在线分销系统软件需求说明书

第1章概述随着我国加入WTO与信息技术的发展，全球化竞争日益激烈，多品种、快节奏、个性化需求、高质量和低成本已经成为企业生产经营活动的发展趋势。在这种形式下，发展现代物流就成为企业有效提升竞争能力的重要途径，物流的运作与管理问题受到了企业管理者的普遍关注和高度重视。在参考市场上相关物流管理信息系统的基础上，提出新的物流理念，重构现有的信息系统，建设全新的物流管理系统。本软件需求规格说明书是对在线分销系统项目的定义，包括系统结构、功能需求、界面需求、性能需求以及运行环境、外部接口等。本章简要介绍了编写本文档的目的以及本文档的范围，并说明了本文档使用的约定。1.1用户简介1、领导：他们具有丰富的业务管理经验，对各种业务数据的查询很敏感，对业务数据统计和分析很熟悉。所以，系统中设计足够的查询，分析和统计功能供他们使用，帮助他们对企业有全面的了解，辅助进行科学的决策。这类用户查询频率较高，分析和统计频率不高。2、普通业务管理人员：他们人数多，是本系统的主要用户。这部分用户年龄相对较小，分管某一项业务的具体事务办理工作。计算机的操作能力比较强，这部分用户的工作量较大。所以，系统中应设计足够快的处理速度来处理他们的业务，查询要方便快捷，输入数据量要尽量少，而且要快，采用各种批量输入、条码输入等手段减轻他们的劳动强度。这类用户查询、输入、修改的频率很高，分析和统计基本上不使用。3、系统维护人员：这类用户应该是计算机专业人员，他们需要掌握一定的计算机和网络的基本知识，才能保证系统的正常运行。目前各地也配备了系统维护人员。这类用户主要进行的工作是对系统的公用数据的维护、系统的安装、网络的配置和调试。所以要加强对这类用户的专业技术的培训和自身技术的学习，力求能胜任今后的维护工作。1.2项目的目的与目标在线分销系统是在现有的公元系统运行的过程中，发现现有系统的不足及缺陷，从而提出重构系统。新的系统根据现有在线分销系统软件本身的特点，在充分调研物流行业业务的基础上，并结合原有业务软件的特点，建设一个跨平台的、通用的、功能完善的、界面友好的、安全稳定的、可定制业务流程、可维护性的物流管理业务软件；并将采用工作流引擎对整个业务流程的定制，从而可以适应企业业务变动时，调整现有的工作流程，从而提高系统的可扩展性、可维护性。在线分销系统软件在功能上要覆盖现有物流管理软件的业务，并通过业务软件的使用，优化业务流程、规范业务操作。同时，由于特定的分销、配送方式，从而形成纵向的系统结构。纵向的结构是指从总公司开始，向下形成树状的网络，包括批发商（批发商下又有零售店、下级批发商等结构）、零售店、酒吧、茶艺馆、中西式餐厅、咖啡厅、休闲中心、俱乐部、银行、美发美体中心等公众消费、娱乐场所。在线分销系统软件必须遵循简易、高效、稳定的接口系统，并实现与其他系统的衔接。如供应商的EOS系统、CRM系统等；与前端的零售店、连锁店等的POS机。在线分销系统软件包含全面管理的思想，对企业内部各个管理环节：财务、人力资源、运输资源管理（车辆、船舶飞机）、包装中心、分拣中心、仓储中心、调度中心、发送中心、统计中心、信息查询、订单、货物和车辆的全程跟踪进行优化管理，并采用条码技术、POS技术、网络安全技术等，加快企业的信息的进程。高度的灵活性和实时性，该系统采用目前国际上流行的软件架构B/S（客户端/浏览器）结构，紧跟电子商务潮流，使企业的业务随时可以操作，及时跟踪和查询货物信息和管理数据，使企业的管理者身处斗室，运筹帷幄之中，决胜千里之外。操作简便，安全可靠，系统安装、使用、维护非常简便，完全客户化设计，体现了公司一切为客户着想的理念。内置防火墙，数据加密，使客户放心使用，无安全隐患之忧。1.3假设与约定1、功能范围：软件在功能上必须完全覆盖图书销售的业务、以及原有系统的全部功能。2、原有业务数据：要对原有业务数据进行移植，数据结构上要考虑对原有数据结构的兼容、从而减少数据迁移时工作量、错误率。3、业务软件：系统的设计、开发和部署要综合原有各业务软件的特点，建设一个跨平台的、通用的、功能完善的、界面友好的、安全稳定的软件系统。4、J2EE构架：系统要求选用J2EE构架，因此要求应用系统的设计必须符合J2EE标准规范。1.4前景在线分销系统软件在图书销售实施成功的基础上，扩大市场的影响力、知名度，从而涉足物流领域。对将来的供应链（SCM）的集成、客户关系管理（CRM）的集成、电子采购系统（EOS）、电子商务系统（B2B、B2C）留下接口，从而对系统进行方便的扩充。在系统将来的发展方向上，多种先进技术融合，具有较高的开放性，兼容多种先进技术，全面采用互联网技术，可直接过渡到全面电子商务,在采用先进的管理机制的同时物流中心普遍应用适合国情的物流信息管理系统并采用物流管理中的现代技术和方法，同时和当代电子商务发展相融合，涉及有PDA技术、自动化办公(OA)、业务受理(CallCenter)、客户关系管理（CRM）、Internet技术、EDI技术、GPS/GIS技术、全自动机械化的WMS技术等等。1.5术语定义1、图书销售：是集批发渠道、超市、便利店、零售摊点、加油站等零售终端于一身的全新文化企业。