小公司采购流程及管理制度

PAGEPAGE5/5小公司采购流程及管理制度为了提高公司采购效率,明确岗位职责,有效降底采购成本，满足公司对优质资源的需求,进一步规范物质采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度.1项申购程序申购的定义。申购是指某人或者某部门根据公司经营活动需要确定一种或几种物料，并按照规定格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。一、申购单提报规定。申购单应按照要素填写完整，清晰，由公司总经理审核批准后报采购部门。2。申购单的更改和补充应重新填写并由公司总经理签字。二、申购单接收规定。具体负责采购的部门就以下事项对申购单进行审核。1．应检查申购单的填写是否按照规定填写完整，清晰，检查申购单是否经过公司领导审批.压的物资不采购的原则。通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。对于紧急申购项目应优先处理。无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门。重要项目的采购前应征求公司相关领导的建议。四、采购周期的规定。1．询好价后在本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过3天.询好价后非本市区采购的物资及产品的采购周期不应超过7天。采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明相关原因。五、对于已签订合同的供应商，分次采购需就每次采购的数量、金额、发货时间等事项，签订》执行。六、属于相同类型或属性近似的产品应该整理归类集中采购。对于紧急申购项目应优先处理。1.集中采购:凡是有相同类型,共同性的材料采用集中计划采购。采购前，申购部门按计划申请。采购部门集中办理采购。2。紧急采购：紧急采购的物料总金额在5000元以下（含5000元)的，书面报请公司项2。紧急采购：紧急采购的物料总金额在5000元以下（含5000元)的，书面报请公司项5000元以上20000（含20000元)以下的，需报请公司总经理书面批准。第2章供应商的选择及合同签订对第一次合作的供应商，需进行资质考核、询价、比价。询价、比价由总经理负责，并报备董事长。一、 采购部门应对供应商资质进行考,考核的方面包括但不限于以下内:1．供应商应具备一定的资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的能产质量符合我司需求。2是否出现重大违法事项。4地考察，了解供应商的各方面实力,以确保其能进行稳定的合作。二、初步筛选后，有针对性的就几家供应商进行询价。1。应认真审阅申购单的品名，规格，数量，了解技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通。 构询价。三、对询价结果进行对比、议价。加突出的厂商。参考目标或理想价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判。第3项合同的签定及规定一、合同正文应包含的要素1采购物品名称，规格，数量，单价，总价及合同总额。5．质量要求及规范。要求交货日期。付款方式。违约责任和解决纠纷的办法。双方公司信息。二、合同签订及其规定。1质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品的质保期。详细约定发票的提供时间及要求。针对不同的合同约定不同的付款方式。违约责任一定要详细具体,要经公司法律顾问审核。合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效。第4项 付款及合同执行一、付款按以下规定执行1二、合同执行与跟进1．已签订合同、订单由申购部门负责跟进，总经理进行监督，如出现问题申购部门应及时提出建议或补救措施，并及时通知公司领导。2督促其保质保量按时履行.3.合同在履行期间应按照双方约定严格执行，如