报告撰写六原则1107课件

讲师：吴建芬报告撰写六原则案例抢先看这样的报告你能读懂吗？位于芜湖的生产基地完全可以安排额外的员工，但是长期以来车间主任都认为从其它地方调来的员工不大好管理。我们可以保留原来的生产区域，然后把闲置的场地转租出去，这样公司就可以获得一笔额外的收入。无论如何，这个场地的租约将在两年后到期，我们正在就续签租约的问题进行谈判，如果成功的话，我们在续约期间内就可以随时终止租约。员工们不希望去芜湖或武汉工作。他们知道公司正在考虑迁址的问题，他们不希望被调到重庆，更不用说让他们去芜湖或武汉工作了。武汉还能安排额外的发货人员，但是芜湖目前无法安排更多的发货人员。位于湖南的油库目前销售的石油产品的数量不断下降，我们不得不考虑是否应关闭这个油库。位于上海和江苏的油库每年的销售量分别达1千万升和1千2百万升，但是位于湖南的油库每年的销售量下降到仅7百万升。我们把石油产品从河北运往湖南要耗费一笔成本，而有时同一批油又被从湖南销售给位于河北的客户。所以，实际上我们要支付两笔运输成本，但是只成交了一笔生意。……我们是否也存在同样的困惑？？？内容繁多，却不明所以，资料繁多，不知选择哪些数据或者资料，报告的层次多，无法有效体现逻辑和重点，报告内容应分为几个部分组成？…

…1.明确报告目的写明报告目的看下面这段报告表达的是什么意思？

“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都会更方便，唐克利福德也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”

“约翰·科林斯来电话说他3点钟不能参加会议。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但10﹕30以前不行，唐克利福德的秘书说，唐克利福德明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”明确以下报告涉及的主要目的及内容：1、某款手机上市报告2、月度/年度个人工作总结报告3、为员工购买下午茶的申请4、员工满意度调查报告

“写明报告目的”

2.将报告要点分门别类从大量、无序的信息…………

到有清晰的结构蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油酸牛奶乳酸饮料纯味酸牛奶果味酸牛奶纯牛奶2.将报告要点分门别类蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油酸牛奶乳酸饮料纯味酸牛奶果味酸牛奶纯牛奶

下面是员工座谈会部分内容，请试着分类

练习：1、饭堂用餐太贵了，比外面的评价快餐价格高1-3块/份；2、宿舍的家具很多都坏了，报修后至少2天才能得到维护；3、车间休息区域的椅子太少，集中休息的时候总是不够用；4、中午吃饭的时候是排队排很久，而且总是有人插队；5、夏天天气炎热，但我们车间风扇太少，又热又闷；6、同一个宿舍的人员班次不一，夜班的总是吵到白班的；7、我们班组有一个同事老是找我茬，与我吵架。案例学习：

如果让你写一份工作总结报告，你认为目的是什么，你会如何组织，归类要表达的信息？

示例：营运中心三年规划

-情况（Position）；-问题（Problem）；-方案（Possibilities）；-建议（Proposal）。3.组织报告结构3.组织报告结构情况制热系统年代过久问题夏天闷热，冬天受冻，维修费用过高方案修修补补全面维修更换设备建议办公区域更换设备，车间检修管道3.组织报告结构练习：文件内容4Ps江宁区域目前销售的产品数量不断下降，且下降幅度高于其他任何一个区域我公司一共设置了2个生产基地，56个销售区域我们在苏北工厂设置了超出标准1.5倍的人员，但产能却只有预定目标的90%目前阶段要提高销售额主要依靠两种方式：一种提高均价，另一种提高产品销量重庆现在正大规模招商引资，所以新厂选址在那里可以享受税收优惠政策大部分员工都住在市区，上下班路途时间较长是他们遇到的主要困难之一3.组织报告结构练习：文件内容4Ps江宁区域目前销售的产品数量不断下降，且下降幅度高于其他任何一个区域问题我公司一共设置了2个生产基地，56个销售区域情况我们在苏北工厂设置了超出标准1.5倍的人员，但产能却只有预定目标的90%问题目前阶段要提高销售额主要依靠两种方式：一种提高均价，另一种提高产品销量方案重庆现在正大规模招商引资，所以新厂选址在那里可以享受税收优惠政策情况大部分员工都住在市区，上下班路途时间较长是他们遇到的主要困难之一问题文件内容4Ps每一个车间可以抽调1个叉车司机。从本地招聘的员工管理上难度很大，他们总是拒绝任何加班对比上述几种方案，我们认为性价比最高的目前为方案2可以采用以下几种方式进行人员的补充：现场招聘会、劳务中介、校企合作长期来看，方案1效果更好，但目前时间很紧所以方案2相对是最合适的文件内容4Ps每一个车间可以抽调1个叉车司机。情况从本地招聘的员工管理上难度很大，他们总是拒绝任何加班问题对比上述几种方案，我们认为性价比最高的目前为方案2建议可以采用以下几种方式进行人员的补充：现场招聘会、劳务中介、校企合作

