋发文事由＋文种三部分组成（批转转发性例外）。如果事由十分重要或紧急的，可以在“通知”前加上“紧急”、“重要”等一类词，比如《关于防止发生重大火灾事故的紧急通知》。如果是两个或者两个以上的机关联合发文，可以在“通知”前加上“联合”词语。如果是对前不久发的文件内容进行补充，可以在“通知”前加上“补充”的词语。

标题的三个部分有时可以省略发文机关和事由部分。A.如在文头中已标题发文机关或标题太长，标题中的发文机关就可以省略；但如果是两个单位以上联合发文，不能省略发文机关。B．事由单一、内容简单的通知，或者发文范围很小的通知，其发文机关和事由部分都可以省略。这种称为“省略式标题”，比如《“十一”黄金周国庆放假通知》。2.主送机关通知一般都有特定的受文者，因此要标明主送单位。主送单位为两个以上的，依惯用次序排列。如果是向下级机关普遍发送的公文，主送机关名称按法定或约定俗成的惯例排列。单位向内部下级机构发文，可根据本身的机构设置情况，用“各处室”、“各车间”等统称。

3.各类通知正文的写法通知一般由三个部分构成：通知的缘由和目的——开头：通知的原因、根据、目的和必要性通知事项——主体:按种类不同分为不同写法执行要求——结尾：提出贯彻执行的要求和希望（1）通知开头缘由：根据：“根据”、“依据”、“遵照”、“XXX决定”目的：“为”、“为了”用“由于”、“因”、“鉴于”等点出原因直接简述某些情况作为原因开头和主体之间的过渡要用承启用语转入，过渡用语往往是：“特通知如下”、“特作如下通知”、“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“现就有关问题通知如下”、“特作如下紧急通知”（“特紧急通知如下”）等。

2、通知的主体（1）指示性通知：要写明所作出的指示、工作安排，以及交代方法、措施、步骤、需要注意的问题等。内容繁杂的，可分条列项表述。内容必须具体可行，以便下级机关贯彻执行，避免写得笼统抽象。要开门见山，忌转弯抹角。在叙述事项时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容则尽量简略，扼要交代即可。一般来说，机关层次高，任务和要求可以原则些；机关层次低，任务和要求可以具体些。教育部办公厅关于做好预防中小学生溺水事故工作的通知各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教育局：在每年发生的中小学生安全事故中，溺水是造成广大中小学生，尤其是农村中小学生非正常死亡的主要杀手之一。随着夏季的来临，中小学生发生溺水事故又进入了高发期，近期已陆续发生多起中小学（幼儿园）学生溺水身亡的事故，有的是学生在上学途中到池塘边捉鱼虾时失足溺水，有的是在双休日学生到桥上玩时不慎掉入水中溺死，有的是学生在放学路上到池塘游泳时溺水。这些溺水事故的发生，给死亡学生的家庭带来了巨大的精神伤害和无法弥补的损失。各地要切实提高加强对中小学生游泳安全教育重要性的认识，将安全工作重心切实转移到预防上来，采取有效措施，强化学生安全教育和日常管理工作，坚决防止此类事故的再度发生。现将有关事项通知如下：一、各级教育行政部门和学校要进一步加强对学生的安全教育和日常管理工作。（略）二、要进一步加强学校与家长、社区（村）的联系，共同做好中小学生校外游泳安全工作。（略）三、各级教育行政部门和学校要严格贯彻执行《中小学幼儿园安全管理办法》和《中小学公共安全教育指导纲要》的规定和要求，结合当地实际情况，根据中小学生的生理特点，依法开展安全教育及管理工作，增强广大中小学生的安全意识和自救自护能力，切实降低溺水死亡事故的发生率。教育部办公厅（印）

