水泥公司公务接待规定

水泥公司公务接待规定第一章总则第一条为进一步完善和规范公司的公务接待工作，提高接待工作效率和质量，根据集团公司有关接待工作规定，制定本规定。第二条本规定所称公务是指会议、培训、学习交流、检查指导、请示汇报等活动，接待是指提供交通、住宿、用餐、购票、陪同等方面的安排。第三条综合部为公务接待管理的职能部门，负责接待工作的组织、安排和协调，统一管理接待费用，相关科室同时协同做好接待工作。第四条公务接待须遵循“对口接待，热情周到，务实节约，文明高效”的原则。第五条各相关部室要分工负责，密切配合，共同做好公务接待工作，其中，汇报、交流、座谈、考察等工作均由对口处室负责，食宿安排、会议室布置及车辆使用等由综合部负责。第六条承办政府机关及集团公司委托会议的，由综合部负责统一协调、安排和落实接待工作，相关部门予以配合。第二章公务接待职责及分工第七条日常来访由综合部负责接待工作，提出接待方案，各部门履行相应的职责。具体分工：（一）综合部负责总体组织的协调工作，负责做好宣传报道工作，包括根据需要制作横幅，安排摄影、摄像、采写新闻稿等，布置LED显示屏内容；负责做好参观点、会议室等场所的后勤保障工作，包括室外环境的绿化美化和卫生，活动场所的环境布置，室内会议室桌椅、鲜花摆放，水果饮料设置等；（二）安全保卫部负责做好安全保卫工作，包括重要客人的安全保卫，活动场所安全秩序，来宾车辆厂区内道运行线路的交通秩序，车辆通行的停放场所的现场指挥以及车辆安全管理等；（三）相关科室（车间）负责做好参观场所的引导与主讲工作，落实好接待人员，其他有关单位根据接待工作需要分工负责。第八条重大重要接待须成立领导小组，对接待活动负总责，负责接待方案审批和活动运行重大决策，并进行总体协调。领导小组下专项小组，各组工作职责为：（一）协调接待组：联系上级部门，协调落实有关事宜；对接待工作总体协调，督查各专业组按要求完成分工任务。搞清来宾的基本情况和来意，根据来意及公司实际情况，拟定出接待计划和日程安排，包括：来宾迎送、食宿行、会议、会见、视察、参观等活动总体安排；制定接待方案、工作手册、活动指南编印、证件制作、有关物品准备等；（二）现场组织组：踏查落实道路情况，确定考察路线；制定现场安全预案，布置现场准备工作；督促、检查现场准备工作的完成情况；现场组织、联络和协调；（三）材料组：负责有关材料的起草、印刷、多媒体系统安装、调试；会议记录、录音整理，重要信息上报和资料整理归档工作；（四）后勤保障组：接送站手续办理，票务服务；食宿安排，会场布置与服务；车辆安排与服务，司乘人员安全教育；医疗卫生，食品卫生检疫，水电暖保障；（五）安全保卫组：负责重大活动中联系公安部门，协调安全保卫有关事宜；接待活动各环节的安全保卫和交通疏导工作；对重要场所消防安全进行落实及突发事件的处理；（六）宣传报道组：宣传方案制定，新闻通稿准备；宣传展板、条幅、司旗、刀旗准备；题词、合影组织，影集、光盘制作及归档。第三章公务接待准备工作第九条上级政府部门和集团公司相关单位来访的，接待工作由公司相对应部门负责人组织，及时通报主管副总及综合部，提前安排接待工作；政府部门或集团高层来访的，由综合部负责接待工作。第十条承接准备工作（一）在接到来访通知后，负责接待部门（综合部）要与来访联络人进行充分沟通，详细了解来访时间、内容、人员来宾和陪同人员的姓名、性别、民族、单位、职务等信息（是否需安排接站和安排住宿等）并报主管副总并提出接待意见、填报《公务接待联系单》，重大活动须召开协调会确定接待方案；（二）重要单位或领导来访，主管副总须及时向董事长汇报，落实接待工作；在接待过程中需公司领导出席的，应提前两个工作日与综合部联系，统一进行安排，各部门一般不直接邀请公司领导出席；（三）综合部协调有关部门落实具体接待工作，按对等对口原则确定共同参与接待部门，并根据接待要求，提前做好来宾吃、住、行及参观考察活动等日程的准备工作。