会议沟通上课件

会议沟通

——课件唐永峰会议沟通——课件1会议沟通上2会议沟通上3

照本宣科

有领导讲话，照着稿子念，稿子没有打印，该领导念完一页，翻到下一页念道：某市革命委员会稿纸。

开心一刻照本宣科

开心一刻4

词不达意

有领导讲过话，其下属也发言，想讨好领导，说道：好，我说两句，刚才领导讲得很好，起到了抛砖引玉的作用。

开心一刻开心一刻5为什么会议如此重要?为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备?如何计划会议?影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？

经常困惑人们的会议沟通问题为什么会议如此重要?经常困惑人们的会议沟通问题6

会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段---格罗夫

7主要内容2课时第一节会议的目的和类型第二节会议的组织第三节会议中的角色（重点难点）2课时第四节会议议程第五节会议记录第六节有效会议的策略（重点难点）主要内容2课时8第一节会议的目的和类型

会议沟通上9

群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义

会议的定义

101、交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。会议的目的1、交流信息会议的目的112、给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。2、给与指导123、解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。3、解决问题134、作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。4、作出决策14会议沟通上15谈判目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。通知目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。交流目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。会议的种类谈判会议的种类16

第二节会议的组织

第二节会议的组织17会前准备明确会议的必要性确定会议的目标准备会议文件确定会议主持人确定与会人员预定会议场所会前准备明确会议的必要性18会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型19课堂式V型课堂式V型20思考

会场布置根据什么而确定？

会议的目的会议的性质会议的人数思考会场布置根据什么而确定？21情境模拟

某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。

情境模拟

某公司的年终市场销售分析会议正22

如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?

注：采用分组讨论，小组报告的方式。

23会议过程控制宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程遵守预定时间讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间。

会议过程控制宣布会议的主题和目的24会后工作会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查

会后工作会议记录应该准确无误25

第三节会议中的角色

第三节会议中的角色26主持人的主要职责做好会前的准备宣布会议准时开始提出会议的议题控制会议进程总结会议追踪会议的结果主持人的主要职责做好会前的准备27会议秘书的主要职责准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人、完成时间以及所需资源在主持人右手落座会议秘书的主要职责准确记录会议要点28其他与会者明确会议目的了解会议内容作好发言准备遵守会议制度.其他与会者明确会议目的29

第四节会议议程第四节会议议程30会议议程实例

开会啦！会议议程实例

31M计算机公司

一号项目检查会议

会议时间：2001年12月4日下午2：30——3：45会议地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况

会议议程：

1．公司第四季度销售情况；

2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于软件进展报告；6．下次会议日期、时间、地点。

附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号；

M计算机公司

32知识点：会议议程的设计原则1、明确议题2、确定主次（提问？）3、注重实效4、适时调整5、提供背景资料知识点：会议议程的设计原则33知识点：会议议程的设计步骤突出问题提出新议题选择重要议题分清主次顺序确定时间表明顺序结束议程知识点：会议议程的设计步骤34

第五节会议记录第五节会议记录35会议记录会议名称

地点、日期起止时间主办者出席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议决议下次会议的时间及地点

会议记录会议名称36会议记录必须注意1、充分了解会议主题、目的及议程2、可以采用多种记录方式3、紧跟会议进程4、及时确认要点5、避免主观意识6、会后及时打印并校对

会议记录必须注意1、充分了解会议主题、目的及议程37

第六节有效会议的策略第六节有效会议的策略38会议实例图片开会的问题：开会是一种自我表现欲的外在表现。开会的通病：就是影响会议沟通的障碍。会议实例图片开会的问题：开会是一种自开会的通病：就是影响会议39案例分析某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力还改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。

请问产生问题的可能原因是什么？应该怎样提高项目例会的效率？你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施来改善团队氛围，促进沟通？

请同学们积极发言！案例分析某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终40温馨提示！

不开会的原则如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人温馨提示！41

开会的原则如果必须把信息同时传达给很多人如果需要当众表扬或批评一些人如果要让多些人参与决策的问题如果需要听取部门汇报工作如果要给小组委派任务

温馨提示!开会的42影响会议成效的因素会议时间不当会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈

影响会议成效的因素会议时间不当43繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备

会议时间不当繁忙的周一OR周五下午会议时间不当44有效会议的策略不搞形式主义明确会议的目的和目标选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会务控制好会议分发会议简报有效会议的策略不搞形式主义45会议沟通的技巧

