建设项目档案管理

建设项目档案管理

1a

项目文件的整理归档

b计算机技术在重点工程项目档案工作中的应用

c重点工程项目档案的验收办法

d重点工程项目档案的验收程序

234第一章

项目文件

一项目文件材料的形成与定义一)，定义：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。5二)，作用：

1、是指导项目、生产、建设活动的重要依据2、是继承项目知识的重要手段3、是提高经济效益和社会效益的重要工具。

678三)，特点：

1、专业技术性2、通用性3、成套性4、更改性5、标准化

9四)，类型：

1、图样

2、文字

3、其他形式

4、非纸质载体

1011二、项目文件的编制

一)，编制的标准要求：为了更好地发挥项目文件材料作为项目建设活动依据和工具的作用，要求项目文件材料在内容上和编写形式上必须实现标准化。

12二)，我国现行标准颁布情况：

1、国家标准2、专业标准3、企业标准13三)，项目文件更改方法

一），定义：项目文件的更改，就是按照一定的原则与要求，采用特定的方式和方法，改变项目文件某些内容的一项工作。14二），更改权限:

1)设计与生产(施工)不在一个单位进行,原则上,只有设计单位具有项目文件材料的更改权.2)设计与生产(施工)在一个单位内部进行,该单位的设计部门对该项项目文件材料有更改权,其它部门只有更改建议权.3)几个单位联合设计或合作生产(施工)的,项目文件材料更改权由主办单位或底图保管单位掌握,参加单位有更改建议权。

15三），更改程序：

1）更改建议：任何项目文件材料使用部门均可提出。2）更改审核：建议要经过原编制部门或原文件的设计主管人员审核同意，填写项目文件材料更改通知单。3）更改会签：在更改之前，实行有关部门的会签制度。更改会签是通过传递和签署更改通知单的办法完成的。

164）更改批准：项目文件材料编制部门的有关负责人，在更改通知单传递会签返回后，审查批准。5）具体施改：依据已批准的更改通知单更改。一般先改底图，并应查明原复印发放数，通知逐一进行更改。如果是补制新图，应换回并销毁原来发放的复印图。17四）底图的更改方法：

①划改②刮改③换改④更改标记:Ⅰ、更改标记；Ⅱ、同一标记下更改的处数；Ⅲ、更改通知单编号；Ⅳ、更改人员签字；Ⅴ、更改日期。18五），竣工图的编制：

1）凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，该图即作为竣工图。192）凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图标志后，该图即作为竣工图。203）凡结构形式改变，工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。21三：项目文件整理

一），

项目文件整理工作的主要内容及程序：对形成的项目文件进行鉴别；把鉴别后应当归档的项目文件组成保管单位；对组成的保管单位进行编目和装订。

22二），项目文件的鉴别工作：

1）完整性鉴别2）准确性鉴别23三），项目文件的立卷：

（一）图纸的折叠（二）组织案卷24组织案卷

1）定义：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的项目文件材料的集合体。2）特征：

a案卷是一组具有有机联系的项目文件。

b案卷内的项目文件有一个相对的数量界限。

c一个案卷内项目文件的保存价值大体相同，保管期限一律从长。

d案卷采用卷皮、卷盒两种形式的装具。

253）方法：①产品、设备仪器文件（特别是图纸部分），按其反映的不同部件、结构、系统分别组织案卷。②基建工程的项目文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组织案卷。③科研课题的项目文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组织案卷。（4）产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组织案卷。264）、卷内文件的排列：1）、文字材料按A：重要程度；B：时间；C：逻辑关系，同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。有译文的外文资料，一般要求译文在前，原文在后。2）、图纸按专业（建筑、结构、水、暖、电）排列，同专业的图纸按图号顺序排列。（图样目录的，按图样目录，没有的，按总体局部的关系排列。3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。275)案卷的编目：（1）有书写内容的页面编号，从“1”开始（2）页号编写位置：单面右下角，双面左下角

(3)成套图纸或印刷成册的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码282930档号４•１－２９档案馆号

温州大桥下部结构１号台１－１０号桩基检验申请批复单立卷单位

浙江广厦集团

起止日期2000年3月25日-4月8日保管期限永久密级31案卷标题的拟写案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种例如：（1）沪杭高速公路工程

K100+20~K110+15

项目名称

单位工程

路基压实度评定

表

文件内容文件名（2）萧山机场

候机楼

电气线路

竣工

图

项目名称单位工程专业阶段文件名

3233卷内文件目录

序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1中天集团公司温州大桥下部结构1号承台8-9号桩基检测报告199902240012浙江地球物理研究所温州大桥下部结构1号承台8-9号3类桩基超声波检测报告199903060053中天集团公司温州大桥下部结构1号承台1-10号桩检验申请批复单199904250074中天集团公司温州大桥下部结构1号承台11-20号桩检验申请批复单19990510010-0223435案卷的装订

