培训档案数字化技术要求及归档流程课件

档案数字化

技术要求及归档流程

档案数字化

技术要求及归档流程

档案数字化加工依据：

中华人民共和国行业标准DA/T31—2005

《纸质档案数字化技术规范》

省、市档案政策

《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》

《台州市市直单位纸质档案数字化实施细则》

档案数字化加工依据：

中华人民共和国行业标准DA/T31—2工作流程：

扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图像存储--数据质检--（数据挂接）--归档移交

工作流程：

扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图一、扫描

（一）扫描前处理

1、拆除装订物

务必在扫描前仔细检查装订物，把钉书针拆除，否则会损坏扫描仪。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2、编印页码

有文字的页面均需编上页码，这样才能准确知道每件文件的页数。

3、不要装订

扫描以后再装订，这样可以免除拆卷、重新组卷的麻烦。

4、区分扫描件和非扫描件一、扫描

（一）扫描前处理

1、拆除装订物

务必在（二）技术参数：

扫描色彩模式：彩色模式

扫描分辨率：300dpi

（三）仪器设备：“档案数字查阅处理中心”

柯达高速扫描仪——A4幅面

清华紫光高速仪—幅面小于等于A4；

爱普生平板扫描仪—幅面小于等于A4；

清华紫光平板扫描仪—幅面A3；

（二）技术参数：

扫描色彩模式：彩色模式

扫描分辨率：3（四）具体操作

以柯达高速扫描仪为例：

启动扫描仪→设置参数→放入纸质文档→扫描→完成。

（四）具体操作

以柯达高速扫描仪为例：

启动扫描仪→设置参培训档案数字化技术要求及归档流程课件培训档案数字化技术要求及归档流程课件培训档案数字化技术要求及归档流程课件

（五）注意事项

1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像位置。

补扫图像插入：重命名补扫图像。重命名时，先把补扫图像按前一顺序图像的文件名命名，再在文件名后面按顺序加a、b、c……

3、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（五）注意事项

1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整二、图像处理

（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求时，应进行图像处理。

1、纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2、去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。二、图像处理

（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质

（二）采用软件Photoshop7.0

1、纠偏：导入文件→矩形选择工具→自由变换（ctrl+A+T）→旋转合适角度→确定

2、旋转：导入文件→图像→旋转→选取角度

3、去污：导入文件→矩形选择工具→框选出污点→按删除键

（二）采用软件Photoshop7.0

1、纠偏：导入文件三、文件合成

将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件

1、采用软件AdobeAcrobat9Pro

2、具体操作

启动AdobeAcrobat9Pro→选中一个文件包含的所有图像文件→点右键，选择“在Acrobat中合并支持的文件”→合并文件→命名保存到相应文件夹。

三、文件合成

将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件

四、OCR文字识别

将合并得到的PDF文件进行文字层与图像层剥离处理。

1、采用软件AdobeAcrobat9Pro

2、具体操作

启动AdobeAcrobat9Pro→导入PDF文件→点击菜单栏“文档”→点击“OCR识别”→完成

启动AdobeAcrobat9Pro→点击“文档”→OCR文本识别→使用OCR识别多个文件中的文本→点击“添加文件夹”→点击“确定”

四、OCR文字识别

将合并得到的PDF文件进行文字层与图像五、图像存储

1、存储格式：采用PDF格式存储。

2、图像文件的命名

以案卷为单位，建立相应的电子文件夹，文件夹以案卷标题命名。该案卷下的每份文件以所在案卷的卷内目录顺序号（件号）命名。2009年会议记录

1234五、图像存储

1、存储格式：采用PDF格式存储。

2、图像文六、数据质检

七、数据挂接（由档案馆统一挂接）

八、归档移交

1、电子文件拷贝一份

2、电子版案卷目录一份

3、电子版卷内目录一份

2009年会议记录

1234卷内目录卷内目录案卷目录六、数据质检

七、数据挂接（由档案馆统一挂接）

八、归档移交

Word文档转化成PDF文档

具体操作：打开Word文档→在菜单栏里点击“AdobePDF”→选择“转换为AdobePDF”→点击保存到目标文件夹→完成。

Word文档转化成PDF文档

具体操作：打开Word文档→

EXCEL文档转化成PDF文档

具体操作：

打开EXCEL文档→在菜单栏里点击“AdobePDF”→选择“转换为AdobePDF”→转换范围选择“工作表”→点击“转换为PDF”→点击保存到目标文件夹→完成。