于2000年正式成立，经过几年的努力摸索，现在已经成为中国民营书刊发行界一为亮丽的明星。2、物流：物流，即实物流动，是实现物料（包括全部原材料、半成品、成品）物理位置转移的经济活动。3、管理：是指人们在生产活动中为达到预定的目标，对所拥有的资源（包括人力、物力、资金等）进行计划、组织和控制。4、物流管理（PhysicalDistributionManagement）是指对原材料、半成品和成品等物料在企业内外流动的全过程所进行的计划、实施、控制等活动。这个全过程，就是指物料经过的包装、装卸搬运、运输、储存、流通加工、物流信息等物流环节的全过程。5、EOS电子订货系统：EOS电子订货系统是指企业利用通讯网络（VPN或Internet）线联结的方式进行订货作业和订货信息交换的系统。它有助于提高企业的订货响应速度和缩短企业的订货前置时间。它是企业提高物流效率的一种有效工具。6、销售时点信息系统（POS）系统：POS系统是指通过自动读取设备（如光笔扫描输入）在销售商品时直接读取商品的相关销售信息，如：商品名、品牌、销售数量、时间、地点、购买商品的顾客号码等，然后将相关的信息通过企业管理信息系统处理后传送到有关部分进行分析、加工以实现销售信息的共享和利用目的的电子系统。1.6参考资料●实用软件工程，郑人杰，殷人昆，陶永雷，清华大学出版社，1997.4●计算机软件产品开发文件编制指南，GB8567-88第2章目标系统描述2.1目标系统概述2.1.1建设背景在线分销系统是在图书销售现有的公元系统运行的过程中，发现现有系统的不足及缺陷，从而提出重构系统。在线分销系统软件，其目的是通过对现有业务及系统的全面分析，建成业务功能完善、标准规范统一、安全可靠、管理模式先进的信息系统，实现数据资源的共享，提高企业服务及宏观决策水平。2.1.2总体结构销售业务员可以在销售管理系统中，录入有关新产品的报价情况。当批发商、超市、便利店、零售摊点、加油店等（以下简称客户）询价时，销售业务员可以从系统找出对应客户报价单提供给申请的客户，并进一步于客户商谈。客户对报价满意后。可以通过电子订货系统（EOS）提出图书、杂志、音像等产品询价、订购、或由销售业务员根据客户的要求，输入到系统中。销售业务人员接受到客户订单后，经确认之后，查看仓库中是否有库存产品。如果没有足够的产品，销售人员根据客户的订单，生成采购申请单，向采购业务人员申请。。采购人员在收到销售部门的订货计划后，可以查看库存情况，并对申请的内容与销售人员进行协调，确定采购产品、数量、交货日期。如有异议的，可以退回订货计划给销售部门；如无异议的，则生成采购单。采购业务人员在确定采购产品、数量及交货日期之后，开始向供应商发送采购单。如果供应商有电子采购系统（EOS），采购人员可以直接向供应商的EOS发送采购单；如果供应商没有EOS，采购人员可以打印采购单传真给供应商或用电话的方式与供应商沟通。采购人员也可以根据供应商的报价情况，输入与供应商签订的合同信息、供应商的基本资料。供应商收到采购业务人员的采购单之后，采购业务人员可以随时跟踪供应商对采购单的生产情况、配送情况；再录入系统中（如果供应商提供SCM的接口，系统自动从供应商的接口中，读到供应商对订单的处理情况，自动录入到系统中）。从而销售人员可以根据供应商的情况，答复客户的货物什么时候会到、什么时候会送达到客户手中；从而提高客户的满意度。采购人员可以根据供应商的提供的资料，做入库计划并通知仓储部门（即：什么时候、什么货物、多少数量等信息给仓储部门）。仓储部门在接收到采购部门传入的入库计划后，安排入库进程。并在货物到达后，存放在待检区中，对收到的货物进行确认；并通知销售人员、采购人员，货物已经到达待检区。当仓储部门检验之后，仓储业务人员可以进行正式入库；入库之后，也通知销售部门、采购部门，货物的检验情况及入库情况。从而销售部门可以开始做配送计划。如果销售业务人员在收到客户的订单之后，仓库里现有的库存产品满足客户的要求或采购的货物已入仓后，销售业务人员直接做好配送计划，传入仓库及配送中心。销售部门根据客户的订单日期、交货日期，制订配送计划（产品、数量），并传送给仓库。仓库根据配送计划，开始分拣出要配送的产品，再搬运到待包装区中；包装人员根据客户包装的要求，对待送的产品进行包装。包装之后，再搬运到待配送区，并通知配送中心准备装车。在出入仓操作时，采用条码扫描，可以直接、简单、快速地操作。配送中心在收到配送计划之后，进行车辆、运输路线、司机的安排。并在收到包装人员的配送通知后，开始搬运上车，再根据计划的路线送货。配送人员在送达目的地之后，卸下货物给客户并要求客户签收。配送中心送货之后，通知销售人员，客户的订单已送到。客户有退货情况，可以通过终端系统，输入退货情况（货物规格、数量、原因、对应的订单号），并上传到销售部门。如果没有终端系统，客户直接联系销售人员，说明退货情况；销售人员根据客户说明的情况，登记到系统中。销售人员根据退货情况，做退货回收计划，并传给配送中心。配送中心根据退货回收计划，安排车辆、人员回收货物。配送人员在送货的时候，对客户的退货进行登记，客户对退货单签字确认后，装车并运回配送中心。退货回收计划也同时传入仓储部门，仓储部门可以对退货入仓进行安排。