物资采购及安装维修管理办法

物资采购及安装维修管理办法第一条为进一步加强学院物资采购与安装维修管理,使学院物资采购与安装维修管理工作逐步规范化、制度化、科学化，努力实现"资金安全、物资合格、质量良好、干部优秀"的目标,根据有关规定，结合我院工作实际,制定本办法。第二条本办法是学院采购原材料、燃料、辅料、零部件、设备、配件、办公用品、劳动保护用品等物资和安装维修管理的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。第三条学院根据采购物资和安装维修的类别及金额的大小，实行分级分权管理,明确各级管理者、各有关机构及各人员的权限。第四条除特殊情况外，学院所需主要原材料及其他金额较大物资(以下称主要物资)采购和安装维修等重大事项,应当由学院领导和相关机构负责人通过会议或其他形式实行集体决策。第五条学院纪检、监察、工会及财务审计处应当加强对采购物资和安装维修项目的价格、质量、数量的监督,严格履行职责并承担相应责任;发现问题应及时反映并提出处理意见。第六条学院各级机构负责人对其审批或经手采贿的物资或安装维修项目负有审查、监督责任。第七条学院各机构根据工作需要,每月25日前填报下月《物资需求及安装维修计划》交总务处。总务处根据各机构提报的物资需求计划，首先在学院中调剂;学院不能调剂的物资由总务处会同财务审计处重新编制学院《物资需求及安装维修计划》表(式样见附件一),并附各机构填报的《物资需求及安装维修计划》，报分管后勤院领导审核,28日前报院长，经院长批准后，由总务处组织实施。第八条价值在10万元及以上的《物资需求及安装维修计划》,须由分管后勤院领导组织财务审计处、提报计划的机构、总务处、工会及监察室负责人、专业人员进行需求性论证,报经院长批准后,由总务处组织实施。第九条学院物资采购及安装维修人员必须树立为学院服务、为使用机构服务和以学院利益为重的思想，认真负责、廉洁白律，自觉接受监督。第十条采购人员采购之前须详细了解所购物资的性能、用途及质量鉴定方法，必要时可邀请有关专业人员参加，确保所购物资数量、质量、价格、性能符合要求。第十一条学院物资采购及安装维修的组织形式包括"阳光采购"、"阳光组织"、学院公开招标、社会公开招标等多种形式,每种形式均应增加工作透明度,杜绝"暗箱操作"。(一)采购价值在I万元以下、800元以上物资的“阳光采购”，一般由总务处负责组织提报计划的机构、纪检、监察、工会及财务审计处负责人或工作人员、或专业人员,比质比价,货比三家以上,进行考查论证,考查论证结果向分管后勤院领导汇报、报院长批准后由总务处组织采购,必要时可签订购货合同。(二)采购价值在10万元以下、1万元以上的物资,一般由分管后勤院领导负责组织提报计划的机构、总务处、纪检、监察、工会及财务审计处负责人或工作人员、或专业人员,比质比价,货比三家以上，进行考查论证,考查论证结果经分管院领导审核、经院长批准后实施。根据工作需要也可参照本条第二款实施学院公开招标投标办理,按规定签订合同。价值在10万元以下的安装维修项目,由分管后勤院领导负责组织提报计划的机构、总务处、纪检、监察、工会及财务审计处负责人或工作人员、或专业人员实施"阳光组织",比质比价,多家考查论证,考查论证结果经分管后勤院领导审核、报院长批准后实施。(三)采殉价值或安装维修等支出在10万元至50万元之间项目,原则上应进行学院公开招标投标，学院公开招标投标的具体程序如下: 1、招标。(1)每次投标前,学院成立临时招标工作小组,院法人代表任工作小组组长;分管后勤院领导为副组长;小组成员由提报计划的机构、总务处、纪检、监察、工会及财务审计处负责人或工作人员及有关专业人员等临时组成,其人员名单在开标前应保密;完成本次投标工作之后,该项目临时招标工作小组自行解散。(2)临时招标工作小组要全面组织好本次投标工作，负责招标文件的拟稿、印制、发放、收缴及对投标人的审查、联络、组织、投标等具体工作，并对投标过程要作好记录,投标工作结束后，汇集评标、定标等材料，形成文字资料交学院财务部门随发票一并归档。招标文件应明确标明招标项目名称、项目内容、招投标时间的安排、投标入资格要求等相关内容。上述内容要在组织投标前15天，在学院校报或《信息简报》及《学院公告栏》发布公告。(3)招标文件不得出现要求或者标明特定产品供应者或施工单位的倾向。招标文件一经发出,其内容一般不再更改;如因特殊情况必须改变时，所改变的内容须在投标前15天重新发布公告。(4)对投标人的预审作为评标定标的重要依据之一。招标前,临时招标工作小组须对投标申请人进行审查，重点审查投标申请人的资质、设备、生产能力、业绩、财务状况、经营状况、社会信誉及社会对其产品使用的反映等内容。确定4名及以上投标申请人。冒名顶替、弄虚作假或不符合条件的投标申请人,无资格投标。2、投标。临时招标工作小组负责组织投标。投标应按招标文件确定的时间、地点公开进行。3、开标。开标由临时招标工作小组组长或委托副组长主持,临时招标工作小组全体人员及所有参加投标的法人代表或其授权代理人同时参加,公开开标。开标前须检查投标文件的密封情况。开标时间、地点应与招标文件规定的一致。标底在评标前不需要保密的,开标时应公开标底。标底在评标前需要保密的,任何人不得在评标前泄漏。4、评标。(l)评标具体组织工作由临时招标工作小组组长或委托分管提报计划机构的领导负责，临时选定评标人员并评标;分管提报计划机构的领导临时选定的评标人员须经院长批准。评标人员为5人或以上(单数)，其中专业人员不得少于三分之二,所选人员在中标人确定之前必须保密。 (2)评标人员应首先熟悉招标文件，拟订或审查通过评标细则。招标文件中没有明确的标准和方法,不能作为评标依据。评标人员应独立打分,综合评审并签字后,按优劣顺序确定1至3名为中标候选人。 (3)评标人员应当严谨、客观、公正地履行职责,遵守职业道德，对评审信息负保密责任，对所提出的意见承担个人责任。 