时间管理与工作统筹讲义

时间管理与工作统筹说在前面

“借来的火，点不亮自己的心灵”

——佛教禅语

说在前面

课前分享：课程受众课程来源德鲁克其人管理概念

彼得·德鲁克（1909-2005）谁是彼得·德鲁克？彼得·德鲁克的代表作品：

—《管理的实践》（1954）

—《卓有成效的管理者》（1966）

—《管理：使命，责任，实务》（1973）美国管理协会：“如果说20世纪最伟大的发明是管理的话，那么德鲁克就是最伟大的发明家。”彼得·德鲁克被众多企业家认为是对他们影响最大的人，也被认为是影响日本战后经济的两大管理学家之一。谁是彼得·德鲁克？“凡是现在当红的管理概念，彼得·德鲁克大都早就讨论过了，随你任选一个例子，很可能早在你出生之前德鲁克就已经写过有关那个观念的文章。”《大师论大师》查尔斯·汉迪（著名的“商业哲学家”）

2023/1/27教学安排：

○

重新认识管理者

○

时间管理

○工作计划

○行动与检查

○课程总结

第一单元

时间管理重新认识管理者彼得.德鲁克说：“管理就是跟人有关的活动。”管理者是能为改善机构的运作能力和获得成果作出自己的贡献”的人。管理者着眼于贡献。管理的要点管理是指同别人一起，或通过别人使工作完成得既有效率又有效果的过程。——斯蒂芬·罗宾斯2022/12/2411时间间管管理理的的四四步步骤骤认识识时时间间记录录时时间间诊断断时时间间管理理时时间间1.认识识时时间间：：时间间对对于于我我们们，，究究竟竟意意味味着着什什么么？？2022/12/24142.记录时间间：每隔一段段时间,做时间记记录表为什么？？2022/12/2415起始时间结束时间活动内容活动用时重要程度评价2022/12/24163.诊断时间间根本不必必做的------取消可由别人人代做的的----授权浪费别人人的时间间----自律管理不好好的活动动----改变机制制度流程人员2022/12/24174、管理理时间间敢于和和善于于说不不确定优优先顺顺序集中整整块时时间，，能预料料突发发事件件时间管管理小小贴士士清理桌桌面电脑文文件夹夹整理理电话技技巧邮件管管理……案例：：清理理桌面面根据情情况建建立3到5个档案案根据4D原则整整理所所有文文件把“立立即做做”的的工作作一件件一件件处理理完给待处处理事事件定定下时时间并并相应应存放放文件件使用活活页文文件每日清清理桌桌面4D––工作法法D现在做做D让别人人去做做D不做D以后做做思考……问题：：什么么是个个人风风格？？风格首首先是是一种种本能能、直直觉。。—BillBlass行为风风格-情境模模拟地点：：一个非非常拥拥挤的的电梯梯中场景：：一个人人在等等电梯梯，在经过过了很很长等等待之之后，，电梯梯门终终于打打开了了。但但是电电梯里里面已已经站站满了了人。。不同性性格的的人会会怎么么做？？互动完全不不在意意电梯梯里的的人群群，坚坚定的的走进进电梯梯，并并且坚坚信电电梯里里还有有足够够的空空间容容纳自自己。。高兴的的看着着电梯梯里的的人，，微笑笑着走走进电电梯，，说了了一句句：““这不不是很很舒服服么！！”吃了一一惊之之后，，收回回了已已经迈迈出的的脚，，温柔柔的说说：““请先先走吧吧，我等下下一次次。””数数电电梯里里的人人数，然后在在走进进电梯梯前，，查看看一下下电梯梯的限限载人人数。。行为特特质-情境模模拟第二单单元工工作作计划划计划为为什么么是管管理技技能的的第一一大要要素？？为什什么计计划如如此重重要？？计划与与士气气有什什么关关系？？计划划明确目目标安排和和协调调人力力资源源更充分分地利利用资资源增强团团队的的工作作效能能加强对对任务务的控控制制定计计划的的好处处如果没没有目目标，，我们们的计计划就就会失失败。。如果果一个个人不不知道道他寻寻找的的是哪哪一个个港湾湾，那那么就就无所所谓正正确的的风向向。——卢修斯斯·塞涅卡卡为什么么不愿愿意制制定计计划？？计划过过于复复杂杂计划缺缺乏灵灵活活性制订计计划浪浪费时时间间和精精力如何制制定计计划作为主主管，，以你你目前前手头头的工工作，，或即即将进进行的的工作作为例例，制制定一一个工工作计计划。。制定计计划的的过程程中，，你需需要考考虑哪哪些具具体因因素？？目标时间地点人选程序标准传达制定计计划的的七个个因素素制定计计划的的七个个因素素目标要达到到什么么样的的预期期结果果？—目标=愿望？？目标标=想法？？—制定目目标的的SMART原则—将目标标写在在书面面文件件上目标与与愿望望、想想法的的差异异时限

