《专门档案管理（第三版）》课件 第4章

第四章

会计档案与会计档案管理会计档案的概念会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制会计档案的收集会计档案的整理会计档案的鉴定和处置会计档案信息的利用服务电子会计档案的管理第一节会计档案的概念一、会计档案的定义会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计历史记录，包括纸本会计档案、电子会计档案等种类这一定义指明了会计档案的形成者、特定形成领域、价值属性特征、本质属性和存在形式特征第一节会计档案的概念二、会计档案的属性和特征突出的专业性形成过程的序时性承载内容的严肃性（合规性）数据记录的平衡性会计记录与会计资料格式的规范性第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的价值概念及其构成会计档案的价值，是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义会计档案的价值构成主要包括：会计档案是制订财务计划的重要数据源会计档案是进行科学经济决策的信息源会计档案是维护正常经济、工作秩序的法定证据，是实施会计审计、会计监督的必要条件，也是促成新经济活动的信息支持源泉会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源会计档案是开展历史研究的记忆库会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的基本功能包括：原始凭证功能历史查考功能历史记忆功能维护经济秩序的功能促成新业务产生的功能第一节会计档案的概念三、会计档案的价值、功能和作用会计档案的作用主要包括以下几个方面：信息保障作用维系管理作用监督检查作用经济、历史研究作用凭证、查考作用第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制一、会计档案人员对现行会计记录（资料）监督与控制工作的依据理论依据文档一体化理论是会计档案人员对会计记录（资料）等会计信息实行有效管理控制的重要理论依据之一实践依据法规制度依据第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统与传统的手工会计系统相比具有的特点：会计记录信息管理系统缺乏交易处理痕迹内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性，同时也增加了会计记录信息管理系统差错反复发生的可能性会计记录信息管理系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异信息化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了在会计记录信息管理系统中，会计信息存储数字化网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用，带来了许多新问题第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统环境下的内部控制，应当包括会计记录信息管理系统的一般控制和应用控制第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统的一般控制组织与管理控制应用系统开发、建立和维护控制系统软件控制系统操作控制数据和程序控制网络的安全控制第二节会计档案人员对现行会计记录、会计资料的监督与控制二、信息化条件下的会计记录（

资料）信息的有效前端控制会计记录信息管理系统的应用控制输入控制采用的控制方法计算机处理与数据文件控制采用的控制措施输出控制采用的控制措施第三节会计档案的收集一、会计档案收集的一般要求会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理”的基本原则会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计文件（资料）归档制度的一般内容设计会计文件（资料）的归档制度内容可以分为归档范围、归档时间、归档要求、归档份数和归档手续等归档范围：就是哪些会计记录和会计文件（

资料）可以作为会计档案保存，哪些会计记录、会计文件（

资料）不能作为会计档案保存归档时间：就是会计人员或会计机构应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间归档要求：就是对会计文件（

资料）归档的职责，以及会计档案保管单位的质量等所提出的相关要求归档份数：是指归档的会计文件（

资料）、会计记录的实际份数归档手续：在移交会计档案时，交接双方必须按规定履行一定的移交手续第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计文件（资料）归档制度的保证措施设计为了有效地保证上述各项规定事项能够得到切实的贯彻施行应将有关类型的会计记录或会计文件（

资料）的积累和归档，纳入会计人员的岗位职责范围，把归档工作落实到人，以保证归档的会计档案的质量第三节会计档案的收集二、会计文件（资料）的归档制度会计核算系统中电子会计档案收集管理制度现金记账凭证及日记账的输出及收集银行记账凭证、账册的输出与收集转账凭证的输入、输出与收集科目汇总表、账表打印时间打印输出与签章数据备份收集电子会计档案的集中管理第四节会计档案的整理一、会计档案整理的内容会计档案的分类会计档案的组卷会计档案的排列会计档案的编目第四节会计档案的整理二、会计档案的分类分类要求：会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用，应当具有一定的客观性会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性分类标准：来源标准时间标准内容标准形式标准第四节会计档案的整理二、会计档案的分类分类方法：会计年度-会计文件（资料）形式（凭证、账簿、财务会计报告、其他会计资料）-保管期限分类法会计年度-保管期限-组织机构分类法会计年度-会计类型-文种（形式）-保管期限分类法保管期限-会计年度-文种分类法保管期限-文种-会计年度分类法第四节会计档案的整理三、会计档案的组卷纸本会计核算文件（资料）、记录的立卷方法凭证的立卷方法账簿的立卷方法财务报告的立卷方法纸本会计档案的立卷编目拟制案卷题名填写卷内目录案卷封面其他项目的编目备考表的编目卷脊的编目第四节会计档案的整理四、纸本会计档案排列与案卷目录的编制会计档案的排列方法年度-类别-保管期限排列法年度-保管期限-组织机构分类排列法年度-会计类型分类排列法会计文件（资料）或会计记录形式分类排列法会计档案号的编制方法不需要向档案馆移交会计档案的单位的会计档案号高等院校财会档案号需要向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号第四节会计档案的整理四、纸本会计档案排列与案卷目录的编制会计档案案卷目录的编制通常的做法：一个单位一个会计年度形成的会计档案，应按会计核算与其他会计文件（资料）等大类各编一本目录向档案馆移交会计档案的立档单位会计档案号按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计文件（

