时间管理及工作统筹技巧

时间管理与工作统筹技巧时间管理与工作统筹技巧名人名言

盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。—

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陶渊明

凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。

——华罗庚

放弃时间的人，时间也会放弃他。

——莎士比亚

你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林

时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。

——彼得杜拉克名人名言课程导入生死线上一秒钟

——从电影《战俘列车》讲起现场回答：——你的感想是什么？

目录一、时间管理的基本概念二、时间管理的重要意义三、员工的职业生涯规划四、团队组织的时间管理五、时间管理的基本策略六、基础工作与有备无患七、工作目标及其计划性八、分清工作的轻重缓急九、时间管理的统筹技巧十、管理技巧的具体应用小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？1、什么是时间■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。一、时间管理的基本概念一、时间管理的基本概念1、什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日

12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。2、时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转一、时间管理的基本概念太阳地球地球公转轨道月球3、时间的基本特性一、时间管理的基本概念时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性543214、什什么么是是时时间间管管理理■概概念念———由于于时时间间所所具具备备的的基基本本特特性性，，所所以以时时间间管管理的的对对象象并并不不是是时时间间本本身身，，而而是是指指面面对对时时间间而而进行行的的“自管管理理者者的的管管理理”。所所探探索索的的是是如如何何减减少时时间间浪浪费费，，以以便便有有效效地地完完成成既既定定目目标标。。■结结论论———通过过计计划划统统筹筹而而相相对对合合理理利利用用和和节节约约时时间间。。一、、时时间间管管理理的的基基本本概概念念1、效效率率竞竞争争:深层层次次的的内内涵涵■企企业业竞竞争争的的三三个个层层次次———物质质资资源源层层———人力力资资源源层层———制度度文文化化层层■经经营营管管理理综综合合效效率率的的系系统统集集成成———各个个环环节节都都体体现现出出效效率率———各个个层层面面都都体体现现出出效效率率二、、时时间间管管理理的的重重要要意意义义有形形/静态态有形形/动态态无形形/动态态时间间管管理理2、个个体体生生命命的的有有限限性性■每每一一个个生生命命只只有有一一次次机机会会———时间间与与生生命命年年轮轮■成成就就大大事事业业的的黄黄金金时时代代———童年年、、少少年年、、青年年、、中中年年、、壮壮年年、老老年年■为为什什么么许许多多人人一一生生平平淡淡，，毫毫无无见见树树二、时间间管理的的重要意意义鲁迅先生生说：时间是组组成生命命的材料料，浪费别人人的时间间是无异异于谋财财害命的的。3、速度竞竞争:团队综合合效率■快鱼吃吃慢鱼的的时代——过去是大大鱼吃小小鱼——速度竞争争成为主主导——信息大爆爆炸■团队综综合竞争争力的集集中体现现——快速反应应部队的的战斗力力——某公司参参加招投投标工程程的案例例——体现各职职能部门门的速度度能力二、时间间管理的的重要意意义4、个人和和组织的的机会成成本■成本的的类别——容易重视视的有形形成本——容易忽视视的无形形成本——无形成本本中的时时间成本本——大小企业业的区别别■成本外外延的扩扩大化——由时间特特性而导导致的机机会成本本——“过了这个个村”与“机不可失失”二、时间间管理的的重要意意义1、员工职职业生涯涯与时间间管理■生命