5、定标。定标权限实施分级管理。数额20万元以下的项目由评标主持人将评标结果报院长审定中标人;数额20万元及以上的项目应提交院长办公会研究审定中标人。不得在推荐的中标候选人之外确定中标人。定标之后吉临时招标工作小组应立即通知中标人签订供货或施工合同,同时及时将中标情况通知其他参与投标的单位或个人。 6、合同签订:临时招标工作小组组长或其委托人按照《中华人民共和国合同法》的要求,与中标人签订供需合同。7、回避规定:与投标人有亲友关系的人员,不得参与临时招标工作小组工作,也不得参入评标工作;学院领导的近亲属(包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹等)原则上不参与物资采购工作。学院应尽量避免从学院领导的近亲属所经营的企业或商业采胸物资,难以避免时,要慎重,要公开、公正、透明。(四)仅有唯一供货单位或有特殊要求的物品,由总务处与提报计划的机构、纪检、监察、工会及财务审计处负责人或工作人员形成初步意见,向分管后勤院领导汇报,经院长批准后组织实施。(五)采殉价值或安装维修费用在50万元以上项目;或虽不足50万元,但经院长办公会研究决定的大宗原燃料、辅料的采购,基建或技改项目的主要物资采购等,均应进行社会公开招标投标,具体工作按《XX职业学院招标投标办法》规定办理。(六)对己确定的供货或施工单位,总务处与提报计划的机构、纪检、监察、工会及财务审计处,应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况,确保学院利益不受损失。 第十二条合同签订同时,要准确界定供需双方的责任、权利和义务,确保学院利益不受损失。 第十三条物资的验收及入库(一)物资入库之前,应由分管后勤院领导主持,组织物资采购人员、仓库保管等人员共同验收;验收合格后,总务处负责填写《XX职业学院物资验收入库报告单》(见附件二)并入档,有关人员签字后方可入库和办理使用手续。验收不合格的,不得办理入库或交付使用,不得办理结算手续。(二)可能影响公正验收的机构和个人不得介入验收。-v(三)学院应当完善必要的数量、质量、检测等验收条件。不具备验收条件时,可进行委托验收或要求供货单位出具国家认定的检测机构的质量检验报告。 (四)验收人员应当严格按标准和程序进行验收,并对验收结果承担责任。 (五)对采购的主要物资,学院可根据需要留样保存,必要时进行复检;对有关技术资料做好归档工作。(六)物资采殉票据必须真实合法,填写清楚无误。采购人员凭有效票据办理相关的验收入库手续;相关人员认真填写《XX职业学院购物报销廉政责任书》(见附件三)并附《XX职业学院物资验收入库报告单》(第二联)办理报销手续。第十四条物资采购实行责任追究制。对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的,以及违反本规定有下列情况之一的,学院将根据情节轻重及责任大小,对直接责任人员、直接负责的主管人员、物资采购人员等相关人员,给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等党纪政纪处分;给学院造成经济损失的,要依法赔偿;构成犯罪的,依法追究刑事责任。(一)总务处未编报《物资需求及安装维修计划表》而组织实施的物资炖置及安装维修,由总务处负责人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(二)学院机构不填报《物资需求及安装维修计划》而交总务处组织实施的物资购置及安装维修,当事机构负责人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(三)各机构填报《物资需求及安装维修计戈忡交总务处后,所需物资能在学院中调剂而未调剂导致重复购置或浪费的,总务处负责人承担主要责任，相关人员承担次要责任。(四)物资入库前不按规定进行验收入库的,验收入库主持人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(五)物资入库前发现数量、质量等问题的,采购人员要及时向供货单位办理索赔、退货手续;仍造成损失的由采购人员及其所在机构负责人负主要责任,相关人员负次要责任。 (六)入库后或使用时发现数量、质量等问题的,由保管员、验收入库人员承担主要责任,采购人员及相关人员承担次要责任;因保管不当而造成损失的,由保管人员及保管机构负责人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(七)物资入库后,出现填写《XX职业学院物资验收入库报告单》等手续不完备或帐实不符的情况,由保管人员及保管机构负责人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(八)应经考察论证而未考察论证或未经院长批准组织实施的物资采购及安装维修项目,总务处负责人承担主要责任,相关人员承担次要责任。(九)经查原始凭证,未办理验收入库手续而报销的,或应考察论证而未考察论证或未经院长批准组织实施的物资采购及安装维修项目予以拨款或报销,或报销凭证及附件不齐全的,由财务审计处负责人及财务经办人员承担主要责任,相关人员承担次要责任。(十)违反"阳光采购"、"阳光组织"规定的采胸或施工,违反"学院公开招标投标"规定的招标、投标、开标、评标、定标、签订合同及应回避而没有回避的,一经发现,将严厉追究有关责任人的责任。 (十一)学院物资采购和安装维修的监督人员和负有审查、监督责任的各级各机构负责人,不严格履行职责,发现问题不及时反映并提出处理意见的,承担相应责任。 第十五条学院对以下人员予以奖励: (一)降低采炖成本贡献突出的物资采购人员; (二)严格履行职责成绩显著的监督人员;嘲-