现代企业档案管理课件

现代企业档案管理与电子文件管理培训班张大伟现代企业档案管理与张大伟前言

一、讲课内容

1、现代企业档案管理

2、现代企业电子文件管理

前言

一、讲课内二、为什么讲这两个主题？

1、现代企业制度下的档案工作环境发生了深刻的变化

2、电子文件的大量形成使企业档案工作面临巨大的机遇和挑战

三、教学方法

1、理论和实践结合：理论指导实践，强调务实。

2、继承与创新结合：继承传统企业的经验，实现机制创新。

3、技术与管理结合：强调信息技术和档案业务的紧密结合。二、为什么讲这两个主题？

1、现代企业制度下的档案工作环境发四、教学依据：

国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。

1、档发字〔2002〕5号《企业档案管理规定》；

2、档发〔2004〕4号《国有企业文件材料归档办法》；

3、重点讲：DA/T42-2009《企业档案工作规范》(以下简称《规范》）。四、教学依据：

国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。

1第一章现代企业档案管理第一章现代企业档案管理第一节档案工作概述

第一节档案工作概述

一、档案和档案工作

（一）档案的定义

档案是过去和现在的国家机关、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声音等不同形式的历史记录。（《档案法》第二条）。一、档案和档案工作

（一）档案的定义

档案（二）档案形成的四个要素

1、档案的来源：来自于人类的社会活动，主体是国家机关、社会组织及个人。

2、档案的条件：

（1）必须是办理完毕的文件，即指文件处理程序或文件办理的事情已经完毕。

（2）必须是具有一定保存（凭证或情报）价值的文件。

（3）必须是按照规范的程序集中保存起来的文件。

3、档案的载体：档案有特定的载体，其载体的制成材料、记录方法、表达形式在不断地发展变化。

4、档案的性质：档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定历史记录性质。（二）档案形成的四个要素

1、档案的来源：来自于人类的社会活（三）档案工作的概念

1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。

2、档案工作分宏观管理和微观管理两个方面：

（1）宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督、指导和检查等组织建设和事业管理的工作。

（2）微观管理是指具体的档案业务工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节。（三）档案工作的概念

1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档3、档案工作贯穿两个运动过程

（1）实体流：指档案文件和案卷实体的收集、整理、排列、借阅利用的过程。

（2）信息流：伴随档案实体流产生各种信息，如档案的统筹规划、组织协调、分类、著录、标引、编目、检索、提供利用等。两者互为条件、互相依赖。

传统管理是借助实体流实现信息流。信息化条件下实体流和信息流可以相分离。3、档案工作贯穿两个运动过程

（1）实体流：指档案文件和案卷二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理

1、全国各种档案，由各级档案管理机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理

（1）各单位内党政工青妇等组织形成的档案，均由机关档案室集中管理，不得由个人或承办部门分散保存；

（2）各单位需要长远保存的档案，必须定期移交给各级档案馆集中保管，不得由各单位分散保存。

（3）一切档案材料，非依规定和经过批准手续，不得任意转移、分散和销毁。

企业档案管理存在集中管理（宝钢模式）和分级管理（金山石化模式）两种。二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理

1、全国各种档2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管理

（1）统一领导，即对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一领导、指导和监督。

（2）分级管理，即由各级档案行政机构按照国家的统一规定，结合自身特点，制定各自的档案工作规划、制度和办法，对本地区的档案工作进行管理。2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管三、档案工作总体要求

1、健全“五个体系”

（1）法制化、规范化的档案管理体系；

（2）知识面较宽、素质较高的档案队伍体系；

（3）内容丰富、门类齐全、特色鲜明，质量上乘的档案库藏体系；

（4）设备先进、安全可靠的档案保护体系；

（5）形式多样、有效便捷的档案信息资源的开发服务体系。三、档案工作总体要求

1、健全“五个体系”

（1）法制化、规2、加强民生档案工作（建设“两个体系”）

国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知（档发[2007]12号）

（1）建立各级档案部门要努力建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整。

（2）建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。

企业档案关系民生，也是民生档案的重要组成部分。2、加强民生档案工作（建设“两个体系”）

国家档案局3、增强档案意识

（1）法治意识：普法宣传，依法治档。

（2）收集意识：不要犯错过的过错。

（3）投入意识：注重全面投入。

（4）产出意识：注重全面产出。3、增强档案意识

（1）法治意识：普法宣传，依法治档。

（2第二节现代企业

档案工作概述

第二节现代企业

档案工作概述

一、基本概念

（一）企业：是经济组织，它在生产、流通和服务等领域，从事某种相对固定的商品经济活动，通过提供满足社会需要的商品或劳务来盈利。

企业有独资、合伙和公司三种类型。

公司是现代市场经济条件下最主要的企业组织形式。一、基本概念

（一）企业：是经济组织，它在生产、流通和服务等（二）现代企业制度基本特征

1、现代企业核心是法人制度

现代公司是依法成立的经济组织，有独立的财产，通过从事的经济活动来盈利。

2、现代企业治理结构，即公司组织机构的设置与运行机制。股东会、董事会、经理与监事会三者间的制衡关系是现代企业治理结构的核心，有利于公司高效率运作，追求利益的最大化。（二）现代企业制度基本特征