的的有限性性——人最宝贵贵和稀缺缺的是什什么■生命的的价值观观——生命的价价值和人人生的意意义■追求成成功人生生是每个个人的梦梦想——成功的原原动力来来自心灵灵■实现理理想取决决于行动动力——个人职业业设计与与操作中中的时间间管理三、员工工个人的的职业生生涯规划划2、人生的的四个职职业发展展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段三、员工工个人的的职业生生涯规划划3、人生定定位与选选择最佳佳职业■性格/爱好/能力/市场——准确定位位提高人人生价值值是另一一种时间间节约三、员工工个人的的职业生生涯规划划性格线爱好线能力线市场线个人职业业选择的的范围4、企业为为员工设设计发展展规划■栽下梧梧桐树，，引来金金凤凰——提供了广广阔的舞舞台——指明了发发展方向向——确立了奋奋斗的目目标——提供了向向上发展展的空间间■员工与与企业的的三个共共同体三、员工工个人的的职业生生涯规划划共同体利益益事业业情感感企业为员员工4、企业为为员工设设计发展展规划■寻求三三方面的的平衡事业发展社会交往家庭生活三、员工工个人的的职业生生涯规划划1、我们企企业的问问题在哪哪里■透过现现象看本本质——部分老总总们的三三个字特特征——人治特征征下的权权力情结结■时间管管理失序序——做事缺乏乏计划性性——做事分不不清主次次——不善于说说“不”——无法恰当当处理外外部的打打扰四、团队队组织的的时间管管理“茫”“忙”“盲”1、我们企企业的问问题在哪哪里■时间的的浪费——电话干扰扰，陪同同煲粥——会而不议议，议而而不决——不速之客客，礼节节陪聊——回复信件件，斟字字酌句——外部客观观的低效效率，如如：A、公共交交通（班班次少、、道路拥拥堵、晚晚点等））B、餐饮服服务C、社会化化程度四、团队队组织的的时间管管理1、我们企企业的问问题在哪哪里■时间的的浪费——某项调查查数据结结果（１天））四、团队队组织的的时间管管理睡眠眠8.05小时用餐餐1.31小时琐事事0.55小时工作作7.34小时交际际0.39小时休息息0.45小时娱乐乐0.31小时上下班交交通0.73小时读书报杂杂志0.42小时处理家务务事0.26小时兴趣的工工作0.37小时音乐或电电视2.51小时与朋友聊聊天1.11小时1、我们企企业的问问题在哪哪里■时间陷陷井——情不自禁禁——事必躬亲亲——过分客套套——例行公事事——犹豫不决决——漫不经心心——碌碌无为为四、团队队组织的的时间管管理国外学者者对某跨跨国公司司总部人人员的跟踪调查查显示：：管理人员员平均每每8分钟被打打扰一次次；业务系统统的管理理人员平平均每周周花在会议上的时时间不少于于10小时；行政管理理人员每周周会议20小时。心理学家指指出：恢复思路路平均时间间为３－５５分钟日本学者关关于时间浪浪费的调查查“人们一般每每8分钟会收到到1次打扰，每每小时大约约7次，即每天50—60次。平均每每次打扰大大约是5分钟，总共共每天大约4小时，也就就是50%。其中约3小时的打扰扰是没有意意义或者极少有有价值的。。同时人人被打扰后后重拾原来来的思路至至少需要3分钟，每天天就是2.5小时。”根据以上的的统计数据据，可以发发现，每天天因打扰而而产生的时间损失约约为5.5小时，按8小时工作制制算，这占占了工作时时间的68.7%。四、团队组组织的时间间管理2、团队时间间管理的原原则■时间进度度表制定原原则——实际花费的的时间总比比预计的长长■突发性事事件应付原原则——为突发事件件预留处理理时间■日常性事务务维护原则则——做好数据库库清理与更更新等基础础工作■时间被占用用说不原则则——过度热心肠肠者的良药药四、团队组组织的时间间管理3、走出观念念上的误区区■“缺我不可”的潜理念——事必躬亲的的诸葛亮——导致操劳过过度的高管管人员■推迟决策策会提高决决策质量——借口“需要更多的的事实”■只要授权权就可节约约时间——相关人员能能力不足——无效授权或或授权失控控四、团队组组织的时间间管理3、走出观念念上的误区区■高效率就就是高效益益——快就一定好好吗？——方向错误和和方法不当当■鉴别问题题比进一步步解决问题题容易——想明白了再再行动■找到管理理捷径是节节约时间的的因素——管理上有捷捷径可走吗吗？四、团队组组织的时间间管理四、团队组组织的时间间管理4、时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”