当配送人员收回货物后，送入待入库区中，并将退货单给仓储人员。仓储人员对待入库的货物进行确认登记，并通知销售人员。仓储人员对退货进行入库，入库后，通知销售人员。对于采购、仓库、客户、供应商等发生的资金流的内容，将自动进入会计系统。会计系统主要由应付帐、应收账、总帐等组成。人事管理系统主要是对员工的考勤、工资、档案、培训、升迁、基本资料等进行管理。物流分析系统是对现有的数据进行整理、汇总、分析。从而产生各种分析报表。物流决策支持系统是由在线分销系统的消息采集、统计、分析、监测、预测、预警、决策支持系统构成。系统是在充分运用物流信息以及网络技术的基础上，根据物流管理各环节的相互关系而设计和建立的分析预测系统，为企业的决策科学化提供先进的技术手段。通过本系统对物流数据资料进行统计与分析，可以描述企业现状以及预测未来发展前景，进而为企业有关部门的决策提供科学依据。2.1.3网络结构由于物流管理系统的将来发展前景是统一采购、统一配送、统一管理，因而在发展的趋势上，将形成多级配送中心。每一级配送中心都包含整体的在线分销系统。从而在考虑拟建系统的时候，应就现在的网络情况，进行横向、纵向的数据共享。也就是每一个配送中心管理它的下级零售店、连锁店、书报摊、批发商等的物流管理；同时，下级配送中心即可以向上级配送中心进行采购，也可以从其他配送中心、其他渠道进行采购，从而形成情况比较复杂的物流网络。为了适应这种发展，系统在构建时，应重点考虑系统的可扩展性。下面是系统的网络拓扑图：数据交换平台是与外部系统进行数据交换时，定义交换的信息。当企业总部的数据信息进行传递给外部系统时，通过数据交换平台进行发布后，在销售终端、配送中心订阅共享数据后，接受到企业部门发出的配送信息、销售订单信息等。同时，配送中心、批发中心的销售数据、订货数据通过数据交换平台，进行发布后，企业部门订阅发布的数据，从而收集各个配送中心、批发中心、销售终端的销售信息、采购信息、库存信息等。为了保证系统的安全性，所有的系统在进入网络时，都必须通过VPN客户端进入VPN服务器后，才可以访问数据交换平台中的数据。而企业部门系统在线方式工作时，业务人员通过INTERNET进入系统时，也必须通过VPN客户端才可以使用内部的系统。考虑到数据交换平台的重要性，必须24小时提供服务；当数据服务器、应用服务器、网络系统出现问题时，应马上可以使用备份系统代替工作；因而在设计网络时，采用备份线路的方式；在服务器上，采用双机热备的方式构建应用系统的硬件环境。在软件系统方面，采用群集的方式，从而在一台服务器出现问题时，马上有相应的服务器代替工作，并且群集方式工作的服务器能够自动进行负载匀衡。2.1.4特点介绍●功能齐全，全面支持业务在线分销系统在功能上涵盖了所有的物流管理业务，不仅包括业务本身的功能，而且还实现了与外系统的接口功能，全方位的支持将来文化城管理系统、零售店系统、加盟店系统进行集成。●遵循标准在线分销系统的设计和开发中严格的遵循国家标准。●体系结构先进，提高了系统的可维护性在线分销系统采用业界成熟而先进的B/S/S三层体系结构，既实现了客户端的“零维护”，又保证了系统的性能。（没有决定技术架构）●不依赖任何专有软件和硬件，提高了系统的可移植性在线分销系统符合J2EE标准，支持跨平台的应用，不依赖任何专有软件和硬件，提高了系统的可移植性，降低了推广的风险。（没有决定技术架构）●业务流驱动在线分销系统带有很强的流程特点，需要一个企业级的工作流引擎系统进行支持。业务流引擎系统是在线分销系统中不可缺少的一个底层平台。可以通过实现了业务流程的可定制，优化信息流，简化业务环节，提高业务处理的效率，并对将来的业务重构提供支持。特别是涉足其他企业管理系统时，可以根据各企业部门的设置情况，进行灵活配置。1.1系统整体框架在线分销系统软件的体系结构是个多层的模型，是支撑整个软件的骨架，它的合理性、稳定性、可维护性、灵活性、可扩展性是在线分销系统的优点。根据系统的要求，采用中间件平台、工作流引擎、灵活的技术架构，满足系统的要求。从而，在线分销系统软件在这些核心平台的支撑下，提供稳定、安全、灵活的系统。1.1.1业务层面的体系结构在业务系统的设计中，采用“三流合一”的设计思想来构建在线分销系统软件。即：物流、信息流、资金合一。同时，结合现在比较流行的工作流引擎，为系统以后的扩展性、适用性提供比较广阔的前景。在线分销系统是业务软件的核心，它们在工作流引擎的基础上，实现业务流的自动化。它们通过接口系统实现与其他系统和数据之间的集成。它们借助通用功能模块实现通用查询、打印和工作流定制等功能。系统管理模块保证了业务软件良好的运行。1.1.2技术层面的体系结构在技术层面，采用J2EE的技术体系来构架在线分销系统软件。业务软件的技术体系结构采用J2EE组件技术设计和开发的业务软件，实现了平台的无关性，为系统将来的应用范围、实施和推广打下了良好的基础。客户端只使用浏览器实现人机交互。应用服务器端表示层用于页面逻辑处理和调用EJB的本地接口，这部分主要采用JSP、JavaServlet和JavaBean技术来实现。应用服务器的业务逻辑层主要部署EJB组件，实现业务逻辑处理，主要采用JavaBean和EJB技术实现。