1、现代企业核心是法人制度

现代二、企业档案工作综述

1、企业档案工作的意义：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。（4.1）

2、企业档案工作的原则：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。（4.2）

3、企业档案工作的目的：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（4.3）

4、企业档案工作的责任：企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。（4.4）二、企业档案工作综述

1、企业档案工作的意义：企业档案是企业三、现代企业档案工作面临的困难

1、内外动力机制不健全

2、企业档案意识不强烈

3、企业档案工作不稳定

4、企业档案资源不充裕

5、档案法规体系不完善

6、档案人员素质不适应三、现代企业档案工作面临的困难

1、内外动力机制不健全

四、现代企业档案工作的探索

1、需要遵循企业档案工作的一般规律。

2、需要与现代企业的需求相适应。

3、需要继承传统企业档案工作的成功经验，克服其不足。四、现代企业档案工作的探索

1、需要遵循企业档案工作的一般规第三节中外企业档案工作比较（参见资料）第三节中外企业档案工作比较（参见资料）

一、外国企业档案的管理方式

二、中外企业档案管理工作比较

（一）中外企业档案工作发展历程

1、美国企业档案工作的发展概况

2、我国企业档案工作的发展概况

（二）中外企业档案工作运行机制比较

1、基本动因比较

2、管理体制比较

3、管理模式比较

一、外国企业档案的管理方式

二、中外企业档案管理工作比较

三、启示

㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题

㈡企业档案管理层次的提升——信息管理与知识管理

㈢多元化的发展模式

㈣自主发展与有序引导相结合

三、启示

㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题

㈡企第四节现代企业档案工作的体系建设第四节现代企业档案工作的体系建设组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。

一、组织系统

1、档案工作领导：企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。（5.1.1）

2、档案机构设置：企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。（5.1.2）

3、档案人员配备：企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。

（5.1.3）

4、档案工作体系：企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。（5.1.4）组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。

一、二、规章体系（6.1“四个明确”）

1、明确企业文件形成归档责任：企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

2、明确企业档案工作规定：企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。（6.1.2）

3、明确档案工作责任追究制度：对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。（6.1.3）

4、明确档案管理应急预案：对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。（6.1.4）

二、规章体系（6.1“四个明确”）

1、明确企业文件形成归三、管理制度体系（6.2）

1、文件归档制度：应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。（6.2.1）

（详见7.3.2~7.3.4）

2、档案保管制度：应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。（6.2.2）

（详见7.6)（详见9.1~9.6)

3、

档案鉴定销毁制度：应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。（6.2.3）（详见7.7)三、管理制度体系（6.2）

1、文件归档制度：应明确文件归4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。（6.2.4）（详见7.8)

5、档案利用制度：应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。（6.2.5）（详见7.9)

6、档案保密制度：应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。（6.2.6）

7、电子档案管理制度：应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。（6.2.7）

8、

档案管理系统操作制度：应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。（6.2.8）4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求四、业务规范体系（6.3）

1、文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。（6.3.1）

2、

档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。（6.3.2）(详见《规范》附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》）

3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。（6.3.3）（详见同上）

4、特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。（6.3.4）四、业务规范体系（6.3）

1、文件、档案整理规范。应明确五、工作保障体系

1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。(7.1.1)

2、企业档案工作者的“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

（7.1.2）

3、企业档案工作的“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。（7.1.3）

五、工作保障体系

1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作第五节现代企业档案业务工作第五节现代企业档案业务工作一、制定归档范围和归档类目

1、

企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。

（7.3.2.1）

现代企业档案归档范围参考《企业档案工作规范》附录A。

党政机关和人民团体贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）

2、归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。（7.3.2.2）一、制定归档范围和归档类目

1、企业在筹备、建设、生产、经3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。（7.3.2.3）3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保4、归档类目