1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订

2、件装订的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。3637上四），项目文件材料归档：

1，定义：项目文件材料在一个应用段落结束后，将具有保存价值的，应按照一定的制度和要求，向科学技术档案部门移交归档，项目文件材料由项目业务部门转入与项目档案管理部门，项目文件材料就成项目档案，叫归档。（实行业务部门立卷）382，归档制度：

归档范围归档时间归档份数归档要求归档手续归档文件的质量要求

39五）项目档案管理各方职责：项目法人（建设单位、业主）——负总责,负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方；档案实体的管理（收集、整理、归档、保管、移交等）。40监理单位

向项目法人提交项目监理档案；监督项目文件的完整、准确，审核、签署竣工文件。（逐张签署竣工图，避免监理缺位）41设计和施工单位设计单位——向项目法人提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件。（受委托编制竣工图）施工单位——向项目法人提交经整理立卷的竣工文件（含施工文件和竣工图）。42其他相关方—积极借助外部力量

上级主管部门—指导、检查档案行政管理部门—指导、监督、验收城建档案馆—接收社会中介——服务43六）、术语:

,建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。44单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。45*工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件。*监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。*施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。*竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。*竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。46设备仪器文件材料

自制设备：在设计、研制、试验和制造过程中形成的（自制设备仪器的各种装配图、部件、零件图和技术文件）文件材料，还有该项设备在安装、使用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。

47外构设备：设备购置文件材料（计算耗材、定购合同等）、随机文件材料（设备仪器图册、说明书、合格证、保修卡、装箱单、配件目录、安装规程。）安装使用后形成的文件材料（安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养和维修记录、事故记录、设备使用分析表、设备检查记录、设备履历表、设备改造记录和总结。48第二章项目档案

一），项目档案收集工作的要求：1、要认真贯彻集中统一管理项目档案的原则2，要遵循项目档案的自然形成规律3、要保证项目档案的齐全、完整、准确49二），项目档案收集工作的方法和措施：

1，按照归档制度的规定接收项目文件材料归档2，纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法3，确定和疏通项目档案收集渠道，定向、定内容收集4，抓住重要环节和关键阶段进行收集50三）、项目档案的整理工作

1，项目档案整理包括：系统整理和科学编目系统整理包括：对案卷的分类和排列，以真实反映项目、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则。项目编目包括：编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果。512，项目档案整理工作的原则

遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。523，项目档案的分类基本要求：

1，项目档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点。2，在一个单位内部和一个专业系统内部，同一项目档案的分类标准应该一致。3，分类层次类目要简明，不宜过多过繁。4，分类应力求按照专业系统实现标准化。53四），项目档案分类的具体步骤：

1，根据库藏项目档案的基本种类设大类，有多少种类项目档案，就可以设置多少个大类。2，在每个大类中，根据项目档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。3，给每一个类目以固定的代字或代号4，将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。5，撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法等。545，项目档案案卷的排列:

1），案卷排列的基本方法：第一种是分类排列第二种是流水号排列法552），案卷具体排列的顺序是：

（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列，结构排列。（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段。56（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、旋工图设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。（4）设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。576，项目档案号的编制要求：

1，项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。2，项目档案号，由代字和代号组成。3，项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐（最好设置三个层次）。项目档案号═分类号+案卷顺序号587、项目档案的编目：

项目档案总目录总登记号登记日期档号案卷题名编制单位数量保管期限密级变更记载备注

份数页数59总登记号档号案卷题名立卷单位起止日期保管期限备注1温州大桥下部结构1号承台8-9号桩基检测报告中天集团19990224永久2温州大桥下部结构1号承台8-9号3类桩基超声波检测报告浙江地球物理研究所19990306永久3温州大桥下部结构1号承台1-10号桩检验申请批复单中天集团19990425永久4温州大桥下部结构1号承台11-20号桩检验申请批复单中天集团19990510永久60项目档案分类目录

类别：序号档号案卷提名编制秘级保管期限页数

备注单位时间

618、项目档案鉴定工作：

内容：一方面是对项目档案价值的鉴定分析工作，即鉴别项目档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的项目档案，经过一定的审查和批准手续剔除销毁的工作。项目档案鉴定工作是通过两个过程实现

62第一过程是在归档阶段进行的：1、鉴别项目文件材料有无保存价值，从而确定项目文件的取舍，剔除无保存价值的项目文件材料。2，鉴别、核对归档材料的完整性和准确性，保证归档材料的质量。3，判定项目文件材料价值大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。63第二过程：管理阶段：1、对已经超过保管期限的项目档案重新进行审查，把失去利用价值