第十一条迎接准备接待部门要时刻关注客人到厂时间，重要客人需要公司领导迎接的，要在客人进厂十分钟之前，通知有关领导在楼门口迎接。第十二条客人先到生产现场视察的，要提前一天通知现场卫生的环境和安全准备，并准备好安全帽（重要客人需准备毛巾）。第十三条会议室准备（一）接待部门按参会人数多少选择大小适中的会议室，保证会场安排满足人员数量，符合会议等级要求；（二）根据《公务接待联系单》要求，对会场进行安排和布置，如环境卫生、投影设施、饮料及水果（根据接待等级确定）准备等，要保持现场文明整洁、庄重明亮；（三）根据来访人员及会议级别，确认是否准备水果、香烟、湿巾、记录用本及笔等，如购买水果，要注意颜色搭配，按人数决定摆放盘数，根据水果种类与大小进行拼盘或切分摆盘。第十四条现场领班人员在客人到来之前，须提前对会场的照明、通风、卫生、服务及其它设施等进行检查，对在准备工作阶段疏漏或工作落实不到位之处进行改进，并提前进入工作状态。第十五条食宿准备（一）安排就餐时，按照来访客人重要性规定用餐标准，用餐标准分为高、中（客饭）、低标准（工作餐），无特殊情况都应在公司内部安排，要严格控制就餐人数与就餐标准；（三）重要客人在厂内用餐的，综合部须根据招待等级，提前安排菜谱，并考虑来宾饮食习惯、禁忌；菜肴以地方特色为主，要粗粮细作、讲究营养，搭配合理、菜量适度，环境整洁舒适，设施餐具完备；（四）在公司外部用餐的，要根据招待级别提前安排相应就餐酒店，并确定陪同人员；（五）客人须住宿的，按客人级别确定住宿条件，如重要客人须在公司外部住宿的，综合部提前确定相应宾馆，根据人数安排客房。需在厂内住宿的，根据接待要求提供良好的住宿条件。第四章会场服务第十六条在客人进入会议室后，服务人员即为每位参会人员沏茶（如有外宾须准备咖啡）。第十七条会场服务礼仪及规范（一）会议进行时，服务人员严禁接听电话，在服务中要做到稳重、大方、敏捷、及时；（二）服务人员要及时添加茶水。服务动作要轻盈、快捷、规范。在添加茶水时杯盖的内口不能接触桌面，手指不能按在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。不能让茶水溅到桌面上或客人身上。杯子放在客人桌上的右上面。如操作不慎或出现差错，要保持镇定尽快处理，不能惊动其他人。第十八条会议资料会议需用分发资料的，接待部门要将提前准备好的资料放在每位参会者的座位上。第十九条摄像（一）照相设施要保证完好，及时做好声像记录，为宣传报道提供高质量的材料准备；（二）会议结束后，重要级别会议应安排集体合影，如有需要，按联系方式发至与会人员。第五章会后送行及其他事宜第二十条送别根据情况安排好来访人员交通工具，如需代购车票，须提前确定返程日期，并帮助代购返程车（机）票，确保按时返程。第二十一条送客一般送至上车位置，有特殊要求或重要来宾送至车站或机场。第二十二条如需接待用车，由综合部统一协调安排。第二十三条根据来宾要求需安排视察参观的，综合部须提前安排，参观场所要保持清洁，设施运行良好，现场环境安全可靠。第二十四条需赠送客人礼品的，由接待部门提出并报主管副总同意后，由综合部负责落实。第二十五条会议结束后，要及时清理会场，如有来宾遗留物品须及时送交综合部，并与来宾联系予以送还。第二十六条接待部门及时整理领导讲话，督办会议部署工作，并收集有关材料，进行信息编报，并做好宣传报道，整理影像资料，制作光盘、相册；第二十七条对接待工作进行总结，查找不足，分析原因，积累经验。第六章罚则第二十八条未按本规定执行的，公司有权对相关责任人予以经济处罚和行政处分，直至追究法律责任。第七章附则第二十九条本规定经公司总经理办公会批准，自发布之日起施行。第三十条本规定由公司总经理办公会负责解释。

附公务接待联系单会标内容及要求参会单位及人数会议时间提供信息单位接待单位负责接待部门用餐是（）否（）标准、人数烟是（）否（）标准、数量播放宣传片是（）否（）接待用车是（）否（）茶水是（）否（）矿泉水是（）否（）水果是（）否