企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理类档案应结合各部门工作职能，制定

《归档类目表》。制订《归档类目》须注意：

（1）大单位按组织机构，问题设类。小单位可按组织机构，问题设类，也可以按问题设类。按组织机构问题设类的，应针对所有机构，不能有遗漏。

（2）类下设条款，每个条款反映机构内的一项职能、活动或问题。每个条款名称就是一组文件的文件标题。因此，拟制条款名称既要扼要，又要具体，不可用笼统语言。

（3）条款内容大致相近的要尽量排在一起。如“董事会会议纪录和董事会主要决议、决定”。

（4）类目的拟制和修订要由档案部门和文书部门结合进行，交办公室负责人签署后执行。

（5）每年须将归档类目征求有关部门意见，适当调整。4、归档类目

企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理二、归档文件形成与积累

按照归档范围和归档类目做好文件的形成与积累工作。

1、文件形成的要求

（1）归档类目中的文件一旦形成必须随时收集、登记；

（2）归档文件必须是最终版本；

（4）字迹清楚、图样清晰、图表整洁、文件的签名、盖章必须齐全；

（5）统一使用A4纸张。

（6）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。（7.2.1）字迹材料必须耐久，禁止用圆珠笔、铅笔。打印的归档文件最好用激光打印机；

（7）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。（7.2.2）

二、归档文件形成与积累

按照归档范围和归档类目做好文件的形成2、文件形成中的常见问题：

（1）缺少反映部门主要活动的文件。

（2）只有结论性文件，缺过程性文件。

（3）附件材料不全。

（4）重要会议文件不全。

（5）文件签名盖章手续不全。

（6）文件缺页。

（7）夹带小纸条。

☆解决问题对策：

（1）加强业务学习，提高业务能力。

（2）加强平时督促检查，发现问题及时补救。

（3）加强宣传，主动争取业务技术人员的配合。

2、文件形成中的常见问题：

（1）缺少反映部门主要活动的文件3、文件的积累的组织

建立部门兼职档案员网络体系，负责文件的收集积累，实行文书处理部门预立卷，这

是我国文书工作的一项根本制度，具有以下优越性：

（1）有利于立卷文件的齐全和保密。

（2）有利于提高案卷质量和立卷效率。

（3）有利于正确判断文件保管期限。

（4）有利于各部门平时对文件的查找和利用。

（5）有利于档案室工作的开展。3、文件的积累的组织

建立部门兼职档案员网络体系，负责文件的4、文件积累的内容：

（1）“帐内”文件的收集

“帐内”文件是指收发文登记簿中的文件，即将收发文件登记簿中的属于归档范围的文件收集齐全，这类文件多数是红头文件，即正式公文。

（2）“帐外”文件的收集

“帐外”文件是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无帐可查的文件。这些文件不容易控制，在归档过程中易被遗漏。它主要包括：本单位召开的各种会议文件,如会议记录、发言稿等；本单位领导和有关工作人员外出开会带回来的文件；外单位直接寄发给领导人“亲启”文件或直接寄给部门和有关人员的文件；本单位内部各种规章制度、办法和统计数据报表等。这类文件虽然是非正式公文但是往往有重要的归档价值。

（3）专门文件的收集

指专业性比较强的业务类文件，生产、经营类、科研类文件，如合同、意向书、各类业务资质、证书、营业执照等。还有制作材料比较特殊的文件材料，如照片、音像资料等。4、文件积累的内容：

（1）“帐内”文件的收集

“帐内”文件5、文件的平时归卷

（1）立卷人员需预先准备好卷夹（或卷袋），每一类目准备好一个卷夹。卷夹上写上类目号，以便对号入坐。

（2）立卷人员应将有关事项的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、来文与复文、调查与结论、转发件与被转发件、以及有关某次会议、某次出国、某项采购、销售等活动的相关文件都收齐归入同一卷夹。

（3）原则上采用“立薄卷”或以件为保管单位的方法，但是对某些文种，如合同，也可以组厚卷，即将一批合同装订成一卷。5、文件的平时归卷

（1）立卷人员需预先准备好卷夹（或卷袋）三、归档文件的整理与归档

1、文件整理（7.3.1）

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。

文书、科技、会计、人事等门类文件的整理,应分别符合GB9705《文书档案案卷格式》；

DA/T22《归档文件整理规则》；

GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》；

财会字〔1998〕32号《会计档案管理办法》；

劳力字〔1992〕33号《企业职工档案管理工作规定》；

音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合

GB/T11821《照片档案管理规范》；

DA/T15《磁性载体档案管理与保护规范》；

GB/T18894《电子文件归档与管理规范》；

DA/T32《公务电子邮件归档与管理规则》。三、归档文件的整理与归档

1、文件整理（7.3.1）

文件立2、归档时间

（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。（7.3.3.1）

（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。（7.3.3.2）

（3）

产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

（4）

会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（7.3.3.4）

（5）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（7.3.3.5）

（6）

磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（7.3.3.6）

（7）更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。（7.3.3.7）2、归档时间

（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理3、归档质量要求

（1）企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。（7.3.4.1）

（2）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。（7.3.4.2）

（3）归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（7.3.4.3）

（4）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（7.3.4.4）

3、归档质量要求

（1）企业应实行部门、项目及专项工作的文件（5）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（7.3.4.5）