数据库服务器主要进行数据逻辑运算，采用标准SQL技术来访问业务数据库。1.2业务划分1.2.1业务总体视图分销管理系统包括销售管理、采购管理、仓储管理、运输管理、分销计划管理、数据交换平台、系统管理、分析决策系统。这些系统同时与供应商管理系统进行集成，形成供应链的上游企业管理；与人力资源管理系统集成，为人力资源管理的绩效考核提供具体数据；与销售终端集成，形成供应链的下游企业管理；与电子商务系统的集成，更加灵活地开拓销售渠道，更加实时地为客户提供更加直观的服务；与第三方在线分销系统的集成，形成更加复杂、流畅的销售渠道，对客户提供更加灵活的服务；与CRM系统的集成，对客户的信用额度、信用等级、客户服务的满意度等提供更加快捷、准确地管理，更加及时地回笼资金，提供资金的周转率；与财务系统的集成，更加便利地掌控应收、应付帐的情况，减少坏帐、呆帐的产生。系统外部接口.1接口用例模型.2接口用例模型描述1、DRP系统与供应商系统接口a)DRP系统中的采购管理与供应商系统信息进行交互，主要是：供应商系统通过系统接口，向系统提供供应商的基本资料、供应商的产品信息、DRP系统的采购单的生产信息、采购单的配送信息。b)同时，DRP系统产生的采购单信息传递给供应商系统中；完成采购单的电子传递过程。也就是与供应商系统进行集成，实现供应链的思想。2、DRP系统与人力资源管理系统接口a)DRP系统中的业务人员的销售业绩、采购业绩、仓储业务、运输业务等信息会传递给人力资源管理系统中，为员工业绩的确定提供真实的依据。3、DRP系统与销售终端系统接口a)销售终端系统根据销售情况，生成订货单，并通过INTERNET网络传递到系统内部。从而减少业务人员的工作量与出错率，提高系统的反应速度。b)同时，销售人员根据订货单的信息，查询库存情况，生成采购单申请信息。以及采购部门的采购信息、配送产品计划信息传递给销售终端系统中，终端业务人员可以查看这些信息，从而更加明确地答复客户。c)在结算时，DRP生成结算单，与销售终端系统提供的对帐单进行比较，从而快速地对帐。对于应收帐的信息，直接传递给销售终端系统中，在销售终端系统显示销售终端应支付的帐款、以及已结算的信息。4、DRP系统与电子商务系统接口a)DRP系统为电子商务系统提供各种产品信息、报价信息、最新产品的广告信息等，还有客户的订货单的跟踪信息、配送信息等。b)从而客户可以通过电子商务系统非常直观地了解自己订购的产品跟踪信息。它包括订购单的处理信息、订购单的采购信息、订购单的配送信息、产品的质量信息等。c)客户在电子商务系统中的支付信息，直接进入DRP系统的预付款管理中，销售人员可以查看客户的支付信息。d)同时，如果是信贷的方式提供货物给客户的，应记录应收帐，同时传递给电子商务系统。客户可以查看在电子商务系统中查看自己应付的帐款。5、DRP系统与第三方在线分销系统接口a)这是比较灵活的处理方式，对于大批量、远距离的送货地点时，企业可以采用跟第三方物流进行了联合的配送方式，为客户运输货物。在这里，DRP系统根据送货单信息、选择的物流商信息，生成运货单信息传递给第三方在线分销系统。b)第三方在线分销系统根据接收到的运货单信息，安排实际的运输计划；这些运输计划、实际的运输情况、客户签收情况，及时反馈给DRP系统中。从而销售人员可以随时掌握货物的运输情况，随时随地为客户提供比较正确的信息。c)同时，在运输后的结算处理中，第三方在线分销系统传递对帐单信息给DRP系统，财务人员在应付管理中，及时准确地进行结算。6、DRP系统与CRM系统接口a)这一部分，是对客户资料进行审核的内容。在CRM系统中，划分客户的等级、信用额度、折扣率等信息。这些信息通过系统接口传递到DRP系统中，从而为审核客户的订货单提供必要的依据。7、DRP系统与财务系统接口a)在DRP系统中，实现对帐、帐龄分析、应付、应收、结算的管理。这些相关信息，同时传递财务系统中，为财务人员进行分析提供具体的数据。b)同时，由于系统自动进行过帐，从而减少财务人员的工作量、出错率，对资金的回收管理提供及时的信息。系统总体结构.1系统总体结构模型.2系统总体结构描述1、数据交换平台a)在数据交换平台中，是外部系统的一个窗口；所有的数据交换与共享，都通过这一平台进行；同时，也是相应数据权限管理的核心所在。b)对于交换上来的数据，进行加密处理后，再转发给其他相应的系统；对于第一个部门中的数据的访问权限要求有高度的管理，这种管理应该深入到每一级的业务数据。DRP系统要访问其他的数据，也必须通过这一平台进行，不能直接访问其他系统中的数据。i.如销售终端的销售情况数据上传到数据中心后，有相应数据访问权限的业务人员，从数据交换平台下载在权限范围内的数据后，再进行下一步的处理工作。c)同时，在数据访问过程中，记录每一个业务人员访问的数据情况，从而为数据的安全使用提供比较准确的记录，并对这些数据进行了分析后，提供相应的分析报表给管理人员。从而防止数据被非法盗用。d)在数据交换平台中，采用VPN服务的方式，必须通过VPN客户端接入VPN服务器之后，才能访问其中的数据，更加保障数据的安全性。2、系统管理a)系统管理是整个DRP系统的安全性的重要保证。