准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”

拒绝的学问案例：华为的时时间管理■SMART原则——让目标达到到SMART标准■四象限原原则——关注重要且且紧迫的第第二象限■韵律原则则——保持自己的的韵律并与与他人协调调■流程优化化精简原则则——分析流程，，减少多余余环节四、团队组组织的时间间管理案例：华为的时时间管理■韵律原则则——“韵律原则”包括两个方方面的内容容：一是保持自自己的韵律律，具体方方法如：对对于无意义义的打扰电电话要学会会礼貌地挂挂断，要多多用打扰性性不强的沟沟通方式（（如e-mail），要适当当的与上司司沟通减少少来自上司司地打扰等等；二是要与别别人的韵律律相协调，，具体的方方法如：不不要唐突拜拜访对方，，了解对方方的行为习习惯等。四、团队组组织的时间间管理1、提高你的的时间管理理技能■做个时间间管理的高高手——学会从事务务型工作中中解脱出来来——有效地计划划与安排自自己的时间间——找到节约时时间的措施施——学会积零成成整——实行交叉“轮作”——提高“复种”指数——整批使用时时间——应付意外事事件——分身有术五、时间管管理的基本本策略2、应该记住住的20条实用方法法■准备之一一：长期准准备（4）——购买工具书书/增加知识储储备/提高能力——训练你的快快速阅读能能力——把常用的文文件/文具放好——养成存放思思想档案和和作记录的的习惯五、时间管管理的基本本策略——凡事预则立立，不预则则废。2、应该记住住的20条实用方法法■准备之二二：临时准准备（5）——明天的工作作前晚进行行优先级排排序——将相关的工工作列在一一起——把工作计划划放到随时时可见的地地方——每天早晨比比规定时间间起早十分分钟——做好正式工工作前的准准备工作五、时间管管理的基本本策略2、应该记住住的20条实用方法法■要培养的的好习惯（（7）——利用各种装装备如电话话/信件等节省省时间——把最困难的的事放在效效率最高的的时候——利用零碎时时间处理例例行性事务务——午餐或下班班前开会效效率最高/避免上午开开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚晚上看——每晚沉思片片刻/回顾与总结结五、时间管管理的基本本策略2、应该记住住的20条实用方法法■与外部产产生联系时时的应变能能力（4）——站着接待一一向健谈的的来访者——从不主动闲闲聊/尽量回避来来闲聊者——管理电话：：主动拨号号/与被动接听听——如遇琐事缠缠身能快速速摆脱3、经理人员员的时间管管理■抓大放小/充分授权4、秘书人员员的时间管管理■认清自己的的角色和职职责五、时间管管理的基本本策略１、树立时间价价值观■首先解解决思想认认识问题——人的行动是是受思想支支配的——思想方法决决定行为模模式■牢固树立立时间的价价值观——时间就是效效益——时间就是金金钱——时间就是生生命六、基础工工作与有备备无患牢记鲁迅先先生的话：：时间是组成成生命的材料，浪浪费别人的的时间，其实实是无异于于谋财害命的的。２、组织结构流流程优化■众多国企企浪费时间间的根源——为什么会有有内耗（窝窝里斗）？？——组织的体制制障碍■组织设计计的原则——精简、高效效、弹性——管理幅度与与跨度——部门岗位设设置与职责责明确化■价值链管管理与流程程优化六、基础工工作与有备备无患３、工作环境“５Ｓ”■不同层次次员工的准准备工作——金领高管的的准备工作作Ａ、整体工工作目标ＢＢ、阶段性性工作规划划Ｃ、下级状状况备忘录录ＤＤ、用好秘秘书这个帮帮手——白领阶层的的办公室“５Ｓ”Ａ、工作计计划表ＢＢ、常用文文件及工具具书Ｃ、柜子及及办公室桌桌清理ＤＤ、相关人人员通讯录录——蓝领员工的的作业现场场管理六、基础工工作与有备备无患４、日常价值法法控制时间间■工作中的的现象——我们每天都都要面对各各式各样的的人和事，，这些人和事都需需要你耗费费时间来处处理。——你将如何应应对？——是坚持一贯贯的做法，，还是依据据本能的反反应？■通常的表表现——有明确标准准的，快速速决断——没明确标准准的，依据据直觉感受受六、基础工工作与有备备无患４、日常价价值法控制制时间■现象的实实质分析——直觉体现为为：“对劲”与“不对劲”——背后支撑：：你的文化化素质、思思想观念以以及个人经历等，在在你的潜意意识中构建建出一个价价值评价体系，我们们称之为：：潜意识模型型——通过主动构构建人的价价值评价体体系，建立立潜意识模型，进而而影响面对对的人和事事物作出快快速而准确反应的能能力，这便便是控制时时间的日常价值法法六、基础工工作与有备备无患４、日常价价值法控制制时间■基本原理理——人的价值体体系决定处处理问题的的方式，让让你在行动中自然而而然地有了了对错意识识——人在预定价价值体系下下的主动行行为是强有有力的■原理分析析——价值观取决决于你所希希望的体验验和情绪——信条是你决决定行为是是否产生内内在情绪的的规则或标准准六、基础工工作与有备备无患４、日常价价值法控制制时间■潜意识模模型六、基础工工作与有备备无患对劲与不对劲直接影响行为间接影响时间潜意识模型价值评价尺度直觉内涵快速反应与决断４、日常价价值法控制制时间■操作运用用方法——脑力激荡：：列出你的的价值标准准和信条信条模型：：“当我……的时候，我我感觉……”例：“当团队面对对挑战，当当我激发出出每个队员员的最大能量的的时候，我我觉得热血血沸腾。”