备注：在选择工作表时，如果EXCEL文档有若干张工作表，且同为一个文件，那么全部选取，再点击“转换为PDF”；如果EXCEL文档有若干张工作表，分属不同的文件，那么逐一选取单张表格，再点击“转换为PDF”。

EXCEL文档转化成PDF文档

具体操作：

打开E档案数字化

技术要求及归档流程

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档案数字化加工依据：

中华人民共和国行业标准DA/T31—2005

《纸质档案数字化技术规范》

省、市档案政策

《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》

《台州市市直单位纸质档案数字化实施细则》

档案数字化加工依据：

中华人民共和国行业标准DA/T31—2工作流程：

扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图像存储--数据质检--（数据挂接）--归档移交

工作流程：

扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图一、扫描

（一）扫描前处理

1、拆除装订物

务必在扫描前仔细检查装订物，把钉书针拆除，否则会损坏扫描仪。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2、编印页码

有文字的页面均需编上页码，这样才能准确知道每件文件的页数。

3、不要装订

扫描以后再装订，这样可以免除拆卷、重新组卷的麻烦。

4、区分扫描件和非扫描件一、扫描

（一）扫描前处理

1、拆除装订物

务必在（二）技术参数：

扫描色彩模式：彩色模式

扫描分辨率：300dpi

（三）仪器设备：“档案数字查阅处理中心”

柯达高速扫描仪——A4幅面

清华紫光高速仪—幅面小于等于A4；

爱普生平板扫描仪—幅面小于等于A4；

清华紫光平板扫描仪—幅面A3；

（二）技术参数：

扫描色彩模式：彩色模式

扫描分辨率：3（四）具体操作

以柯达高速扫描仪为例：

启动扫描仪→设置参数→放入纸质文档→扫描→完成。

（四）具体操作

以柯达高速扫描仪为例：

启动扫描仪→设置参培训档案数字化技术要求及归档流程课件培训档案数字化技术要求及归档流程课件培训档案数字化技术要求及归档流程课件

（五）注意事项

1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像位置。

补扫图像插入：重命名补扫图像。重命名时，先把补扫图像按前一顺序图像的文件名命名，再在文件名后面按顺序加a、b、c……

3、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（五）注意事项

1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整二、图像处理

（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求时，应进行图像处理。

1、纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2、去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。二、图像处理

（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质

（二）采用软件Photoshop7.0

1、纠偏：导入文件→矩形选择工具→自由变换（ctrl+A+T）→旋转合适角度→确定

2、旋转：导入文件→图像→旋转→选取角度

3、去污：导入文件→矩形选择工具→框选出污点→按删除键

（二）采用软件Photoshop7.0

1、纠偏：导入文件三、文件合成

将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件

1、采用软件AdobeAcrobat9Pro

2、具体操作

启动AdobeAcrobat9Pro→选中一个文件包含的所有图像文件→点右键，选择“在Acrobat中合并支持的文件”→合并文件→命名保存到相应文件夹。

三、文件合成

将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件

四、OCR文字识别

将合并得到的PDF文件进行文字层与图像层剥离处理。

1、采用软件AdobeAcrobat9Pro

2、具体操作

启动AdobeAcrobat9Pro→导入PDF文件→点击菜单栏“文档”→点击“OCR识别”→完成

启动AdobeAcrobat9Pro→点击“文档”→OCR文本识别→使用OCR识别多个文件中的文本→点击“添加文件夹”→点击“确定”

四、OCR文字识别

将合并得到的PDF文件进行文字层与图像五、图像存储

1、存储格式：采用PDF格式存储。

2、图像文件的命名

以案卷为单位，建立相应的电子文件夹，文件夹以案卷标题命名。该案卷下的每份文件以所在案卷的卷内目录顺序号（件号）命名。2009年会议记录

1234五、图像存储

1、存储格式：采用PDF格式存储。

2、图像文六、数据质检

七、数据挂接（由档案馆统一挂接）

八、归档移交

1、电子文件拷贝一份

2、电子版案卷目录一份

3、电子版卷内目录一份

2009年会议记录

1234卷内目录卷内目录案卷目录六、数据质检

七、数据挂接（由档案馆统一挂接）

八、归档移交

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具体操作：打开Word文档→在菜单栏里点击“AdobePDF”→选择“转换为AdobePDF”→点击保存到目标文件夹→完成。

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具体操作：打开Word文档→

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