（6）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。（7.3.4.6）

（7）

文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（见附录B的图B.1）。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

（7.3.4.1）（5）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需

四、档案收集工作

1、文件归档的交接（7.4.1）

（1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。（7.4.1.1）

（2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。

双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。（7.4.1.2）

2、档案与资料的收集

（1）企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。（7.4.2.1）

（2）企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

（7.4.2.2）

（3）企业可根据需要收集宣传报导本单位的新闻资料。（7.4.2.3）

（4）企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

（7.4.2.4）

（5）企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。（7.4.2.5）四、档案收集工作

1、文件归档的交接（7.4.1）

（1

五、

档案整理工作

（一）整理工作的一般要求

1、档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。

（7.5.1）

2、分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。（7.5.2）

3、

类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。（7.5.3）

4、

全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。（7.5.4）

5、根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA/T13。（7.5.5）五、档案整理工作

（一）整理工作的一般要求

1、档案部门6、

档号可采用“[全宗号——]分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[]表示可选）结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。（7.5.6）

7、纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号。（7.5.7）

8、

按全宗、类别、保管期限编制档案目录。（7.5.8）

9、

档案部门应对每个全宗建立全宗卷。全宗卷可单独管理。全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T12《全宗卷规范》。（7.5.9）6、档号可采用“[全宗号——]分类号（或项目代号或目录号）（二）档案整理工作要点：

1、明确归档范围、

2、明确著录规则、

3、明确全宗划分、

4、明确分类方案、

5、明确组卷方式、

6、明确档号规则、

7、明确质量要求：（1）须将应归档文件收集齐全；（2）须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；（3）须正确区分文件的价值。（二）档案整理工作要点：

1、明确归档范围、

2、明确著录规（三）以“件”为单位的档案整理方法

针对文书类档案（即工业企业档案分类》中的前四类。

1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2、“件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件；

（2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。（三）以“件”为单位的档案整理方法

针对文书类档案（即工业企3、“件”文件材料的排列、组合

①印件与原稿必须立在一起、印件在前、原稿在后。

②同一问题（内容）的申请与批复必须一并组卷装订、批复在前、申请在后。这种由同一问题产生的材料一般不受年代级别的限制。

③需要一并装订的材料厚度看具体情况定、一般材料以2厘米为宜。基本建设类可视情况而定。

④文件材料排列、组合在一起或者说装订在同一卷案卷内、大致要具备三"同"条件：一是年代相同；二是内容相同；三是保管期限相同。

⑤科学技术档案的排列、一般是文字材料（如投标、勘探、开工报告、监理材料等）放在前面、图纸放在文字材料的后面。3、“件”文件材料的排列、组合

①印件与原稿必须立在一起、印4、分类

按“年度—保管期限（永久、30年、10年）”进行分类整理归档。

也可加分类号：即“分类号—年度—保管期限—序号”，

如档号结构为：1.1.2000.永久-001

如果档案进馆则前面再加企业的全宗号。

5、编制页码

原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。4、分类

按“年度—保管期限（永久、30年、10年）”进行分6、盖章编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

（2）档案章的项目及填写内容：

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000”

保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”

注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、长期、短期）编制1个流水号，每年断号。全宗号年度保管期限件号6、盖章编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白7、装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。

（2）填写盒内备考表。

盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

日期：归档文件整理完毕的日期。7、装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。按照年度、保8、填写归档文件目录

（1）件号：编制的流水号；

（2）责任者：文件的署名者或发文机关；

（3）文号：文件的发文字号（没有文号的不用填写）

（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；(举例:[关于重点建设项目建档工作的]补充通知

（5）日期：指文件形成的日期；例:2005.01.01

（6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；（注意：正反面）

（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；

（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。件号责任者文号题名日期页数备注（归档号）8、填写归档文件目录

9、编写归档说明，包括：

（1）单位的名称；

（2）单位领导名单及任免时间；

（3）当年的主要工作情况

（4）当年档案归档情况。

10、档案的装订

（1）薄卷装订

（2）厚卷装订9、编写归档说明，包括：

（1）单位的名称；

（2）单位领导六、档案保管工作

1、档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。（7.6.1）

2、档案入库前一般应去污、消毒。受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。（7.6.2）

3、库房管理（7.6.3）

（1）库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。（7.6.3.1）

（2）库房温、湿度应符合各类载体的保管要求，有温湿度登记（登记表参见附录B的图B.2）。特殊载体材料保管见DA/T15第7章。（7.6.3.2）

（3）库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

（7.6.3.3）

4、库藏档案应定期清理核对,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。（7.6.3.4）六、档案保管工作

