时间管理培训课件 19

时间都去哪了？

——时间管理时间管理的概述1时间管理的目的2时间管理的工具4时间管理的方法33目录时间管理是指通过事先规划并运用科学的技巧、方法与工具，将有限的时间资源进行的灵活分配并有效运用，在实现个人或组织的既定目标的同时，不断提升个人或组织的工作效率及效能。1.时间管理的概述定义原因1.时间资源的稀缺性、不可逆性，“无价性”；2.有效的时间管理可以事半功倍，解放劳动时间，提高个人生活品质；3.有效的时间管理可以提高团队效率和协作；4.养成良好的时间管理的方法和习惯，提升自身综合能力及组织战斗能力。1.时间管理的概述稀缺性人生七十古来稀，三分之一要睡去，除去儿时玩耍及上学受教育的时间，真正用来工作和享受生活的时间非常有限。一年有365天；其中双休日共104

天；（每年52周）法定假日11

天；（元旦1天、春节3天、五一1天、国庆3天；清明、端午、中秋各1天）公司带薪休假5天；实际工作246

天，共1968小时;假定有效工作时间为50%-60%；全年有效工作时间为984--1180小时1.时间管理的概述不可逆性时光一去不复返，历史的车轮滚滚向前，历史的河流大浪淘沙，所有的文化古迹都告诉我们，回不到过去，时间的不可逆。无法挽回的几件事：说出去的话；泼出去的水；浪费的光阴；忽略的机遇；错误的爱情；做错的事情。1.时间管理的概述无价性年