——每天温席信信条，使字字面价值融融入行为习习惯——每月重新评评估、修订订信条（循循环重复操操作）■效果——提高你自发发判断的准准确度和速速度六、基础工工作与有备备无患１、浪费时时间的大敌敌■工作目标标不明确——你为什么工工作——你要达到什什么目的■工作没有有计划性——工作千头万万绪——眉毛胡子一一把抓——被动工作和和生活——跟着感觉走走七、工作目目标及其计计划性2、时间管理理第一法则则■目标管理理与工作的的计划性——工作方法三三段论七、工作目目标及其计计划性目标方法行动计划计划是从目目标到方法法的桥梁3、明确工作作目标■建立目标标体系组织群体个人战略目标工作规划个人计划按一定时间范围把目标分解七、工作目目标及其计计划性3、明确工作作目标■怎样制定定工作计划划——年度计划——季度计划——月度计划——周计划——每天工作任任务工作计划表表要素：——序号——任务内容——拟完成时间间——相关责任人人——检查监督人人——备注七、工作目目标及其计计划性4、目标体系系的SMART原则■S-Specific具体，不能能笼统；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可实现，指指付出努力力的情况下下可以实现，，避免过高高或过低的的目标。■R-Realistic现实性，指指目标是实实实在在的的。■T-Timebound时限，完成成目标的期期限。七、工作目目标及其计计划性1、“80、20”法则运用■先做最重要要的事情你知道圆的的面积占正正方形面积积的多少吗吗？你知道去掉掉圆的面积积正方形面面积还剩下下多少吗？？结论：做重要的少少数事情八、分清工工作的轻重重缓急——请运用“80、20”法则，找出出自己日常常工作任任务中重要要的20%。个人模式：：自发回忆法法团队模式：：头脑风暴法法现场思考：：八、分清工工作的轻重重缓急２、工作任任务重要程程度分析八、分清工工作的轻重重缓急宏观微观从微观到宏宏观较重要次重要从次重要到到较重要注：重要度取决决于任务本本身对战略略的影响力力３、工作时时间紧迫性性分析八、分清工工作的轻重重缓急时间性强时间性弱时间性从弱弱到强优先次优先优先度从小小到大注：紧迫性取取决于任务务本身时间间性的强弱弱４、工作优优先级综合合分析——四象限坐标标图重要度紧迫性A重要而且紧紧迫Ｃ紧迫但不重重要D不重要不紧紧迫Ｂ重要但不紧紧迫八、分清工工作的轻重重缓急■请运用四象象限方法排排列你的工工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动八、分清工工作的轻重重缓急案例分分析一天下下午，，G公司的的生产产部经经理李李华正正在参参加公公司召召开的的企业业发展展战略略研讨讨会，，由于于晚上上要给给他女女朋友友过生生日，，心理理在盘盘算这这件事事。突突然收收到手手机短短信，，两个个同学学从外外地出出差来来此，，约李李华晚晚上参参加校校友聚聚会。。这时时主持持人宣宣布，，由于于这次次会议议时间间紧，，请全全体与与会人人员晚晚上要要参加加分组组讨论论。刚刚一散散会，，五金金车间间的一一名班班长满满头大大汗跑跑进会会场，，拉着着李华华就往往外走走，原原来几几名工工人与与运输输部门门的几几个搬搬运工工发生生纠纷纷，现现在打打起架架来了了，车车间主主任和和在场场的保保安制制止不不了，，因此此派一一个班班长来来找李李经理理。假如你你是李李华，，此时时此刻刻你该该怎么么办？？案例分分析M公司是是一家家生产产注塑塑机械械设备备的中中型企企业，，由于于市场场竞争争加剧剧，近近来业业绩严严重下下滑，，员工工士气气低落落，今今天上上午竟竟有两两名业业务骨骨干向向市场场部经经理张张文斌斌提出出辞职职申请请。为为稳定定员工工队伍伍，张张文斌斌已约约定今今晚同同这两两人谈谈话。。但下下午接接到在在北京京出差差的总总经理理的紧紧急电电话，，一位位西安安的客客商今今天来来本市市，晚晚上六六点到到机场场，因因为这这是一一个跟跟进了了很长长时间间的大大客户户，总总经理理特别别强调调要张张经理理代表表他亲亲自去去机场场迎接接并配配合办办公室室搞好好接待待。其其实，，张文文斌的的MBA论文尚尚未完完成，，这两两天也也到了了最后后的期期限，，他曾曾想让让在本本市某某大学学工作作的妻妻子帮帮忙，，妻子子未同同意，，这样样公事事私事事便搅搅得他他十分分着急急。刚刚过五五点钟钟张文文斌就就急匆匆匆地地找到到司机机，开开车前前往机机场。。还没没走出出市区区，突突然手手机响响了，，里面面传来来一个个女子子焦急急的声声音：：“你你是张张文斌斌吗？？你母母亲在在菜市市场前前面的的马路路上被被汽车车撞伤伤，我我是路路边商商店的的售货货员，，你母母亲现现在被被扶到到了我我店里里，她她让我我给你你打电电话，，你赶赶快来来！””假如你是张张文斌，从从接到总经经理指示到到此时此刻刻，该怎么么办？1、并行工作作模式■什么情况况下能并行行工作——举例九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD

走访客户去甲城市

顺便采购某机器配件把新聘两大学生带去办事处和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾一次搞掂2、串行工作作模式■什么情况况下必须串串行工作——举例九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD主要领导不到场会议不能开要充分考虑工作的连续性会议没结束形不成工作决议决议没有下达工作无法开展工作尚未结束无法进行考核3、并行串行行如何兼顾顾■学一点统统筹学九、时间管管理的统筹筹技巧ABCD

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明确开会目的

作好会前准备准时出席会议严明会场纪律

会后纪要跟踪会上有议有决会议时间管理ABCDFE2、应酬的时时间管理十、时间管管理技巧的的具体应用用应酬你的上级应酬你的同级应酬你的下级应酬不速之客

应酬亲朋好友出席商务宴会应酬时间管理ABCDFE4、学会说“不”■拒绝的学学问——灵活运用日日常价值法法——快速反应，，马上决断断——注意国人的的“讲面子”——婉言谢绝，，而非强力力拒绝——动之以情，，晓之以理理——提供良好的的建议十、时间管管理技巧的的具体应用用5、学会休息■睡眠的时时间管理——睡眠的长度度——睡眠的深度度——午睡的问题题——闲暇的时间间安排——民间谚语中中的学问十、时间管管理技巧的的具体应用用案例：——周恩来总理理如何休息息承诺今天今天是我新新生命的开开始，我呼吸着新新鲜空气，，我沐浴着灿灿烂阳光，，我对今天充充满信心，，我无法预料料未来，但我要牢牢牢把握今天天!十、时间管管理技巧的的具体应用用时间的特性性决定了人人永远无法法直接管理理时间根本手段是是通过合理理利用时间间提高工作作效率，相对节约时时间和完成成更多的任任务时间管理的的八大法宝宝（理念、、原则、方方法）20条应该掌握握的具体实实用方法（（四类）时间管理方方法的应用用实践（经理人员员、秘书人人员，会议议、应酬））简单实用方方法和养成成良好的习习惯（记住下页页的顺口溜溜）课程总结《时间管理》顺口溜凡事明确目目标，提前前做好准备备；制定工作计计划，分清清轻重缓急急；操作统筹兼兼顾，学会会说不借力力；注意劳逸结结合，一切切注重效率率！课程总结1、请按下表表类型列出出你日常的的工作任务务：课后作业：：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）B（石块型的事务）不重要C（细沙型的事务）D（水型的事务）真诚是最佳佳的公关模模式用心是最好好的工作方方法谢谢大大家！！9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:43:1107:43:1107:4312/24/20227:43:11AM11、以我独独沈久，，愧君相相见频。。。12月-2207:43:1107:43Dec-2224-Dec-2212、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。07:43:1107:43:1107:43Saturday,December24,202213、乍乍见见翻翻疑疑梦梦，，相相悲悲各各问问年年。。。。12月月-2212月月-2207:43:1107:43:11December24,202214、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。24十十二二月月20227:43:11上上午午07:43:1112月月-2215、比不了得就就不比，得不不到的就不要要。。。十二月227:43上上午12月-2207:43December24,202216、行动出成果果，工作出财财富。。2022/12/247:43:1107:43:1124December202217、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。7:43:11上上午7:43上上午午07:43:1112月月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。07:43:1107:43:1