业务外包管理办法

业务外包管理办法总则为使xx有限公司（以下简称“公司”或“矿业公司”）外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间公司资产安全，维护公司利益，实现业务外包的战略目标，提高资源利用率，特制定本制度。业务外包是指公司利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或经济组织（一下简称承包方）完成的经营行为。本制度主要规范矿业公司生产接续进度中的矿井巷道掘进劳务外包。本制度适用于所属子公司。业务外包主要岗位职责执行董事审议、审批矿井巷道掘进劳务外包项目计划书。总经理办公会审定最终的承包方；审议、批准外包合同书。法律顾问审核外包的法律性协议或合同文件；参与外包业务的谈判；解释协议或合同条款，处理相关法律事务。生产技术部根据公司发展规划，结合实际生产经营的需求，制定生产接续分步实施的方案，明确矿井巷道掘进劳务外包的实施方案。负责审核外包项目计划书，组织掘进工程外包业务竣工验收。规划基建部参与掘进工程外包业务竣工验收，负责专用基金项目月（年）度结（决）算的审核，审定后向承包方出具月（年）度工程价款结算单。人力资源部负责培训承包方涉及业务外包流程的员工。外包业务管理单位（一）负责编制矿井巷道掘进劳务外包计划，组织实施招投标，负责起草业务外包合同，与承包单位洽谈签订业务外包合同。（二）负责编制《作业规程》及《安全技术措施》；现场监督外包劳务的实施。（三）对承包方领用材料进行审核，按承包方的材料计划发出材料。对承包方水、电使用进行管理，负责承包方水、电耗用量的统计。（四）对承包方提出的月度完工情况进行验收；对承包方提出的竣工验收进行初验，参与项目的正式验收；负责编制月（年）度预（竣工结）算书。（五）审查外包业务承包方对公司固定资产、流动资产、存货的使用情况；定期对承包方库存存货进行检查；组织开展资产、存货的盘点工作。（六）进行外包业务相关的会计处理；审核外包业务付费款项；确认业务外包中的退款及折扣金额。（七）根据成本收益情况，评估业务外包项目计划；定期检查和评价外包业务进展情况。业务外包的实施方案及计划管理矿业公司生产技术部根据公司发展规划，结合实际生产经营的需求，制定生产接续分步实施的方案，明确矿井巷道掘进劳务外包的实施方案。一号矿生产技术部根据矿业公司生产接续分步实施方案，结合公司近三年的实际指标完成情况、下年度生产经营目标编制下年度生产接续计划，经批准后，编制矿井巷道掘进劳务外包计划。承包方的选择矿业公司建立承包方资质审核和遴选制度，引入承包方竞争机制，按照公司《招投标管理办法》的规定选择承包方。一号矿生产技术部根据生产接续安排和矿井巷道掘进劳务外包计划，向矿业公司上报招标报告。经矿业公司批复后，一号矿企管计划部按照报告相关要求、图纸（实施方案）等相关资料编制招标文件，报主管矿长审批。招标文件经主管矿长审定并签字后，加盖单位公章后向投标单位发放。招标文件发放后，一号矿企管计划部按照相关要求及图纸（实施方案）、现行定额等相关资料编制拦标价，报主管矿长审核，主管矿长审核签字后上报规划基建部进行审定。规划基建部审定后，一号矿企管计划部准备招标评标办法、会议纪律、商务标与技术标评议表等相关资料。招标所需资料全部准备齐全后，向矿业公司招投标领导小组请示开标时间及地点，并通知评委等相关人员召开招议标会议。招投标领导小组现场宣布评委，评委根据评标办法对投标单位的投标报价、承诺、工期、质量、施工能力、施工方案或施工组织设计、单位业绩和信誉等方面以定量方式进行综合评议并签字，招标办公室按照综合评议结果提出评标报告。招投标领导小组将评标报告上报矿业公司审定，经矿业公司审定后向项目中标单位发出中标通知书。招标工作严格遵守国家有关法律、法规以及公司《招投标管理办法》有关规定，坚持“公开、公正、公平”和诚信的原则，招议标工作全程由矿业公司纪检委进行监督。业务外包合同管理制度订立外包合同的原则：应遵循自愿平等、互利有偿和诚实守信的原则，不得有损公司的利益和形象。合同签订外包业务合同签订依据《合同法》及公司《合同管理制度》，结合矿业公司实际情况，实行合同会签制度。招标办公室根据招标文件、评标报告、中标通知书等要求起草合同内容并通知主管领导、各主管部门相关人员及中标单位参加，在纪检委的监督下对合同内容进行现场会签。未经会签的合同视为无效合同。公司各管理部门要加强对项目建设单位合同管理工作的检查与指导，跟踪重大合同的实施情况，做好管理协调和监督检查工作。业务外包实施管理掘进工作面开工前必须由承包方向生产技术部递交开工申请单，由生产技术部组织相关部室进行开工前的验收，验收合格后由生产技术部向承包方发出开工通知单。验收不合格，或不具备开工条件，不得开工。采掘工作面开工前必须有一号矿总工批准的《作业规程》和《安全技术措施》以及开工通知单。承包方必须按批准的《作业规程》要求组织正规循环作业，批准后的作业规程、措施由承包方技术员负责校验并装订成册存档。牢固树立“百年大计，质量第一”的全员质量管理意识，规范掘进劳务质量管理工作，推动一号矿质量标准化工作的开展。搞好工程质量是全矿每个职工的职责，全矿每个职工有责任共同关心支持质量管理工作，使全矿形成“干标准活，干放心活”的习惯。矿属各单位要从严把关，各负其责，从原材料入库，现场施工到交付使用、维修等全过程对各分部、分项工程进行全面质量管理。对于承包方要严格审查其资质等级，必须证照齐全，质保体系健全并发挥作用，否则不准承担工程；若发现其实际技术水平与资质证书不符的，应予辞退。