2007年5月11日（2）批转转发性通知标题特点：批转或转发公文的机关＋批转、转发＋被批转、转发文件标题（一般不带书名号，除规章、制度、办法等外）＋通知组成，比如：《国务院批转国家医药管理局关于进一步加强中医药工作报告的通知》。在批转（或转发）公文机关和事由之间，常省略介词“关于”两字，使之简洁，避免重复。（标题只出现一个“关于”）被批转、转发的公文标题比较长时，一般可保留末次发布（批转、转发）文件机关和始发文件机关。批转、转发性通知或发布、印发性通知的标题，除了法规、规章（办法、规定、细则），名称可以加书名号外，一般不用标点符号，如：《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》、《国务院办公厅工商局等部门关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知》。主体部分——重点在于被批转、转发的公文①可写明批转、转发的目的和意义——精炼简短。②对批转、转发的文件提出意见，表明态度：“同意”、“原则同意”、“完全同意”。篇幅都非常简短，比如：批转类用语“XXXXXX(发文机关、上级机关)同意XXXX（下级收文机关）《XXXXX》，现转发给你们，望认真贯彻执行。”——批示语气转发转发类用语“XXXXXX（下级机关）《XXXX》经XXXX（发文机关）同意，现转发给你们，望认真贯彻执行。”——转语形式转发在实际工作中，批示内容可写可不写，要灵活掌握。若同级转发同级机关文件，不可用批示语气。批转、转发类文件不可再标注抄送机关结尾部分对受文单位提出贯彻执行的具体要求特点：有的转发性通知只要求收文机关了解、参考或在群众中传达、讨论，因此可以不写执行要求，如“现将《XXXX》转发给你们，请……参阅。”（注意：有参阅或参考、研究等不可再说“认真执行”，否则前后矛盾）转发性通知写作套式××转发××关于××的通知的通知××:经××同意，现将××《关于××的通知》(××﹝2004﹞××号)转发给你们，请认真贯彻执行。附件：××《关于××的通知》

×××××××年×月×日批转性通知写作套式：××批转××关于××的报告的通知××:××同意将××《关于××的报告》（××﹝2004﹞××号)转发给你们，请结合本地区实际情况，认真贯彻执行.

附件:××《关于××的报告》

××

××××年××月××日（3）发布、印发性通知（由本机关制发）内容包括：发布对象(发布、印发的通知)＋执行要求印发性通知写作格式××关于印发××的通知

××:

现将《××》印发给你们,请遵照执行。附件:《××》

××

××××年××月××日执行要求：强调技术性和政策性执行要求要提得合情合理，要与发布对象的重要程度和完善程度相匹配。“遵照执行/“参照执行/“试点执行”/“酌情施行”对于所发布对象尚不完善或仍带有探索性的，需要下级机关边执行边修改的，执行要求可写“请研究试行”或“希研究试行，试行中有何意见请随即告知”。分析并指出这则通知有哪些错误？印发通知课堂练习.doc（4）告知性通知：交流信息，可不提执行主体部分只要根据通知的内容，直叙其事，交代清楚知照事项即可，一般不提执行要求。

（5）会议通知标题要标明会议的具体名称主体部分包括：会议主题或名称、召开会议的根据与目的会议时间与地点、报到时间与地点会议日程安排与会人员条件及名额与会者准备事项与注意事项差旅费报销办法联系的单位、联系人与联系方法等有的还在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。语言要做到简洁、清楚、明确、周密，不能出现歧义免得贻误会期，造成工作上的混乱。会议通知附件的回执单设计：分析并指出这则通知的错误会议通知课堂练习答案.doc（6）任免通知标题一般由发文机关名称、事由和通知三部分组成，“通知”前加“职务任免”四字。内容一般只写任免聘用的根据（“经xxx研究决定”、“经决定”等）、机关、时间以及任免聘用人员的姓名和职务即可。在免职通知中写明该干部“另行分配工作”或“另有任用”等情况，以免引起猜疑和议论。×××关于×××同志职务任免的通知×××﹝2006﹞××号×××：经×××决定：任命×××为×××；任命×××为×××。免去×××的×××职务。特此通知。×××××年××月××日3、通知的结尾通知的结尾一般提出贯彻执行的要求和希望，如：“特此通知”“以上通知，望执行”“特此通知，请认真执行”“本通知自发布之日起实行”“以上通知，望组织学习讨论，并将意见及时上报”批转转发性通知、发布印发性通知要根据发布对象的完整程度来提执行要求。有些通知（告知性通知）可以不提执行要求，不写结尾。通知课堂练习1、2004年12月17日，红兴市人民政府办公厅将市红十字会《关于开展群众性卫生救护培训工作的意见》，转发给各区、县人民政府，各委、局，各直属单位。请为此拟写一份通知。2、指出下面公文的错误并说明理由作业：用下列材料写一份《通知》

××市财政局于2007年×月×日向各区财政局转发一份通知。这份通知是财政部2007年×月×日财×字〔2007〕98号《关于各部门召开订货会议，其住宿费一律由招待所、旅馆等单位出具收费的通知》。该财政局在通知中指出：以“会议专用章”等名义出具，随意提高收费标准，加收空房费，为会议上请客、招待开方便之门的违反财政纪律现象，在我市也是存在的。还提出今后我市各单位召开的会议，其住宿费出具收费的单位均拟按照上述通知的规定执行。抄送本市市直各单位。根据下列材料拟一份会议通知XX市XX区为全面贯彻落实党的十五届六中全会和江总书记“七一”讲话精神，探