最新全国NVQ《企业行政管理》培训讲义五

2023/1/2NVQ企业行政管理（二级）课程讲义2023/1/2第五单元：工作交流、个人效率和团队精神标准与大纲：计划课时：14根据交流目标选择不同的交流方式；会议以及远程会议的基本要求；工作日志管理以及安排事务性约会；撰写简单的书面交流信函；设计和填写简单的表格；运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。2023/1/2第五单元:工作交流、个人效率和团队精神中心思想：办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以实现个人和团队目标。2023/1/2主要内容：一、选择正确的交流方法（教材5.1）二、各种会议的组织（教材5.2）三、使用日志管理工作时间（教材5.3）四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5）五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6）六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）…七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）…2023/1/2交流效率和团队精神交流方法会议组织日志管理书面交流沟通工具团队目标规定评估2023/1/2一、选择正确的交流方法（教材5.1）交流方法发送信息的方法及取决因素

.利用电子邮件及其他电信工具

利用会议开展交流

利用邮政服务开展交流

2023/1/2一、选择正确的交流方法（教材5.1）1、发送信息的方法及取决因素

大多数人发送信息的方法有：（1）传统的邮寄系统（2）使用电信系统2023/1/2通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：（1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。（2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。（3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。2023/1/2（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。2022/12/242、利用电电子邮邮件及及其他他电信信工具具利用电电子邮邮件进进行交交流的的优缺点点：电子邮邮件是是在计计算机机终端端上编编写信信息，，并通通过电电信系系统发发送给给其它它计算算机终终端。。信息息可以以录入入或扫扫描录录入，，并通通过邮邮箱系系统发发送，，邮件件被阅阅读前前一直直储存存在收收件人人的邮邮箱内内，用用户可可以存存储、、删除除、打打印信信息，，同时时可以以回信信、转转发和和检查查发送送的信信息是是否已已被收收件人人收到到。2022/12/24电子邮邮件的的优点点在于于：（1））信息息发送送的速速度快快（2））费用用低廉廉，内内部局局域网网使用用电子子邮件件是免免费的的，外外部网网络发发送信信息的的费用用不高高于本本地电电话费费用，，同时时减少少纸的的使用用量和和发送送纸面面信息息的邮邮费，，节约约企业业运营营成本本。（3））信息息能同同时转转发给给其他他终端端，使使多个个接收收人同同时接接受到到信息息，方方便快快捷。。（4））使用用密码码等功功能能能保证证信息息安全全。（5））能发发送多多种类类型的的信息息，例例如文文字信信息、、扫描描录入入的图图表及及照片片等。。（6））正在在旅行行的工工作人人员可可通过过笔记记本电电脑随随时接接收和和发送送信息息，达达到过过程办办公的的目的的。2022/12/24电子邮邮件的的缺点点有：：（1））收件件人必必须有有兼容容的设设备（2））因发发送容容易而而产生生很多多垃圾圾邮件件，浪浪费收收件人人的时时间。。（3））人们们需经经过一一定的的学习习或培培训，，才能能成功功熟练练地使使用电电子邮邮件。。2022/12/24使用电电信工工具进进行书书面交交流除了电电子邮邮件外外，传传真、、电传传等电电信系系统也也可以以进行行书面面信息息的交交流，，电传传机曾曾是信信息交交流的的重要要手段段，但但随着着信息息技术术的发发展，，很多多新的的设备备已基基本代代替了了电传传机的的使用用，现现代企企业很很少再再使用用电传传机来来交流流信息息。传传真机机是现现代企企业常常用的的信息息交流流工具具，2022/12/24其优点在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作为一种种书面文文件，能能作为事事实和数数字的证证明，同同时能进进行归档档以备查查询，（3）相相对于邮邮寄而言言，费用用较低。。（4）功功能较全全的传真真机也可可通过计计算机发发送信息息。使用传真真发送信信息时其其缺点在在于：（1）传传真信息息只能发发送给有有传真机机的单位位。（2）不不易保证证信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商讨信息息比较因因难。通常在发发送完信信息后，，还需打打电话进进行跟踪踪确认2022/12/243、利用会议议开展交交流会议做为为信息交交流的重重要手段段之一，，其主要要功能在在于：（1）参参会人员员互相交交流各自自的意见见和思想想（2）参参会人员员就某一一主题互互相商讨讨信息（3）就就某些重重大问题题和工作作程序进进行决策策（4）信信息发布布2022/12/24会议交流流的优点点在于：（1）面面对面的的交流，，彼此能能更好地地理解对对方的意意图（2）会会议是管管理人员员与员工工相互交交流以推推行新规规程的重重要手段段，同时时也给大大家提供供一个提提出问题题并对问问题进行行探讨，，最后达达成共识识的机会会。（3）现现代会议议能通过过投影仪仪等设备备更形象象地进行行信息交交流。（4）会会议之后后能形成成会议纪纪要或书书面决定定。（5）参参加会议议的人也也可通过过会议纪纪要更深深入地理理解会议议内容。。2022/12/24会议交流流的缺点点在于：（1）浪浪费时间间。会议议进行中中可能会会因为某某些人的的直言不不讳影响响会议进进程，也也会因有有些人说说话罗嗦嗦或谈论论不相关关的问题题而浪费费时间的的情况。。（2）浪浪费金钱钱。有些些大型的的会议可可能会花花费大量量的钱的的交通费费用和住住宿费用用上。2022/12/244、邮件件和快递递服务在在交流中中的优缺缺点是什什么？答：尽管管现在有有很多发发送信息息的电子子方法，，但邮寄寄和快递递服务仍仍是发送送信息的的重要手手段，邮邮件和快快递服务务的优点点在于：：（1）收收到的纸纸面信息息能归档档以备查查询。（2）保保密信息息能通过过挂号邮邮寄或快快递服务务直接交交付到收收件人手手中，因因而比电电子方法法更安全全（3）能能获得发发送和接接收凭证证。2022/12/24（4）能能收到文文档的原原件（5）当当大批量量地邮寄寄信息时时，邮费费可申请请特殊优优惠邮件和快快递服务务的缺点点：（1）因因程序复复杂而浪浪费时间间，需要要材料装装袋、信信封封口口、到邮邮局邮寄寄等（2）费费用较高高，需要要纸、信信封、邮邮费等支支出，如如果是航航空邮寄寄大宗文文件，则则价格更更加昂贵贵（3）相相比电子子系统而而言，发发送速度度较慢（4）邮邮件可能能会丢失失或错投投2022/12/24二、各种种会议的的组织（（教材5.2））1、会议的类类型有哪哪些？答：会议议的类型型主要有有以下几几种：（1）正正式会议议，如董董事会、、股东大大会等（2）非非正式会会议，如如部门工工作会议议等（3）社社团会议议，如俱俱乐部会会议（4）定定期会议议，如年年度大会会、月总总结会（5）非非定期会会议，如如紧急会会议、临临时会议议2022/12/242、会会议议程程及主持持人的议议程是什什么？答：会议议议程是是会议上上所要讨讨论内容容及其顺顺序一览览表，通通常要在在会议开开始前发发到参会会人员手手中，会会议议程程上的项项目主要要有：（1）会会议者出出勤情况况介绍（2）上上次会议议记录的的简单回回顾（3）上上次会议议记录中中存在的的问题（4）本本次会议议的主要要议题（（从财务务项目开开始讨论论）（5）本本次会议议议程未未列出的的其它议议题（6）下下次会议议的日期期和时间间2022/12/242.行政政管理人人员组织织会议的的职责1、行政政管理人人员在会会议之前前，会议议期间及及会议之之后应履履行的职职责是什什么？（1）行行政管理理人员在在会议之之前的职职责（2）行行政管理理人员在在会议期期间的职职责（3）行行政管理理人员在在会议之之后的职职责2、做会会议记录录之前应应做哪些些准备以以及会议议记录包包括哪些些内容？？（1）会会议记录录是准确确地记录录会议进进行过程程及所作作决定的的简短报报告。做做会议记记录前，，应做如如下准备备工作（2）会会议记录录的内容容一般包包括2022/12/24（3）安安排会议议地点应应考虑哪哪些因素素有的会议议在企业业内部举举行，而而有的则则在企业业外部举举行，当当行政管管理人员员安排外外部会议议时，会会议地点点的安排排就显得得非常重重要，通通常在安安排会议议地点时时应考虑虑以下因因素2022/12/243.电话话会议的的特点及及优缺点点电话会议议的特点点是：电电话会议议允许人人们在相相距很远远的不同同地方举举行会议议/讨论论,通过过声音联系。为为了便于于讨论，，会议应应提前向向国家电电话服务务机构预预订，以以确保参参加电话话会议各各方电话线路畅畅通。2022/12/244.视频频会议的的特点，，需要的的设备及及其优缺缺点视频会议议是比电电话会议议昂贵的的一种会会议方式式，因为为视频会会议能使使人们互互相看到到，所以以身体语言言能帮助助理解人人们的观观点和情情绪。视频会议议需要下下列设备备：多台摄像像机,以以保证多多角度拍拍摄一台编程程处理图图像的计计算机通过电话话线连接接至少两台台电视监监视器2022/12/24教学方法：：课堂讲授——组织讨论——用各种合适适文件、纪纪录等进行行会议模拟拟和演练2022/12/24三、使用日日志管理工工作时间（（教材5.3）……1课时1.手填工作日日志的使用用方法（见见思考题13）2．电子工工作日志的的使用方法法及优缺点点（见思考考题14、、15）教学方法：：课堂讲授———讨论———学员填填写相应的的模拟日志志2022/12/24四、用书面面形式进行行交流（教教材5。4、5。5）………………………4.5课时时1．留言、、短信、备备忘录的写写作方法（（见思考题题16、17、18）2．表格的的制备方法法（见思考考题19、、20）教学方法：：讲述与作要要求——学员要做各各种简单的的书面交流流练习——教师给出表表格样本并并组织讨论论——学员要设计计，填写相相应的表格格2022/12/24五、办公室室中进行沟沟通的辅助助工具——（教材5.6）…………………1.5课时时1.如何使用流流程图进行行办公室沟沟通（见思思考题21）2.如何使用计计划表进行行办公室沟沟通（见思思考题22）3.如何使用行行动表进行行办公室沟沟通（见思思考题23）4.如何使用工工作日志进进行办公室室沟通（见见思考题24、25）教学方法：：组织讨论论——学员制作各各种图表——总结讲授2022/12/24六、努力实实现团队目目标（教材材5.7，，5.8））……………………………2课时1.要按时实现现工作目标标（见思考考题26）