承包方各施工点必须每班配备一名专职质量验收员，专职质量验收员必须由熟悉工程质量，并经过培训的人员担任。承包方技术负责人负责对验收员进行工程质量技术交底，并对本单位工程质量负责；不配备专职验收员的单位视为质保体系不健全，月度不予以验收成巷。为保证外包业务质量，需对承包方的人员进行定期培训。（一）新到一号煤矿的承包方职工，由职工培训中心进行不少于72学时的入井安全教育培训，在矿施工满一年的应进行再培训，再培训时间不少于20学时。入井安全教育培训内容执行一号煤矿从业人员培训内容。职工培训中心建立健全承包方职工在承包期间的培训档案。（二）对承包方职工实行有偿培训，收费标准如下：初训：培训费200元/人，办证费10元/证；复训：培训费100元/人，办证费10元/证。（三）承包方职工培训费、办证费由职工培训中心出具证明，财务科统一收取。教师授课费、资料费、制证费、管理费、培训用品等从收取的培训经费中列支。业务外包流程中资产的管理业务外包固定资产管理（一）对于矿业公司所有的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照本公司《固定资产管理制度》使用和管理。（二）资产管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。（三）交由承包方使用但所有权归矿业公司的资产，只能用于外包业务活动。未经矿业公司同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。业务外包材料管理（一）掘进外包工程井下各种支护材料质量由物资供应分公司、机电部、供应部、生产技术部和承包方共同把关，绝不允许以劣充优、以次充好、以小充大，坚决杜绝不合格材料下井。（二）掘进劳务所需的钢材、锚杆、锚固剂、水泥、速凝剂，承包方每月必须有材料申报计划（合同规定可自行采购的除外）供应部负责办理。材料的品种、规格、质量要符合设计要求，杜绝假冒伪劣支护材料入井，砖、石、砂子等必须有合格证和材质实验报告。各种支护材料必须有出厂合格证，试验报告（检验报告），在保质期内方可入井使用，严禁使用过期变质的支护材料，违者罚款500～1000元/次，并无条件对不合格的工程返工处理。（三）质量验收所需资料有：分批钢材、管材出厂合格证，试验报告。水泥出厂合格证、试验报告、钢带、锚杆出厂合格证、钢材出厂合格证及其复试报告或代用材料试验报告。砂浆试块和砼试块。以上资料必须向生产技术部提供原件一份，以归入工程档案。（四）承包方擅自使用未经许可的支护材料，一经查出，罚款1000～5000元，并返工处理，并追究承包方领导责任，造成重大责任事故的按有关政策进行追查处理，对于承包方在工程中偷工减料，弄虚作假，屡教不改的须停工整顿，罚5000～10000元，并不予结算，直至中止合同。业务外包流程中断防范措施采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方和备选承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给矿业公司带来的损失。应密切关注承包方的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。定期对所有承包方的履约能力进行持续评估，形成业务可持续能力评估报告，交由矿业公司总经理及以上级别管理层审阅。评估的内容包括：承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标；承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求等。对外包的各种意外情况做出充分预计，建立应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。根据业务可持续能力评估报告，归口管理部门负责及时将不具备继续履约能力的承包方的情况和需要替换承包方的名单报公司管理层核准，替换承包公司，避免外包业务的失败造成矿业公司商业活动的中断。业务外包的验收外包业务按合同规定可以采取一次性验收，或在整个外包过程中分阶段验收。各承包方的上报进度及上报工程质量等级以每月底矿业公司组织的验收为准。月度验收由承包方报请一号矿生产技术部，一号矿生产技术部组织相关部门进行。每个单位工程分部、分项完工后，承包方提出验收申请，一号矿组织分部、分项工程质量验收，主要分部、分项工程应请上级有关部门参加。单位工程的竣工由承包方报请一号矿生产技术部，一号矿生产技术部组织相关部门进行初验，具备竣工验收条件后，再由一号矿生产技术部报请上级有关部门组织对该单位工程进行竣工验收，以此作为该单位工程竣工结算的依据。一号矿进行周、月质量检查及对外包业务进行验收前，承包方技术负责人需作好检查及验收前的准备工作。验收过程中发现异常情况的，归口管理部门应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。业务外包结算与支付管理在工程预（结）算等工作中，积极推行定额计价、工程量清单的计价模式，一号矿企业计划部按照招标文件相关要求及图纸（实施方案）、国家及行业规定现行预算定额及配套的取费标准或工程量清单计价规则、公司当年最高限价及同期最新《陕西建设工程材料信息价》、合同、工程量月（年）完成进度表以及矿业公司有关规定等相关资料编制预（结）算书。非专用基金项目月（年）度结（决）算，预（结）算书经主管矿长审核签字后向承包方出具月（年）度工程价款结算单。专用基金项目月（年）度结（决）算，预（结）算书经主管矿长审核签字后上报规划