方案长期来看，方案1效果更好，但目前时间很紧所以方案2相对是最合适的建议“正式书面文件的撰写者的目的如果是要向读者传达某些信息或者去说服读者，那么他们就要牢牢地记住，他们在文件中使用的词汇和句法要能够清楚地表明他们的想法和观点以便于目标读者对文件的阅读；在对他们的想法和观点进行阐述的节奏的掌握上以及对读者的理解能力进行考虑这两个方面尤其要注意这一点，这是非常重要的。”“撰写报告时要使用简单明了的语言，这样才能让您的报告易于被读者理解。”“在没有大人看管的情况下，自己过马路的儿童要非常小心。”“我现在对您最近提交给我的关于要求增加报酬的书面报告进行答复；我现在通知您，根据公司的员工评定制度，您的要求没有被获准。”“您不会获得加薪。”避免使用行话：使用通俗易懂的语言

使用较短的词语或者（英语）单词；使用短句；段落不宜过长。福格指数（FogFactor）

从文件中选择半页或一页文本数一数其中有多少个句子（A）数一数其中有多少个两个音节以上的（英语）单词，专有名词不包括在内（B）福格指数=B除以A福格指数在3和5之间商务文件表述得比较清楚如果福格指数大于5？

使用较短的单词把长句拆分成短句（B）5.可以采用哪些方法使报告具有可读性？

“使报告具有可读性”，“多余内容放入附件”）使报告具有可读性使用双倍行距留出较多的页边距使用标题和副标题（小标题的应用）留出行首空格

使用项目符号

使用斜体字、粗体字和下划线

使用不同的字体和大小

使用视觉辅助材料当地居民反映说，他们每天一大早就被来往的卡车吵醒，有时赫默尔的夜班工作人员甚至是在半夜里把产品运到海威考姆勒油库，吵得他们睡不好觉。使用多倍行距当地居民反映说，他们每天一大早就被来往的卡车吵醒，有时赫默尔的夜班工作人员甚至是在半夜里把产品运到海威考姆勒油库，吵得他们睡不好觉。多级标题应用

不同层次的思想观点用不同的标记区分；层次越低的思想观点离页面的左端越远；同一层次的思想观点采用同一视觉形式。基本方法1.员工总体满意度情况

1.1薪资满意度

1.2工作时间满意度

1.1.1各产品公司薪资满意度对比

1.1.2各车间薪资满意度对比例：观众如何了解规则？按我的理解，观众通过收看电视广告就能参加竞猜。……有没有必要进行竞猜？规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的，但并没有提入只有竞猜正确者才能参加抽奖……

我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划执行。我关注以下三方面：重要观点做强调观众如何了解规则？按我的理解，观众通过收看电视广告就能参加竞猜。……有没有必要进行竞猜？规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的，但并没有提入只有竞猜正确者才能参加抽奖……

我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划执行。我关注以下三方面：重要观点做强调使报告具有可读性使用双倍行距留出较多的页边距使用标题和副标题（小标题的应用）留出行首空格

使用项目符号

使用斜体字、粗体字和下划线

使用不同的字体和大小

使用视觉辅助材料编排报告报告的编排包括哪些内容呢？①标题扉页用来概述报告的中心主题②报告撰写者的姓名③致谢提供过帮助的人员④目录页⑤总结页⑥关键内容部分⑦结束语页

⑧专业术语词汇表⑨附件⑩参考资料和信息来源编排报告常包含部分：√标题扉页√报告撰写者的姓名√目录页√关键内容部分√附件

2006年年末员工满意度调查报告.doc录像总结附：PPT报告的写作方法银行代理战略规划和组织管控模式调整（初稿）银行代理项目组机密ZX01-20020205S2007年9月18日2cm03cm1cm3cm012号加黑楷体字（右对齐）编号意义：ZX--中心01—本年度项目流水号20060205--2006年2月5日S--寿险项目011.60cm08.4cm各行字头对齐报告标题采用24号加黑楷体字,原则上每行不超过10个字

副标题用20号楷体字16号楷体字报告封皮标准目录主目录：16号加黑仿宋字体

—子目录：16号仿宋字体不加黑主目录主目录主目录主目录主目录统一使用“目录”20号加黑宋体字文本框居中显示框尽量不要使用过于刺眼或过暗的颜色样本色0000目录写作标准内容写作标准（主标题20号楷体加黑——副标题20号楷体不加黑）报告内容要用16号仿宋、不加黑，依内容多少可适当调整字号，仅限14、16号字14号宋体加黑位置与内容左对齐左右内容要横向对齐，一个内容使用一个文本框便于调整间距图形左边线要与竖辅助线对齐，形状美观下边的内容要与上边的内容纵向对齐右边内容与左内容横向对齐，保持整体协调一致≥1cm14号楷体字、加黑、加阴影图形样本图形样本图形样本8.2cm00图形要保持一致，上下对齐图中文字居中图形样本方面图文并茂多图式现状问题建议措施UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU