三级秘书证考试知识点归纳

BY：❀常逍遙❀好累~！会议筹备方案的拟订内容：1确定会议的主题和议题2名称345设备和工具6会议文件的范围以及文印或复制工作7与会代表的

2先了解供给电信会议效劳公司的效劳业务,并提前一周与电信会议效劳公司预约,明确提出自己的要求,并提前将以下内容告知电信服

指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门依据既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达要求的整

标；制定目标时留出意外状况时组成89

理出整改和修订意见并予以订正 人员；检查沟通所用各类文件资10

1确定

作用

3会议程序、2选择媒

意图得以贯彻执行。〔适用于规模不大办公地点相对集中的企业〕沟通信息1复快速是电子通信会议中花费最以进展互动沟通缺少文本难以传3会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业会议信息工作要求1出开会信息，说明是否设分会场强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备456视频会议12时间费用34始预备时间较长投入本钱高没用面对面的互动效果沟通不够深入广泛12文件信息资料34检查会场信息传输设备5议信息预备6承受先集中后分散的形式7汇总状况信息1视频会议的会场2备和检查设备3设备维护4为削减5节约费用远程会议筹备方案特点1议具有节约时间和金钱,能与效劳机构商定使用录音带做永久点。

议程及其他材料必需提前寄给与人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1要依据会议的规模和类型组织人员队伍23加强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序1会议筹备委员会2分成筹备小组34检查会务筹备状况其他。方法1听取会议筹备人员的汇报报的领导加强前期调查；对汇报材料的预备要侧重困难和问题汇报时间正值对薄弱环节准时调整加强〕2会前现场检查:确保全部事项条理清楚；留意气味树立入场登记台佩戴徽章名牌；预备接待休息室. 检查结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备状况的工作程序:开会检查的程序1对会议预备状况进展自我检查2会议领导小组确定汇报会的时间3协调会并在会上现场解决问题4汇报会后对检查中觉察的问题予以催办和落实.1

3确定会议4处理好应回避的问题制定各种应变措施※庆典活动组织工作重点1.前期调查争辩2.细心筹划预备3.选择4.5编排67善后工作处理对检查所觉察问题的订正1分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响程度2找出产生问题的缘由查找解决问题的方法3在人财物方面为订正偏差做4将订正结果通报会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和、事实准确〕工作程序1起草该文件的秘书就内容进展自审2主观秘书进展初审3如内容涉及部门较多，要4或主管领导进展终审与领导沟通有关会议事宜1原则：原则。2方法:定期向领导提交书3程序

导。 留意事项1对领导的指示和双方争辩的结果尽快落实部署2坚持与会议主管领导保持定期沟通并将落实状况准时向领导反响3在会前会中会后不同时期沟通中要突出各自的重点会议应急方案的内容1问题场地设备资料安康与安全与会者心情与会者返程行为2.明确问题消灭时负责解决的会议工作人员3.处理睬议突发大事的方法：同上会议应急方案的工作程序：1推测状况2预备应对备选方案3争辩会议紧急状况4确定会议应急方案 留意事项住宿安排要妥当、餐饮效劳要周到医疗卫生工作要有备无患、交通保障应落实到位、会议通讯效劳力求标准稳定牢靠快速消遣生活要丰富多彩会议值班要制度健全人员要坚守岗位提示会议按打算进展：原则：认真倾听最少限度打断谈话树立自信念确信自己能对任何冲突产生乐观影响消退沟通障碍强调问题；使用精湛的人际沟通技巧。工作程序1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题〔会议开头前明确开头和完毕的时间保证准时开会散会议题开头前规定争辩范围并保证公平发言议题完毕后简洁总结并宣布完毕。〕会议经费的监视方法：报告和会平衡表比率分析审核时要逐项细审。会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支

好的方面和存在的问题；有理有

着装要求：穿正装

资金,节约花费的时间,更机敏的管票5经费支出6

安排涉外迎送工作程序 1确定

理自己的时间,削减交通的拥挤,污处理睬中突发大事1

为二，鼓励为主。

等候人员2预备迎宾的物品3见面

染和费用.缺:需计算机和以保2程序：会议评估工作内容：1构成有效会

讲究礼节4送行前的访问5安排送

持联系,有的缺乏适宜的办公环境,对会议中消灭的突发大事准时向

排〕2影响会议效率的主要因素〔

行仪式安排涉外会谈的要求:充分了解双

增加了组织监视.治理和把握工作人员工作的难度,同事之间沟通削减,削减了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间机敏,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难3留意事项：1责任分

