时间管理与效率控制

时间管理与效率控制课程简介对于绝大多数企业来说，以“日理万机”来形容其管理人员实不为过。过去十年，人们的工作时间延长了20%，而休闲时间却减少了32%。他们面对的不仅是繁忙的工作，还有来自公司、同事及下属的压力。来自各方面的压力使他们穷于应付，却抽不出时间做一个管理人员真正该做的事：统筹布局及培养下属。压力还使他们心力交瘁，持续处在焦虑状态之中，在工作中难以发挥最大成效，当然也就更无法激励属下员工去实现最大成效。本课程正是通过建立以价值为基础，从结果出发的时间管理体系，使管理人员学会从琐琐碎碎的工作干扰及巨大的工作压力下中解放出来，更大限度地实现工作与生活的平衡，从而发挥个人成效，以充实、美好的心态面对工作，用科学、实用的工具与方法管理工作。寻找并克服阻碍个人成功的障碍；学会设立目标，掌握生活；分清效率与成效，培育成效观念；学会计划与授权技巧；理解制变，摆脱危机管理与工作压力；理解重要与紧迫的区别，学会专注；学会自我管理的实用工具；学习实用的计划组织与时间管理原则和技巧。时间管理与效率控制课程大纲关于时间关于时间管理时间管理的途径如何做好时间管理

一、关于时间（一）时间的特性时间无法积蓄无法取代无法失而复得什么是时间！（二）时间的内生与外生陷阱时间的内生陷阱[时间估计不切实际][同意时间内做太多的事]…..时间的外生陷阱[访客多][电话多][会议多]…..（三）时间的成本每个人的时间都是同等的，时间的价位却完全不同。你是在浪费时间还是在投资时间？我们目前的实际状态加班没有时间锻炼，身体经常处于透支的状态。工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排。像无头苍蝇一样工作，没有方向感。每天列了一大堆计划，晚上回顾的时候却发现忙的都是一些非常琐碎的事情，重要的事情却没有干！时间浪费的原因和症状办事拖拉上班漫谈、聊天电话干扰不速之客打扰主管事必亲躬不敢拍板，等指示不考虑轻重、缓急负责人员“迟到”同样的问题总是一而再再二三的出现会议冗长经常加班加点穷于应付突发事件上交待不清，事情做错完美主义办事不考虑事情的复杂性凭记忆办事信息沟通不畅找资料二、关于时间管理时间管理就是自我管理改变时间管理的第一步，从你自觉需要时间管理开始时间管理的益处控制减轻压力节省时间更加关注提高工作效率平衡

更快乐的工作，更智慧的工作成功人士是时间管理的高手关键不在于能活多久，而在于能活多好。你在工作中投入了多少时间都不重要，重要的是你在这段时间都做了多少工作。三、、时时间间管管理理的的途途径径（一一））个个人人价价值值管管理理（二二））自自我我组组织织管管理理（三三））组组织织沟沟通通管管理理（一一））个个人人价价值值管管理理按照照工工作作价价值值来来确确定定优优先先顺顺序序1、、把把每每天天要要做做的的事事列列一一份份清清单单2、、确确定定优优先先顺顺序序，，从从最最重重要要的的事事情情做做起起3、、每每天天都都这这么么做做人的的精精力力就就像像桶桶一一样样是是有有限限的的测测测你你平平时时做做事事情情的的优优先先顺顺序序喜欢欢做做的的事事情情熟悉悉做做的的事事情情时间间花花费费少少的的事事情情上级级临临时时交交待待的的事事紧急急的的事事情情工作作量量大大的的事事情情容易易做做的的事事情情排定定时时间间的的事事情情资料料齐齐全全的的事事情情别人人的的事事情情经过过筹筹划划的的事事情情有趣趣的的事事情情通常常，，什什么么样样的的事事情情是是你你优优先先选选择择做做的的?重要要，，非非紧紧急急重要要，，紧紧急急紧急急M1M2M3M4非重重要要，，非非紧紧急急非重重要要，，紧紧急急优先先矩矩阵阵事关关重重大大者者不不可可受受制制于于细细枝枝末末节节---哥德德重要要优先先矩矩阵阵分分类类表表事关关重重大大者者不不可可受受制制于于细细枝枝末末节节---哥哥德德优先先矩矩阵阵重要要，，非非紧紧急急重要要，，紧紧急急重要要紧急急M1M2M3M4非重重要要，，非非紧紧急急非重重要要，，紧紧急急尽量量避避免免扩扩大大M1尽量量减减少少M3事事情情多投投资资时时间间在在M2尽量量避避免免M4事事情情尽量量减减少少M3事事情情尽量量避避免免扩扩大大M1多投投资资时时间间在在M2尽量量避避免免M4事事情情偏重重各各类类事事务务的的结结果果：：高效效能能组组织织紧急急不不紧紧急急重要不重要IIIIIIIV65-80%15%20-25%>1%(二)自我组组织管理通过对自身工工作方式、方方法的改变，，达到时间管管理的目的。。