在系统管理中，提供相应的用户、角色、部门、权限的管理。同时，对数据的访问权限也进行严格控制，从而防止相关数据被非法利用。也就是数据权限控制到部门一级，只有被授权后的相应部门才可以访问其中的数据资料。b)在数据一级权限管理中，再增加系统的功能权限管理。在DRP系统中的每一个菜单、功能、按钮都进行严格控制。c)在分配权限之时，可以对用户功能级、部门级、企业级授权管理。d)在系统管理中，日志管理也是必须的，同数据交换平台一样，对每一个进入的用户，记录它的每一次操作情况。必要时，可以记录用户的操作后的更新数据的SQL语句，从而为数据的恢复提供详细的资料。e)IC卡管理、短信管理为系统提供更加优质的服务。对会员入会后，提供相应的会员等级，会员可以使用IC卡直接通过INTERNET网络登陆系统，访问会员的相关服务情况。新产品信息、配送信息可以随时随地的利用短信服务，为客户提供更加透明的服务。3、DRP管理a)DRP管理，是整个系统的核心业务。它包括采购管理、销售管理、仓储管理、运输管理、分销计划管理、财务管理、客户管理、供应商管理。b)采购管理主要是实现由销售人员提供的采购单申请资料的审核，再向供应商发采购单；并对供应商的情况进行评估，选择最佳的供应商。在采购过程中，跟踪采购单在供应商的生产情况、发货情况、运输情况，及时把相应信息传递给销售人员。销售人员根据采购人员提供的信息，服务客户。i.对于采购退货情况，采购人员根据销售退货的资料，以及相关的供应商的退货比例、退货期限等信息进行管理。c)销售管理主要是实现由客户提供的订货单的管理，对客户的等级进行审核。在发货过程中，随时联系客户，跟踪客户的相关信息。对产品的发货情况、运输情况进行管理，并提供给客户。i.对于销售人员确定利润比例的时候，只能在规定的范围内进行调整，如果超过范畴时，直接上报给销售经理审批之后，才有效。d)仓储管理是对库存的产品进行管理。对采购入库、销售出库、退货管理等。i.在仓储管理中，对出入仓的成本资料进行管理，并提供给财务系统。ii.根据采购人员提出的退货申请，进行拣货包装后，退货给供应商；并反馈出库信息给采购人员。iii.在销售出库时，根据销售人员的送货单信息，分拣货物包装之后，由销售人员或运输人员出库，再送到客户手中。iv.在仓库中，对于盘点作业也是比较重要的，仓储人员根据盘点的结果，调整库存记录，做到帐实相符。v.对于不同仓库之间的货物移动情况，必须进行调拨处理。vi.对于仓库的区域的定义，货架的定义等进行管理。e)运输管理是对销售的货物、采购的货物进行运输。包括从货运站（第三方物流）提货（采购的货物）、退货给供应商时的运输、销售送货时的运输、销售退货时的运输。i.在运输过程中，对运输的车辆信息、司机信息、运输费用等信息进行管理。ii.对于费用的信息，登记后，转入财务系统中。4、分析决策系统a)分析决策系统是上层领导决策时，通过系统提供的决策信息，从而指导领导进行正确决策。b)在分析决策时，分为销售情况、采购情况、客户情况、供应商情况、仓储情况、运输情况等信息进行综合分析；并对这些部门的成本信息进行分析等。领导参考分析的结果，决定公司以后的经营方针政策。.3业务子系统关系业务子系统是整个系统的核心，所有业务的基础。系统将来的发展前景，也决定了业务功能的变化情况；业务功能模块也就是DRP管理功能。在这一节中，将详细介绍业务功能的划分，以及每一业务功能模块中包含的子功能、相互之间的接口关系。下面是系统的子系统用例模型。.3.1子系统用例模型它分为销售管理、分销计划管理、采购管理、仓储管理、运输管理、财务管理。在这些业务模块功能之中，相互之间存在数据共享、业务流程互联等关系。相对于不同的企业，内部之间的关系可能会存在一定程度的差异；但大体上，各个企业都是由这些功能模块组成。销售管理提供订货信息、退货信息到分销计划管理中，由分销计划管理根据现有的库存情况、运输情况进行运算，形成分销计划；业务人员再调整计划后，确定系统的真实计划。分销计划管理形成的计划，传送到采购管理（进货、订货、退货计划）、销售管理（送货、退货计划）、仓储管理（仓储计划）、运输管理（运输计划）。采购根据计划，执行采购行为后，经采购后的产品进行入库。同时，销售管理、运输管理根据采购入库的情况，生成送货单；仓储人员根据送货单进行产品出库。销售退货、采购退货信息，是由客户提出，经销售确认后，通知运输人员回收客户退回的产品；再由仓储部门入库后，通知采购人员。采购人员根据销售退货情况、供应商的退货比例情况，决定退货数量、退货产品。采购人员准备退货后，通知仓储人员准备产品后，退货给供应商。在采购过程中，形成应付款，并过帐到财务管理系统中；采购退货信息，也形成应付冲红信息，冲减应付款。在销售过程中，会形成应收款信息，也过帐到财务管理系统中；销售退货信息，也形成应收冲红信息，冲减应收款。下面是系统内部模块之间的状态图：.3.2子系统状态图当系统初次起动后，由采购人员根据市场情况，采购最新产品信息后；再根据公司制定的销售利润比例，形成最低的销售价格。采购人员在采购管理系统中，录入最新产品的资料后，产品资料传递给销售管理系统。销售管理系统再根据采购部门的最新产品信息，根据市场情况决定产品的基本报价情况，制订基本报价单信息，并录入到系统中。