建立正面态度消除抱怨与不满学会倾听培养良好情商尽量鼓励掌握提问技巧强化个人沟通能力会议沟通的技巧建立正面态度46会议的有效改善1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加）2、谁主持：导言人、主席共同主持随意参加主席导言人必须参加会议的有效改善1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加）随47会议的有效改善3、谁控制4、谁先发言主席:控制秩序导言人：控制时间由内而外由下而上真正了解市场的一线人员会议的有效改善3、谁控制主席:控制秩序导言人：控制时间由内而48会议的有效改善5、谁负责及谁追踪确定具体负责和追踪的人6、谁在浪费时间7、谁结论：没有解决的方法，门不准打开。没有更好的解决方法，就用“主持人”的方法。

资料提前阅读只讲方案会议的有效改善5、谁负责及谁追踪资料提前阅读只讲方案49课后作业

1、一般来讲，会议应包括哪几个步骤？2、使会议有成效的策略是什么？课后作业1、一般50课后作业P100

1、试述会议中各角色的作用。2、使会议有成效的策略是什么？课后作业P10051

谢谢大家！

谢谢大家！52基本概念会议的类型特定主题的讨论型会议善于引出意见，集思广益善于整理意见，归纳集中始终把握会议主题和气氛传达信息的传达型会议充分准备，把握传达贯彻的主要精神狠抓落实，限定时点强调执行力达成共识的共识型会议把握精神，转变观念，求同存异，统一思想形成决议，共同执行，明确责任，检查监督基本概念会议的类型53处理重点工作和检查计划的例行会议准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调计划的严肃性；对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予指导和必要的支持；主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散；一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合理分工，不要重复；善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引导会议气氛大家的工作作风和工作方式；按时开会，一般不延长会议。处理重点工作和检查计划的例行会议54解决问题的专项会议兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键；把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽量避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”；对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解决；对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究和沟通协调，另行解决；与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻易节外生枝；善于面对不同意见；重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。解决问题的专项会议55双边会谈或多边会谈会前各方已充分准备并确定议题；会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧；围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛；充分运用谈判技巧；各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话；会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清楚明了，既有原则，又有灵活性；遇到困难不轻言放弃，要善于找共同点，运用智慧，实现共赢；沉住气，尽可能不要谈崩，说话要留有回旋余地。双边会谈或多边会谈56会议准备确定会议的主题；确定是否有必要开会；确定与会人员和大会发言人员；进行必要的资料准备；加强会前沟通或必要的通气，营造良好的会议气氛；确定会议时间、地点，需要时准备座位表，牌；准备会议用具，如投影仪、音响设备等。会议准备确定会议的主题；57会议议程会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引起充分的重视，做好做细，对重要会议必要时可先开预备会议。主要内容有：确定会议预定时间；会议议程进度表；确定会议期望达成的目标和主要议题；提出大会主席团推荐名单或其他候选名单；会议议程会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引58会议通知会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响重大，其目的是让与会人员作好充分的思想准备和相关资料准备，提高会议的效率。主要内容：通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议目标、会议类型和会议要求；通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做好相应准备；会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通知和网络通知；例会除延期、改期外，不再另行通知会议通知会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响59主持会议如何导入宣布会议开始，阐明议题；说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求；说明会议期望达到的目标；宣布会议议程和会议要求；引出发言指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）；交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）；以全员为对象发问；对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场；要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默默无声；原则上一次只讨论一个议题，循序渐进。主持会议如何导入60主持会议会议气氛的类型：严肃，认真，庄重；激烈，紧张，冷静；热烈，昂扬；轻松，活跃；合作，友好。会议气氛的调节：熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性；主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。主持会议会议气氛的类型：61主持会议整理意见：适时整理归纳大家提出的意见；删除一些离题的意见；删除目前没有能力做到的意见；评估各个意见的优缺点，评估意见能否达到议题的目的。主持会议整理意见：62主持会议形成决议：在归纳意见的基础上，作出结论，形成决议；对每项决议，确定目标，下达任务，明确措施和责任，限定时点；必要时有签发会议纪要或备忘录。会议决议的实施和追踪检查确定负责会议决议的追踪责任单位和人；明确目标和评估实施结果的标准和时点；主持会议形成决议：63会议成功的要件成功会议的五大要素：议题要和与会的人有关；选择适当的人出席会议；适当的人，指他对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。会前要有充分的准备；与会人员要有正确的开会态度；准时出席会议；会前准确把握会议主题，准备好与会的资料和发言；遵从主持人的引导，做好笔记，注意倾听别人的意见；向会议全体人员发言，而不是向主持人发言；发言简单明了，注意控制好时间；吸取集体的智慧，以尊重和合作的态度与会。会议成功的要件成功会议的五大要素：64会议成功的要件2有技巧的主持人；对会议的进行方式，会前已胸有成竹；充分了解会议的目的；能把握始终围绕会议主题进行讨论；熟悉促使与会人员发言的技巧，让大家积极发言，让大家都有公平的发言机会；能维持会场秩序，保持会议良好的气氛；能有条理地归纳整理大家的意见，形成会议决议；准时开会，准时闭会。

