医院外宾接待工作程序

医院外宾接待工作程序外事工作影响深远广泛、难以挽回，政策性、敏感性和时间性较强，责任重大、授权有限。为了提高质量、提高效率、不断改进外宾接待工作，提出下列办事程序：一、基本素养结合各个时期情况，利用各种渠道及媒介对相关人员进行外交形势、外事政策纪律、外交礼仪及技巧教育，不断提高医院及科室对外接待工作的水平。对任何一位外宾的交往均要慎重，因为可能会有长远影响。对所有来访者，均要有赠送带有医院标志的礼品的意识（种类由国际合作处裁定及准备）。二、外宾接待的对等原则（一）国外院级及以上领导及有较高官方或非官方（如较大民间组织及基金会）职务的人员来访，由国际合作处负责接待，并有一位或多位院领导出面。必要时，请院长出面接待。

会面结束后，由我院在场职务最高的领导赠送带有医院标志的礼品（种类由国际合作处裁定及准备）。我院承担XX在X的部分食宿及旅游交通费用，邀请方或相关科室负责机场接送、市内陪同。（二）科室在医院外事预算外邀请的，国外无行政职务的知名教授、教授、副教授、助理教授来访，原则上由科室接待。会面由科室自行安排，建议赠送带医院标志的小礼品（种类由国际合作处裁定及准备）；来访费用由科室自行负责。10人以上的综合学科代表团、较大的单一学科代表团请与国际合作处联合接待、扩大医院整体介绍和影响。（三）助理教授以下的一般性人员来访，由相关科室和部门接待，赠送带医院标志的小礼品（种类由国际合作处裁定及准备）。（四）科室在接待过程中，需要国际合作处协助时，须提前2周告知。（五）科室自行接待的外宾信息，每季度向国际合作处报送一次备案，供院领导全盘掌握我院外事动向，每年医院总体总结报告公布给各科室有利于今后交流所用。三、外宾来院前的准备工作（一）接待前详细了解被接待外宾的身份、经历、专业特长、来院目的和要求。（二）国际合作处接到外宾来访的通知立即向主管院领导汇报，经同意后，迅速制定接待计划，着手进行接待日程安排。打印日程安排表（中英文）并通知外宾以及参加接待的有关人员。（三）科室如需国际合作处协助时，迅速将外宾来访详细情况报国际合作处，并由国际合作处向主管领导汇报。（四）根据外宾特点（身份、专业特长等），按照规格对等、专业对口的精神，确定适当数量的人员接待。（五）召开准备工作会议：1、院级接待由国际合作处（必要时由院领导）召集接待陪同人员以及有关科室人员参加，研究和布置准备工作；2、科室接待由科主任召集相关人员研究和布置工作；3、接待人员要认真作好向来访者介绍和交谈的准备，努力做好对外宣传工作。四、外宾来院后的工作程序首先在接待室简短介绍本院情况（或科室情况）及活动安排。安排参观：专人陪同外宾参观，外宾到达一处后，负责联络的同志应即电话通知下一被参观单位。向外宾介绍情况要突出重点，谈看结合、简明扼要、实事求是、留有余地，要讲究参观实效，不过分追求形式。专业性参观，有关部门要切实做好专业安排。五、外宾来院访问或个人会见事先要详细了解对方的目的、要求、内容，尽早通知有关人员做好会见准备。与外宾交谈时，应态度自然、落落XX，重点宣传我国、我院或本人的优势情况、注意寻找各方面合作意向。原则问题按统一的对外口径表态。六、学术活动（包括院内外座谈、讲座）来院座谈，根据其内容，结合我院的情况，适当组织有关人员有准备地参加。座谈时要多提问，了解国际上的有关学术、新方法及新技术进展。院外的讲座与座谈，均须根据其内容，结合我院的实际情况与可能，派有关人员前往参加。七、总结工作接待人员应注意了解外宾的对我院的意向、印象及建议，并及时汇报。外宾离院后，接待人员应根据情况填写《XXXX医院外宾来访登记表》；每张表后须附上《外宾