《秘书学论文报告：论秘书与领导沟通之道（8200字）》

秘书学论文报告：论秘书与领导沟通之道TOC\o"1-3"\h\u23368绪论 绪论随着我国社会的快速发展，以及人们对服务效率的要求越来越高，在现代化的公司管理系统中，秘书人员的工作地位和作用越来越重要，秘书主要负责上下级之间和内外部门之间的沟通，要成为领导者的得力助手，需要适应时代发展需要，提高自己在知识、智力、能力等方面的能力，要动态地全面地协调发展，处理好和领导者的关系及沟通策略，端正工作态度，这样才能更好的履行工作职责。一个优秀的秘书能提升领导的办事效率，能有效地协助领导，成为领导的左右臂。在工作中秘书要能充分发挥自身优势，不断提升工作技能与工作效率，成为领导真正的得力助手。秘书工作与领导工作紧密地联系在一起，秘书人员必须领导与行政秘书之间存在多种关系，并且二者有各自的权利特征，秘书只有掌握了协调沟通的策略才能为组织的发展服务，实现组织的目标。随着社会主义市场经济的发展和政治民主化进程的推进，文秘工作也正日益显现出其重要性。作为新时代的一名合格的秘书,不仅要有良好的素质，而且要注意沟通方式，处理好与有关方面的沟通效果，特别是与领导人之间的沟通。否则，工作就不能顺利开展，任务就难以完成。笔者就秘书工作者如何正确处理好与领导的沟通做了深入分析，希望能使秘书意识到自身定位的重要性，不断优化自己和领导的沟通交流，从而能高效地工作。在当今社会，信息就是资讯、金钱甚至生命。信息的广泛传播，打破了以往决策者了解外部情况主要靠内部参谋的封闭局面，秘书的信息处理工作为决策者搭建了通往外部的桥梁。现代秘书其中一项最主要的职能是辅助决策，而决策则又属于对信息进行搜集、加工以及转换同时最终进行抉择的全过程，它的准确性与科学性与信息之间为正相关关系，唯有信息工作做得越全面与准确，才能让决策思维更具广度以及深度。所以秘书的信息工作对决策者做出正确决定、减少失误、提高效率，发挥着极其重要的辅佐作用。秘书与领导相处的过程中要互补领导的弱项，在个人的知识与能力方面要很好的与领导达到补位的作用，从而让领导的工作更加出色的完成。因而，作为一名出色的专业秘书，要通过学习和培养来提高沟通意识和沟通手段，实现秘书与领导的有效沟通，为领导的工作完成提供助力，同时推进秘书人员个人的发展。王志强（2017）认为领导与秘书的默契是非常重要的。秘书要领悟领导的工作特点,养成积极与领导沟通的习惯,学会在被动中主动工作,一丝不苟做好本职工作,时刻维护和树立领导形象。李钰璇（2017）从微信办公角度出发，认为对于秘书工作者而言,在与领导进行微信沟通的过程中,怎么发送信息,通过什么方式发,又如何让领导看的明白、看着方便,是秘书必须思考和做好的一项重要工作。黄巧华（2018）认为秘书是一个不可或缺的行政职位,具有参与企业决策,收发公司文件,编撰企业文案,完成组织上的安排,做好上下级的沟通工作等很多行政职能,因此身为企业秘书必须拥有很强的业务能力和较高的人文素养,才能成为领导得力的干将,造福企业,服务大众。对此作者分析了如今企业秘书行业的现状,并围绕问题思考如何做好企业秘书工作。刘欣欣（2019）认为合资企业的办公室秘书,想要成为领导的得力助手,除了掌握熟练的专业知识外,还必须做好沟通的工作.为提高共同效果,办公室秘书须熟练掌握多种沟通方式,对待不同的对象采取不同的语言和方式,努力使自己成为一名优秀合格的秘书。蔡茂（2020）认为秘书是位居核心决策层身边，担当咨询，参谋,协调甚至代言等职能的人员。他们不仅经验丰富,能力突出,而且地位较高,能够对上司的决策施加影响,许多人担任领导助理,办公厅(室)主任或者秘书长。