长文档编辑技术

第6章长文档编辑技术本章要点灵活应用样式设置文档格式掌握文档分栏的方法掌握脚注、尾注、题注、交叉引用的使用方法掌握目录的创建方法了解如何审阅文档掌握长文档编辑的小技巧本章将重点介绍在Word2007中处理长文档的实用操作与技巧。其主要内容包括：使用样式统一文档格式、使用分栏合理安排版面、为特定文本添加脚注与尾注、使用题注为图片/表格等对象编号、使用交叉引用快速引用文档内容、为长文档创建目录、文档的审阅方法、长文档编辑小技巧等。6.1使用样式样式是指存储在Word之中的段落或字符的一组格式化命令，利用它可快速改变文本的外观，如字体、段落等。在Word2007中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接进行使用。样式分字符样式和段落样式两种。字符样式中定义了一套包括字体、字号、效果等字符属性的字符格式。段落样式中除各种字符属性外，还定义了缩进、对齐方式、行间距等段落属性。6.1.1使用样式的好处在编辑长文档时，最好是先建立样式后再进行操作，这样才能高质量、高效率地完成工作。总体来说，使用样式有以下几个好处：（1）能够快速设置并能统一整篇文档的格式，使版面统一、美观。一篇长文档，要设置为相同格式的段落，通常存在于不同的页面，不相邻的段落中。逐个的选取再设置字体、字号、缩进、对齐方式等属性，就会大大降低文档编排速度，所以最好的方法就是建立好样式，然后直接通过“样式”窗格应用相应的样式。（2）一次性修改应用了相同样式的文档格式。通常情况下，第一次设置的格式常常不能令人满意，要是当你完成所有的格式设置后上交给领导，领导却说需要将某个标题的格式重新设置，那么恐怕刚才的操作又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果事先使用了样式，就可能直接对样式的格式进行修改，一次性修改样式，就能完成所有应用了该样式的文档格式的修改。（3）快速在文档中定位。Word的样式功能除了能够快速设置格式外，在文档中应用了标题样式后，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中快速定位。（4）方便生成文档目录。只有应用了系统自带的大纲标题样式，才能方便自动生成目录。6.1.2使用内置样式在Word2007中，提供了丰富的内置样式和样式集合，用户可直接调用这些内置样式。通过样式库和“样式”窗格都可以使用内置样式。样式库放置在“开始”功能选项卡的“样式”工具组中，默认情况下只显示了三个内置样式，在选中文本后单击样式库右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击需要的样式，即可为所选文本设置该样式，如图6-1所示。为了操作的方便，常常需要打开“样式”窗格来使用样式。单击“样式”工具组中的“对话框启动器”按钮，将在编辑区的右侧显示“样式”窗格，拖动“样式”窗格到文档左（右）侧，窗格会自动嵌入到文档中。在该窗格中罗列了系统提供的样式，拖动滚动条可以进行查看。选中需要设置样式的文本，在“样式”窗格中单击需要的样式，即可为所选文本应用该样式，如图6-2所示。图6-1在样式库中使用内置样式图6-2“样式”窗格6.1.3样式的创建与应用若内置的样式不能满足文档格式的需要，则需要使用“样式”窗格来新建样式。最快捷的样式新建方式是使用已设定好格式的段落或文字来完成。操作步骤如下：上机练习6.1根据已有格式设置创建新样式步骤1 首先设置好段落以及字符的格式，然后选定这个段落。步骤2 单击“样式”窗格下面的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。步骤3 在该对话框的“名称”框中输入新建样式的名字，系统默认为“样式1”，如图6-3所示。图6-3根据格式设置创建新样式6.1.3样式的创建与应用步骤4 按下“确定”按钮，新的样式就建立好了。返回到“样式”窗格中就可以看到新建的样式，如图6-4所示。另外，如果没有在文档中事前设置好格式，可以使用下面的方法在对话框中定义新样式的字体、字号、颜色、段落格式等属性。图6-4新建的样式显示在“样式”窗格中6.1.3样式的创建与应用上机练习6.2在对话框中定义新样式的格式步骤1 打开“样式”窗格，单击“新建样式”按钮。步骤2 弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”文本框内输入样式名称，在“样式类型”下拉列表中选择样式的类型，如“字符”，在“样式基准”下拉列表中选择基础样式，在“格式”栏中为新建的样式设置字体、字号、字形和颜色等格式。步骤3 如果还需要更完善的设置，则单击对话框左下角的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择需要设置的格式，如图6-5所示。图6-5新建样式6.1.3样式的创建与应用步骤4 此时会打开相应的对话框，在对话框中进行设置后，单击“确定”按钮返回到“根据格式设置创建新样式”对话框。步骤5 若勾选“添加到快速样式列表”复选框，可将新建样式添加到样式库中；若勾选“自动更新”复选框，则当某个在文档中应用了该样式的段落格式发生变化时，该样式会自动进行更新。步骤6 最后单击“确定”按钮，“样式”窗格中即可显示出新建样式。新建的样式会出现在“样式”窗格中，在遇到需要使用该种样式的文本段落时，只需要选中该段落，接着单击“样式“窗格中对应的样式即可。6.1.4修改样式如果要为内置样式或新建的样式更改或添加某些格式属性，可进行下面的操作。上机练习6.3修改样式步骤1 在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令，如图6-6所示。步骤2 打开如图6-7所示的“修改样式”对话框，在该对话框中修改样式的各种属性(重命名、修改格式等)，方法与新建样式相同。步骤3 完成后单击“确定”按钮。修改样式后，以前所有使用过该样式的文本属性都会随之改变。利用这一特性，我们可以很方便地管理文档中的文字样式与段落格式。图6-6选择“修改”命令图6-7修改样式6.1.5为样式指定快捷键对于一些频繁使用的样式，可以对其设置快捷键，从而加快文档的编辑速度，提高工作效率。为样式指定快捷键的具体操作方法如下。步骤1 在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需修改的样式名，在弹出的快捷菜单中单击“修改”命令。步骤2 弹出“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中执行“快捷键”命令，如图6-8所示。步骤3 弹出“自定义键盘”对话框，光标自动定位到“请按新快捷键”文本框中，在键盘上按下需要的快捷键，如“Alt+E”(不能直接输入字母)，所按下的快捷键即可显示在文本框中，然后单击“指定”按钮，如图6-9所示。图6-8选择“快捷键”命令图6-9指定快捷键6.1.5为样式指定快捷键步骤4 为样式指定快捷键后，该快捷键将移动到“当前快捷键”列表中，然后单击“关闭”按钮即可，如图6-10所示。步骤5 返回到“修改样式”对话框，单击“确定”按钮完成操作。步骤6 以后对文档进行编辑时，按下“Alt+E”快捷键，文档中即可应用与该快捷键相对应的样式。图6-10单击“关闭”按钮提示：若想要删除快捷键，则在打开的“自定义键盘”对话框中，选中快捷键按下“删除”按钮，如图6-11所示。图6-11删除样式的快捷键6.1.6删除样式删除样式的方法是：在“样式”窗格中使用鼠标右键单击需删除的样式名，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，如图6-12所示。删除样式后，Word首先对所有带有该样式的段落应用正文样式，然后从模板中取消此样式的定义。注意：系统提供的样式是不可删除的。图6-12删除样式6.1.7用样式选择文本使用样式可以快速选中应用了该样式的所有文本。利用这一特性，用户可以很方便地复制各级标题、将某一样式替换为另外一种样式等操作。上机练习6.4用样式选择文本步骤1 在“样式”窗格中，在某样式上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中执行“选择所有n个实例”命令（其中，“n”表示当前文档中应用该样式的实例个数），如图6-13所示。步骤2 此时，文档中所有应用该样式的文本呈选定状态，如图6-14所示。