资料）四大类各编一本目录一个单位一个会计年度形成的会计档案，按保管期限降级排列编一本目录第五节会计档案的鉴定和处置一、会计档案鉴定的内容、意义和要求会计档案鉴定工作的内容会计档案价值的鉴定工作会计档案质量的鉴别与审核工作会计档案鉴定工作的意义有利于实现会计信息的优化有利于合理地使用有限的人力、物力和财力资源有利于在发生突然事件时及时抢救重要的会计档案有利于保证电子会计文件（资料）和记录的证据价值第五节会计档案的鉴定和处置一、会计档案鉴定的内容、意义和要求会计档案鉴定工作的组织管理要求国务院财政部门和国家档案行政管理部门主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案鉴定工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导县级以上人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内的会计档案工作实行监督和指导会计档案鉴定工作应当由国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行第五节会计档案的鉴定和处置二、会计档案鉴定规则高龄规则客观性规则整体性规则双重价值规则当机立断规则未结禁销规则依附性规则可靠性规则第五节会计档案的鉴定和处置三、会计档案鉴定标准和保管期限表会计档案价值鉴定的一般标准会计档案自身的属性和保存状况标准：来源标准、内容标准、时间标准、形式标准、完整性标准、依附价值标准、法律遵从标准会计档案鉴定的社会利用需要标准：本单位财会工作、经济管理工作、经济决策工作的需要；审计单位检查、核实有关经济事务的需要；公检法部门依法调查有关经济案件的需要；单位员工的查询需要；历史研究的需要会计档案的保管期限的划分依据会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间的长短确定的第五节会计档案的鉴定和处置三、会计档案鉴定标准和保管期限表各种保管期限会计档案的构成第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置基本要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照程序销毁第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置单位发生变动时会计档案的处置要求单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督第五节会计档案的鉴定和处置四、会计档案的合理处置电子会计档案的处置要求电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交档案接收单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全第六节会计档案信息的利用服务一、会计档案信息的服务规则与要求会计档案信息服务的基本原则：真实性原则可比性原则及时性原则公开公正性原则合理保密性原则会计档案信息利用服务的基本要求：单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还第六节会计档案信息的利用服务二、会计档案信息利用服务的途径与方式会计档案信息利用服务的途径：通过提供原件，满足利用者的会计信息利用需要通过电子网络平台，满足利用者的会计信息利用需要通过提供会计档案副本或复制品，满足会计信息利用者的利用需要通过提供会计信息加工品，满足会计信息利用者的利用需要第六节会计档案信息的利用服务二、会计档案信息利用服务的途径与方式会计档案信息利用服务的方式：阅览服务外借服务展览与陈列制发复本制发会计档案证明服务目录信息服务咨询服务第六节会计档案信息的利用服务三、会计档案内容的保密会计档案内容泄密的渠道非法窃取单位会计档案文件物质利诱、收买或恐吓威胁会计档案知密人会计人员或会计档案管理人员流动带走会计档案机密信息会计人员从事第二职业假借合作名义，骗取重要财务信息宣传人员缺乏保密意识，在对外宣传过程中泄露机密会计信息在商业技术合作、洽谈生意、座谈交流等活动中，疏于防范而导致会计信息泄露会计档案管理不善计算机网络设施管理措施不善等会计档案查询使用权限失控等第六节会计档案信息的利用服务三、会计档案内容的保密OPSEC法的应用OPSEC（OpenPlatformforSecurity）