会议成功的要件2有技巧的主持人；65成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）会前沟通（中国人会议成败的关键）关键部门和人员（特别是了解上级的意图）重大事项和观点(特别是可能有分歧的）资料内容准备和通气；策略准备；说什么，谁说，何时说会后沟通会下往往比会上好沟通；调查研究，实事求是，坚持大局为重，找共同点求得共识；多做弥补工作，尽量别伤感情争取支持成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）会前沟通（中国人会议成败66成功会议之会上的沟通会上沟通先说先死，不说也死，说到不死；一般情势弱的会先说；主持人要后表意见，让人先说；尽量不当裁判；对非特别紧急的事，若会议产生重大分歧，应议而不决，会后沟通，力争下次解决；主持人会议最后归纳总结，形成决议或会议纪要。成功会议之会上的沟通会上沟通67会议沟通——发表意见会议的意见发表有不同意见不能总顺着不说则以，要说就要合理坚持过分坚持是刚愎自用不坚持是信口开河几分把握几分坚持信用是坚持来的上级当好人，下级当恶人。会议沟通——发表意见68会议沟通——学会如何反应反应要适度对上级立即反应叫顶撞立即反应最愚蠢隔几分钟再说效果较好化解心结，不仅是讲上级不支持，天大本事也没用报告时主要讲事实还是看法，要随机应变不要轻易告状会议沟通——学会如何反应反应要适度69主持会议常见问题与应对作为管理人员，处在“上传下达”的位置上，每天消耗在会议上的时间特别多，令人头痛，如何改变部门内部的情况？建议：压缩内部会议，确定会议有必要，有实际意义和效果；限制会议时间；做好每次会议准备，要尽可能避免“议而不决”的现象。上下级同时出席，限制了下级的意见发表建议：让下级先发言；不要让下级在会议上难堪；上级先不要作出结论性的意见，否则下级不是默不作声就是随声附和。主持会议常见问题与应对作为管理人员，处在“上传下达”的位置上70主持会议常见问题与应对2面对习惯性的反对者建议尊重别人的自由表达权要求提出建设性的意见，反对意见留在讨论时再说；发言者脱离主题建议打断离题的发言，要求回到主题；；询问离题的内容与主题有何关系；宣布休会5分钟，再开会时强调主题。主持会议常见问题与应对2面对习惯性的反对者71主持会议常见问题与应对3有人私下交谈不断建议制造片刻的沉寂，眼睛看着他们，让窃窃私语者有所察觉；请他们站起来大声发言；宣布暂停会议，让他们把话讲完与会人员性格内向，不主动发表意见建议指名询问他较专长的问题，请他发表意见；询问他是否同意别人的意见，解释一下为什么？主持会议常见问题与应对3有人私下交谈不断72主持会议常见问题与应对4提出的意见过于抽象建议要求他按5W1H的方法将意见具体化与会人员发生争执建议请争执双方分别发表意见，主持人将要点写在白板上；比较两者异同；征询其他人的意见；然后说出自己的意见主持会议常见问题与应对4提出的意见过于抽象73讨论问题问题1：会议沟通好，还是个别沟通好？问题2：口头沟通好，还是书面沟通好？问题3：挨骂专业户，怎样才能改变处境？问题4：遇到“咬筋”的人怎么办？问题5：上级骂错了，一肚子委屈，怎么办？问题6：给“恶人”支招。