《电子文件管理教程（第二版）》课件 第9章

公务电子邮件的特点电子邮件文件管理关键环节数据库电子文件的概念数据库电子文件的管理策略网站文件管理的难点与要点网站文件的归档网站文件的保存CAD文件的整理、归档与保存第九章专门电子文件管理一、电子邮件概述电子邮件信息结构从技术上看，电子邮件主要由邮件头和邮件体两部分构成从电子文件内容、结构、背景三要素的角度来看待电子邮件，对于电子邮件文件的管理很有帮助电子邮件的分类从文件管理的角度出发，电子邮件可简单分为公务邮件和私人邮件公务电子邮件的特点集工具性与证据性于一身公务文件与私人文件交织第一节电子邮件管理二、电子邮件文件管理关键环节电子邮件的撰写与传递选择电子邮件应用环境正确撰写电子邮件公务电子邮件处理要求电子邮件的捕获确定捕获范围确定捕获对象捕获方式：打印捕获、邮件系统捕获、共享磁盘管理、电子文件管理系统捕获附件的处理第一节电子邮件管理二、电子邮件文件管理关键环节鉴定电子邮件鉴定的责任归属电子邮件鉴定归档的内容保存第一节电子邮件管理三、电子邮件管理难点及策略管理难点公务与私人电子邮件的识别问题邮件归档问题电子邮件对话流的管理附件管理安全保密问题第一节电子邮件管理三、电子邮件管理难点及策略管理策略法规遵从规范建设职责管理开发并实施电子邮件归档管理系统第一节电子邮件管理一、数据库电子文件概述数据库电子文件的概念数据库系统是对数据进行存储、管理和维护的软件系统，机构的信息管理系统大多会使用数据库管理系统来管理和维护日益增长的数据。在这些系统中，有一些数据库数据对象会单独承担文件的职责，或者作为文件的重要组成部分出现。我们把在机构各个业务系统中承担文件功能的数据库数据对象，或者包括机构数据库数据的文件，称为数据库电子文件第二节数据库电子文件管理一、数据库电子文件概述数据库电子文件的管理思路整体论：将数据库看作独立的数据集合，从中挑选应该归档的数据，该思路是基于数据整体的后台管理方法分散论：在业务环境中具体分析哪些数据需要作为文件保存和管理，再结合数据库技术特点确定具体的管理策略第二节数据库电子文件管理二、数据库中的数据对象表视图快照第二节数据库电子文件管理三、数据库管理工具数据字典日志管理备份机制第二节数据库电子文件管理四、数据库电子文件的管理策略划分保管期限实现自动鉴定确定数据库电子文件的元数据模板基于XML对数据库电子文件进行长期保存第二节数据库电子文件管理一、网站与网站文件网页类型静态网页动态网页网站类型静态网站动态网站第三节网站文件管理二、网站文件管理的难点与要点网站文件管理的难点超级链接的维护动态网页的保存网络化业务文件的管理网站文件管理的要点确定网站文件管理需求确定网站在机构业务活动中的功能确定网站管理的元数据确定网站文件综合管理方案明确网站文件管理相关人员的职责第三节网站文件管理三、网站文件的归档明确网站文件归档原则时效性原则针对性原则质量保证原则动态原则第三节网站文件管理三、网站文件的归档明确网站文件归档模式选择性归档非选择性归档主动归档被动归档第三节网站文件管理三、网站文件的归档明确网站文件归档范围全面归档部分归档专题归档第三节网站文件管理三、网站文件的归档明确网站文件归档方法对象型方法事件型方法第三节网站文件管理三、网站文件的归档划分归档级别归档级链接级镜像级代理级服务级检索工具级第三节网站文件管理三、网站文件的归档选用恰当的归档技术使用网络归档采集工具脱机镜像网站快照第三节网站文件管理四、网站文件的保存网站文件保存技术体系框架基于OAIS的WebAechive系统技术体系框架，覆盖了WebAechive工作链中的所有过程，包括采集ingest）、存储（

storage）、访问（

access

）和索引与检索（index&search）等主要功能第三节网站文件管理四、网站文件的保存网站文件长期保存格式ARC，ARC是互联网档案馆（InternetArchive，IA）制定的用以存档网络爬行器（webcrawler）批量收割结果的格式标准WARC，是网络资源存档（WebArchive，WA）中使用的文件格式第三节网站文件管理四、网站文件的保存网站文件的管理工具元数据日志第三节网站文件管理一、CAD概述CAD文件的特点专业性成套性多样性技术含量高主流CAD平台介绍CATIA、UG、Pro/E、SolidWorks和AutoCAD其中CATIA、UG、Pro/E主要面向高端市场第四节CAD文件管理二、CAD文件形成阶段的管理CAD文件编制要遵循规则CAD文件的形成过程第四节CAD文件管理二、CAD文件形成阶段的管理CAD文件有编号CAD文件的更改不留痕迹CAD文件的积累工作第四节CAD文件管理三、CAD文件的整理、归档与保存CAD文件的整理尊重成套性的特点以文件类型为整理工作的重要依据符合产品生命周期特点编写文件目录系统说明CAD文件的归档确定归档范围归档方式归档时间第四节CAD文件管理三、CAD文件的整理、归档与保存CAD文件的保存管理确定适当的CAD文件交换标准考虑文件的长期保存第四节CAD文件管理四、CAD文件管理策略加强协同管理全面管理制定CAD文件管理制度通过CAD文件管理系统进行管理第四节CAD文件管理１．

如何理解电子邮件的信息结构？２．

公务电子邮件的管理特点有哪些？３．

你认为公务电子邮件的管理难点是什么？４．

如果你是一个行政机构的信息主管，你将如何制定本机构的邮件管理政策？５．

数据库电子文件的管理思路是什么？谈一谈你倾向于哪种思路并说明理由。６．

数据库中的数据对象有哪些类别？７．

如何利用数据库环境中已有的管理工具为数据库电子文件管理务？８．

如何从“动”“静”角度来分析一个具体网站的类型？思考与练习９．

如果你是