从而在客户询价时，调出基本报价单资料，再根据客户进行调整价格后，报价给客户。客户根据销售人员提供的报价单资料，决定购买的产品、数量、规格等信息。如果客户系统与销售系统进行联接（通过EOS），直接传递订货信息给销售管理系统中，从而业务人员可以直接查看订货信息，从而与客户确认订货单；如果客户系统没有联接，由销售人员手工将订货单输入到系统。在接受订单时，系统根据客户的等级、是否预付款、信用额度等情况，决定是否确认客户订货单。如果客户情况满足订货要求，订货单被确认；否则，退加给客户，拒绝接受客户的订货请求。在确认时，如果要求客户预付款的情况下，形成预收款申请单，传递给财务管理系统中，由财务人员确认并收款后，反馈给销售人员；销售人员再根据财务人员反馈的信息决定是否接受客户的订货请求。这时，系统进入已审核未送货状态（如果是现金支付的，再加上预收款、已收款状态）。订货信息自动进入到分销计划管理系统中。计划人员在分销计划管理系统中，接受到销售部门的订货请求后，根据库存量、采购比量、采购提前期、仓储能力、运输能力等信息，进行物流现场模拟；并根据现场模拟结果，进行调整，以达到最佳状态。在制订分销计划后，生成进货、订货、送货计划、仓储计划、运输计划，并向各相关部门下达有关计划内容。采购人员在接受到采购计划后，形成采购单并选择相应的供应商后，开始采购产品；在采购过程中，随时跟踪供应商的生产情况、运送情况。采购人员将采购情况、供应商的相关情况传递给销售管理系统、仓储系统，从而确认相关计划的进度情况，从而根据实际情况调整相关计划。采购人员采购产品入库后，形成应付单，并传递到财务管理系统中，由财务管理系统支付供应商的货款。同时，核销采购单（可以分多次送货、多次核销）。当财务管理系统支付货款后，也核销采购单。仓储管理系统根据仓储计划信息、采购信息、采购跟踪信息等决定入库情况，并为产品分配货位。当产品到达后，进行检验后入库，并核销采购单。对于采购退货计划，仓储管理系统形成备货清单，由仓储人员分拣产品后，通知采购人员。采购人员再打印采购退货单后出库给供应商，由供应商签收采购退货单。采购退货后，形成采购退货冲红信息，传递到财务管理系统中，冲减应付款。运输管理系统根据运输计划，决定相应的车辆信息、司机信息等，产品出库装车后，运送货物到指定的交货地点后，交给客户；并由客户签收送货单。如果存在退货的情况，运输人员签收退货单后，并回收退货。在退货运输到仓库后，由仓储人员进行检验后入库，同时核销退货单，并形成销售退货冲红信息，传递到财务管理系统中，冲减应收款。.3.3业务子系统顺序图销售人员根据采购人员提供的最新产品信息、产品最低报价信息，制订产品的基本报价单。销售人员在广告媒体上发布产品的相关信息，吸引客户的注意力；或者销售人员直接联系客户，向客户推荐新产品信息。客户对销售的产品有意识购买的时候，联系销售人员商谈价格、产品质量等有关系信息。在客户与销售人员协调一致时，与客户签订销售协议（如果直接客户，以销售小票代替相应的销售协议）。销售协议中包括产品的相关信息，以及产品的销售价格、折扣率、退货率等信息。客户确定购买后，并把要购买的产品资料、购买数量、价格、折扣、退货率等信息通知销售人员。销售人员核对销售协议中相应的信息，确认客户订货单的有效性。销售人员在确定之后，查看库存量情况，从而决定是采购或者是直接送货给客户。如果存在预付款的情况下，销售人员提出预付款申请，经审批通过后，通知客户付款到指定的公司银行帐号中。财务人员在收到货款后，再通知销售人员已收到货物，可以销售货物给客户。在销售经理审批订单之后，计划人员根据现有库存量、安全库存、最大库存、采购批量、采购提前期等信息，进行DRPI计算。在DRPI计算之后，会生成进货、订货计划，以及客户的送货计划。但这一切是在不考虑仓储能力、运输能力、仓储成本、运输成本的情况下，做出的计划。这一计划是否可执行，还要受到仓储部门、运输部门的限制。在DRPI计算之后，根据采购人员根据进货、订货计划，选择相应的供应商，再发送采购单给供应商。随后，跟踪供应商的生产情况、发货情况、运输情况，随时通知销售部门、仓储部门货物什么时候会到、到多少数量，是那一个订单的货物等信息。当货物到达企业后，由仓储部门对采购的货物进行了检验后入库。仓储部门收到货物后，通知采购部门及销售部门。在DRPI计算的基础上，由计划人员根据现在企业的运输能力、仓储能力、以及相关成本信息，进行模拟企业实际动作过程，从而对模拟过程进行优化。并最终生成比较优化的运输计划、仓储计划；并通知仓储部门、运输部门、销售部门。仓储部门根据仓储计划，为即将入库的产品分配相应的仓位。当采购货物入库后，直接搬运到被分配的仓位进行储存。运输部门在收到运输计划后，对运输的车辆、司机等信息进行一定的调整。生成实际的运输计划表。当采购的货物入库后、或者订购的货物，仓库中有存货时，销售人员根据订货单信息，打印送货单后，到仓库提货后，再联系运输部门人员装车后，运送到客户手中，客户对送到的送货单进行签收。在DRP计划中，对于销售退货、采购退货信息也会做出相应的计划表，由销售人员、采购人员执行相应的计划。在计划执行过程中发生异常情况时，调整计划。