问题7：在会议上如何第一个发言？问题8：直接沟通好？还是迂回沟通好？问题9：管理边界经常会遇到模糊地带，如何应对？应有什么样的态度和处理技巧？讨论问题问题1：会议沟通好，还是个别沟通好？74如何开好班前会？利用班前3－5分钟的时间，班组全体员工集合在一起，互相问候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前会也叫晨会、早会。班前会受到越来越多的企业的重视，可是班前会很难坚持，为什么呢？搞不清为什么要开班前会——班前会的作用不知道如何开好班前会——班前会的组织、主持方法这是一项班组长必须掌握的基本功，让我们来好好探讨一下。如何开好班前会？利用班前3－5分钟的时间，班组全体员工集合在75有些人的看法有谁没来一看就知道，要开什么班前会？时间这么短，讲不清什么事，怎么开？形式主义，装模作样，真是好笑，多干点活还好得多。场合咯大，作古正经，我真怕得讲不出话。工作安排，个别讲讲，不也一样。真是费神。上级精神，书记、老总、经理多的是人讲，何必要我炒现饭。有些人的看法有谁没来一看就知道，要开什么班前会？76开班前会的好处有利于团队的建设，培育团队文化，形成团队力量能产生良好的精神面貌明确工作目标和具体要求提高全员的计划意识、质量意识和安全意识总结经验，交流信息，不断改进工作提高管理者的管理水平提高全员的工作效率开班前会的好处有利于团队的建设，培育团队文化，形成团队力量77班前会的主要内容通过口号和报数，振奋精神总结昨天工作，点评员工和班组绩效安排今天的工作（5W2H)，强调注意事项传达上级精神，提出贯彻落实的措施鼓舞员工的工作干劲宣贯标准和企业文化，班前会的主要内容通过口号和报数，振奋精神78班前会主持人主持人建议主持方式利备注班组长日常主持班组针对性强采用较多部门主管重要内容或示范权威、有力度共性问题或重要事项管理人员专项工作布置专业性较强，可加强管理人员与班组员工的沟通专题工作布置，检查班组员工轮流主持有利于对员工的培养，树立全局观念视条件采用班前会主持人主持人建议主持方式利备注班组长日常主持班组针对性79情景模拟♣作为主持人，你将如何处理以下的困境？为什么？小张喜欢拖拖拉拉，开会总是迟到。小王在会上默不作声。小李和老陆在会上争吵起来。在讨论中，与会者缺乏参与意识。大家讨论得很热烈，但在会议结束时，五个议题只完成了两个。情景模拟♣作为主持人，你将如何处理以下的困境？为什么？80怎么样？我们更会开会了吧！多多实践，你一定会游刃有余，成为高手！欢迎大家多提意见，多支高招。让我们召开的每一次会议都成为高效会议。怎么样？我们更会开会了吧！81小案例：当德国人担任主席时欧盟新规定多多从2009年1月1日起，欧盟轮值主席由德国担任。为期半年。为此，兢兢业业的德国人为欧盟常设委员会修订了一份新的内部规定。由于欧盟常设委员会的会议沉长，各国外交官们经常需要在一个大厅里耗上几个小时，甚至一整天。因此，那些年纪较大的外交官往往熬不住，不得不趴在桌子上小睡片刻。为此，德国人在规定中要求，：“代表们在参加会议期间可以睡觉，条件是不要打呼噜。同时，这些代表身边的副职们必须保持清醒的头脑。”虽然这一规定十分人性化，却也让外交官们尴尬，不过绝大多数还是符合实际的。

