文秘技师习题答案

文秘技师习题答案第一章概论1、文秘工作的主要内容归纳为:①日常工作②信息工作③会议工作④接待工作⑤随从工作⑥通讯工作⑦保密工作⑧公文处理工作⑨公文整理(立卷与归档工作等。P42、文秘资料员工作的性质(职业特点:①辅助性②从属性③服务性④综合性⑤灵活性P43、文秘工作人员的能力:①口头表达能力(应做到:口语标准、口齿清楚、条理分明、思维敏捷②书面表达能力③办事能力④应变能力(学会以“静”制“动”⑤心理调适能力⑥洞察能力P4-54、文秘工作人员的职业道德要求:①忠于职守、敬业爱岗②严守机密、求真务实③恪守信用、严谨细致(“文秘工作无小事”④甘当助手、任劳任怨⑤富有主动性和创新意识P5-65、如何处理经常性与突发性工作的关系:一是善于“转”,一旦突发工作来临,就要有充分的思想和心理准备,自如工作,结束后,又要有条不紊地抓经常性工作。二是善于“变”,胆识兼备,随机应变。三是善于“统”,统筹兼顾、全面安排,不能顾此失彼。6、“三个服务”和“四个转变”,其内容是什么?(技能题答:①为直接领导服务②为相关和各级领导服务③为人民群众服务。①从偏重于简单的办文办事“转变”为既办文办事又出谋划策。②从单纯地收发传递信息“转变”为综合处理信息。③从单纯老经验办事“转变”为实行科学化管理。④从被动服务“转变”为力争主动服务。7、文秘资料员如何提高自己的文字表达能力和口语表达能力?(技能题P5答:一是要做到条理分明、表达准确二是要应对迅速、自如三是说话得体四是口齿清楚8、结合实际,简要谈谈文秘资料员的素质要求有那几个方面?(技能题答:①职业道德:忠于职守、廉洁奉公、严守机密、平等待人、甘当配角。②政治素养:政治上坚定、思想上敏锐、忠诚积极、实事求是、遵纪守法。③作风素养:联系群众、开拓进取、勤奋工作、讲求效率。④知识素养:较深厚的理论基础、较高的政策水平、扎实的基础知识、精湛的专业知识、广博的社会常识。⑤技能素养:较强的写作能力、较好的口头表达能力、较高的出谋划策的能力、干练的办事能力、一定的组织管理能力。第二章公文写作行政机关公文,是具有特定效力和规范体式的文书。1.我国行政机关公文有15种2.发文字号有发文机关代字、年号和发文顺序号组成。3.公文主题部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章、附注等。4.公文主送机关位于标题下空一行。5.公文成文日期的书写位置是右空四字。6.通报分表彰性通报、批评性通报、情况通报。7.报告事项中不能夹带请示事项。8.以下有关“请示”说法错的:可同时请示多件事,但不能超过三件。9.“任免通知”属于通知---正确的10.公文的发文机关标志可回行----正确的11.制发公文的目的和要求,一般由行文对象及行文内容确定的。12.公文签发说法正确--“报告”必须标注签发人姓名13.不适宜用函----北京市人民政府就XX发电厂建设问题向国家计委申请15.秘级和保密期限----3号黑体、右上角第一行。16.联合发文,标在前的机关是主办机关。17.向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于平行文。18.综合性总结报告的正文开头通常采用的方法是----概述基本情况.19.某县人事局向县直属各单位下发年终考核工作通知,抄报于该县政府办公室。〖分析〗正确。根据《国家行政机关处理办法》有关规定,向下级机关的重要行文,应抄报上级机关,目的是为了让上级了解情况,避免出现工作中的被动情况。20.×市×区区属图书馆为办好图书事业,满足该区群众读书的要求,特向区政府请示增加经费,并将该请示抄送该区人事局、劳动局、物价局、财政局。〖分析〗错误。抄送单位应当是与该请示事项有关的单位。“人事局、劳动局、物价局”与区图书馆申请经费无关,不应将该请示抄送给他们。21.某县农林局写例行报告,一向县政府汇报1995年全年工作,二在报告中请示了1996年增建农机站的事项,三建议对困难地区减免乡政府提留费用。〖分析〗错误。报告中不能夹带请示,且公文应“一文一事”22.×市×区职工大学是受区政府和市成人教育局双重领导的单位。该职工大学就明年需增加教育经费一事,特向两个上级机关请示。〖分析〗错误。请示只能够有一个主送机关;若是双重领导机关,则需要向处理该事务的机关请示,另一机关应为抄报机关。23.某部关于几起重大火灾事故的----通报国务院办公厅关于发布《行政机关公文处理办法》的---通知某大学关于报送某省教育厅今年招生工作的---报告某省财政厅关于同意某大学新建教学楼的---函某研究所关于要求改变拨款待遇的---请示24.XX大学就某XX系学生XXX擅离学校,违反学校纪律,给予警告处分一事发出文件,使全校师生周知。标题—XX大学关于XX系学生XXX擅自离校的处分决定。25.某省人民政府发文要求所属单位认真贯彻执行国务院调整纺织品价格的规定,以便保持市场的稳定。标题—某省人民政府关于贯彻执行国务院调整纺织品价格的规定的通知。26.某县工业局为请求购置防暑设备的经费,特向该县财政局制发文件。标题—某县工业局关于申请购置防暑设备经费的函。27.某省财政厅对省弄农业厅申请批准拨款购置办公设备的来文制发复文,批准对方的请求。标题—某省财政厅关于同意省农业厅申请购置办公设备经费的函。28.国家某局就当前农业基层土地管理人员队伍的现状和存在的问题向国务院行文汇报,并对如何进一步加强这支队伍的建设提出了具体的建议。标题—国家某局关于加强农村基层土地管理人员队伍的意见。29.XX大学为了整顿学校的教学秩序特发文作出具体规定,要求全校师生周知并遵守。标题—XX大学关于整顿学校的教学秩序的条例.30.《关于报送二00五年下半年工作计划》“报送二00五年下半年工作计划”是事由,根据这份公文的内容,应该是一份上行公文,文种应该是报告。可以修改为:《某某某关于报送二00五年下半年工作计划的报告》31《关于精神文明单位十项达标评比标准》从公文内容看,应该使用下行文中的“通知”行文,《关于精神文明单位十项达标评比标准》可以作为“通知”的“附件”处理。标题中同时存在标点符号的错误。可以修改为:《某某关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》;若活动已经开展,又可以修改为:《某某关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标准的通知》。32.《某某省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函》这份公文是写给上级机关的,应该使用请示,而不应该使用函,可以修改为:《某某省交通基建管理局关于要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研究报告的请示》33.《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》这是一份转发性的通知,被转发的是一份“报告”,应该在报告后面加上“通知”这一文种名称,也可以去掉“报告”,将“的”移至意见前,让意见直接充当被转发文件的文种。可以修改为:《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告的通知》或《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核的意见的通知》34.《关于呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告》请示和报告两个文种不能混用,这样使上级机关不便于处理,有时甚至贻误工作。可以修改为:《关于石油化工厂增加土建附属工程项目的请示》35.《某大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57个字,从事由概括准确、清楚的角度,可以修改为:《某大学关于认真贯彻中央纪委某某号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见》或《某某大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。36.《某县人民政府关于粮食问题的请示》这个标题没有说清请示的具体事项是什么,“粮食问题”是什么问题呢?是价格、收购、供应,还是调运、储备呢?从标题上不能知道真正意图,其关键问题是中心词“问题”没有限制,比较含混,造成事由笼统,词不达意。可以修改为:《某县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。将下面通讯改写为通报5.将下面通讯改写为通报共青团全国铁道委员会文件××〔1998〕××〔1998〕×号关于表彰李坚同学舍己救人、英勇献身的通报各所属单位:各所属单位:李坚同学是西昌铁路中学学生,刚满14周岁。1998年5月2日,星期天,李坚和另外四名小朋友在河边玩耍,忽然张昆同学不慎落入水中,李坚当即跳下水去营救,张昆得救了,而李坚却献出了年轻的生命。根据李坚的英雄事迹,共青团四川省委决定,授予李坚为“优秀少先队员”并根据他生前要求,追认他为共青团员,同时号召全国铁路系统和省内各地的小朋友向李坚同学学习,做一个有理想、有道德、无私无畏的好孩子。(印章印章一九九八年五月二十八日第三章:行政事务文书写作1.同是计划,往往选用不同的名称,这是因为内容的差别决定的2.制定计划要在深入细致调查研究的基础上进行,确定的目标、措施应该是经过努力就能做到的,因此,计划应具有预见性。3.“凡事预则立,不预则废”讲的是计划的作用4.集体或个人对一定时期内的任务预先设想、部署、安排的一种应用问题是计划5.从拟写格式来讲,生产、经营计划多采用表格与条文结合的形式6.计划个人的署名,应写在正文右下方7.计划正文包括前言、主体和结尾,其中主体部分要写清的内容的是计划的任务、目标、措施、步骤8.下面那一要素不是计划必须具备的---范围9.总结的写作一般是使用第一人称。10.不属于总结标题的---中学生的昨天、今天和明天11.总结是计划执行的结果12.《挖掘内部潜力,实现扭亏为盈》=文章式标题《源头防范,标本兼治,我省纠风工作取得阶段性成效》——正副双标题《省教育厅关于教师资格认定工作的总结》——公文式13.规范性文书有章程、条例、规定、办法14.简报期号的左下方是编发单位名称。15.报核是简报的主体部分,由标题和正文组成。16.一般来说,规划是带有全局性的、长远性的和方向性的计划。-----√17.计划主要是靠制定者独立思考、发挥想象、反复推敲制定出来的----X18.计划的主体内容概括起来是做什么、怎么做、要做到什么程度。-----√19.综合总结是对某一阶段各项工作的全面回顾、分析和评价-----√20.《XX省煤炭厅2010年度工作总结》是一个专题总结的标题-----X21.专题经验总结的内容一般不包括存在的问题或教训-----√22.每一期的简报都一定奥加上编者按语或内容提要----X23.一份简报的报核部分只能刊发一篇文章-----√24.修改后正确的XX县国民经济和社会发展五年规划二00九年制二0一0年工农业余教育事业计划草案XX大学二000年招生工作计划XX公司关于第一季度销售方案第四章经济文书写作1.合同书只要经当事人各方签订都具有法律效力----√2.合同书的标题一般由合同性质和文种构成----√3.合同书正文的基本内容就是对当事人权利和义务的约定-----√4.合同书对各方履约的时间、地点、方式都应有详细具体的约定。-----√5.合同书没有违约责任条款也不会影响当事人维护自己合法权益的结果----X6.合同书尾部应当有当事人的签名、印章和与履行合同有关的当事人信息----√7.意向书一经签订也和合同书一样具备法律效力----X8.合同书的时效性比意向书长-----√9.招标邀请书不必写明邀请单位的称谓---X10.投标文书应具有公开性和竞争性特点-√11.合同约定履行标的的一方有权从对方获得价酬,这体现了订立合同的—平等原则12.订立合同最典型的形式是—合同书13.合同书约定的基本内容是—当事人的权利和义务14.合同书约定的核心内容是—标的与价酬15.在合同书的首部和尾部中可以省略的要素是—当事人的住所16.只约定经济合作的目的、项目、方式、没有具体细节的契约文书,其性质为—意向书17.意向书是签订正式合同的—基础18.可行性研究报告的正文通常包括概述、论证、结论、附件四个部分。第五章宣传文书写作1.消息的“5个W”代表的是什么意思何时、何地、何人、何事、何故2.分析公示与通知的区别一、通知是公文;公示是党政机关、企事业单位、社会团体等事先预告群众周知,二、通知是已经决定的事情;公示内容没有决定,需要征求群众意见三、通知不需要监督,属于告知,必须坚决贯彻执行;公示需标明接受监督的电话、地点、时间等,接受群众监督意见。第六章文书工作1.公文草稿在签发之前进行的全面核查与修正的活动称为--审核2.文稿审核是文稿(签发前的最后一道文字工序。3.校对属于发文处理程序中(缮印环节的重要步骤,4.所谓承办是按照文件要求或领导批示(具体处理文件的工作5.催办是对文件办理情况的(督促检查6.不属于文书处理的是—清点核对7.发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行—核对8.属于发文处理程序的是—A签发、C用印9.文书登记的形式中包括—A簿式登记、B卡片式登记10.文书处理包括—A收文处理、B发文处理C、文书组织11.属于收文处理环节的是—A、拟办C、催办12.属于发文处理环节的是—B、审核D、签发13.催办的方法有—A、电话催办C、发函催办14.文书承办工作的内容包括—B、决策部署D、办理具体事宜15.文稿审核中发现的(可以直接修改A、错字B、漏字C、不对的符号D、不对的标点16.文书工作的基本要求有哪些准确、周密、确保质量及时、迅速、注重时效精简、求实、注重效用安全、可靠、确保国家机密、认真、负责、加强统一管理17.文书处理应遵循的基本原则是实事求是、准确规范、精简高效、安全保密18.按照收、发问处理程序,结合自身工作实际自行设计收、发文处理程序图收文:签收→登记→初审→承办→传阅→催办→答复发文:拟稿→审核和登记→签发→复核→缮印→校对→用印或签署→分发→装封→发送传递19.文书归档新规则是整理单位,以“件”取代“卷”保管单位,以“案盒”取代“案卷”分类方式,以“年度、机构(问题、保管期限”取代“六个特征”第七章档案管理1.机关档案工作的基本任务、基本原则是什么?其作用概括起来主要有哪两点?任务:对本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作,进行指导和监督;集中统一管理机关各种门类和载体的档案,积极提供利用,为机关各项工作服务;在统一领导、分级管理的原则下,各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导;按规定向档案馆移交应进馆的档案;办理领导交办的其他有关档案业务工作。基本原则:统一领导、分级管理作用:查考机关工作的依据;历史凭据作用、科学研究的基础和条件2.如何鉴定档案?档案管理的内容有哪些?鉴定:甄别各种档案的价值,挑选各种有价值的档案,并根据档案对今后各方面可能起的作用,确定其保管期限,把已失去价值的档案剔除销毁。内容:档案收集、档案整理、档案的鉴定、档案的提供利用、档案的保管。第八章办公室事务管理1.接电话的行为,不适宜的是—应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系。2.接打电话是不正确的—受到同房对方极大的责难,应针锋相对回击。3.文员在接打电话时,正确的做法是—在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来。4.文员应遵守的电话礼仪,那个不适宜—打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话。5.哪标准不是文员分拣邮件应遵守的—按私人公务标准分拣6.文员在拆邮件时,不正确的—拿到信件后再桌子上磕几下,然后用手撕开。7.文员如果误拆了非本公司的信,应该—在信封上注明“误拆”,写上自己的姓名的缩写,并把信封重新封好并退回去。8.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是—骑边章9.值班人员不应该做—签发文件10.文员在进行办公室布置时,那些行为不适宜—较大的物品凡在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方。11.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度—√12.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信—X13.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理—√14.,面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施—√15.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度—X16.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密—√17.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光—X18.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响—X第九章会议工作1.会议日程多采用—表格2.形式比较随意,气氛轻松的大型宴会的布局为—星点型3.会议纪要的内容为—会议情况简述与会议主旨阐发4.属于会议参考性文件的是—调查报告5.会议文件的分发需要注意(适时适量分发6.会议的交流性和指导性文件是—会议简报7.