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文档简介

本文格式为Word版，下载可任意编辑——某物业档案管理规程某物业档案管理规程之相关制度和职责，F物业档案管理规程1.0目确实保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效操纵。2.0资料档案2.1归档范围文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;2.2建...

F物业档案管理规程

1.0目的

确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效操纵。

2.0资料档案

2.1归档范围

文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;

2.2建立

2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.2.2组卷

每月3日前将上月相关资料归档,归档要留神感激,归档前要把资料举行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,全体材料都能唾手可得,制止盲目查找。

按年度、题目分类,查找急速便当,在档案目次里领会的标明并与档案保存好,对每一份文件都要领会的注明其归入的档案类目。

立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。

2.2.3装订

案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要去除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当举行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以鉴别的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明,问题或名称,文字要简练,切当,用毛笔或铅笔,字迹端正。

根据卷内文件之间的联系,举行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷目次。

2.3管理

2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,察觉奇怪或被盗、损失等处境,实时向领导反映,合理处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;

2.3.2留神做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。

2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等处境举行确定检查,察觉问题实时采取补救措施,确保档案的安好。

2.4更新

2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录;

2.4.2业主资料发生变动时,实时更新业主档案。

2.5调阅

2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后面可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准;

2.5.2本部门档案资料原那么上不外借,如有借启程生时,须经部门主管书面批准;

2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料实时返还;

2.5.4未经批准,调阅人不得对文件资料举行摘抄或复印;

2.6销毁

2.6.1对于已无作用的档案要举行销毁或用碎纸机举行处理,销毁档案材料要经过专心鉴定,确定销毁的档案材料务必登记,报管理处经理批准后销毁。

3.6.2销毁档案材料时,务必指派专人举行,防止失密。

4.0相关记录:

《档案调阅登记表》

档案调阅登记表

调阅时间调阅人

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