比如内部规定，第一条：“不要把纯信息性的问题摆到仪事日程上来，这些是你副手的工作；第二条：”回避其他委员会已经讨论过的、众所周知的问题和情况“；第三条：”如果几位代表就某一问题意见一致，为了节省时间请推选一人发言。“思考题：通过这个案例，你对如何开会有何新的认识？小案例：当德国人担任主席时欧盟新规定多多从2009年1月1日82会议沟通

——课件唐永峰会议沟通——课件83会议沟通上84会议沟通上85

照本宣科

有领导讲话，照着稿子念，稿子没有打印，该领导念完一页，翻到下一页念道：某市革命委员会稿纸。

开心一刻照本宣科

开心一刻86

词不达意

有领导讲过话，其下属也发言，想讨好领导，说道：好，我说两句，刚才领导讲得很好，起到了抛砖引玉的作用。

开心一刻开心一刻87为什么会议如此重要?为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备?如何计划会议?影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？

经常困惑人们的会议沟通问题为什么会议如此重要?经常困惑人们的会议沟通问题88

会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段---格罗夫

89主要内容2课时第一节会议的目的和类型第二节会议的组织第三节会议中的角色（重点难点）2课时第四节会议议程第五节会议记录第六节有效会议的策略（重点难点）主要内容2课时90第一节会议的目的和类型

会议沟通上91

群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。会议的定义

会议的定义

921、交流信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。会议的目的1、交流信息会议的目的932、给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。2、给与指导943、解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。3、解决问题954、作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。4、作出决策96会议沟通上97谈判目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。通知目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还要遵守会议的决议。交流目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议鼓励讨论。会议的种类谈判会议的种类98

第二节会议的组织

第二节会议的组织99会前准备明确会议的必要性确定会议的目标准备会议文件确定会议主持人确定与会人员预定会议场所会前准备明确会议的必要性100会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型会场布置礼堂型U型圆桌型长桌型101课堂式V型课堂式V型102思考

会场布置根据什么而确定？

会议的目的会议的性质会议的人数思考会场布置根据什么而确定？103情境模拟

某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。

情境模拟

某公司的年终市场销售分析会议正104

如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?

注：采用分组讨论，小组报告的方式。

105会议过程控制宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程遵守预定时间讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间。

会议过程控制宣布会议的主题和目的106会后工作会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查

会后工作会议记录应该准确无误107

第三节会议中的角色

第三节会议中的角色108主持人的主要职责做好会前的准备宣布会议准时开始提出会议的议题控制会议进程总结会议追踪会议的结果主持人的主要职责做好会前的准备109会议秘书的主要职责准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人、完成时间以及所需资源在主持人右手落座会议秘书的主要职责准确记录会议要点110其他与会者明确会议目的了解会议内容作好发言准备遵守会议制度.其他与会者明确会议目的111

第四节会议议程第四节会议议程112会议议程实例

开会啦！会议议程实例

113M计算机公司

一号项目检查会议

会议时间：2001年12月4日下午2：30——3：45会议地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号项目进展情况

会议议程：

1．公司第四季度销售情况；

2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于软件进展报告；6．下次会议日期、时间、地点。

附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号；

M计算机公司

114知识点：会议议程的设计原则1、明确议题2、确定主次（提问？）3、注重实效4、适时调整5、提供背景资料知识点：会议议程的设计原则115知识点：会议议程的设计步骤突出问题提出新议题选择重要议题分清主次顺序确定时间表明顺序结束议程知识点：会议议程的设计步骤116

第五节会议记录第五节会议记录117会议记录会议名称

地点、日期起止时间主办者出席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议决议下次会议的时间及地点

会议记录会议名称118会议记录必须注意1、充分了解会议主题、目的及议程2、可以采用多种记录方式3、紧跟会议进程4、及时确认要点5、避免主观意识6、会后及时打印并校对

会议记录必须注意1、充分了解会议主题、目的及议程119

第六节有效会议的策略第六节有效会议的策略120会议实例图片开会的问题：开会是一种自我表现欲的外在表现。开会的通病：就是影响会议沟通的障碍。会议实例图片开会的问题：开会是一种自开会的通病：就是影响会议121案例分析某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力还改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周必须按时参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，他却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例会上意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，他非常苦恼。