高级秘书处于协调上下左右,组织调查研究,担当参谋助手,因此需要加强与上司的沟通策略。综上所述，秘书是现代企业管理中的一个重要职位，秘书人员各项能力的提升，能够有效推动企业的进步。而且因为其岗位的特殊性，作为领导与下级人员的联通者，秘书人员对于领导决策的理解与沟通能力，是提升企业执行效率的重要途径。另一方面，秘书作为直接与核心决策层产生联系的职位，秘书的言语及行为能够在较大程度上影响领导的决策，是领导的左膀右臂。因此，提升现代秘书与领导的沟通是十分必要的。第1章当今社会秘书与领导的沟通现状1.1秘书作为领导的参谋咨询首先，对于领导来说，其在日常工作当中会碰到各类难题与待解决的问题，此时，秘书作为第一时间能够伴随其身旁进行工作的人员，那么领导就会通过秘书征询有关行政管理的各类问题。如在进行工作视察时，询问其相关的数据资料，各类专业知识及术语的含义等。但是根据调查，现代企业的秘书工作中，许多秘书自身的职业道德底线未能守住，在出现问题之际，往往没有坚定立场，最终将其一生的职业生涯毁于一旦。作为领导工作的重要辅助性人员，并非所有事情全权听取领导意见，秘书也不是领导意见的附庸者。有时领导出现工作偏差，秘书无法提供合理的意见，不能很好地促进理领导的工作。1.2秘书为领导进行辅助决策事前准备工作是秘书在过去传统工作体系中的重要范畴，根据调查，现代企业的秘书在工作中的事前准备方面，还不充足；在事中的发展阶段，是以往秘书职务中比较轻松的工作阶段，只需要听从领导以及单位的安排行事即可，并等待领导给予其决策。对于现代秘书来说，鉴于各项事务的具体细节均有迹可循，有参考的资料记录，因此能够协助领导提供相应的策略，从而辅助其进行决策，尤其是电子化办公之后，秘书在该方面的辅助工作，也开始变成了主动参与的模式。对于事后的记录工作来说，尽管对秘书的专业水平要求不高，但对其素养水平要求较高。在对秘书工作的调查中，秘书对于领导的工作记录较为琐碎，没有重点区分，在与领导沟通中，也常常缺乏重点，影响工作的质量。1.3秘书辅助领导进行信息沟通就信息沟通方面来说，现代企业中秘书多以自身视角切入，并且对于不同的沟通对象，不同的技巧以及素质水平掌握不足。秘书和领导和其他员工进行沟通之际，往往不能对部分事务进行有意识地规避。在和领导下级进行沟通之际，企业秘书有时随意发表任何指向性的建议，甚至违规发表第三方信息。领导每天精力有限，所以许多日常工作所需的沟通任务都由秘书代劳，因此，做好其秘书职责，也是秘书本身专业能力及素养水平的重要表现。第2章秘书与领导的沟通中存在的误区2.1自身定位不准，越权现象频发当前，不论是领导还是秘书，其工作形式和内容都发生了全新的变化，而两者的关系更是表现出“两极分化”的态势，这使得部分秘书对其本身的角色定位不够准确，无法准确认知自身的业务职责，无法有效履行好职责。具体来说，一现代企业部分秘书对于领导表现出奴从的趋势，唯领导是从，对领导的指令只会服从，使得其正常工作无法有效运转。二是现代企业部分秘书和老板之间的关系较为密切，从参政的位置变成了主政者。作为秘书而言，其本身在单位中是领导重要的助手。而秘书本身并没有实权，只是地位与身份较为特殊。因此，秘书工作通常是随领导而行，其隐含领导权力，同时通过该项能力来实施工作。当前，部分企业的秘书在领导大小事务中全都要管，而领导也让其全权处理各项事务，这让秘书在参政与管理中的主动性及权力更大，变成了领导本身的形象代理者。少数秘书则表现得过于自我，凡是自作主张，使得其工作出现越权与失位，如部分事务应让领导亲自过目，而秘书则自己做决定，反而没有经过领导同意。