在采购货物入仓之后，产生应付款信息，并过帐到财务系统中。在付款期限到达后，与供应商进行结算后，付款给供应商。在付款后，核销采购单资料。对于采购退货情况，生成应付冲红信息，冲掉应付款。在销售产品后，生成应收款信息，并过帐到财务系统中。在帐款期限到期后，提醒财务人员或销售人员，联系客户，回收货款。对于销售退货情况，生成应收冲红信息，冲掉应收款。1.3业务功能模块1.3.1销售管理子系统业务概述销售管理子系统是企业信息系统的最前端，直接面对客户。服务质量的好坏，直接影响到客户的满意度，损害企业的利益；并进一步增大潜在客户的开发难度。从而对销售管理系统的管理力度、服务质量提出更高的要求。销售管理子系统主要实现销售订单的管理、客户资料的管理、客户信用度的管理、销售订单送货的管理、销售退货管理。销售管理子系统不是独立的一个子系统，而与其他系统存在着十分密切的关系。下面是它的外部接口关系：在销售管理与外部接口中，内部系统的接口为：仓储管理接口、分析决策接口、分销计划管理接口、运输管理接口、采购管理接口、人力资源管理接口、财务系统接口。与外部系统的接口有：与第三方物流的接口、与销售终端系统的接口、电子商务系统的接口、以及与数据交换平台的接口。在实际工作中，销售系统不直接于外部系统进行联接，而是通过数据交换平台与外部系统进行数据的交换。所以，外部系统与销售管理系统的联接时，在数据交换平台中定义交换与共享的策略、数据的权限等信息后；然后销售的数据传到数据交换平台中，再由数据交换平台进行发布；订阅了发布信息的外部系统，从订阅的内容中，得到自己想要的信息。外部系统传给销售管理子系统的数据，也通过数据共享平台进行发布，销售管理子系统通过订阅的内容，接受到外部传递过来的数据后，进行相关处理。内部的接口中，销售管理子系统在进行订单登记时，首先通过CRM系统的接口，读取客户信用额度信息、客户基本资料信息；同时，也传递客户的订货信息、客户货款支付信息、货物配送信息等。在与财务系统的接口中，主要是把客户的资料、客户的订货情况、客户的退货情况传递给财务系统；如果存在预付款时，也传递预付款信息给财务系统。财务系统根据客户的基本资料、应付款信息，收取客户的货款，并反馈货款的收取情况给销售系统，以便于销售人员跟踪货款的收取情况，及时进行货款回笼。在销售人员收到客户的订货时，销售人员通过仓储系统的接口，读取现有库存情况，以决定是否接受客户的订单。当销售人员开始准备送货给客户时，由销售人员产生送货单并传递给仓储子系统；仓储人员收到销售人员传递的送货单后，准备好产品之后，再反馈给销售人员有关货物准备情况。销售人员根据仓储人员反馈的信息，自动调整送货单，然后打印送货单。销售人员根据送货单从仓库中领取产品后，仓储系统记录出库情况，并核销送货单。核销后的送货单，自动过帐到财务系统中。当有客户退货时，由销售人员登记退货单并回收客户的退货；回收产品后，再进行退货入库，在入库时，系统自动核销销售系统的退货单。核销后的退货单，形成退货冲红单，自动过帐到财务系统中。销售人员登记客户的订货单后，把有关的订货单信息传递给分销计划管理系统；并通过分销计划管理系统进行运算，生成进货、购货计划、送货计划后，再传给销售管理系统。销售人员对相应的计划进行核定后，再上报给采购人员、运输人员；从而在这些部门之间，再进一步协商计划的可行性，经各个部门审核后，再起动分销计划。销售人员在查看库存量不够时，根据客户的订货单信息，生成采购申请单，并传递给采购子系统中；采购人员在接到销售人员提交的采购申请后，对采购申请进行审核后，再向供应商采购货物。在采购产品入库后，由仓储人员通过仓储管理接口向销售人员提供采购入库的信息、以及入库的是那一个采购申请单的产品信息。在采购人员采购产品后，再决定产品最低的销售价格，并通过采购管理接口通知销售人员；销售人员在收到产品的售价后，再决定产品的销售价格。同时，对于产品的销售情况，销售人员也通过采购管理接口，传给采购人员。当销售有退货信息时，由销售人员通知采购人员有关产品的退货情况。销售人员在制订送货单后，再通知运输部门，有那些产品、什么时间、什么地点等通过运输管理接口，通知运输人员运送给客户。对于客户要求退货情况，也通过接口通知运输人员要回收那些产品，从那个地方、那个客户手中回收产品等信息。当运输人员送货后或回收退货情况，在退货入库后，通知销售人员，退回的产品已入库。分销决策系统主要是收集销售部门的销售情况、客户服务情况、退货情况等，从而根据这些信息进行分析，为企业领导的决策提供强有力的依据。销售人员也可以通过分销决策系统，统计自己的工作情况，各区域、部门的销售业绩等情况。对于统计后的销售业绩情况，通过人力资源管理接口，传给人力资源管理系统，为企业对员工的考核提供真实可靠的依据。销售管理系统除了以上的内部子系统之间的接口信息之外，还有外部系统的接口信息。销售管理系统要通过数据交换平台，订阅第三方物流的运输信息、客户签收信息等，同时还要传递货运单信息给第三方物流系统。除了第三方物流系统之外，还有销售终端系统的接口：销售管理系统的订货信息、采购申请信息、送货信息等在数据交换平台上进行发布后，销售终端系统订阅了这些信息；从而在收到发布的信息之后，及时处理自己的内部系统。