1、档案存放应依据档案载体选择档案柜架。七、档案鉴定工作

1、企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。（7.7.1）

2、档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。（7.7.2）

3、

档案保管期限一般分为永久和定期两种。会计档案的保管期限执行《会计档案管理办法》。（7.7.3）

4、永久保管档案。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。（7.7.4）

七、档案鉴定工作

1、企业应成立由主管领导、职能部门、专业5、定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。（7.7.5）

6、企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。（7.7.6）

5、定期保管档案。凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本八、档案统计工作

1、档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。（7.8.1）

2、建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。（7.8.2）

3、档案统计工作应保持连续性。（7.8.3）

4、工作要点

（1）档案部门指定专人负责统计。

（2）各类档案要建立健全统计账本，定期做好登记、统计，准确记录档案的收进、整理、利用、移出、销毁等数据，按期汇总报送统计负责人。

（3）统计负责人按上级规定要求及时报送各种报表，并进行统计分析。

（4）要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是，不得随意估算、虚报。八、档案统计工作

1、档案部门应及时、准确地填报本企业档案九、档案利用工作

1、档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效提供档案利用服务。（7.9.1）

2、企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批。（7.9.2）

3、利用档案应按规定进行登记（借阅登记表参见附录B的图B.4）。利用效果突出的宜进行登记。（利用效果登记表参见附录B的图B.5）（7.9.3）

4、可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。（7.9.4）九、档案利用工作

1、档案部门应加强档案检索系统建设，开发档5、企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。（7.9.4）

6、企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，

如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。

（7.9.4）

7、企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。（7.9.4）

8、企业可利用档案举办档案陈列或展览。（7.9.4）

5、企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇十、档案保密工作

1、保密的内容

（1）保守国家秘密

《中华人民共和国保守国家秘密法》（1988年9月5日第七届全国人民代表大会常务委员会第三次会议通过2010年４月29日第十一届全国人民代表大会常务委员会第十四次会议修订）。包括总则、国家秘密的范围和密级、保密制度、监督管理、法律责任、附则共六章。

（2）保守商业秘密

根据《中华人民共和国反不正当竞争法》

制定的《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》称商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息，包括设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。

《企业商业秘密保护办法（实例）》十、档案保密工作

1、保密的内容

（1）保守国家秘密

《中（3）信息安全等级保护管理

公安部、国家保密局、国家密码管理局、国务院信息化工作办公室于2007年6月22日联合制定颁发了《关于印发<信息安全等级保护管理办法>的通知》。共有7章44条。其中

第六条规定“国家信息安全等级保护坚持自主定级、自主保护的原则。信息系统的安全保护等级应当根据信息系统在国家安全、经济建设、社会生活中的重要程度，信息系统遭到破坏后对国家安全、社会秩序、公共利益以及公民、法人和其他组织的合法权益的危害程度等因素确定。”

第七条规定“信息系统的安全保护等级分为以下五级”。（3）信息安全等级保护管理

公安部、国家保密局、国家密码管理2、保密管理

（1）利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，不得擅自开放或扩大利用范围；档案管理人员不得擅自向无关人员泄露档案中涉密事项。

（2）以下档案的借阅利用必须经办公室领导批准：未过保密期限的绝密档案；单位党委会会议记录；涉及总公司部门经理、分公司以上干部的案件审理档案。

（3）查阅档案必须在阅档案室进行，不得由档案利用者自行在档案库房查找。一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。

（4）已过保密期限的档案，未经批准仍不得向社会开放。

（5）外单位人员借阅特殊保密要求的档案时，除了凭介绍信外，还要经办公室领导批准。2、保密管理

（1）利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，（6）档案严禁出卖。如需交换、转让、赠送档案复制件，应报请上级档案管理部门批准。

（7）凡违犯《档案法》、《保密法》或本行有关档案保密规定的人员，将视其情节轻重予以严肃查处。

（8）销毁失去保存价值、超过保管期限的档案时，应登记造册，报相关领导批准。销毁时应将待销档案送到指定保密处理厂，由两人监销并在销毁登记表上签字。

（9）各单位要加强对档案人员的保密教育与管理，档案人员上岗前必须对其进行保密基本知识教育，在岗时要认真落实保密工作制度，离岗前档案人员要将个人保存的涉密材料进行认真清理并列入移交，离岗后要继续履行保密义务。（6）档案严禁出卖。如需交换、转让、赠送档案复制件，应报请上现代企业档案管理与电子文件管理培训班张大伟现代企业档案管理与张大伟前言