2.2随意介入领导的私人事务对于领导而言，其每天的工作较为繁杂，加上其有时也要处理自身的家庭事务。而秘书的职责为辅助领导处理各项事务，需要全心全意为领导辅助工作，而非协助领导处理其家事。然而，当前企业中部分秘书对于自身和领导之间的关系并未处理妥当，认为领导对其很重视，就越权参与到了领导自身的家务当中。通常，领导个人事务包含买菜、大扫除、家族成员关系的交流和处理等。原本该类事务和秘书无关，然而部分秘书过度关心领导，经常为其做各种家务事，但是这些事务会过多消耗秘书的精力，且少数秘书为了巴结领导，过分关注其家庭事务，导致无法为领导提供更好的工作服务，最终会得不偿失。在部分事务处理中，领导与领导之间会产生分歧，而作为秘书人员，必须认清其身份和地位，不得参与到领导之间的纠纷和争执之中，此时可选择沉默或者作为和事佬。然而，当前企业中部分秘书本身的修养水平不高，自认为通晓很多事物，就主动参与领导之间的争辩，提供其意见，结果会惹来各种麻烦上身。2.3过度揣摩领导的心思为了向领导提供更好的服务及参谋意见，秘书需要知晓领导的具体想法，以便其工作的具体开展。而个体性格决定了其工作模式、方法及习惯，对于秘书来说，他需要为领导提供辅助职责，所以要了解领导本身的性格，唯有如此，才能按照领导偏好行事和实施工作。然而，现代企业中部分秘书为了自身加薪升职，获取更好的福利薪资，往往对领导心思揣摩过度，大小事务，只站在领导偏好的视角进行处理，而非站在客观角度予以处理，从而让其工作失去了公正性。第3章秘书与领导的沟通中的优化建议行政秘书和领导的沟通多数是工作上的联系过程，大部分是在单位里正常上班时间进行的，当然也有一些是在其它场合和时间完成的。链接秘书和老板工作桥梁的沟通技巧，是秘书和老板和谐相处环节中重要的一部分，掌握必要的沟通艺术，则会对其工作能力的有效发挥产生直观性的影响，乃至对其单位的具体工作效率产生影响。笔者从以下几个方面分析了想要和领到和谐相处，增强工作效率，保持更加愉快的心情，下面几点沟通技巧是必不可少的。3.1摆正位置，自觉服务人格品质是否高尚，往往会影响人们处理事务的思维和行为模式，而秘书需要在工作时持续动脑，发挥自身的能动性，从而树立起对于秘书角色的意识。同时，在沟通过程中要注意方法。交际艺术不仅体现交流的技巧，对于女性秘书而言，交际能维系和谐的人际关系，并且能在员工和老板之间起到一种协调作用。在女性秘书进行交际之前，她们一定要了解自己的角色，并且调整好自己在交际中的心态。如果一位女性秘书表现得傲慢，那么交际的效果就难以达到。只有采取谦虚，得体的交际态度才能为成功的交际打下良好的基础。因此，女性秘书在交际中一定要谦虚谨慎。其次，在进行工作时，秘书人员也要长期积累经验，丰富自身的阅历，从而充分融入自身的工作角色。也就是说，秘书要借助工作当中接触的各类案例及处事方法，不仅做好其本职的工作，还要展现其个人魅力。不学习就会被淘汰，尤其是对秘书这个特殊的职业更有严格的要求。秘书部门需要有专业的信息人员，为了方便秘书人员的工作，企业需要建立一个多层次、多渠道、四通八达的信息系统，并完善相应的规章制度，比如秘书人员激励机制、领导调研机制、决策信息传输机制、决策信息反馈机制等，使得秘书人员在平时的信息工作中可以更加规范化和制度化。秘书人员在实际的工作中，可以充分按实际需求开展信息工作，提高信息服务和情报信息的质量，让领导做出的决策更加科学与合理。3.2爱岗敬业，沟通有度保密工作关系到国家的命运与声誉，关系到社会的安全与稳定，关系到经济的建设与发展历来是党和国家的一项重要工作，也是企业秘书人员的职责所在。秘书信息工作者会与许多机密文件打交道，并参与各项重要性的会议，而作为重要的涉密人员，一般会被窃密者盯紧，以便从其口中套取企业的商业机密。所以，秘书人员必须增强警惕性，在保密的过程中做好保密措施，强化敌情观念，尽量让信息窃取者无法从其身上获得企业的商业机密信息。在这一过程中，秘书人员需要增强紧迫感和自觉性；做到不乱听、不乱看、不乱说。在进行交流的时候一定要聚精会神地关注交际对象，注视对方的眼睛，让对方感受到你的真诚，自然而然地让对方产生亲切感。当对方讲到关键点或者将要讲完时，秘书人员要给予赞同，表示自己同意对方的说法，让对方觉得你是在认真听他说话，也让对方明白你听懂了他的意思。在别人说话的时候，特别是老板下达指示时，不要中途插话，要让他们把话说完，即使心里有疑惑，也要先记在纸上或自己心里，待到对方说完后，再提出问题，表现自己对他的尊重。爱岗敬业一直都是工作中的日常需求能力，但是在秘书工作中却拥有全新的解读。工作当中秘书工作的开展对领导具体办事能力等都拥有极强的帮助作用，因此秘书工作价值极强，需要提示自身岗位的敬业意识需要从不同的方面进行综合改善提高。首先，在工作问题总结积累中应该认真学习反思机制，落实工作日有所得月有所进年进一步的发展规划。其次，对于工作的基础安排要有创新的工作解决思维。在工作中秘书需要根据不同时间遇到的新问题都进行有效的解决才可以真正的做好工作，而秘书遇到的工作不能单纯的只是工作基础内容内的，丰富的日常工作需要秘书岗位树立良好的综合素质，因此需要从以上谈到的方面进行努力。会让秘书对待工作更加认真，工作结果更加完美。3.3灵活沟通，学会进谏秘书人员是领导的重要参谋者，因而要和领导之间维持和谐的沟通状态，必须做到以下四点：3.3.1适时、及时进行沟通时，时机选择得恰到与否，会对沟通结果产生直观性的影响。如果领导的情绪较为烦躁，则秘书即便理由足够充分，也很难让领导耐心下来听其发表意见。所以，在人处在情绪低落时期之际，他的非理智情绪占据了头脑，此时自控能力下降，因此，秘书此时和领导沟通相关事务，往往无法获得想要的效果，甚至出现适得其反的结果。现代社会信息技术非常发达，对关键信息的掌握决定着竞争的成功和失败。所以，企业秘书和领导以及和同时之间的交际一定要及时进行。只有秘书人员及时地表达领导的意图和决策，才能保证组织出于正常的运营状态。也只有将员工对工作的意见和建议向领导进行反馈，才能给领导提供决策的依据，因而公司能够很好地发展。秘书人员在信息传达的过程中自己心里要有个度，如何在第一时间将信息传递给一个员工而让其他员工不知道，需要进行正确的判断，从而提高交际的效率。处在领导和下属的中间，秘书人员的交际一定要保持信息的准确。一方面要精确地传达老板的决策和计划，另一方面也要将员工的意见和要求告诉老板。在这个过程中，根据自己的主观臆断对内容进行删减或添加都是不合适的，可能会导致交际中的一系列误会。3.3.2适地沟通时涉及到的空间选择与沟通结果之间有着密切关系；交谈场合与交谈内容之间也有着密切关系。秘书在对领导提供意见时，需规避公开场合抑或规避有陌生人在现场的情形之下予以沟通，这会导致领导难以做出决策，乃至让领导为了维持其当时的面子，从而出现固执己见的情形，并且不愿意听取秘书的意见。3.3.3适人秘书在与领导沟通时，需按照领导本身的性格特点，借助不同方式进行沟通。对于文化素养水平较高、可以容纳各类意见的领导，秘书在与其沟通时，可供选择的场合与时机就会更加宽广与自由。相反，对于气量比较小，且容易暴躁的领导，就要使用谨慎的沟通方法来与其沟通。3.3.4适言对于个人来说，其做出的某个决策，往往包括了他的自尊、自信及学识在其中。这是由于当领导觉得自尊受到打击时，便难以心平气和地听取秘书的意见。尤其是当领导处于起头上之际，如果使用规劝是无法产生效果的，乃至会惹祸上身。此时，可以假装和领导处于相同立场上，帮其罗列各类让其产生怒气的罪状，而后逐个分析利害，向他说明事情缘由，继而让领导从中醒悟过来，就可以获得较好的规劝效果。作为传达老板指令，沟通员工之间的合作的秘书，无论是内部交际还是在公司外面跟顾客进行交流，都一定要保持委婉的语气。有句老话说得好：“树活一张皮，人活一张脸”。由于每个人都是有自尊心的，如果秘书人员在沟通过程中说话的口气直截了当，必然会伤害到对方，这样当对方产生了抗拒的心理，交际就无法顺利地完成，必然达不到预期的效果。因此，秘书人员在沟通过程中最好采用委婉的语气。廖金泽说过：秘书需要发挥其在领导影子里面的作用。这也表示秘书在执行工作时，必须要主动得适度，注意分寸，秘书人员要把握火候，发挥主动艺术，合理处理主动和被动两者的关系，充分认识到秘书工作一方面是听从上级的安排，另一方面也要灵活地发挥工作的主动性，既不能过分被动也不要过度主动。他的观点向我们证明：秘书工作的交际艺术需要发挥，且其主动性同样要注意掌控。3.4发展意识，创新管理秘书是领导的助手和参谋，把关是当好参谋和助手的重要方面。周总理经常对秘书和警卫人员说：你们要帮助我把把关，要经常提醒我，不要误事，误事会出问题。秘书应该把领导每天的详细日程安排、一周的大致活动，乃至一个月的活动和会议安排都列出时间表来，随时报告领导。秘书凡事要多联想、多设问，办任何事情，都要多问些情况，要想到有关的问题，给领导汇报事情就主动了。所有的职业都有个共同点，那就是遵守职业道德，秘书行业当然也不例外。秘书作为领导者身边的参谋助手，秘书的工作必须是与领导的公务服务相适应的。因为领导者在工作中要处理决策等，秘书在领导身边便能发挥其作用，比如在领导做出决策时及时的提供辅助和参谋，帮助领导更好的作出决策，从而分担领导的工作压力，延伸领导的影响力。当秘书能替领导把好关，对一些不利于领导形象与人民的事件坚决反对，对一些利民利国的事情坚决支持，能积极给领导建议，也能在一定程度上树立领导的权威。而对现代秘书加强行政管理方面的素养能力的培育，并非通过简单的模式化训练即可达到，而是要具备强烈的现代化意识。在如今的信息化时代中，秘书工作者如果要做好领导的左右手，做好参谋工作，在竞争日益激烈的当下占据一席之地，在高速发展的社会中谋得生存手段，不仅要持续创新工作模式，还必须在思想和意识层面加强创新，提高技术创新能力。此外，还要加强思维创新能力，让自身持续增强思维能力与水平。第4章结论秘书工作是一项非常有挑战性的工作，这其中尤其是秘书与领导之间的配合，影响着企业的高效发展。随着工作的日益复杂与精细，对秘书工作提出了更高的要求，由于秘书与领导的沟通有效性和适度性，影响秘书工作的顺利开展。对于企业和其他组织单位而言，加强现代秘书人员的综合素养水平，对该类单位的发展有着重要的影响和意义。而对于秘书人员来说，必须准确认识其秘书工作，在掌握本职工作规律的前提下，让自身能力得到不断的完善。总体来说，在社会持续发展之际，社会结构层面也在持续做出调整与改善，对于秘书人员来说，不管是其自身所处的微观环境，还是其所处的宏观环境，都产生了较大的转变。对于秘书加强培养的首要目标，便是构建具备高效率与高素养能力的综合现代秘书队伍，借助此种形式加强管理工作的总体质量。因此笔者对我国秘书与领导的沟通中存在的问题提出相应的发展建议，希望秘书工作者能不断提升素质，提高工作水平。对于秘书人员而言，从摆正位置，自觉服务、爱岗敬业，沟通有度、灵活沟通，学