请问产生问题的可能原因是什么？应该怎样提高项目例会的效率？你认为除了项目例会之外，他还可以采取哪些措施来改善团队氛围，促进沟通？

请同学们积极发言！案例分析某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终122温馨提示！

不开会的原则如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人温馨提示！123

开会的原则如果必须把信息同时传达给很多人如果需要当众表扬或批评一些人如果要让多些人参与决策的问题如果需要听取部门汇报工作如果要给小组委派任务

温馨提示!开会的124影响会议成效的因素会议时间不当会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈

影响会议成效的因素会议时间不当125繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备

会议时间不当繁忙的周一OR周五下午会议时间不当126有效会议的策略不搞形式主义明确会议的目的和目标选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会务控制好会议分发会议简报有效会议的策略不搞形式主义127会议沟通的技巧

建立正面态度消除抱怨与不满学会倾听培养良好情商尽量鼓励掌握提问技巧强化个人沟通能力会议沟通的技巧建立正面态度128会议的有效改善1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加）2、谁主持：导言人、主席共同主持随意参加主席导言人必须参加会议的有效改善1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加）随129会议的有效改善3、谁控制4、谁先发言主席:控制秩序导言人：控制时间由内而外由下而上真正了解市场的一线人员会议的有效改善3、谁控制主席:控制秩序导言人：控制时间由内而130会议的有效改善5、谁负责及谁追踪确定具体负责和追踪的人6、谁在浪费时间7、谁结论：没有解决的方法，门不准打开。没有更好的解决方法，就用“主持人”的方法。

资料提前阅读只讲方案会议的有效改善5、谁负责及谁追踪资料提前阅读只讲方案131课后作业

1、一般来讲，会议应包括哪几个步骤？2、使会议有成效的策略是什么？课后作业1、一般132课后作业P100

1、试述会议中各角色的作用。2、使会议有成效的策略是什么？课后作业P100133

谢谢大家！

谢谢大家！134基本概念会议的类型特定主题的讨论型会议善于引出意见，集思广益善于整理意见，归纳集中始终把握会议主题和气氛传达信息的传达型会议充分准备，把握传达贯彻的主要精神狠抓落实，限定时点强调执行力达成共识的共识型会议把握精神，转变观念，求同存异，统一思想形成决议，共同执行，明确责任，检查监督基本概念会议的类型135处理重点工作和检查计划的例行会议准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调计划的严肃性；对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予指导和必要的支持；主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散；一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合理分工，不要重复；善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引导会议气氛大家的工作作风和工作方式；按时开会，一般不延长会议。处理重点工作和检查计划的例行会议136解决问题的专项会议兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键；把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽量避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”；对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解决；对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究和沟通协调，另行解决；与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻易节外生枝；善于面对不同意见；重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。解决问题的专项会议137双边会谈或多边会谈会前各方已充分准备并确定议题；会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧；围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛；充分运用谈判技巧；各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话；会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清楚明了，既有原则，又有灵活性；遇到困难不轻言放弃，要善于找共同点，运用智慧，实现共赢；沉住气，尽可能不要谈崩，说话要留有回旋余地。双边会谈或多边会谈138会议准备确定会议的主题；确定是否有必要开会；确定与会人员和大会发言人员；进行必要的资料准备；加强会前沟通或必要的通气，营造良好的会议气氛；确定会议时间、地点，需要时准备座位表，牌；准备会议用具，如投影仪、音响设备等。会议准备确定会议的主题；139会议议程会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引起充分的重视，做好做细，对重要会议必要时可先开预备会议。主要内容有：确定会议预定时间；会议议程进度表；确定会议期望达成的目标和主要议题；提出大会主席团推荐名单或其他候选名单；会议议程会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引140会议通知会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响重大，其目的是让与会人员作好充分的思想准备和相关资料准备，提高会议的效率。主要内容：通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议目标、会议类型和会议要求；通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做好相应准备；会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通知和网络通知；例会除延期、改期外，不再另行通知会议通知会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响141主持会议如何导入宣布会议开始，阐明议题；说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求；说明会议期望达到的目标；宣布会议议程和会议要求；引出发言指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）；交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）；以全员为对象发问；对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场；要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默默无声；原则上一次只讨论一个议题，循序渐进。主持会议如何导入142主持会议会议气氛的类型：严肃，认真，庄重；激烈，紧张，冷静；热烈，昂扬；轻松，活跃；合作，友好。会议气氛的调节：熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性；主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。主持会议会议气氛的类型：143主持会议整理意见：适时整理归纳大家提出的意见；删除一些离题的意见；删除目前没有能力做到的意见；评估各个意见的优缺点，评估意见能否达到议题的目的。主持会议整理意见：144主持会议形成决议：在归纳意见的基础上，作出结论，形成决议；对每项决议，确定目标，下达任务，明确措施和责任，限定时点；必要时有签发会议纪要或备忘录。会议决议的实施和追踪检查确定负责会议决议的追踪责任单位和人；明确目标和评估实施结果的标准和时点；主持会议形成决议：145会议成功的要件成功会议的五大要素：议题要和与会的人有关；选择适当的人出席会议；适当的人，指他对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。会前要有充分的准备；与会人员要有正确的开会态度；准时出席会议；会前准确把握会议主题，准备好与会的资料和发言；遵从主持人的引导，做好笔记，注意倾听别人的意见；向会议全体人员发言，而不是向主持人发言；发言简单明了，注意控制好时间；吸取集体的智慧，以尊重和合作的态度与会。会议成功的要件成功会议的五大要素：146会议成功的要件2有技巧的主持人；对会议的进行方式，会前已胸有成竹；充分了解会议的目的；能把握始终围绕会议主题进行讨论；熟悉促使与会人员发言的技巧，让大家积极发言，让大家都有公平的发言机会；能维持会场秩序，保持会议良好的气氛；能有条理地归纳整理大家的意见，形成会议决议；准时开会，准时闭会。

