某集团有限公司工作分析与岗位说明书培训教材

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工作分析与岗位说明书培训北大纵横管理咨询公司二零零四年五月1/15/20231主要内容工作分析是什么？——概念和内涵工作分析为什么？——目的和意义工作分析怎么做？——方法与程序工作分析工具——岗位说明书岗位说明书的作用岗位说明书的内容岗位说明书的填写1/15/20232引例人力资源部门经理A与生产部门经理B的对话“我一直想不出你到底需要什么样的操作工人……我已经为你提供了四位面试候选人，他们好象都还满足工作说明中规定的要求，但你却一个也没有录用。”“什么工作说明……我关心的是找到一个能够胜任那项工作的人。但是你给我派来的人都无法胜任，而且，我从来就没有见过什么工作说明。”A递给B一份工作说明，并逐条解释给他听。他们发现要么是工作说明与实际工作不相符，要么就是工作说明规定以后，实际工作又有很大变化。例如工作说明中说明了需要有关老式钻床的使用经验，但实际中使用的是一种新型数控机床，需要工人掌握更多的知识。听了B对操作工人必须具备的条件及应当履行职责的描述后，然后说：“我想我们现在可以写一份准确的工作说明，以他为指导，我们就能够找到适合这项工作的人。让我们今后工作加强联系，这种状况再也不会发生了。”ABA1/15/20233工作分析是什么？对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，也即获取与工作有关的详细信息的过程着眼于岗位及岗位要求；从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要的和有效的条件；对岗位的系统概括，并不针对目前岗位上的人概念过程输入过程输出关于特定工作、岗位的相关信息工作说明和工作规范。工作说明是关于工作职责、任务内容的详细描述；工作规范则是指工作须具备的知识、技能、能力及其他基本要求1/15/20234为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（一）明晰工作职责及岗位划分确定工作要求员工录用与上岗的最低条件以建立适当的指导与培训内容为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派对工作的直接指导意义1/15/20235为什么做工作分析：工作分析的目的及意义（二）获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化对企业长远的意义1/15/20236工作分析是岗位评价的基础工作工作分析岗位评价薪酬体系岗位评价的作用对工作进行科学定量测评，以相对价值表现岗位特征。使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准，便于比较岗位间价值的高低。为企业岗位归级列等奠定基础。为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据。工作分析是现代企业科学管理的基础工作，为进行科学合理的分工提供依据以岗位评价为依据，建立起一种公平合理的薪酬结构岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一1/15/20237有效的人力资源管理是在工作分析的基础上通过一系列相互关联的活动而实现的招聘培训考核薪酬激励人力资源规划工作分析1/15/20238工作分析所获得信息的应用工作分析培训要求岗位评价以及岗位工资确定基础工作绩效评价招聘选拔依据工作说明工作规范1/15/20239如何进行工作分析（一）：工作分析方法观察法资料分析法面谈法问卷调查法方法关键事件记录法实验法1/15/202310工作分析方法：资料分析法概念充分利用现有的资料加以分析整理，形成工作描述和任职说明的方法做法如岗位责任制文本，工人的作业统计可以体现工作内容，人事部门的人事档案则可以体现任职者的基本素质优点可以充分降低工作分析的成本缺点因资料缺乏、陈旧等往往不能够满足工作分析的要求1/15/202311工作分析方法：问卷调查法概念通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法做法管理职位描述问卷（MPDQ）、职位分析问卷法（PAQ）、任务详细目录法（TIQ）、体能分析问卷法（PAAQ）、调查表法等优点规范化、数据化，比较快捷经济，结果可以在各组织中进行比较，保证公平性缺点会由于员工表达能力不同而结果不同，有时描述不足，有时夸大其辞，也不易观察员工态度，问卷的设计也比较费工夫1/15/202312工作分析方法：面谈法概念通过与员工和管理者的面谈交流，获得关于工作的信息的方法做法通常工作分析人员先与员工面谈，帮助员工描述他们的职责，再与管理者面谈，获得补充信息，并检验信息的准确性。面谈内容包括工作目标、工作内容、工作性质和范围、所负责任优点可以了解对方的工作态度和动机，获得信息比较充分缺点面谈需要专门的技巧，工作分析人员一般要接受专门的训练，而且该法耗时很多1/15/202313如何进行工作分析（三）：工作分析的工具—岗位说明书概念岗位说明书是工作分析的书面表达形式，其核心是工作分析工作分析中的岗位说明书是人力资源管理体系中的基础系统在此基础上人力资源管理划分为招聘、培训、考核和薪酬四大环节，而这四个环节无一不与工作分析密切相关因此对岗位说明书进行科学化、标准化和规范化管理是十分重要的1/15/202314岗位说明书的作用（一）