稳定性可行性步骤

目标的的SMART原则Specific具体的的Measurable可以评评估的的Achievable可以实实现的的Reasonable合情合合理的的Time-based有时间间期限限的目标的的SMART原则Specific具体的的要用具具体的的语言言清楚楚地说说明要要达成成的行行为标标准。。Measurable可以评评估的的目标是是过程程预测测的一一部分分，它它应该该能够够非常常明确确地显显示目目标是是否达达到，，而不不是模模糊的的。可可衡量量的目目标并并不等等于必必须将将目标标量化化，而而是应应有一一定的的判定定标准准。目标的的SMART原则Achievable可以实实现的的指绩效效指标标在付付出努努力的的情况况下可可以实实现，，避免免设立立过高高或过过低的的目标标。Reasonable合情合合理的的在现实实条件件下是是否可可行、、可操操作，，与组组织目目标一一致Time-based有时间间期限限的将目标标写在在书面面文件件上把目标标写下下来，，是实实现目目标的的第一一步．．——前克莱莱斯勒勒总裁裁亚科科卡优点：：明确而而稳定定有利于于传播播建立承承诺管理者者的目目标确确立每年给给上司司写两两封信信：下属认认为上上司和和自己己的工工作目目标分分别是是什么么？自己应应该达达到那那些绩绩效？？需要要做哪哪些事事情才才能达达到我我的目目标？？工作中中的主主要障障碍是是什么么？上司和和组织织做哪哪些事事会对对我形形成助助力？？哪些些又会会形成成阻力力？制定计计划的的七个个因素素时间何时开开始？？何时时完成成？—制定完完成任任务的的最后后期限限—完成任任务的的时间间进度度安排排—分期分分批任任务的的具体体要求求制定计计划的的七个个因素素地点在哪里里工作作？（（选择择）—工作的的设施施与环环境—工作的的地理理范围围制定计计划的的七个个因素素人选谁是完完成任任务的的最佳佳人选选？—人事决决策的的风险险最大大—选人的的标准准—用人所所长的的原则则制定计计划的的七个个因素素程序怎样完完成任任务？？—完成任任务的的步骤骤—应对困困难和和不确确定性性—“多算胜胜少算算不胜胜”制定计计划的的七个个因素素标准怎样衡衡量结结果？？—标准是是衡量量工作作的依依据—定性的的标准准—定量的的标准准计划实际提高质量10%15%减少投诉20%20%加强服务10%8%减少缺勤5%8%计划实际开发A程序完成未完成招聘销售经理完成完成制定营销计划完成未完成调整生产流程完成完成绩效评评估不不一定定都是是可以以严谨谨精确确的量量化指指标，，但是是必须须清楚楚、简简单、、而合合理，，必须须与目目标有有关，，能够把把员工工的注注意力力和努努力引引导到到正确确的方方向上上去。。同时他他们自自身还还必须须是可可靠的的，至少其其误差差范围围是大大家共共同认认可的的。并能能为大大家所所理解解。制定计计划的的七个个因素素传达怎样向向有关关人员员说明明计划划？—说明计计划的的好处处—员工参参与的的过程程—激发员员工的的行动动什么是是制定定计划划的七七个要要素？？？？？？？？制定计计划的的七个个因素素目标——要达到到什么么样的的预期期结果果？时间——何时开开始？？何时时完成成？地点——在哪里里工作作？人选——谁是完完成任任务的的最佳佳人选选？程序——怎样完完成工工作？？标准——怎样衡衡量结结果？？传达——怎样向向有关关人员员说明明计划划？计划的的完整整周期期：PDCA计划Plan行动Do检查Check处理Act第三单单元行行动动和检检查案例讨讨论：：工作作中的的救火火现象象“救火””是不不是一一个有有效的的管理理方法法？如何避避免频频繁地地“救救火””？？怎样应应付““救火火”现现象？？一、科科学学全面面做计计划将易出出现的的问题题在计计划阶阶段做做出预预见，，分析析原因因，制制定对对策严格信信息管管理，，尽量量采取取预防防措施施，防防患于于未然然二、、严格格计划划控制制过程程明确计划控控制点（尤尤其是关键键控制点））设立控制制检查人检查计划进进展情况，，健全各类类检查信息息反馈表预测可能发发生的问题题，做好必必要的应急急计划三、对已已出现的““救火”问问题及时处理，，总结,将例外事件件转化为常常规管理和上司打交交道时要注注意胜任自己的的本职工作作不要让上司司感到意外外适应上司风风格帮助上司创创造绩效从操作层面面帮助上司司思考完成任务的的行动步骤骤制定任务清清单任务分类确定每一项项任务的优优先顺序每天更新优优先行动顺顺序任务分类—要事优先要求我们用用客观的标标准去衡量量一件事情情是否是要要事，而不不是凭感觉觉去衡量。。要求我们在在客观衡量量了事情的的轻重缓急急的情况下下，一定要要有选择的的做事。对于管理者者，一定是是做不可被被别人代替替的工作，，这即是带带领团队完完成工作任任务所必须须的工作方方式，同时时也是领头头人对团队队成员负责责任的表现现。一旦衡量并并选择了重重要的事情情，一定要要付诸行动动。确定行动优优先顺序的的因素重要性：重重要与不重重要—对实现目标标的贡献大大小？紧急性：紧紧急与非紧紧急—事情的紧迫迫程度如何何？帕累托原则则与时间管管理经济含义：：80%的财富掌握握在20%的人手中组织管理：：80%的业绩来自自于20%的产品与服服务时间管理：：80%的成果来自自于20%的时间和努努力80%的时间只产产生20%的贡献。控制波动中中的单位时时间生产效效率。时间管理象象限图紧急不紧急不重要重要重要、紧急急的重要、不紧紧急的不重要、不不紧急的不重要、紧紧急的尽量避免扩扩大M1尽量减少M3尽量避免M4多投资在M2时间管理象象限图举例例M1重要紧急M2重要不紧急急M3不重要紧急急M4不重要不紧紧急1.多年没有联联系的一位位老乡到本本市出差，，下午顺路路来访（（））2.公司产品在在某省抽样样质量检查查中，发现现20%不合格（（））3.某管理杂志志发放的企企业管理调调查问卷，，希望能填填写（（））4.为了降低生生产成本，，研究优化化生产管理理流程的办办法（（））5.因对薪酬不不满，公司司销售部30%销售人员集集体辞职（（））6.玩一个小时时“连连看看”游戏，，放松一下下心情（（））7.与一位业内内资深技术术权威见面面，探讨行行业发展新新趋势（（））8.应邀明天上上午出席所所在社区俱俱乐部成立立的庆典活活动（（））时间管理象象限图：事事务分类紧急不紧急重要I.危机急迫的问题II.防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要III.不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动IV.繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动为什么需要要检查？计划Plan行动Do检查Check处理Act检查工作的的技巧标准原则—以标准作为为检查工作作的依据及时原则—安排工作以以后，需要要及时检查查反馈原则—把检查和评评估的结果果反馈给员员工调整原则—检查的目的的是控制工工作和矫正正工作中的的偏离课程总结管理与管理理者管理者应该该着眼于贡贡献时间管理的的四个方面面计划的七大大要素行动和检查查谢谢大家!9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。07:41:1707:41:1707:4112/24/20227:41:17AM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。12月-2207:41:1707:41Dec-2224-Dec-2212、故人江海海别，几度度隔山川。。。07:41:1707:41:1707:41Saturday,December24,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2207:41:1707:41:17December24,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。24十十二二月20227:41:17上上午07:41:1712月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、行行动动出出成成果果，，工工作作出出财财富富。。。。2022/12/247:41:1707:41:1724December202217、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。7:41:17上午午7:41上午午07:41:1712月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。07:41:1707:41:1707:4112/24/20227:41:17AM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。12月-2207:41:1707:41Dec-2224-Dec-2212、世间成事事，不求其其绝对圆满满，留一份份不足，可可得无限完完美。。07:41:1707:41:1707:41Saturday,December24,202213、不不知知香香积积寺寺，，数数里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:41:1707:41:17December24,202214、意志坚坚强的人人能把世世界放在在手中像像泥块一一样任意意揉捏。。24十十二月20227:41:17上午午07:41:1712月-2215、楚塞三三湘接，，荆门九九派通。。。。十二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/247:41:1707:41:1