将所需要的文本内容选定后，便可以统一对它进行复制、替换样式等操作了。图6-13选择所有N个实例图6-14文本选中状态6.2文档的分栏分栏是指将页面分为横向的多个栏，文档内容在其中逐栏排列。合理地对文档分栏既能方便读者阅读，又能美化页面，同时还可以节约版面。6.2.1设置分栏在Word2007中可以快速对文档进行分栏，还可以使文档的不同节或段落存在不同的栏宽和栏数。上机练习6.5分栏步骤1 切换到“页面布局”功能选项卡，单击“页面设置”选项组中的“分栏”按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的栏数即可快速分栏，如图6-15所示。步骤2 若想要对分栏精确地设置，可在下拉列表中选择“更多分栏”命令，打开如图6-16所示的“分栏”对话框。图6-15快速分栏图6-16分栏对话框6.2.1设置分栏步骤3 在“预设”栏中选择栏数，有“一栏”、“两栏”、“三栏”、“左”和“右”五种分栏格式可以选择。步骤4 如果对“预设”选项组中的分栏格式不太满意，可以在下面的“列数”微调框中输入所要分割的栏数（微调框中最大分栏数根据纸张的不同而不同）。步骤5 如果要使各栏等宽，则选中“栏宽相等”。如果不选中“栏宽相等”，可以在“宽度和间距”选项组中设置各栏的栏宽和间距。步骤6 如果要在各栏之间加入分隔线，需要选中“分隔线”复选框。步骤7 在“应用于”下拉列表中选择分栏的范围。步骤8 完成设置后，单击“确定”按钮即可。6.2.2平衡栏尾在设置分栏后，我们经常会遇到文档最后一页两栏的底部不齐。对于这种情况，我们只需要在文档末尾插入一个分页符即可。将光标定位在分栏文档的段末。在“页面布局”功能选项卡中，单击“分隔符”下拉按钮，从弹出的列表中选择如图6-17所示的“连续”命令便可以平衡栏尾，完成后的效果如图6-18所示。