一个落榜考生心目中的一年的价值，或许就是“青春”；月

一个不幸早产的母亲心目中一月的价值，或许就是愧疚“一辈子”；日

一个经历“911”袭击的人心目中一日的价值，或许就是“天堂和地狱”；时

一个盼望妈妈下班回家的孩子心目中一小时的价值，或许就是“一切”；分

一个延误飞机、列车旅途的乘客心目中的一分钟，或许就是“机会”；秒

一个运动员心目中的一秒钟，或许就是永远不可企及的“冠军梦”…浪费他人的时间，无异于谋财害命！

——鲁迅

浪费自己的时间，等同于慢性自杀！

——自曰同理2.时间管理的目的基本目的：确保工作目标效果达成。核心目的：通过时间管理，提高工作效率。根本目的：通过时间管理，提高个人绩效和公司绩效，进而提升效益。减少时间浪费实现自我管理减少时间浪费1.目标不明确，计划不周翔；2.工作秩序安排不顺畅；3.盲目行动，未充分了解或调研；4.优柔寡断，患得患失或追求完美，不关注大局；5.前期准备不足，材料或资源不匹配；时间浪费是指在达成目标过程中，消耗的完全与目标计划实施或目标达成不相干的时间消耗。通过结果导向进行分析，就是无用功。2.时间管理的目的6.惰性思维，缺乏自律；7.个人英雄主义，不善于发挥团队力量；8.爱做表面文章，不注重目标实质进展；9.间断性打扰，如意外电话、陌生拜访、临时会议等；10.不善于拒绝。2.时间管理的目的自我管理时间管理的对象并非时间本身，时间本身是不具有调剂性的。时间管理是指通过对日常学习、工作、生活事件进行管理，与时间进行调剂，进而实现对时间的管理，也就是“自我事物管理”。所谓“自我管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要明确目标、制定计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。时间管理的概述1时间管理的目的2时间管理的工具4时间管理的方法33目录3.时间管理理的方法法Ⅰ时间分类类Ⅱ管理步骤骤Ⅲ管理原则则重要紧急A紧急重要20%-25%B不紧急重要65%-80%C紧急不重要15%D不紧急不重要1%Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法①矩阵象限限A：紧急状况况迫切问题题限期完成成突发事件件B：准备工作作预防措施施计划人际关系系的建立立真正的再再创造能能力自身能力力的提升升C：造成干扰扰的访问问、电话话、信件件、报告告某些会议议迫在眉睫睫的急事事符合别人人期望的的急事D：忙碌琐碎碎的事处理文件件等函件件电话浪费性时时间逃避性活活动Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法①矩阵象限限不要总是是做灭火火员，尤尤其是灭灭自己的的火；B做得多了了，A就自然做做得少了了；寻求调整整自己情情绪的有有效办法法，提高高工作效效率；比做“紧紧急且重重要的事事情”更更重要的的是把重重要的事事变成紧紧急的事事去做；；勤于计划划。好记记性不如如烂笔头头，并学学会分解解大的计计划；尽量将每每件事情情一次性性做对。。Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法①矩阵象限限注意事项项：15确定事件件你的时间间流向到到哪里去去了？Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向②时间流向向16确定事件突发事件件你的时间间流向到到哪里去去了？确定事件件②时间流向向Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向17确定事件突发事件件确定事件件琐碎事件件你的时间间流向到到哪里去去了？突发事件件确定事件件②时间流向向②时间流向向Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法18浪费琐碎事件件突发事件件确定事件件你的时间间流向到到哪里去去了？②时间流向向②时间流向向Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向③4D方法急重轻缓＋：找出隐藏藏、碎片片时间－：减少少无谓的的时间浪浪费×：提高工作作成效的的方法÷:根除浪费费时间习习惯Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向④加减乘乘除法加减乘除法的核心关键点在于找到耗时因素。外在因素素耗时的的类型：：电话干扰扰、不速速之客、、沟通不不良、资料不全全、文件件复杂、、工作搁搁置等。。外在因素素耗时的的类型：：计划欠妥妥、事必必躬亲、、条理不不清、欠缺自律律、无力力拒绝、、做事拖拖延等。。Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向④加减乘乘除法Ⅰ时间分类类3.时间管理理的方法法②时间流向向⑤责任主主体Ⅱ时间管理理步骤3.时间管理理的方法法3.合理排序序，有效效分配时时间2.制定计划划1.明确目标标6.回顾总结结及时改进进5.协作推进进工作计划划落地4.完善计划划制定工作作时间表表成功之门门明确目标具体的Specific可衡量的Measurable可达到的Attainable相关的Relevant基于时间的Time-basedⅡ时间管理理步骤——明确目标标3.时间管理理的方法法1.目标导向向的人善善于利用用时间，，完成更更多的事事情。2.在制定工工作目标标或者任任务目标标时，考考虑一下下目标与与计划是是不是SMART化的。3.只有具备备SMART化的计划划才是具具有良好好可实施施性的，，也才能能指导保保证计划划得以实实现。写出个人人的长期期、中期期及短期期目标，，按照““SMART”模型进进行评估估，明确确目标。。如果有有变，修修正目标标。Ⅱ时间管理理步骤——制定计划划3.时间管理理的方法法所谓计划划，就是是事先对对时间进进行全面面规划，，以提高高时间的的利用效效能，充充当时间间的主人人。计划划的目的的就是帮帮助自己己获得清清楚的想想法和时时间控制制，以便便获得清清晰的行行动。关键点是是同时计计划工作作安排和和时间安安排。WHYWHENHOWWHEREWHOWHAT“5W1H”计划制制定法结果－什什么是我我的目标标？希望望完成什什么？行动－我我必须做做什么才才能达到到这些结结果？优先原则则－最先先做什么么？估计时间间－每一一次活动动要多长长时间？？日程表－－何时做做每一项项工作？？弹性时间间－必须须定出多多少弹性性时间以以应付不不能控制制的事情情？Ⅱ时间管理理步骤——制定计划划3.时间管理理的方法法确立目标标；探寻完成成目标的的各种途途径；选定最佳佳的完成成方式；；将最佳途途径转化化成月/周/日的工作作事项；；编排月/周/日的工作作次序并并加以执执行；定期检查查目标的的现实性性以及完完成目标标的最佳佳途径径的可行行性。Ⅱ时间管理步骤骤——制定计划3.时间管理的方方法计划步骤Ⅱ时间管理步骤骤——工作时间表3.时间管理的方方法通过WBS分解法将目标标进行分解，，通过时间量量化及优先级级，制定完善善工作时间表表。制定工作作时间表是保保障任务各环环节顺利落地地的关键点。。WorkBreakdownStructure，如何进行WBS分解：目标→→任务→工作作→活动WBS分解的原则：：将主体目标逐逐步细化分解解，最底层的的任务活动可可直接分派到到个人去完成成；每个任务务原则上要求求分解到不能能再细分为止止。首先确定每天天的重要事项项，把一天的的工作安排排排好优先的顺顺序，然后完完成排序第一一的工作。为为了确保计划划能一丝不苟苟地完成，务务必将计划写写下来，一份份书面的每日日计划是你必必备的工具，，有了它就可可以控制你的的时间，能使使你拒绝干扰扰。要使你的日计计划成为一个个有效快速的的过程，一般般情况日计划划要遵守周计计划。因为一一般重要的事事项不是一天天可以完成的的，是一个连连续的过程，，周计划是一一个比较合适适的时间计划划。月计划提供一一种宏观的视视野，会使周周计划更加有有效。一般包包括下一个月月的重要事项项，是一项较较为长期的计计划。Ⅱ时间管理步骤骤——工作时间表3.时间管理的方方法日计划周计划月计划Ⅱ时间管理步骤骤——实施与回顾3.时间管理的方方法1.无规矩不成方方圆，严格按按照工作计划划实行推进：：时间节点绝不不突破；结果导向时刻刻牢记；长期目标虚拟拟节点；未完任务抓紧紧补充2.PDCA循环检查：Plan：制定目标与与计划；Do：任务展开，，组织实施；；Check：对过程中的的关键点和最最终结果进行行检查；Action：纠正偏差，，对成果进行行标准化，并并确定新的目目标，制定下下一轮计划。。实施和回顾31在任何特定的的群体中，重重要的因子通通常只占少数数，而不重要要的因子则占占多数，因此此只要能控制制具有重要性性的少数因子子即能控制全全局。Ⅲ时间管理原则则一3.时间管理的方方法帕雷托法则帕雷托法则也也是著名的““二八原则””，即80%的工作成果来来源于20%的有效输出。。Ⅲ时间管理原则则二3.时间管理的方方法水杯原则水杯理论是指指在有限的杯杯内空间里，，通过调整放放入物品的顺顺序及物品的的种类，可以以尽最大限度度的合理利用用杯内空间。。如果你不先将将大的鹅卵石石放进水杯里里去，你也许许以后永远没没机会把它们们再放进去了了。做事情要要分主次，合合理排序。时间就像海绵绵里的水，只只要去挤总会会是有的。Ⅲ时间管理原则则三3.时间管理的方方法帕金森法则时间象一根皮皮筋：人总是是喜欢在最后后期限完成任任务。帕金森法则告告诉我们任何何事情要克服服惰性，尽早早完成。完成成同一件事的的时间，并不不一定是越长长越好。Ⅲ时间管理原则则四3.时间管理的方方法效率和效能原原则工作效率，一一般指工作产产出与投入之之比，通俗地地讲就是在进进行某任务时时，取得的成成绩与所用时时间、精力、、金钱等的比比值。工作效能，工工作效能是工工作方向及工工作效果是否否与企业整体体战略或价值值观方向一致致，其投入与与产出是否能能够给公司整整体产生正效效益。Ⅲ时间管理原则则五3.时间管理的方方法目标ABC原则?A必须做的B应该做的C暂时可以不做做的Ⅲ时间管理原则则六3.时间管理的方方法零星碎片原则则通常碎片时间间就是指没有有安排任何工工作，未被计计划的时间。。因为零散、、无规律，所所以被叫做碎碎片时间。乘车、候车时时间等候客户时间间宾馆时间其他碎片时间间零星碎片时间间合理利用的的前提是具有有好的时间管管理习惯！Watchyourthoughts注意你的思想想Watchyourwords注意你的话theybecomewords它会成为你的的话theybecomeactions它会成为行动动Watchyouractions注意你的行动动theybecomehabits它会成为习惯惯Watchyourhabits注意你的习惯惯theybecomecharacter它会成为你的的个性WatchyourCharacter注意你的个性性itbecomeyourdestiny它决定你的命命运Ⅲ时间管理原则则六3.时间管理的方方法零星碎片原则则Ⅲ时间管理原则则七3.时间管理的方方法简单至上原则则简单才是最有有效的！能电话的绝不不见面；能EMAIL的绝不电话；；能用电子文件件交流的绝对对打印纸张传传递；能用即时通讯讯工具的绝不不用E-mail;能通过网络系系统沟通的绝绝不用快递传传递等。有效地利用自自己的生物钟钟Ⅲ时间管理原则则八3.时间管理的方方法自我调整原则则时间管理的概述1时间管理的目的2时间管理的工具4时间管理的方法33目录4.时间管理的工工具工作表手机PC掌上PC网络工具时间管理软件4.时间管理的工工具Ⅰ手机随着智能手机机的普及，手手机已经逐渐渐替代了原有有的掌上PC的部分功能。。尤其现有的苹苹果、安卓两两大系统，无无论从手机自自带功能还是是第三方应用用上，都有很很多便于时间间管理的软件件。1.手机日历：手手机日历具有有提醒功能及及便签功能，，可以帮助我我们将周期性性或者阶段性性的工作进行行标记，便于于我们跟踪进进度。2.手机便签：手手机便签能够够帮助我们对对工作计划进进行合理记录录和标记。3.第三方应用。。掌上PC的管理工具基基本被手机和和第三方应用用取代。4.时间管理的工工具Ⅱ电脑网络软件件给项目经理推推荐的时间管管理软件：1.网易邮箱大师师；2.谷歌邮箱时间间管理；推荐理由：能够和手机时时间管理实现现云同步，便便于项目经理理在出差旅行行中对工作进进行重新时间间安排。4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表好记性不如烂烂笔头，所有有时间管理软软件的基础都都来源于工作作时间表。结合项目经理理的特点：1.可以通过电脑脑软件自制合合理的时间工工作表；2.也可以通过纸纸质书籍，制制定工作时间间表。4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表1.只做重要的事事：每天只安排六六件重要的事事，即六件事事工作法.一天之内不易易安排太多的的工作；不易同时进展展太多的项目目使用技巧A/B表工作制A表：六项工作每项工作开始始及结束时间间每项工作完成成情况B表：未完成事项未完成原因是否需要移到到明天继续做做？明天能否完成成？4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表使用技巧3.索引法：每项工作做简简单索引，介介绍；把所有索引放放到平面上；；按照索引进行行分类，并进进行排序；形象、直管的的看到工作信信息。4.盘点法：检讨每天所做做的事，获得得经验教训，，将其应用于于未来；重点是评估每每天工作的效效果和进展；；关注结果而非非价值；运用回馈协助助行为改变。。序号时间段待办事项或工作所需时间事项或工作的有限等级备注123454.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表使用技巧A序号今日待办事项和工作优先等级计划时间实际时间差距备注123456…4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表使用技巧B日期事项星期一星期二星期三星期四星期五每周某事项总时间差距事项1事项2事项3…当日总计时间差距4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表使用技巧周注意事项1随身携带注意事项2远离废纸注意事项3以最合适的方式使用时间管理工具4.时间管理的工工具Ⅲ工作时间表使用技巧高效时间管理理工具一高效时间管理理工具二高效时间管理理工具三9、静夜四无邻邻，荒居旧业业贫。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。07:46:3407:46:3407:4612/24/20227:46:34AM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2207:46:3407:46Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。07:46:3407:46:3407:46Saturday,December24,202213、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。12月-2212月-2207:46:3407:46:34December24,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。24十十二二月20227:46:34上上午07:46:3412月月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:46上上午12月-2207:46December24,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/247:46:3407:46:3424December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。7:46:34上上午午7:46上上午午07:46:3412月月-229、没没有有失失败败，，只只有有暂暂时时停停止止成成功功！！。。12月月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。07:46:3407:46:3407:4612/24/20227:46:34AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2207:46:3407:46Dec-2224-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。07:46:3407:46:3407:46Saturday,December24,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:46:3407:46:34December24,202214、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。24十十二二月月20227:46:34上上午午07:46:3412月月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月227:46上午午12月-2207:46December24,202216、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2022/12/247:46:3407:46: