时间管理课程

時間管理

WNC內部訓練管理課程*資訊部陳俊隆(JamesChen)Ext.5601時間資源的重要性孔子─“逝者如斯夫，不舍晝夜。”沙士比亞－“時間的無聲的腳步，是不會因為我們

有許多事情要處理而稍停片刻。”管理大師彼德杜拉克－時間是最稀少的資源，除非時間被妥善管理，否則任何其它資源皆無法被妥善管理。★時間就是金錢!★一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰!★生命是時間的累積，浪費時間即等於慢性自殺!時間資源的重要性時間的獨特性(1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間進行開源(2)無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論管理者願意或不願意，管理者都被迫按一定的速率消費時間。因此，管理者無法針對時間進行節流。(3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。(4)無法失而復得：時間不能象遺失物那樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失。例如，延遲半小時開車的司機安慰乘客說：“不用擔心!管理者會把丟失的時間搶回來，因為管理者將按原定時間抵達目的地。”雖然開快車可準時抵達目的地，但是司機與乘客卻要因此而支付額外的代價——如危險性、油量耗費、汽車折舊的增加等。嚴格說來，喪失的時間是無法挽回的。時間壓力

為什麼我的時間總是不夠用？

「如果你正坐在一台火熱的爐子上，一分鐘就像一小時，但是如果你是在做某些愉快的事，一小時就像一分鐘。」

──愛因斯坦

你承受著時間壓力之苦嗎？現代人在越來越少的時間裡，塞入更多的事，但是大部分的時間太忙，是因為我們選擇要這麼忙。時間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織／制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議自我檢查1、我是否難以說清一天裡幹了些什麼？2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？3、我是否做了實際上不需要做的事？4、我是否常常越權處理？5、我是否往往對某些任務要花費更多的時間？6、我是否難以按時赴約？7、我是否經常會忘記接下去準備做的事？時間管理是什麼?時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分發你自己的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計畫有三三片片木木條條,如如何何將將它它們們圍圍成成封封閉閉三三角角形形2cm10cm4cm你可可知知道道為為何何會會畫畫不不出出來來?因為為你你跳跳不不出出原原來來的的思思惟惟習習慣慣但是是假假設設你你畫畫了了出出來來.恭恭喜喜你你,你你可可以以用用新新的的角角度度去去思思考考一一個個舊舊有有的的問問題題.改變變時時間間管管理理的的第第一一步步,從從你你自自覺覺需需要要時時間間管管理理開開始始時間間管管理理的的架架構構緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排排出出正正確確的的行行事事優優先先順順序序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確確的的行行事事優優先先順順序序緊急急不緊緊急急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要要不重重要要:戴明明博博士士期期望望的的指指數數::現現有有社社會會的的指指數數*Remark:戴明明博博士士在在推推TQM時,對對一一些些TQM的公公司司Benchmark出來來的的資資料料.IIIIIIIV緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計畫之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷艾森森豪豪規規則則陷阱阱一一:時時間間的的配配置置不不對對Reaction消極極回回應應vsProaction積極極掌掌握握危機機就就是是轉轉機機規劃劃重重於於做做事事最好好的的控控制制是是預預防防預防防勝勝於於處處理理不合合理理的的時時間間配配置置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智智的的時時間間配配置置III1.重要要的的事事情情著著重重在在PlanPlan著重重在在DoDo著重重在在CheckCheck著重重在在Action2.重要要的的事事情情要要逐逐漸漸地地交交給給信任任的的部部屬屬,這這叫叫““灌灌能能””陷阱阱二二:拖拖延延除了了第第四四項項以以外外,其其它它的的做做起起來來都都不不太太愉愉快快不急急的的事事情情一一拖拖延延之之後後往往往往變變成成緊緊急急的的事事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服服1.成成本本/效效益益分分析析法法成本本..................效益益..................