一、讲课内容

1、现代企业档案管理

2、现代企业电子文件管理

前言

一、讲课内二、为什么讲这两个主题？

1、现代企业制度下的档案工作环境发生了深刻的变化

2、电子文件的大量形成使企业档案工作面临巨大的机遇和挑战

三、教学方法

1、理论和实践结合：理论指导实践，强调务实。

2、继承与创新结合：继承传统企业的经验，实现机制创新。

3、技术与管理结合：强调信息技术和档案业务的紧密结合。二、为什么讲这两个主题？

1、现代企业制度下的档案工作环境发四、教学依据：

国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。

1、档发字〔2002〕5号《企业档案管理规定》；

2、档发〔2004〕4号《国有企业文件材料归档办法》；

3、重点讲：DA/T42-2009《企业档案工作规范》(以下简称《规范》）。四、教学依据：

国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。

1第一章现代企业档案管理第一章现代企业档案管理第一节档案工作概述

第一节档案工作概述

一、档案和档案工作

（一）档案的定义

档案是过去和现在的国家机关、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声音等不同形式的历史记录。（《档案法》第二条）。一、档案和档案工作

（一）档案的定义

档案（二）档案形成的四个要素

1、档案的来源：来自于人类的社会活动，主体是国家机关、社会组织及个人。

2、档案的条件：

（1）必须是办理完毕的文件，即指文件处理程序或文件办理的事情已经完毕。

（2）必须是具有一定保存（凭证或情报）价值的文件。

（3）必须是按照规范的程序集中保存起来的文件。

3、档案的载体：档案有特定的载体，其载体的制成材料、记录方法、表达形式在不断地发展变化。

4、档案的性质：档案是工作活动的直接记录，是原始记录材料，具有特定历史记录性质。（二）档案形成的四个要素

1、档案的来源：来自于人类的社会活（三）档案工作的概念

1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。

2、档案工作分宏观管理和微观管理两个方面：

（1）宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督、指导和检查等组织建设和事业管理的工作。

（2）微观管理是指具体的档案业务工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节。（三）档案工作的概念

1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档3、档案工作贯穿两个运动过程

（1）实体流：指档案文件和案卷实体的收集、整理、排列、借阅利用的过程。

（2）信息流：伴随档案实体流产生各种信息，如档案的统筹规划、组织协调、分类、著录、标引、编目、检索、提供利用等。两者互为条件、互相依赖。

传统管理是借助实体流实现信息流。信息化条件下实体流和信息流可以相分离。3、档案工作贯穿两个运动过程

（1）实体流：指档案文件和案卷二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理

1、全国各种档案，由各级档案管理机构分别集中保存，并实行党政档案的统一管理

（1）各单位内党政工青妇等组织形成的档案，均由机关档案室集中管理，不得由个人或承办部门分散保存；

（2）各单位需要长远保存的档案，必须定期移交给各级档案馆集中保管，不得由各单位分散保存。

（3）一切档案材料，非依规定和经过批准手续，不得任意转移、分散和销毁。

企业档案管理存在集中管理（宝钢模式）和分级管理（金山石化模式）两种。二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理

1、全国各种档2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管理

（1）统一领导，即对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一领导、指导和监督。

（2）分级管理，即由各级档案行政机构按照国家的统一规定，结合自身特点，制定各自的档案工作规划、制度和办法，对本地区的档案工作进行管理。2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分级负责地进行管三、档案工作总体要求

1、健全“五个体系”

（1）法制化、规范化的档案管理体系；

（2）知识面较宽、素质较高的档案队伍体系；

（3）内容丰富、门类齐全、特色鲜明，质量上乘的档案库藏体系；

（4）设备先进、安全可靠的档案保护体系；

（5）形式多样、有效便捷的档案信息资源的开发服务体系。三、档案工作总体要求

1、健全“五个体系”

（1）法制化、规2、加强民生档案工作（建设“两个体系”）

国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的意见》的通知（档发[2007]12号）

（1）建立各级档案部门要努力建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整。

（2）建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。

企业档案关系民生，也是民生档案的重要组成部分。2、加强民生档案工作（建设“两个体系”）

国家档案局3、增强档案意识

（1）法治意识：普法宣传，依法治档。

（2）收集意识：不要犯错过的过错。

（3）投入意识：注重全面投入。

（4）产出意识：注重全面产出。3、增强档案意识

（1）法治意识：普法宣传，依法治档。

（2第二节现代企业

档案工作概述

第二节现代企业

档案工作概述

一、基本概念

（一）企业：是经济组织，它在生产、流通和服务等领域，从事某种相对固定的商品经济活动，通过提供满足社会需要的商品或劳务来盈利。

企业有独资、合伙和公司三种类型。

公司是现代市场经济条件下最主要的企业组织形式。一、基本概念

（一）企业：是经济组织，它在生产、流通和服务等（二）现代企业制度基本特征

1、现代企业核心是法人制度

现代公司是依法成立的经济组织，有独立的财产，通过从事的经济活动来盈利。

2、现代企业治理结构，即公司组织机构的设置与运行机制。股东会、董事会、经理与监事会三者间的制衡关系是现代企业治理结构的核心，有利于公司高效率运作，追求利益的最大化。（二）现代企业制度基本特征