招聘依据：如果某岗位缺人，该岗位所属部门就可以依该岗岗位说明书到招聘部门去要人招聘人员并不是凭自己的好恶来招人，而是依据该岗位岗位说明书中的“任职资格”以及“技能”要求等进行筛选，招到最合适的人选这样可以较好地避免由于主观人为因素而造成的不规范，而使招聘来的人员并不能胜任该岗也一定程度上杜绝招聘中的舞弊行为，做到“因岗设人，因职设人”，从而大大提高工作效率招聘角度1/15/202315岗位说明书的作用（二）

从工作分配的角度说：

岗位岗位说明书应该是上级安排工作的主要依据管理层首先应对部门职责有较清楚的认识其次对每个员工所从事的岗位有充分的认识什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法，而是依据该岗位的岗位说明书进行合情合理的分配工作任务工作分配1/15/202316岗位说明书的作用（三）从考核的角度来说：岗位岗位说明书是确定员工考核范围的主要依据从岗位说明书的工作内容、工作职责和要求对每位员工进行考核，考核范围应仅限于岗位说明书中所列的工作内容和职责，对其所在岗位应做的工作中所表现的德、能、勤、绩进行考核对于不属于本岗位职责的事情，由于其他原因本人做了这件事，也不应列入对其业绩的考核范围。否则会造成“种了他人的田，荒了自己的地”，这并不是企业所追求的目标考核1/15/202317岗位说明书的作用（四）从薪资、福利角度来说：

岗位岗位说明书应是员工薪资标准的基础确定一个包括岗位工资在内的薪酬结构每一岗位确定一个基本岗位工资，在此岗位的员工基本岗位工资应是相同的，不同的是他们的基础工资、工龄工资、津贴以及与个人能力业绩相关的奖金等其他部分确定这一标准应依据岗位说明书中所反映的工作内容，通过职位评定专家小组进行评定，确定这个标准有助于同工同酬、同岗同酬目标实现薪资福利1/15/202318岗位说明书的作用（五）从员工个人角度来说：

岗位说明书规定了员工的主要工作内容，什么是我该做，什么是我负责的，什么是我协助的？我应具有什么样的特殊能力？我要在那些方面提高？需要哪些培训？我还应具备什么样的知识？等等员工会自觉的向公司所要求的方向努力员工工作规范1/15/202319岗位说明书的作用（六）从员工职业发展规划来说：

岗位说明书还具有给出员工未来职业发展方向比如员工可以认识到目前所在的岗位，上级岗位是什么，这一方向最高能做到什么，需要什么任职资格自身还欠缺什么、我有什么优势，我如何通过努力获得提升等等员工职业发展1/15/202320为什么需要大家共同参与？1、基本情况调查的需要2、提高工作效率的需要3、结合企业实际的需要4、传授分析方法的需要1/15/202321岗位说明书编写程序1、现有岗位基本情况调查2、咨询小组内部研讨3、与各部门负责人讨论4、与公司领导讨论定稿1/15/202322岗位说明书的内容—基本资料一、基本资料（1）岗位名称（2）岗位编号（3）所在部门（4）岗位定员（5）直接上级（6）直接下级（7）所辖人员（8）职系1/15/202323岗位说明书的内容—工作描述二、工作描述工作职责与工作任务：岗位工作职责及任务分解工作要求及标准：产生文档：工程过程中产生的相关文档协调部门/岗位：完成该项工作需要与哪些部门/岗位协调1/15/202324岗位说明书—任职资格与工作环境三、现有权限完成所在岗位职责所需要的工作权限四、任职资格教育水平：最低学历要求专业：相关专业要求所需培训：所需培训的时间和科目经验：从事本职工作和其他相关工作的年限和经验知识：从事本职工作所需掌握和通晓的相关知识技能技巧：从事本职工作所需掌握的业务技能、技巧1/15/202325岗位说明书—任职资格与工作环境五、其他使用工具设备 工作环境工作时间特征

涉及相关流程 1/15/202326填写范例：以出纳岗位说明书为例（一）岗位名称出纳

岗位编号所在部门财务部

岗位定员1人

直接上级财务部经理

职系直接下级无

所辖人员0

岗位使命：为公司的财务支出把好最后一道关

出纳岗位说明书----基本情况岗位名称:指的是任职岗位的称谓，如出纳。所在部门:指的是该职务员工工作关系隶属的部门，如出纳岗所在部门为财务部。岗位定员:指的是该岗位的员工数量。直接上级:指的是在业务上给予直接指令的上级，如会计岗的直接上级是财务部经理。直接下级:指的是直接向该岗位汇报工作的员工。所辖人员:指的是直接向该该岗位汇报工作的员工人数，如IT部经理的所辖人员为2。岗位使命:指的是设置该岗位的意义所在或该岗位存在的价值，一般进行简单概括。如招聘专责的岗位使命：为企业招聘优秀、合适的人才。1/15/202327填写范例：以出纳岗位说明书为例（二）职责与工作任务