克服服2.思思惟惟習習慣慣的的改改變變這件件事事令令人人感感到到為為難難,但但是是它它非非做做不不可可,因因此此我我將將立立即即做做完完它它,以以便便儘儘早早忘忘掉掉它它.養成成速速戰戰速速決決的的習習慣慣將事事情情切切成成好好幾幾塊塊小小塊塊任任務務,快快速速地地完完成成每每一一塊塊的的任任務務完成成最最關關鍵鍵的的部部份份,讓讓事事情情看看起起來來像像做做完完80%一一般般陷阱阱三三:事事必必親親躬躬韓非非子子.八八經經下君君,盡盡已已之之能能中君君,盡盡人人之之力力上君君,盡盡人人之之智智諸葛葛亮亮凡凡事事必必親親躬躬,後後來來過過勞勞而而死死.為何何事事必必親親躬躬?因為為怕怕部部屬屬取取代代不放放心心部部屬屬,不不信信任任部部屬屬要求求標標準準過過高高陷阱阱四四:有有求求必必應應會花花太太多多時時間間,時時間間不不夠夠會會犧犧牲牲第第二二項項受人人尊尊敬敬重重要要,還還是是受受人人歡歡迎迎重重要要？？不好好意意思思拒拒絕絕請請托托的的原原因因接納納請請托托比比拒拒絕絕請請托托容容易易擔心心觸觸怒怒請請托托者者想要要做做廣廣受受愛愛戴戴之之好好人人不知知如如何何拒拒絕絕他他人人之之請請托托每個個人人都都有有一一個個好好朋朋友友,叫叫““施施小小惠惠””,可可以以適適當當地地拒拒絕絕.我現現下下的的年年齡齡是是歲歲月月80x365＝＝29,200yyx365＝＝(A)MMx30＝＝(B)29,200-{(A)+(B)}＝＝從現現下下起起我我尚尚有有天天的的時時間間(24x＝＝小時時)光陰陰似似箭箭,歲歲月月如如梭梭??加油油!!!如何何提提升升工工作作效效率率如何何提提升升工工作作效效率率1.了解解自自己己每每天天工工作作時時段段的的特特性性,善善用用之之.2.以以PDCA分佈周周一到到周五五的工工作性性質.3.保保持良良好的的體力力;養養成成運動動的習習慣4.身身心均均衡地地發展展;培培養養良好好的嗜嗜好78910111213141516171819時間〔〔時〕〕干擾頻頻率時間〔〔時〕〕〔次〕日干擾擾圖一開始就做做最重要要的的工作作工作要要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水水準工作要要求與與體力力水準準生產力力高的時間間注︰陰陰影部部分表表示在在工作作與體體力水水準配配合的的情況況下，，生產產力會會顯著著提升升工作與與體力力配合合的情情況工作時時間工作要要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水水準工作要要求與與體力力水準準注︰陰陰影部部分表表示在在工作作與體體力水水準配配合的的情況況下，，生產產力會會顯著著提升升工作與與體力力配合合的情情況工作時時間生產力力高的的時時間被拖延延的工工作1.工作時時段分分發法法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計畫/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作2.每周工工作性性質分分發法法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計畫3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計畫/規劃時間管管理三三步曲曲1、記記錄自自己的的時間間，追追蹤流流向，，診斷斷並分分析時間運運用的的狀況況2、訂訂定目目標並並擬訂訂計畫畫，使使時間間的應應用更更具效用3、切切實執執行計計畫，，研究究造成成時間間浪費費的原原素及因應應之道道改掉掉浪費費時間間的習習慣，，成為為掌握時間間的主主人時間計計畫表表工作起起止止時間間使使用用時間間優優先順順序備備注注如何管管理你你的EMail葛洛夫夫:你你的的時間間是不不是被被Email切成零零零碎碎碎的的片段段?集集中中處理理它.先問自自己以以下這這幾個個問題題1.你一天天花多多少時時間在在看Email?2.你進Email會不會會看短短劇?3.你你看Email的時間間是連連續的的,還還是是片斷斷的?4.你你的Email有沒有有做分分類?5.你你回信信時是是邊看看邊回回,還還是是分類類後集集中回回信?6.你你進Email信箱,是是先看看信還還是先先發信信?如何提提升Email的處理理效率率一進信信箱第第一個個動作作就是是把所所有信信件的的主題題瀏覽覽一遍遍,然然後後做分分類的的動作作養成習習慣,一一天只只有三三個時時段看看Email除了急件以以外,集集中時段回回信看Email的時段分發發時段信箱回信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資料夾的分分類Reply:Private,公務FollowUp:Urgent,Boss,重要,向向下,PrivateProject進度有空再看如何展開你你的計畫一日之計在在昨天下班班前一周之計在在於周日一月之計在在於月底1.舍得2.勇於拒拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一一下良好的時間間管理來自自於計畫1.兵貴速戰速速決2.快刀斬斬亂麻1.決勝於廟堂堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事事重要的事不重要的事事PADC不好好耗用時間花時間在計計畫上才是是

最節省省時間的作作法耗用時間8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則則花最少的力力氣,獲獲得最多的的效益你所完成的的工作裡,80%的成果,來自於20%的時時間=>也也就是說80%的努努力是與成成果無關的的80/20原理意示圖圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!GroupDiscussion--進行很差的的會議進行很好的的會議會議不夠有有效率的原原因：開會時討論論沒有焦點點會議資料未未事先備妥妥開會時沒有有擬妥會議議流程關鍵人物沒沒有出席延遲開始，，一路延誤誤正確的開會會原因：溝通向員工或團團隊蒐集資資料推銷概念、、產品或一一項服務解決問題作重要的決決策危機的處理理有效率的會會議1.會議成功與與否在於你你是否能幫幫助每一個個人的互動動2.有效率的會會議需要小小心的準備備與紀律3.每一個會議議都意味著著高成本3-1參與人員薪薪資3-2準備所花的的成本（人人力,時間）3-3心理成本3-4機會成本1.考慮是否非非要會議才才能解決問問題2.決定會議目目的3.決定參加人人4.準備議程5.決定合宜的的設備,場地與時間間6.跟催動作如何計劃一一個有效率率的會議1.考慮是否非非要會議才才能解決問問題有以下狀況況時,你不應該召召開會議：電話或是書書面通知即即可解決問問題關鍵人物不不能參加準備時間不不夠外界因素可可能會浪費費會議時間間成本太高如何計劃一一個有效率率的會議2.決定會議目目的通知或解釋釋（最好準準備書面資資料）訓練或指示示（需要練練習）收集資訊（（怎麼做？？）說服式無論哪一種種目的,你必須清楚楚的知道你你想從會議議所達到的的目標如何計劃一一個有效率率的會議如何計劃一一個有效率率的會議3.決定參加人人人越多,效率越差不一定所有有人要全程程參加,安排每一階階段所需的的參加人考慮參加人人所需的背背景資料如何計劃一一個有效率率的會議4.準備議程會議前議程程立即發出出讓參加人人有時間思思考5.跟催指定專人做做會議記錄錄記錄結論、、未結議題題及行動事事項會後公佈成功會議的的為與不為為:不為:準備好會議議室主宰討論讓參與人一一開始始扭曲參加者者陳述之意意見就感興趣急著進行每每一個主題題鼓勵參與爭辯使用不同的的方式嘲笑讓會議保持持進行偏倚某方不離題說教保持控制,但跋扈不要成為個個人秀浪費時間在在猜忌,保持幽默顏面問題逾時你覺得會議議主持人應應該如何改改進主持形形式？會議討論的的內容你認認為何者最最重要？會議主題你你認為何者者最無關痛痛癢？你覺得這樣樣的會議有有無必要性性？如果由你來來主持會議議，你將如如何主持？？一場有效率率的會議，，應包括下下列條件：：議程必須先先行分送與與會者以進進行充份準準備與研究究事項完成後後，必須訂訂定完成時時效會議中必須須針對未來來三個月公公司預定達達成的目標標，任務與與優先順序序作檢討.會議應排定定時程開始始，準時結結束.除非有重大大事件有待待處理.會議主持人人應讓正，，反面意見見充份表達達.9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:56:3907:56:3907:5612/24/20227:56:39AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2207:56:3907:56Dec-2224-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。07:56:3907:56:3907:56Saturday,December24,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2207:56:3907:56:39December24,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。24十二二月20227:56:39上上午07:56:3912月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月227:56上上午12月-2207:56December24,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/247:56:3907:56:3924December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:56:39上上午7:56上上午午07:56:3912月月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。07:56:3907:56:3907:5612/24/20227:56:39AM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2207:56:3907:56Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。07:56:3907:56:3907:56Saturday,December24,202213、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:56:3907:56:39December24,202214、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:56:39上上午07:56:3912月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月227:56上午午12月-2207