.优：削减总部办公空间的开销,工作时间更灵2突发制度；值班工作责任到人制度会议总结工作1目的目标实现状况小组执行状况总结阅历教训奖惩人员解决遗留问题2内与会代表人数、主要议题,参与会议的上级领导人,会议的主持者,领导报告或讲话的要点,对会议的根本评价和贯彻要求,会议的决议状况及今后的工作任务布置等。3程序总结稿；向领导报告会议结论；4方法表彰会书面总结书处要组织全体工作人员进展总要在开号总结会的根底上写出书批阅后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文件等一重要的会议秘书可以在会议完毕前印发一份问卷或会议组织评估涉及的方面包括明确的会议目的完成任务会场以准时间的安排等内容要求会议工作总结要依据岗位责任制和工作任务的内容逐条

预备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准〔是否达成，起共鸣，会议形式地点是否适宜，资料是否准时〕，会议时间评估，与会人员参与会议的状态和收获，持的事项。效果的因素、设计会议效果评估留意事项：工作组；与会人员对会议不满。办公司的工作感到满足时可考虑长期合作；讨价还价。涉外接待原则礼宾次序:1国家地区名称的拉丁字母2具体身份职务凹凸3抵达时间4告知东道主自5不排列1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼涉外迎送仪式要求：1发出邀请2预备工作：清楚来访者的根本状况3善始善终

会见会谈工作程序：12通知料，会见场所布置，人员安排456送别客人涉外宴请的原则穿白天的工作装选择礼品的留意事项:1与受礼者的关系2明确送礼的缘由3了解受4经济方面的限定办公模式发生变化的缘由:1办公制造最高的利益2城市中日益严峻的交通拥挤问题和上班的顶峰通4企业自身的进展更加需求机敏就不需聘用长期的正式员工5工本钱6一些企业的组织构造进展7式的工作方式不同办公模式的特点在家办公:优:节约办公室空间和

活.缺：加大了对员工监视和把握4虚拟办公.优：削减工作空间和办公用品的消耗,信息能够.缺：难以把握任务和信息的质量,难于管制网络以及信息的安全保5兼职工作:优:兼职人员可把握,充分发挥自己的专长.缺:把握和监视员工较难,难以把握工作量及酬劳6定期合同制.优:能机敏聘到优秀人员,,效率高.缺:,缺乏7交替工作:优:能鼓励工作人员.缺:交接不当，会消灭工作混乱8临时办公桌.优:节约资金也节约员工的时间.缺:员工缺乏归属感,不能得到充分的信息,降低工作效率,也难于被治理。1深入调查现有办公模式所面临的问题依据调查结果确定相应的型办公模式3依据的模式要求制定治理监视的标准和责权利相结合的安排制度4先在局部部门实行取得阅历,5不,评估启用模式的得失：开放,封闭式作用:1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求:面积、空间大小,人员流通的频率,声音对办公效率的影响,需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或托付他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,依据意见修改设计,完善办公室的功能3:当办,办公4留意采光、温度和通风

和职务;填写表格的人员签名和日期1以书活动时具体处理程序2用上述紧急状况处理程序培训全部工作

案或应急程序公示于醒目位置6.必要的学问与技能7.配备相关设备和资源8.定期检查维护更态。:1上级领导和本单位上司批示进展督查的事项2

将要做的工作内容列出,也可以将工作任务逐项写下2区分重要的任务和紧急的任务,通常按ABCD法则,先做重而急的任务,再做重而不急的任务,后做急而不重的工作,安排好工作的优先次序3依据工作的轻重缓急和规律挨次用数字编号标记出任务完成时间的前后定义→评价→分析→改进→实施:改进办公室日常事务工作程序: 人员,如安康、安全培训、急救培定义→评价→分析→改进→实施:3张贴显