同时，对于销售终端系统销售情况、向企业系统进行的订货信息、退货信息等，都通过数据交换平台进行发布后，由销售管理系统进行接收，从而实现电子采购系统；避免在数据传递过程中发生的人为错误，并提高了系统的快速反应。在将来，企业在电子商务系统上线后，可以直接从而销售管理系统中接受产品销售信息；从而在网络上发布产品销售信息。当潜在的客户、会员等通过网络直接订购企业的产品信息后，由数据交换平台自动传递给销售管理系统，从而十分直观地为客户提供优质服务，扩大市场领域。业务流程图业务环节说明1、销售报价管理：销售人员根据采购提供的产品制订基本报价单，再依据不同的客户，提供相应的报价单。a)采购人员根据市场情况、供应商发布的最新产品信息，登记新产品的资料、产品的成本价格、最低的销售价格。同时，依据产品的不同属性，定义产品所属类别、以及相应的产品编号、条码等信息。b)销售人员查询采购人员登记的最新产品信息，再进行市场调查后，制订一个基本的报价单。在报价单资料中，包含产品的编码、规格、单位、基本价格、客户编号、付款方式、货币类型等信息。i.依据每一项报价产品的价格、数量计算产品的金额。ii.再对每一项产品的金额进行汇总后，生成总报价单的金额。iii.在客户资料中，记录客户的名称、地址、联系人、联系电话等信息。2、客户管理：对于客户资料的管理，主要是记录客户的基本资料，包括客户的等级、客户的信用额度、客户的投诉记录等信息。a)在客户管理中，提供客户基本资料的更新操作，以及客户资料列表及详细资料的打印操作。如果客户有多个送货地址时，应记录客户的每一个送货地址，从而在输入客户的订货单时，可以选择客户相应的送货地址信息。b)对客户投诉的记录，应记录投诉的原因、记录人、投诉日期等信息；同时，应根据投诉的情况进行处理后，记录处理的情况。c)在制订客户的信用额度时，可以汇总客户以往订货情况、付款情况、退货情况、投诉情况等，从而对这些情况进行评估，确定客户的最终信用额度。3、销售调价管理：在产品销售一段时间后，市场的需求发生变化时，销售人员可以根据变化情况，对产品的价格进行调整。销售人员根据现有的价格表，进行调整，并生成调价申请表，再传给销售经理审批。a)如果销售终端也是接入系统的，由系统发出调价请求到数据交换平台后，销售终端下载调价请求内容后，再根据终端系统的设定情况，执行自动调价或手工调价。b)对于调价比例比较大时，上传到总经理，经总经理审批之后，才可以开始调价。对于调价比例，可以由系统设置。c)要求系统能自动记录产品历史价格表,以便能供以后查询产品历史价格数据表。4、销售订单登记：销售人员将最新产品发布后，吸引客户开始购买产品。销售人员将客户的订货单进行记录，然后提交给销售经理审批。如果客户需要预付款时，向销售经理提出预付款申请。a)在销售人员接受客户的订货请求后，记录下客户的真实要求。在这里，如果客户销售系统连接到系统时，可以通过数据交换平台，下载客户的订货申请，即实现电子采购系统功能。同时，还有电子商务系统转过来的客户订货请求信息。系统记录每一种不同进入系统的订货请求信息。b)在输入客户资料时，可以通过查询手段获取客户的资料；也可以直接输入客户的编码信息，系统自动返回客户的详细资料。c)在输入产品时，应能查询产品的资料后，返回客户订购产品的详细资料，从而可以直接输入采购数量即可；有价产品的价格信息，可以直接从报价单中读取出来，然后由销售人员修改。也可以直接输入产品的编码或扫描产品的条码信息，然后读取产品的详细资料。d)系统应记录客户每一次申请的订购请求信息。销售人员也可以直接从客户的报价单中，直接转为订货单，再修改订货单资料。e)在客户订货时，应提供客户总部对帐、分部送货的方式。对于客户直接过来提货时，也应记录客户的销售情况；并在付款方式中，选择现金支付。在送货地点中，可以从客户资料中，选择客户的送货地址。f)在输入客户的销售价格时，只可以根据系统定义的价格范围进行调整；如果超过价格调整范围时，应提交给销售经理审批之后，才能确认订货单。价格调整范围也超过销售经理审核的范围时，应提交总经理进行审批之后，才能确认客户的订货单。g)在录入订货单时，业务人员可以查看仓库的库存情况，从而决定是否可以直接答应客户的交货日期。h)在订货单跟踪处理中，销售人员根据采购人员提供的订货单采购情况，跟踪客户订货的货物情况，从而及时向客户提供最新的订货单被处理的信息。5、预收款申请：在销售人员收到客户的订货申请后，如果要求支付货款的情况，系统自动生成预收款申请单，并根据在客户资料中定义的预支付的比例，计算客户应交的金额。然后销售人员确认后，提交给销售经理审批。6、预收款审批：在销售人员提交申请后，销售经理审核申请情况，无误后，审批通过；否则，输入审核之后不能通过的原因，退回给销售人员。销售人员再根据审批的结果联系客户，要求客户补充相应资料或支付货款。a)在销售经理审批通过后，传到财务管理中，由财务人员确认预付款申请的内容。如果客户已支付货款后，由财务人员反馈给销售人员、销售经理，通知他们货款已支付；同时，系统自动确认客户的订货单。b)如果客户没有支付客户的订货单不能被确认。也就是说不能用来计算采购申请和送货计划等。7、销售订单审批：经销