公文处理办法模板

11/11公文处理方法第一章

总则第一条

为使公司“项目”公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本方法。第二条

公司公文是公司各单位在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和沟通状况等的重要工具。第三条

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条

公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效率、平安保密的原则。第五条

公司各单位应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍，设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理。第六条

公司党委办公室和行政办公室主管公司的公文处理工作，并对公司各部门、直属项目经理部和各子公司、分公司、基层项目经理部的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章

公文种类第七条

公司公文种类主要有：（一）确定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩关于单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的确定事项。（二）建议或意见。适用于对重要问题提出见解和处理方法。（三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和关于单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（四）通报。适用于表彰先进、批判错误、传达重要精神和告知重要状况。（五）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映状况，回复上级单位的询问。（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。（七）批复。适用于答复下级单位请示事项。（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（九）纪要。适用于记载会议主要状况和议定事项。第八条

公司公文的主要形式为公司资料文件、公司函、公司办公室资料文件、公司办公室函等；公司党委公文的主要形式为公司党委资料文件、公司党委函、公司党委办公室资料文件、公司党委办公室函等。第九条

公司各类公文适用范围：（一）公司资料文件。用于向上级单位报送请示、报告和建议或意见，发布公司管理规章和规范性资料文件；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，部署公司全局性重大工作；下达和调整长远规划、中长期方案、重要年度方案；重要的机构变更、人员调整、奖惩事项。（二）公司函。用于向上级单位办公室报告交办事项的办理状况，答复下级单位的请示事项，向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询建议或意见或答复问题；向下级单位布置具体工作,下达、调整单项任务方案；向下级单位通报状况,批判错误,表彰奖励先进等。（三）公司办公室资料文件。用于印发公司本部关于管理制度及工作支配等事项；其他上级单位及不相隶属单位的资料文件；向下级单位传达关于事项，部署关于工作；印发公司内部事务类通知等。（四）公司办公室函。用于征询上级单位关于部门、公司下级单位对公司办公室负责办理事项的建议或意见，与下级单位及其部门联系工作、询问和答复问题,布置、指导业务工作，通报状况。（五）公司党委资料文件。用于向上级单位呈报请示、报告和建议或意见，传达贯彻党的路线、方针、政策，作出重要工作部署，发布公司党委制定的重要制度；批转下级党组织的重要报告、请示；通知公司本部和下级单位的关于人事(党内职位)任免事项等。（六）公司党委函。用于公司党委通知重要事项，向下级单位党委布置具体工作；批复下级单位党委请示事项。向地方党委和关于部门商洽工作、征询建议或意见或答复问题等。（七）公司党委办公室资料文件。用于印发公司党委关于工作制度；依据授权，传达公司党委指示，答复下级单位党委的请示，转发中铁党委及其他上级单位的资料文件，发布关于事项，向上级单位报告、请示工作。（八）公司党委办公室函。用于公司党委办公室依据授权，向下级单位党组织布置关于工作，答复关于问题，通报状况等。（九）公司网络电报。用于紧急状况下发送的公文，一般通过公司网上公文处理流程传送（涉密公文除外）。（十）公司部门信函。用于除公司党委办公室和行政办公室以外的本部各部门，在职权范围内与公司下级单位的部门联系工作、询问和答复问题，向公司下级单位的部门布置、指导业务工作，通报状况。（十一）公司纪要。用于记载公司会议的主要状况和议定事项，集团公司纪要使用议事纪要格式，股份公司纪要使用会议纪要格式。第三章

公文格式第十条

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期、页码等组建。（一）份号。公文印制份数的挨次号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的隐秘等级和保密的期限。涉及党和国家隐秘的公文应当依据涉密程度，分别标注“绝密”、“隐秘”、“隐秘”和保密期限；涉及企业商业隐秘的公文应当依据《XX股份有限公司商业隐秘爱护规定》、《XX股份有限公司商业隐秘爱护实施方法》的规定，分别标注“核心商密”“普通商密”，并标注保密期限。涉密公文不允许走电子流程。（三）紧急程度。公文送达和处理的时限要求。依据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。（四）发文单位标志。资料文件式公文由发文单位全称或者规范化简称加“资料文件”二字组建，信函式公文使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志使用主办单位名称，标题和落款单位标明联合发文单位。（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文挨次号组建。联合发文时，使用主办单位的发文字号。公司新设立的单位，其规范化简称和发文代字原则上由公司党委办公室或行政办公室审定。规范化简称应采纳“中铁二局+单位要素”的格式，在主送、抄送或正文中使用简称，可进一步省略“中铁二局”。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组建。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的挨次号和名称。（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。电报以发出日期为准。（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。电报也要加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围、联系人及联系方式等需要说明的事项。其中，“请示”必需在附注处注明联系人的姓名和电话。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料文件资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称。（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（十八）页码。公文页数挨次号。第十一条

公文的版式依照《XX公文格式》执行。第十二条

公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，依照国家关于标准和规定执行。第十三条

公文用纸幅面采纳国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，依据实际需要确定。第四章

行文规则第十四条

行文应当确有必要，讲求实效，注意针对性和可操作性。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡是能统盘解决的，就不零星行文。公司各部门之间，有事当面商洽解决，不相互行文，工作需要时可以抄送。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式资料文件印发,可以“状况通报”印发。第十五条