工作要求及标准

产生文档

协调部门/岗位

职责表述：按照国家及公司规定管理现金

按规定开具现金支票，提取现金，

现金支票只能用于提取现金，提取现金不得超过库存现金限额

现金支票

会计、银行

按公司规定办理借款手续

不符合公司审批规定的必须拒付。对符合手续的借款不得拖延办理

借款单

公司各部门、会计

严格审核原始凭证，按公司规定办理报销手续

对不符合国家规定、公司制度、审批程序的业务一律拒绝受理

报销单

公司各部门、会计

复核会计填写的支出凭单，按国家规定办理现金支付

以现金支付的项目仅限于“现金管理暂行规定”中可以用现金支付的项目，不得超范围使用现金。现金支付必须取得合法、合规的原始凭证。现金支付必须符合付款的审批程序

会计公司各部门

妥善保管现金，不得泄漏保险柜密码或将钥匙随意放置、交给他人。库存现金不得超过库存现金限额，不得白条抵库。节假日期间不得在公司留存大量现金。如休假或其他原因不能到公司，必须交接工作，分清责任出纳岗位说明书----工作描述1/15/202328填制现金收、付款凭证当天办理的业务必须当天制作凭证，不得拖拉。凭证填制正确无遗漏。

现金收、付款凭证

会计

逐日逐笔登记现金日记账，并结出余额

当日凭证必须当日记账，不得拖延记账准确无遗漏，保证账证相符

现金日记账

会计

盘点现金，编制现金盘点表

发生现金业务当日结账后进行现金盘点，确保账实相符出现长、短款应立即查明原因并向财务经理汇报。经批准后立即按批示进行账务处理。

现金盘点表

会计

职责表述：按照国家和公司规定进行银行存款管理

严格审核审批程序和相关原始凭证，按照国家和公司规定办理银行结算业务

严格审核相关原始资料和审批手续，对不符合规定的坚决拒绝付款。对应该办理的银行结算业务必须当日事当日了，不得拖延。

支票等银行结算票据汇款单等银行结算单据

会计公司各部门

编制银行收、付款凭证

当天办理的业务必须当天制作凭证，不得拖拉。凭证填制正确无遗漏。

银行收、付款凭证

会计

逐日逐笔登记银行存款日记账，并结出余额当日凭证必须当日记账，不得拖延记账准确无遗漏，保证账证相符

银行存款日记账

续前表1/15/202329每月编制银行存款余额调节表，调整未达账项，发现问题及时汇报。

编制银行存款余额调节表，核对无误。如有异常情况立即报告财务部经理。

银行存款余额调节表

财务经理

每周编制资金收支周报

按时编制，不拖拉。编制准确无错误资金收支周报

财务经理按规定申购支票

所购支票必须在财务经理处登记，一次购买２本及以上同一银行支票时只能领用一本，其余由财务经理保存，需用时在财务经理处登记领用

支票购买、领用登记簿

银行财务经理按规定保管支票

支票作为公司的重要空白票据必须妥善保管，不得和现金不得存放在一处

按规定签发支票

签发的支票必须符合国家关于银行结算的管理规定，禁止签发空白支票

支票

按时编制工资表、发放工资

不得延误工资的发放，工资表需与人力资源部认真核对，不得出现差错

工资表

人力资源部、银行

职责表述：完成上级领导交办的其他任务

续前表1/15/202330填写范例：以出纳岗位说明书为例（三）出纳岗位说明书----工作权限权限：对不符合国家制度和公司规定的款项有拒绝支付的权力；

对审批手续不全或越权审批的有权拒绝支付。

权限:指的是职权范围建议权：提出建议的权力监督权：对工作的有效性、效率进行监督的权力审核权：对一些事项的真实性、是否符合制度规定核准的权力审批权：对工作等事项的最终批准的权力指导权：对工作方式进行指导的权力裁决权：对争议给予裁判决定的权力制定权：主要指制定某些规章制度的权力考核权：对绩效、态度、能力等的考核评价权其它如分配权、安排权、奖惩权等等也可使用。

1/15/202331填写范例：以出纳岗位说明书为例（四）出纳岗位说明书----任职资格任职资格：教育水平

大学专科以上，初级以上职称

专业

会计及相关专业

所需培训会计、银行结算、财务软件

经