上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实状况3

挨次,对需要花时间的工作留出充分4列出完成每一项任1定义一个需要加以分析和改进的流程2评价确定衡量流程的关键指标并对该流程进展评价3分析查找所存在问题和差距的缘由4改进依据以上分析提出可行的改进5实施改进方案6建议使用改进日常办公事务工作流程留意项：1工作流程应不受组织性质之处就地完成不扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各项流程既相互独立又在整体上严密不漏避免了重复工作及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和6复检次数越少越抱负处理突发大事的原则.12众利益34重塑形象，置之死地而后生突发大事的报告和记录的必要性及其两表内容必要性：1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件内容《事故状况记录表》:;;事故涉及的人员;;事故过程的概述;填写事故记录薄的人员签名.《工作状况报告表》:完成表格人员的姓名、身份;事故涉及人员的姓名、诞生日期、住址、职务;发生事故的日期、地点;事故的细节及对事故的看法;进展的急救行动;必要时还要记录事故证人的姓名

示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相应得布告,让全部人员了解有状况发生该如何疏散和急救员的姓名4实行紧急状况模拟演练,如定期进展消防演习或疏散演,并指导员工的应对行动5明确各级治理人员在紧急状况下所负的任务和职责,一旦有状况,由他们担当处理6保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急状况,如有报警突发大事的应对措施：1预备清楚的书面紧急状况处理程序2用这些紧急状况处理程序培训全部人员3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4实行紧急状况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急状况下的职责6保证工作场所受过紧急状况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理状况8保证定期检查和更设备 处理突发大事的工作流及早觉察马上报告并保护好现场；查找问题的缘由成立临时指挥中心把握源头釜底抽薪；召开闻公布会。※安全检查1.对可预见的自然灾难作好科学推测分析准时及早预报2.对可能发生的人为事故动向3.对以前发生的大事进展总发大事制定应急方案5.将应急方

件打算事项的贯彻落实状况4闻媒体和重要客户对本单位的批判6下级单位请示事项的答复与办解决问题的办理状况7秘书在要事项.特点:简单性，原则性，时限性和权威性原则:实事求是，主动性，分层次方法:书面,,专项,会议,调研.程序:交办,立项,登记,办结回告,审核,立卷,归档.留意事项:巧:12与调查3坚持归口办理,分级4坚持结报反响制度.督查工:办实事、虚心慎重:作用1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的织的活动方针和范围保证行动目4指明事务挨次先后安排5是一种主要把握手段和数量化财政打算1依据组织,一项可以使用特地制作好的人物表格,

务所需的资源和相关信息,包括人项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或担当人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应在何时完成,确定后,逐8明确工作进展的状况和消灭的问题向谁报告,何时报告,确保打算的顺当实施9明确工作进展的状况的质量如何监视和治理打算内容与要求1每一项任务的具体目标2每一项任务的数量要求和质量要求3每一项任务所需的资源4每一项任务所安排的负责部门或担当人以及负责人5在打算的文件中还写明如何监视工作进展和质量制定打算与实施打算留意问题：实事求是,擅长授权明确分工定期检查所需资源是否满足,准时与同事沟通进展问题,在实施打算中应监控觉察问题准时应变制定工作打算的程序:,确定目标,确定打算工作的前提条件,拟定可行方案评价备选方案,选择方案,拟定分打算,编制预算留意事项:全部的子打算、部门打算全都,有助于组织总目标实现;短期打算要与长期打算相结合,短期要有助于长期确定承办期限的工作程序:1调查2时间期限适宜标准3确定统一任务不同的承办周期4确定统一紧急状况下不同承办周期

必需是当前或与其所必需的并考

5

文书拟写通告:标题+正文〔发文缘由+通告事项+尾语〕+落款+成文日期办公室工作评估意义

排好要购置的设备所放置的位置，从前领取的现金数额和支出状况

通报:标题+主送机关+正文[发文理工作的效率;明确了组织机构的

要安全牢靠且有利于工作流程的

缘由+通报事项+分析+〔打算〕+建制;促进了员工担当责任;有助

要求：组织或团队的目标具有多样性但不

供给商要在各个方面进展认真的

方可返还现金。信息开发:主要形式：一次信息开

期 类型:表彰批判传达通报打算:标题+主送机关+正文〔发文可过多；各部门之间相互支持.办

:剪报,信息资料册,二次:索引,目

公室工作评估工作程序:1对办公

调配办公资源的工作程序:1了解

录,编制文摘,三次:简讯,调查报告,

+成文日期室工作进展目标治理:建立一套完

本单位全部办公资源的根本状况，档案参考材料工作程序:1确定主

请批批答函:标题+主送机关+正文;;组织实3对办公室工作进展评估:数量目标和质量目标评估获得办公用品及设备使用权的方式及其优缺点::设备归购置者全部.使用便利.缺点:.过了保修期后需额外支出修理及护理费用.设备还可能很快过时优:最初投入费用低,并可以.一般租用协议都包括维护和修理的费用..缺:租期较长时支出费用较多甚至超过购置的费用.提前终止合同违约金将会很高政府选购的主要方式：询价、单一来源等办公室用品与设备选购的工作程34签订供56支付货款选购预算方案制定的原则经济合理性原则。编制选购预算的工作程序：1确定2进展市场调研3确定选购产品的种类及型号价格4编写预算方案〔：进展科学的可行性论证提出效益目标、技术标