行文关系依据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊状况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十六条

向上级单位行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级单位，依据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（三）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。（四）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。（五）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性建议或意见后上报，不得原文转报上级单位。第十七条

向下级单位行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理单位，依据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。（二）公司党委办公室和行政办公室依据公司党委、公司授权，可以向下级单位行文，其他内设机构不得以部门名义向下级单位正式行文。（三）公司各部门在各自职权范围内，可以用部门信函的形式（加盖部门印章），与公司下级单位的部门进行工作联系，处理一般事务。（四）涉及多个部门业务范围内的事务，应当经过协商并取得全都建议或意见；部门之间未协商全都的，不得向下行文。（五）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。第十八条

公司内同级单位、公司内单位与公司外同级单位必要时可以联合行文。联合行文应明确主办单位，主办单位应先签署建议或意见，然后协办单位依次签署建议或意见。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。第十九条

公司本部各部门向公司领导请示和汇报工作，反映状况，报告交办事项办理结果以及关于问题的建议或意见和建议时，应使用内部“签报”。（一）“签报”应区分“请示”、“报告”和“建议或意见”，一般一事一报，不得同时分送两位以上公司领导阅批。（二）“签报”由主办部门负责人签字，如内容涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与关于部门协商会签。（三）“签报”作为公司本部内部资料文件，由公司党委办公室和行政办公室统一管理、存档。第五章

公文拟制第二十条

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第二十一条

公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行关于公文相衔接。（二）所有从实际动身，分析问题实事求是，提出的措施和方法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜亮，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种准确，格式规范。（五）深化调查争论  ，充分进行论证，广泛听取建议或意见。（六）公文涉及其他部门业务范围内的事项，起草部门必需征求相关部门建议或意见，力求达成全都。（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第二十二条

公文拟出送办公室审核前，必需经起草部门负责人审签。起草部门负责人应认真审核、修改、签字，对涉及其他部门职权范围内的事项，按程序征求相关部门建议或意见并履行会签手续。第二十三条

公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行关于公文相衔接；所提措施和方法是否切实可行。（三）涉及关于部门业务范围内的事项是否经过充分协商并达成全都建议或意见。（四）文种是否准确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落挨次、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的关于要求。第二十四条

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步争论  和修改的，由起草部门修改后重新报送。第二十五条

公文的签发，实行“权利义务全都”的原则：（一）以公司、公司党委名义报上级单位的公文，分别由公司行政、党委主要领导签发。（二）以公司名义发布的重要规章制度，关于全局性重要工作支配，涉及生产经营的指令性要求，重大投融资及资产处置，人事任免事项等，经公司分管领导审核后，由公司主要领导签发；其他公文，由公司主要领导签发或授权分管领导签发。以公司行政办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，重要公文核报公司主要领导或分管领导签发。（三）以公司党委名义发布的重要确定、制度，贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署，人事任免事项等，由公司党委主要领导签发或授权分管领导签发。其他公文，经公司党委主要领导授权，可由其他党委领导签发。以公司党委办公室名义制发的公文，由党委办公室主任签发，重要公文核报党委主要领导或分管领导签发。（四）纪要由会议主持人签发。如涉及公司其他领导分管的事项，会议主持人应批请相关领导核发或报请公司、公司党委主要领导签发。（五）签发人签发公文，应当签署建议或意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。公文经领导签发后，不得改动。第六章

公文办理第二十六条

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十七条

收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收涉密公文应当确认公文份号。（二）登记。对公文的主要信息和办理状况应当具体记载。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）批办。对符合规定的公文，依照批办性公文和阅知性公文提出拟办建议或意见，按程序送领导阅批或者交关于部门办理。紧急公文应当明确办理时限。（五）承办。承办部门要建立收文登记制度，确定兼职文书人员，负责签收、登记、传递、催办、退销。承办部门对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。如有特殊状况，应当及时予以说明。（六）传阅。依据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。需要在传阅、传批的同时先行办理的，应当将原件及领导批示复印后交关于部门阅办。办理公文传阅应当随时把握公文去向，一般不得在部门、个人之间直接横传，确保不漏传、误传、延误。（七）催办。送领导批示或者交关于部门办理的公文，文秘部门要及时了解把握公文的办理进展状况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并依据需要告知相关单位。第二十八条

发文办理主要程序是：（一）复核。已经公司领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并具体记载。（三）印制。公文印制必需确保质量和时效，拟稿人须对排版清样认真校对并签字确认无误。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。第二十九条

涉密公文应当通过机要、机要通信、机要资料文件交换站，或者收发件单位机要收发人员进行传递。第三十条

需要归档的公文及关于材料，应当依据关于档案法律法规以及公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职位的，在履行所兼职位过程中形成的公文，由其兼职单位归档。第七章

公文管理第三十一条

公司各级党政机构应当健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。第三十二条

公文由办公室文秘部门或者专人统一管理。各单位应当提供必要的保密场所与阅文条件，并依照关于保密规定配备工作人员和必要的平安保密设备设备。第三十三条

涉密公文应当划定资料文件密级和保密期限。定密由起草资料文件的主办部门提出建议或意见和建议，按保密关于规定进行审查确认。公文确定密级前，应当依照拟定的密级先行实行保密措施。确定密级后，应当依照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位确定。第三十四条

公文的印发传达范围应当依照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发