会议善后工作的一项重要内容是—会议反馈8.会议名称应根据(会议主题来确定,要名副其实9.组织会议的新闻报道工作时,要注意内外有别,掌握信息—保密性10.会议文件格式的设计要坚持(规范性的原则11.会议的程序安排应做到(议题要具体12.涉及三方以上代表的谈判,会场一般采用---正方形、圆形13.保密性较强的议题一般放在会议的—后面14.会议(议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,常冠以序号将其清晰地表达出来。15.会议文件的归档应—遵守档案制度16.会议记录是—编写会议纪要的重要资料17.制定会议的议程首先要明确—会议的目标18.会后不需要立卷归档的文件资料是—重份文件19.会议签到工作是(掌握会议报到状态的重要手段20.确定会期应该考虑:A会议内容B.会议重要性D.会议议题21.会后总结工作做到:A及时B.全面C,公正D.客观会议经费预算包括A.场地租金B.设备费C.培训费D.交通费22.选择会场应考虑:A.会场大小B.会场远近C.会场环境D.会场设备23.会后反馈的形式有:A.口头催询B.书面检查C.实地检查D.实地催询24.组织记者招待会应该有充分的会议准备,包括:A.会议内容B.会议日程C.会场安排D.会议规模25.开采用马蹄型布局有A.团拜会D.新闻发布会26.会议纪要目的:A.作为传达惯彻会议精神的依据B.上报有关主管部门C.会议交流和指导性文件D.向有关机关转发27.会议纪要的内容包括:A.会议精神B.会议议题C.会议成果28.会议名称一般由以下几部分组成:A.会议主办单位B.会议时间D.会议主题29.下列文件属于会议主题或指导思想的集中体现的是:A.工作报告B.闭幕词30.会议规模和规格的确定依据是:A.会议内容B.会议议题C.会议主题D.会议人数31.对于一些大中型会议,秘书应当协助服务员做好的工作有:A.维持会场秩序B.人场验证与收票32.会议的安全保卫工作包括:A.防止火灾等意外事故的发生B.保证场内人员的安全C.做好会议保密D.加强对场内各种设备的保密检查33.会议记录的要求:B.完整D.准确34.拥有合法性的一份会议记录需要具有:A.记录员签名B.正式代表签名35.会议期间产生的文件有:B.会议总结报告D.会议记录36.选择恰当的会议地点要考虑的因素有:A.交通便利B.会场大小应与会议规模相符C.良好的设备配置D.场地租借的成本合理37.会场的主席台和场内座次一般根据安排A.职务的高低C.选举的结果D.是否是正式代表38.结算会议经费时要注意:A.事先与财务部门确定收费程序B.严格遵守财务管理制度D.注意预算会议成本第十章信息调研工作1.信息是客观世界中各种事物运动状态的反映----√2.地震前的预兆属于社会信息-----√3.来自本系统的信息属于横向信息---X4.信息是决策的依据,是决策的重要条件---√5.秘书工作的一切方面都离不开信息---√6.信息作为一种资源,具有使用价值,即有用性----√7.同一条信息对于不同的使用者,使用价值都一样----X8.信息的整理加工是整个信息工作的核心----√9.整理加工的产物是信息资料----X10.编制是对信息进行有序化的处理---√11.外部信息,内部信息是按(信息来源方向来划分12.(准确是信息的生命,是信息的全部意义所在。13.对信息材料修饰润色是属于信息整理的(加工程序14.不相隶属的机关单位的相关信息是(平行信息15.收集简单的、时间性强的信息,更适合于采用(电话询访法16.存储信息要方便利用,而方便利用的关键是要(利于检索17.(迅速和适用、准确和保密是各种信息传递的共同要求18.信息收集做常用的方法是(阅读法19.信息的整理要经过筛选、加工、(编写等第十一章协调督查信访工作1.协调工作的原则有那几点统一领导实事求是按政策办事服从全局相互沟通维护团结竭诚服务2.督查工作的方法有哪些突出重点典型分析调查研究举一反三因事(因地制宜的方法3.信访工作的任务与基本原则是什么任务:认真处理来信、接待来访,倾听人民群众的意见、建议和要求,接受人民群众的监督,努力为人民群众服务。原则:信访工作应当在各级人民政府领导下,坚持属地管理、分级负责,谁主管、谁负责,依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则4.办理群众来访的基本要求是什么,具体如何操作热情接待、听取陈述、恰当处理、做好思想工作第十二章办公自动化1.办公自动化的五个具体应用是什么信息工作自动化、文