等2对单位全部办公资源进展分类，对不同资源进展分类治理3对办公资源建档，记录应用状况(,保修信息,维护合同,操作指南,根本信息,全部设备状况列表日志记录和故障登记)4定期进展数据分析留意事项资源进展建档,能快速找到需要的资源;要留意准时更记录能真实的反映目前的实际使用状况;留意按规定清退办公用品;办公用品的,特别流淌影响着办公资源的调配与利用,应随时把握员工的变化信息正确选择办公设备和易耗品供给商考虑的因素:价格和费用质量和交货效劳和位置安全和牢靠性※申请费用以及报销结算的步骤是:1申请人提交费用申请报告或2该报告或该表必需经过组织确定的授权人审核3一种状况是将获得批准的费用申请报告或费4在进展商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方索取相应的费用等应与使用者实际用途相符。

题2分析信息材料3选择信息开发方法4选择开发信息的形式5形成信息产品:,,运用信息开发技巧加强对信息的加,开发的信息.信息编写的类型:动态建议阅历问题推测型信息利用周期性经常性广泛性实效性要求:12维护信息4留意对日常信息的积存工作程序:12确定利用需求确定效劳途径(信息检索效劳,信息加工效劳,定题查询效劳信息询问效劳网络信息效劳)34供给信息利于提高决策的成功率。信息反响正反纵向横向前后.要求:要准确真实,尽量缩短,,多信源、多通道反映工作程序：12选择信息反响的方法〔系列型反响,广角型分析-5传递-6利用-

打算:标题+正文〔前言+主体+结尾〕+尾部总结:标题+正文〔前言+主体+结尾〕+尾部留意事项:1树立正确的指导思想2坚持实事求是3总结出规律性的简明、准确:标题+称谓+〔开头+主体+结尾〕+落款+成文日期留意;突出特点;语言简洁讲话稿:开头+主体+结尾特点:1.内容针对性强2.语言评议3.沟通具有互动性:标题+前言+正文(状况局部+推测局部+建议局部)+尾部特点：1.2.真实性3.4.时效性招标书:标题+正文〔前言+主体+结尾〕+尾部特点:明确性、竞争性、具体性、标准性投标书:标题+正文〔送达单位+引言+主体+结尾〕+尾部留意事项:1.2.实事求是,不行3.语言简洁,语气谦和.文书审核:要求:1审核中觉察的问题必需逐一订正2一般性问题可附上具体修改日期退回拟稿人或承办部门共同协商 工作程序:1明确审核范围2确定是否需要行文3审核文书的内容4检查文字内容5检查文件体式6检查文书在处理程序上是否妥当完备文书拟办:要求:1生疏有关政策和规定2生疏本单位各部门的负责范围及业务状况3生疏办文程序和有关规定4拟办意见要符合政5拟办意见力求准确、准时、简洁.工作程序:1.明确拟办范围2.阅读3.提出拟办意见文书承办:要求:1认真领悟拟办、批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文,要杳找或调阅有关文件作为承办复文的参考4对于已经承办和清理,并将有关状况准时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存. 工作程序:1.了解文书内容2.争辩批办意见3.进展具体办理文书催办：要求：1催办中觉察问题要准时汇报2填写催办记录单工作程序:1确定催办的范围2确定催办方法(,发函,登门,约请承办部门来人汇报)3进展催办留意:对领导特别关注的、紧急文书进展重点催办档案利用:要求:1依法开展利用工2主动、准时开展利用工作3不断完善档案效劳方式和手段4活动，据此开展档案利用工作程序:12分析利用3选择〔利用档案外借制发档案复制本制发档案证明供给询问效劳印发名目档案展览4供给档案档案参考材料:编写程序:1确定档案参考资料的种类〔大事记组织沿革统计数字集合会议简介科〕23进展编写电子档案:特点:1非人工可识