图6-17选择“连续”命令图6-18平衡的栏尾效果6.2.3取消分栏取消分栏实质就是将栏数设置为1。方法是：选定需要取消分栏的文本段落，单击“页面布局”功能选项卡上的“分栏”下拉按钮，从弹出的列表中选择“一栏”命令，如图6-19所示。图6-19取消分栏6.3应用脚注和尾注脚注和尾注是用来解释、说明文本或提供对文档中文本的参考资料。脚注通常位于页面的底端，尾注通常位于文档的末尾。脚注或尾注由两个链接的部分组成：注释参考标记和对应的注释文本。注释参考标记是指明在脚注或尾注中包含附加信息的数字、字符或字符组合。6.3.2插入尾注插入在文档中的尾注显示在整篇文档的末尾，并以“i”来表示尾注标记。上机练习6.7插入尾注步骤1 在文档中，将光标定位在需要插入尾注的位置，切换到“引用”选项卡，单击“脚注”选项组中的“插入尾注”按钮，如图6-23所示。步骤2 Word将自动切换到该文档的末尾位置，输入相应的文本提示，如图6-24所示。步骤3 输入完成后，光标位置处多了一个尾注标记“i”，在文档尾末的尾注区域中也会出现一个尾注标记“i”。将鼠标指向插入尾注的文本位置“i”处，将自动出现尾注文本提示，如图6-25所示。图6-23单击“插入尾注”按钮图6-24在文档末屋处输入提示内容图6-25尾注提示框6.3.3设置脚注和尾注编号格式插入脚注和尾注后，用户可以对其进行管理，如设置编号格式、复制脚注或尾注等。1．设置编号格式插入脚注或尾注后，若要对系统采用的默认编号格式进行修改，可以通过下面的操作步骤进行实现。步骤1 切换到“引用”功能选项卡，单击“脚注”选项组中的对话框启动按钮，弹出“脚注和尾注”对话框。步骤2 在“位置”栏中选择“脚注”或“尾注”单选项，如“尾注”，然后在“格式”栏中的“编号格式”下拉列表中选择需要的编号格式，设置完成后单击“应用”按钮即可，如图6-26所示。图6-26设置编号格式6.4题注题注是指表格、图片、图表以及其他各种对象的标题注释。为长文档中的图形、表格以及其他项目添加题注，可以保证项目编号始终保持统一。当用户重新编辑或删除了某些项目之后，题注会对它们重新编号。6.4.1手工添加题注使用手工添加题注的方法可以为文档中已有的对象添加题注。上机练习6.8手工添加题注步骤1 选中需要添加题注的对象。步骤2 切换到“引用”功能选项卡，单击“题注”按钮，打开如图6-28所示的“题注”对话框。步骤3 在对话框中的“标签”列表框中选择需要的题注类型。步骤4 如果“标签”中没有需要的题注类型，可单击“新建标签”按钮，打开如图6-29所示的“新建标签”对话框，在对话框输入新建标签名，单击“确定”按钮。步骤5 在“位置”列表框中选择将题注插入到对象的上方或下方。步骤6 在“题注”文本框中输入需要说明的内容，最后单击“确定”按钮，即可为选定的对象添加题注，效果如图6-30所示。图6-28“题注”对话框图6-29“新建标签”对话框图6-30题注添加效果6.4.2自动添加题注如果需要在文档中的全部对象都添加题注，则可以在插入这些对象之前设置由系统自动为该种对象添加题注。上机练习6.9自动添加题注步骤1 切换到“引用”功能选项卡，单击“题注”按钮，打开“题注”对话框。在对话框中单击“自动插入题注”按钮，如图6-31所示。步骤2 此时会打开如图6-32所示的“自动插入题注”对话框。在“插入时添加题注”列表框中，选中需自动插入题注对象所对应的复选框。步骤3 在“选项”栏中设置选中对象的题注中使用的标签类型和位置，单击“确定”按钮。通过这样的设置，在Word文档中插入表格后，就会自动在表格的上方显示“表格1”、“表格2”……这样的题注效果，如图6-33所示。当用户删除其中的某张表格后，Word会自动重新为其余表格进行编号。图6-31单击“自动插入题注”按钮图6-32“自动插入题注”对话框图6-33自动添加题注效果6.5交叉引用交叉引用是指在文档中的某一个位置引用另一个位置的标题、题注等。创建的交叉引用将与被引用部分保持链接关系，如果被引用部分的内容有变化，创建的交叉引用可随之更新。如果文档中使用了标题样式或插入了脚注、书签、题注或带编号的段落，就可创建交叉引用来引用它们。6.5.1插入交叉引用下面以引用语句“请参照本章中XX小节的内容进行操作”为例，介绍交叉引用的插入方法。上机练习6.10插入交叉引用步骤1 将光标定位到需要插入交叉引用的位置。切换到“引用”选项卡，单击“链接”选项组中的“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框。步骤2 在对话框中的“引用类型”列表框中选择引用内容的类型“标题”，然后在“引用内容”列表框中选中需要引用的内容，如图6-34所示。步骤3 最后单击“插入”按钮，完成后的效果如图6-35所示。图6-34“交叉引用”对话框图6-35插入交叉引用后的效果6.5.2交叉引用的其他操作在文档中插入了交叉引用之后，可以对交叉引用进行更新，如果交叉引用是“超级链接”方式，还可以利用它迅速查阅被引用内容，操作方法如下：若在插入交叉引用时，在“交叉引用”对话框中选中了“以超级链接的形式插入”复选框，按住“Ctrl”键单击交叉引用则可立即跳转到被引用内容处。当交叉引用的位置发生变化时，则需要更新交叉引用，以实现同步变化。更新方法是：右键单击需要更新的交叉引用，然后在弹出的菜单中单击“更新域”命令即可按被引用的内容更新交叉引用。如图6-36所示。图6-36更新交叉引用6.6创建目录