1、现代企业核心是法人制度

现代二、企业档案工作综述

1、企业档案工作的意义：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。（4.1）

2、企业档案工作的原则：企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。（4.2）

3、企业档案工作的目的：企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（4.3）

4、企业档案工作的责任：企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。（4.4）二、企业档案工作综述

1、企业档案工作的意义：企业档案是企业三、现代企业档案工作面临的困难

1、内外动力机制不健全

2、企业档案意识不强烈

3、企业档案工作不稳定

4、企业档案资源不充裕

5、档案法规体系不完善

6、档案人员素质不适应三、现代企业档案工作面临的困难

1、内外动力机制不健全

四、现代企业档案工作的探索

1、需要遵循企业档案工作的一般规律。

2、需要与现代企业的需求相适应。

3、需要继承传统企业档案工作的成功经验，克服其不足。四、现代企业档案工作的探索

1、需要遵循企业档案工作的一般规第三节中外企业档案工作比较（参见资料）第三节中外企业档案工作比较（参见资料）

一、外国企业档案的管理方式

二、中外企业档案管理工作比较

（一）中外企业档案工作发展历程

1、美国企业档案工作的发展概况

2、我国企业档案工作的发展概况

（二）中外企业档案工作运行机制比较

1、基本动因比较

2、管理体制比较

3、管理模式比较

一、外国企业档案的管理方式

二、中外企业档案管理工作比较

三、启示

㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题

㈡企业档案管理层次的提升——信息管理与知识管理

㈢多元化的发展模式

㈣自主发展与有序引导相结合

三、启示

㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题

㈡企第四节现代企业档案工作的体系建设第四节现代企业档案工作的体系建设组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。

一、组织系统

1、档案工作领导：企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。（5.1.1）

2、档案机构设置：企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。（5.1.2）

3、档案人员配备：企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。

（5.1.3）

4、档案工作体系：企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。（5.1.4）组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。

一、二、规章体系（6.1“四个明确”）

1、明确企业文件形成归档责任：企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

2、明确企业档案工作规定：企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。（6.1.2）

3、明确档案工作责任追究制度：对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。（6.1.3）

4、明确档案管理应急预案：对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。（6.1.4）

二、规章体系（6.1“四个明确”）

1、明确企业文件形成归三、管理制度体系（6.2）

1、文件归档制度：应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。（6.2.1）

（详见7.3.2~7.3.4）

2、档案保管制度：应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。（6.2.2）

（详见7.6)（详见9.1~9.6)

3、

档案鉴定销毁制度：应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。（6.2.3）（详见7.7)三、管理制度体系（6.2）

1、文件归档制度：应明确文件归4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。（6.2.4）（详见7.8)

5、档案利用制度：应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。（6.2.5）（详见7.9)

6、档案保密制度：应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。（6.2.6）

7、电子档案管理制度：应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。（6.2.7）

8、

档案管理系统操作制度：应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。（6.2.8）4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求四、业务规范体系（6.3）

1、文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。（6.3.1）

2、

档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。（6.3.2）(详见《规范》附录A：《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》）

3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。（6.3.3）（详见同上）

4、特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。（6.3.4）四、业务规范体系（6.3）

1、文件、档案整理规范。应明确五、工作保障体系

1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。(7.1.1)

2、企业档案工作者的“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

（7.1.2）

3、企业档案工作的“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。（7.1.3）

五、工作保障体系

1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作第五节现代企业档案业务工作第五节现代企业档案业务工作一、制定归档范围和归档类目

1、

企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。

（7.3.2.1）

现代企业档案归档范围参考《企业档案工作规范》附录A。

党政机关和人民团体贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）

2、归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。（7.3.2.2）一、制定归档范围和归档类目

1、企业在筹备、建设、生产、经3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见DA/T28《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》；服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制。（7.3.2.3）3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保4、归档类目

企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理类档案应结合各部门工作职能，制定

《归档类目表》。制订《归档类目》须注意：

（1）大单位按组织机构，问题设类。小单位可按组织机构，问题设类，也可以按问题设类。按组织机构问题设类的，应针对所有机构，不能有遗漏。

（2）类下设条款，每个条款反映机构内的一项职能、活动或问题。每个条款名称就是一组文件的文件标题。因此，拟制条款名称既要扼要，又要具体，不可用笼统语言。

（3）条款内容大致相近的要尽量排在一起。如“董事会会议纪录和董事会主要决议、决定”。

（4）类目的拟制和修订要由档案部门和文书部门结合进行，交办公室负责人签署后执行。

（5）每年须将归档类目征求有关部门意见，适当调整。4、归档类目

企业的党群类、行政类、经营管理类和生产技术管理二、归档文件形成与积累

按照归档范围和归档类目做好文件的形成与积累工作。

1、文件形成的要求

（1）归档类目中的文件一旦形成必须随时收集、登记；

（2）归档文件必须是最终版本；

（4）字迹清楚、图样清晰、图表整洁、文件的签名、盖章必须齐全；

（5）统一使用A4纸张。

（6）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。（7.2.1）字迹材料必须耐久，禁止用圆珠笔、铅笔。打印的归档文件最好用激光打印机；