会议成功的要件2有技巧的主持人；147成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）会前沟通（中国人会议成败的关键）关键部门和人员（特别是了解上级的意图）重大事项和观点(特别是可能有分歧的）资料内容准备和通气；策略准备；说什么，谁说，何时说会后沟通会下往往比会上好沟通；调查研究，实事求是，坚持大局为重，找共同点求得共识；多做弥补工作，尽量别伤感情争取支持成功会议之会下沟通（功夫在功夫之外）会前沟通（中国人会议成败148成功会议之会上的沟通会上沟通先说先死，不说也死，说到不死；一般情势弱的会先说；主持人要后表意见，让人先说；尽量不当裁判；对非特别紧急的事，若会议产生重大分歧，应议而不决，会后沟通，力争下次解决；主持人会议最后归纳总结，形成决议或会议纪要。成功会议之会上的沟通会上沟通149会议沟通——发表意见会议的意见发表有不同意见不能总顺着不说则以，要说就要合理坚持过分坚持是刚愎自用不坚持是信口开河几分把握几分坚持信用是坚持来的上级当好人，下级当恶人。会议沟通——发表意见150会议沟通——学会如何反应反应要适度对上级立即反应叫顶撞立即反应最愚蠢隔几分钟再说效果较好化解心结，不仅是讲上级不支持，天大本事也没用报告时主要讲事实还是看法，要随机应变不要轻易告状会议沟通——学会如何反应反应要适度151主持会议常见问题与应对作为管理人员，处在“上传下达”的位置上，每天消耗在会议上的时间特别多，令人头痛，如何改变部门内部的情况？建议：压缩内部会议，确定会议有必要，有实际意义和效果；限制会议时间；做好每次会议准备，要尽可能避免“议而不决”的现象。上下级同时出席，限制了下级的意见发表建议：让下级先发言；不要让下级在会议上难堪；上级先不要作出结论性的意见，否则下级不是默不作声就是随声附和。主持会议常见问题与应对作为管理人员，处在“上传下达”的位置上152主持会议常见问题与应对2面对习惯性的反对者建议尊重别人的自由表达权要求提出建设性的意见