目录就是将文档中一系列的标题以及各标题所在的页码全部标注出来，以方便读者查阅。

6.6.1编制目录 要编制目录，首先要将内置的标题样式1-9应用到要包括在目录中的标题上，也可以应用包含大纲级别的样式或自定义的标题样式。Word2007提供了三种内置目录样式，用户可能直接调用，如果对内置的效果不满意，也可以自定义目录格式。上机练习6.11编制目录步骤1 使用“样式”窗格中的内置标题样式“标题1”到“标题9”（或包含大纲级别格式的样式）应用到文档中要包括在目录中的标题上。步骤2 将光标定位在需要插入目录的位置，切换到“引用”功能选项卡，单击“目录”栏中的“目录”按钮，然后在弹出的下拉列表中选择需要的目录样式，如图6-37所示。图6-37选择目录样式6.6.1编制目录 步骤3 Word将自动搜索文档中的标题，然后将搜索到的标题以所选目录样式插入到光标所在位置，其效果如图6-38所示。步骤4 若想要对目录的格式重新进行设置，可单击“目录”选项组中的“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入目录”选项。步骤5 打开“目录”对话框，在“制表符前导符”下拉列表中可以选择前导符样式；取消“显示页码”复选框的勾选，则目录列表中将不显示对应的页码；在“格式”下拉列表中可以定义目录样式；通过“显示级别”微调框可以设置目录显示的级别；设置完成后，单击“确定”按钮即可，如图6-39所示。图6-39“目录”对话框图6-38插入到文档中的目录效果6.6.2更新目录 在文档中插入目录后，可以对目录进行更新，方法是右键单击目录，然后单击快捷菜单上的“更新域”命令，如图6-40所示。此外，在编制目录之后，可以利用它在联机文档快速漫游。按住“Ctrl”键单击某个目录条目即可跳转到文档中该目录条目所对应的位置。图6-40更新目录6.7审阅文档在公司办公中，很多打印出的报告都需要经过上级批阅，提出相应的修改意见后，再进行修改。使用Word的文档修订功能进行审阅，不需要将报告打印出来，避免了纸张的浪费，所做的修改都在文档中体现出来，不会出现遗漏。6.7.1使用修订功能