（7）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。（7.2.2）

二、归档文件形成与积累

按照归档范围和归档类目做好文件的形成2、文件形成中的常见问题：

（1）缺少反映部门主要活动的文件。

（2）只有结论性文件，缺过程性文件。

（3）附件材料不全。

（4）重要会议文件不全。

（5）文件签名盖章手续不全。

（6）文件缺页。

（7）夹带小纸条。

☆解决问题对策：

（1）加强业务学习，提高业务能力。

（2）加强平时督促检查，发现问题及时补救。

（3）加强宣传，主动争取业务技术人员的配合。

2、文件形成中的常见问题：

（1）缺少反映部门主要活动的文件3、文件的积累的组织

建立部门兼职档案员网络体系，负责文件的收集积累，实行文书处理部门预立卷，这

是我国文书工作的一项根本制度，具有以下优越性：

（1）有利于立卷文件的齐全和保密。

（2）有利于提高案卷质量和立卷效率。

（3）有利于正确判断文件保管期限。

（4）有利于各部门平时对文件的查找和利用。

（5）有利于档案室工作的开展。3、文件的积累的组织

建立部门兼职档案员网络体系，负责文件的4、文件积累的内容：

（1）“帐内”文件的收集

“帐内”文件是指收发文登记簿中的文件，即将收发文件登记簿中的属于归档范围的文件收集齐全，这类文件多数是红头文件，即正式公文。

（2）“帐外”文件的收集

“帐外”文件是指未经文书部门登记,在收发文登记簿上无帐可查的文件。这些文件不容易控制，在归档过程中易被遗漏。它主要包括：本单位召开的各种会议文件,如会议记录、发言稿等；本单位领导和有关工作人员外出开会带回来的文件；外单位直接寄发给领导人“亲启”文件或直接寄给部门和有关人员的文件；本单位内部各种规章制度、办法和统计数据报表等。这类文件虽然是非正式公文但是往往有重要的归档价值。

（3）专门文件的收集

指专业性比较强的业务类文件，生产、经营类、科研类文件，如合同、意向书、各类业务资质、证书、营业执照等。还有制作材料比较特殊的文件材料，如照片、音像资料等。4、文件积累的内容：

（1）“帐内”文件的收集

“帐内”文件5、文件的平时归卷

（1）立卷人员需预先准备好卷夹（或卷袋），每一类目准备好一个卷夹。卷夹上写上类目号，以便对号入坐。

（2）立卷人员应将有关事项的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、来文与复文、调查与结论、转发件与被转发件、以及有关某次会议、某次出国、某项采购、销售等活动的相关文件都收齐归入同一卷夹。

（3）原则上采用“立薄卷”或以件为保管单位的方法，但是对某些文种，如合同，也可以组厚卷，即将一批合同装订成一卷。5、文件的平时归卷

（1）立卷人员需预先准备好卷夹（或卷袋）三、归档文件的整理与归档

1、文件整理（7.3.1）

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。

文书、科技、会计、人事等门类文件的整理,应分别符合GB9705《文书档案案卷格式》；

DA/T22《归档文件整理规则》；

GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》；

财会字〔1998〕32号《会计档案管理办法》；

劳力字〔1992〕33号《企业职工档案管理工作规定》；

音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合

GB/T11821《照片档案管理规范》；

DA/T15《磁性载体档案管理与保护规范》；

GB/T18894《电子文件归档与管理规范》；

DA/T32《公务电子邮件归档与管理规则》。三、归档文件的整理与归档

1、文件整理（7.3.1）

文件立2、归档时间

（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。（7.3.3.1）

（2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。（7.3.3.2）

（3）

产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

（4）

会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（7.3.3.4）

（5）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（7.3.3.5）

（6）

磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。（7.3.3.6）

（7）更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。（7.3.3.7）2、归档时间

（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理3、归档质量要求

（1）企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。（7.3.4.1）

（2）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。（7.3.4.2）

（3）归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。（7.3.4.3）

（4）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。（7.3.4.4）

3、归档质量要求

（1）企业应实行部门、项目及专项工作的文件（5）归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（7.3.4.5）

（6）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。（7.3.4.6）

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