即时间上的的四则运算：：加、减、乘乘、除。时间的加、减减、乘、除四四则运算：找出隐藏时间间减少无谓的时时间提高工作效率率根除浪费时间间习惯加法如何找出隐藏藏的时间？（1）善于利利用等候和空空挡时间（2）创造时时间区（3）逆势操操作（4）背包原原则注意平时积累累素材位移上的批量量处理时间上的批量量处理减法时间经常浪费费在反复思考考，或者是下下决心的过程程中，需要改改变的是我们们思考和行动动的习惯。5分钟思考法法：1分钟：决定定目标及课题题2分钟：思考考的扩张及探探求2分钟：整理理思路，定下下结论乘法时间管理中的的乘法，就是是怎样提高工工作的成效。。物尽其所，物物归原处建立有效的工工作环境有效的文件处处理除法对付拖延的办办法，当机立立断逐个击破、分分解进行调整思维方式式不追求尽善尽尽美（三）组织沟沟通管理组织时间计划划组织时间沟通通组织时间融合合懂得说“不””时间结构的暗暗示。个人时时间与组织时时间的冲突。。对于无谓的打打扰，暗示无无法应酬。在拒绝别人的的时候，附以以理由并提供供其他途径。。对事不对人。。善于沟通避免多重沟通通确认沟通到位位，不使双方方做无用功管理电话，善善用电话进行行沟通善用结束谈话话的技巧组织问题尽量量集中沟通会议沟通不参加没有准准备的会议——重视会议质质量使会议有成效效：制定清晰会议议目标尽量减少与会会人数。邀请请可提出建设设性建议的人人员选择适当的开开会时间提前准备议程程，使与会者者提前预知会会议主题避免长时间的的会议四、如何做好好时间管理时间管理的方方法赢取时间的技技巧时间管理方法法（一）美国的管理学学家唐纳德.C.伯纳姆姆提出：当你你处理任何工工作时必须自自问：能不能取消它它?能不能与别的的工作合并？？能不能用简便便的东西代替替它？时间管理方法法（二）1、记录自己己的时间，认认清时间耗在在什么地方2、管理自己己的时间，减减少非生产性性工作3、集中零星星时间，成为为连续性的时时间段时间管理方法法（三）ABC分类法法1、将自己工工作按轻重缓缓急分为：A（紧急、重重要）、B（（次要）、C（一般）三三类；2、安排各项项工作优先顺顺序，粗略估估计各项工作作时间和占用用百分比；3、在工作中中记载实际耗耗用时间；4、每日计划划时间安排与与耗用时间对对比，分析时时间运用效率率；5、重新调整整自己的时间间安排，更有有效的工作。。时间管理方法法（四）帕累托二八法法则在任何特定的的群体中，重重要的因子通通常只占少数数，而不重要要的因子占多多数，因此只只要能控制具具有重要性的的少数因子即即能控制全局局。把精力专注于于那20%重要的能获获得最大回报报事情上，达达到事半功倍倍的效果。时间管理方法法（五）1、目标必须须是自己定的的2、目标一定定要是书面的的第一，理清自自己的思路，，知道自己要要实现哪些事情。第二，把目标标书面化，不不容易遗忘。。第三，时时提提醒自己目标标在哪里。3、目标必须须是切合实际际的。4、目标必须须是可衡量的的。5、目标必须须有时限。6、目标是平平横和谐的。。每日目标每周目标月度目标季度目标年度目标目标金字塔每周目标角色目标计划行事历赢取时间的技技巧1、一日之计计在昨天下班班前，一周之之计在于周日日，一月之计计在于月底。。“预则立，，不预则废””2、早15分分钟或半小时时开始工作，，计划全天工工作。3、工作前，，先准备好相相关资料，把把所有需要的的资料、报告告放在桌上，，避免为寻找找遗忘东西浪浪费时间。4、储备各种种与工作相关关的知识，增增进处事能力力，减少时间间浪费。5、把最困难难的事搁在工工作效率最高高的时候做，，例行公事，，应在精神较较差的时候处处理。6、整理重要要会议、讨论论或谈话内容容，养成将构构思、概念、、票据及资料料，存放在档档案里的习惯惯。赢取时间的技技巧7、训练速读读：速读可增增快2-3倍倍阅读速读，，那么行事效效率该有多高高？8、别让闲聊聊浪费你的时时间：原意和和朋友同事聊聊天，但应在在下班以后。。9、利用空闲闲时间：顺手手找些例行公公事的工作来来做。10、整理好好文件：避免免浪费时间去去找东西。11、果断摆摆脱琐事：让让秘书或助理理分担琐事，，专心一致的的处理较特殊殊或富创造性性的工作。12、管制你你的电话：在在拿起电话前前，先准备好好纸、笔、姓姓名、号码及及预定话题、、资料等。13、可以早早上做完的事事，决不拖到到下午完成；；可以一天作作完的事，决决不分成两天天完成。赢取时间的技技巧14、该做的的事都放在桌桌上，以免遗遗漏。15、每天至至少完成一件件事情，特别别是在情绪工工作低潮时。。16、选择在在午餐或下班班前开会，决决定会很快。。17、站着接接待健谈的人人来访者，他他很快就道出出来意了。18、将相关关的工作放在在一起。19、休息片片刻，来杯咖咖啡、茶、冷冷饮，甚至只只要在窗前伸伸个懒腰，就就足够你精神神抖擞了。20、沉思：：思索一下可可寻求出各种种增进工作的的方法及满意意的灵感，受受益匪浅。自我工作检核核1、是否完成成了我所有优优先安排的事事情；2、是否达到到或超过了日日目标；3、是否为说说服他人花费费了计划花费费的时间；4、是否联系系了联系单上上每一个潜在在的客户；5、用于寻找找潜在客户的的时间—6、未能按计计划行事的原原因—7、是佛能够够避免？如何何避免？—8、当天最有有效率的事情情—9、当天效率率最低的事情情—10、在与我我又切身利益益上花费时间间是多少？我我能投入更多多吗？11、今天对对我和我的公公司来说都富富有成效吗？？自我工作检核核12、所做的的全部的重要要文书工作——13、今天又又多少活动使使我更接近我我的目标；14、是否为为我的家庭安安排了时间；；15、是否有有与我的家人人在一起的黄黄金时间；16、我能否否通过—改进进与家人在一一起的时间质质量；17、是否为为我自己身心心健康花费了了时间；18、如果能能再有今天，，我会改变——19、今天我我对完成—真真的感觉很好好；20、发出适适当的感谢信信；21、谁活着着什么浪费我我的时间最多多。9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。07:41:4007:41:4007:4112/24/20227:41:40AM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2207:41:4007:41Dec-2224-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。07:41:4007:41:4007:41Saturday,December24,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2207:41:4007:41:40December24,202214、他乡生白白发，旧国国见青山。。。24十二二月20227:41:40上上午07:41:4012月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/247:41:4007:41:4024December202217、做前，能够够环视四周；；做时，你只只能或者最好好沿着以脚为为起点的射线线向前。。7:41:40上午7:41上上午07:41:4012月-229、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。07:41:4007:41:4007:4112/24/20227:41:40AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2207:41:4007:41Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。07:41:4007:41:4007:41Saturday,December24,202213、不知香积积寺，数里里入云峰。。。12月-2212月-2207:41:4007:41:40December24,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。24十十二月20227:41:40上午午07:41:4012月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月227:41上午午12月-2207:41December24,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/247:41:4007:41:4024December202217、空山新雨后后，天气晚来来秋。。7:41:40上午7:41上上午07:41:4012月-229、杨柳散和风风，青山澹吾吾虑。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、阅阅读读一一切切好好书书如如同同和和过过去去最最杰杰出出的的人人谈谈话话。。07:41:4007:41:4007:4112/24/20227:41:40AM11、越越是是没没有有本本领