步骤1 打开要修订的文档。

步骤2 切换到“审阅”功能选项卡，单击“修订”组中的“修订”按钮。

步骤3 打开修订功能以后，就可在文档中进行修改了，如图6-41所示，当我们将“本”字修改为“该”字时，Word自动将删除的内容“本”字以加上删除线并以红色显示，“该”字则以红色加下划线显示。

步骤4 对全文进行修改后，再次单击“修订”按钮关闭修订功能。

步骤5 接下来的工作就是对“修订”后的文档进行确认及更改。首先使用

、

按钮向前或向后查找修订，找到以后，Word会突出显示修订，如图6-42所示。

步骤6 接着就可以使用

按钮接受修订，或使用

按钮拒绝修订。接受修订后，删除的内容将从文档中自动消失。图6-41修订图6-42突出显示修订

6.7.2插入批注批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解，通过查看批注，可以更加详细地了解某些文字的背景。在Word2007中插入批注的方法很简单：选中某个需要添加批注的字符后，单击“审阅”功能选项卡上的“新建批注”按钮，然后在批注框中录入需要说明的文字即可，如图6-43所示。若想要删除批注，可将光标定位在需要删除的批注框中，然后在“审阅”功能选项中，单击“批注”组中的“删除”按钮。图6-43插入批注6.8常用长文档处理技巧6.8.1快速定位到特定位置

除了可以使用“定位”对话框定位到指定的页、节、行等外，还可以使用下面介绍的几种方法来实现快速定位到特定页面。1．文档结构图

文档结构图是一个位于文档窗口左侧的纵向窗格，在此窗格中显示了文档的各级标题。通过文档结构图不仅可以了解整个文档的结构，并可利用它在文档中快速定位到各级标题所在的页面。

“文档结构图”窗格中显示的内容由文档的标题样式决定，若文档中没有使用标题样式，Word将在文档中搜索与标题相类似的段落；若没有找到标题，“文档结构图”窗格将为空。

使文档结构图生效的前提是需要应用大纲标题1-9样式。

切换到“视图”功能选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选“文档结构图”复选框，此时，文档的左侧将出现“文档结构图”窗格，如图6-44所示。图6-44文档结构图6.8.1快速定位到特定位置

在这个窗格中显示了以下内容：

文档的各级标题：系统以不同的缩进值来区别不同的标题级别。

文档中光标所在处的标题：该标题呈反白显示。

展开或折叠标记：在标题的左端有一个方框，如方框内为符号“+”，表示该标题下还有未显示的低级标题；如方框内为符号“-”，则表示该标题下的低级标题已显示；如标题左端没有标记，则表示该标题下没有低级标题。

使用文档结构图可以进行以下操作：

在文档结构图中单击某个标题即可将光标定位到文档中的相应位置。

更改文档结构图的宽度。用鼠标指向窗格的右边框，当指针变为左右双向箭头时，向左或向右拖动调整大小。6.8.1快速定位到特定位置2．缩略图切换到“视图”功能选项卡，在“显示/隐藏”选项组中勾选“缩略图”复选框，文档的左侧即可打开“缩略图”窗格，如图6-45所示。

此时，文档的每页将以小图片的形式显示在“缩略图”窗格中，单击对应的页面，文档将快速切换到指定的页。3．快速定位到上一次编辑的页面

经常处理长文档的朋友一定会有这样一种感觉：对于一篇几十页甚至上百页的文章进行编辑或校对时，总要经过很多次修改。可是，每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”组合键，即在打开上次修改过的文档时，按下Shift键的同时，按下F5键，光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置。现在，你就可以继续你的修改工作。图6-45“缩略图”窗格6.8.2重复输入字符和图形在Word中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。对于插入的特殊符号也是一样。在刚插入的特殊符号后，按下F4键，一个同样的特殊符号就插入进来了。重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键，就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样，对于图形输入同样有效。例如，我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆，如果要继续画一个同样的椭圆，只要按下F4键，一个同样的椭圆就画出来了。对于插入“自选图形”也同样可以实现。6.8.3统计文档字数

对一些进行文字编辑工作的用户而言，常常需要使用到Word的“字数统计”功能。常规统计文档字数的方法是：切换到“审阅”功能选项卡，单击“字数统计”按钮，将打开如图6-46所示的“字数统计”对话框，在该对话框中显示了当前文档的页数、字数等信息。若想要在不打开Word的情况下统计字数，可使用下面的方法。在Windows。即可查看该文档的页、段落、行数、字数等信息。在WindowsXP的资源管理器中选中要统计字数的文档，接着单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“属性”，在弹出的属性对话框中单击“摘要”标签，然后按下“高级”按钮，即可查看文档的页数、段落、字数等内容，如图6-47和6-48所示。图6-46“字数统计”对话框图6-47单击“高级”按钮图6-48字数显示列表6.9技能实训

下面利用一个上机操作实例，来对本章中所学习的重点知识进行一次巩固练习。请参照随书附赠光盘中的Reader\Chapter6\6.9\毕业论文.doc文档，将光盘中的“毕业论文－初稿.doc”文档应用样式、添加题注、创建目录并合理安排好文字大小、距离等格式。完成后效果如图6-49所示。

图6-49实例效果6.9技能实训

步骤1 应用大纲样式。在文档中选中需要应用大纲样式的文本，例如“第1章绪论”。打开“样式”窗格，单击任务窗格列表中的某个标题样式，例如“标题1”，如图6-50所示。

步骤2 修改大纲样式。在任务窗格的样式列表中，使用鼠标右键单击“标题1”样式，从弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，如图6-51所示。图6-50应用“标题1”样式图6-51选择“修改”命令6.9技能实训

步骤3 此时会弹出“修改样式”对话框，使用该对话框中的各个选项将“标题1”的格式设置为“黑体”、“三号”、“居中”，如图6-52所示。

步骤4 单击“确定”按钮返回到文档中，文档中应用标题1样式的文本格式即可改变，效果如图6-53所示。

步骤5 样式修改完成后，请依次将其余标题应用大纲1-3样式。

步骤6 新建样式。现在建立一个新样式“正文内容”（其中的格式设置为“宋体”、“小四”、“首行缩进2字符”、“段前段后0.5行”、“1.5倍行距”），然后将论文的正文内容全部应用该样式。单击“样式”窗格下方的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框。图6-52修改样式图6-53修改样式后的效果6.9技能实训

步骤7 在“名称”文本框中输入建样式的名称“正文内容”，在“样式基于”列表框中选择一种与新建样式格式相近的样式，本例中选择“正文”作为基准样式，然后单击“字号”下拉列表中的“小四”，如图6-54所示。

步骤8 接着，单击“格式”按钮并在弹出的下拉菜单中选择“段落”命令，如图6-55所示。

步骤9 在打开的“段落”对话框中，设置“首行缩进2字符”，行距为“1.5倍”，段前段后距离设置为“0.5行”，如图6-56所示。图6-54新建样式图6-55选择“段落”命令图6-56设置段落格式6.9技能实训

步骤10 依次单击“确定”按钮，新建的样式便会出现在“样式”窗格列表框中，如图6-57所示。在样式建立好后，就可以直接使用它了。依次选中需要应用“正文内容”样式的文本段落或直接将光标定位在文本段落中，单击任务窗格列表中的“正文内容”样式即可。

步骤11 为图片添加题注。在第一张图片的位置单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入题注”命令，打开如图6-58所示的“题注”对话框。

步骤12 内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”，而这里需要的标签则是“图”，所以需要单击其中的“新建标签”按钮，打开“新建标签”对话框进行设置。在该对话框中输入所需的标签名称“图”，然后单击“确定”按钮，如图6-59所示。图6-57新建的“正文内容”样式图6-58“题注”对话框图6-59新建标签6.9技能实训

步骤13 返回到“题注”对话框时，新建的标签名称在“题注”下面的文本框和“标签”下拉列表中都将看到它，如图6-60所示。

步骤14 设置完毕后，单击“题注”对话框中的“确定”按钮即可插入题注。完成后的效果如图6-61所示。图6-60新建的标签显示在“题注”对话框中图6-61添加的题注效果提示：在第一次设置题注完毕后，第二次就不用那么麻烦了，你只需要在需要添加题注的图片上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框