电子表格软件计算机文化基础

5.3电子表格软件

5.3.1

电子表格概述1977年AppleⅡ微机推出时，哈佛商学院的学生丹布莱克林等用BASIC编写了一个软件。具备电子表格的许多基本功能。1979年VisiCalc（可视计算）面世,微软公司也开发出功能更加强大的电子表格产品——Multiplan。随后，Lotus公司的Lotus1-2-3，凭借集表格处理、数据库管理、图形处理三大功能于一体，迅速得到推广使用。从1983年起微软公司开始新的挑战，他们的产品名称是Excel，中文意思就是超越。先后推出了Excel4.0、Excel5.0、Excel6.0、Excel7.0、Excel97，Excel2000，直至目前的Excel2002。Excel具有十分友好的人机界面和强大的计算功能，使其在电子表格领域独领风骚。已成为广大用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。

1电子表格概述电子表格软件可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能；Excel2000版本甚至还可以制作网页！启动与退出

l

“开始”菜单/“程序”l

双击“资源管理器”或“我的电脑”中的Excel.exe文件图标l

利用Excel工作簿文件（.XLS）启动：双击.xls文件，系统启动Excel并将该文件调入内存（打开）l

双击桌面快捷图标2工作簿窗口工作簿（Book）Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩展名保存工作簿工作表编辑栏行号活动单元格地址单元格列号3基础知识工作簿(.XLS)由若干工作表(最多255张)组成，默认3张，名称分别为sheet1~sheet3。默认工作簿文件名BOOK1.XLS工作表由行（1~65536）、列（A、B、C…、AA、AB、…IV，共256列）组成。单元格是基本组成元素，由列号和行号标识其地址。不同工作表中的单元格表示为：sheet1!B5活动单元格：正在使用的单元格地址栏（显示单元格或区域地址/名称）和编辑栏(输入、修改单元格内容)45.3.2

工作表基本操作单元格选取单个单元格：单击所需的单元格连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮清除选定的单元格：工作表任意处单击5基本操作—数据输入输入文本左对齐。文字长度超过单元格宽度时，右边无内容，扩展到该单元格；如果有内容，则自动截断。注意：数字形式的文本数据的输入与显示。2.输入数值:右对齐分数：在分数前键入0和空格，如键入01/2。否则为日期负数：输入-50或(50)

单击单元格直接在单元格输入数据选定单元格在编辑框内输入数据注：对于“邮政编码”、“工号”、“学号”等，可在“格式”/“单元格”/“数字”选项卡中将其设置为文本。6基本操作—数据输入3.输入日期/时间：

11-05-2002，11/05/2002，05.11.200220:57am(加空格)插入当前日期：Ctrl+;插入当前时间：Ctrl+:

4.自动填充：有规律的等差、等比数列可自动填充。如：8:00，9:00，10:00……；Jan，Feb，Mar，Apr……；星期一、星期二……

拖曳填充柄到结束默认等差在前两个单元格中输入数据，选定这两个单元格，拖动填充柄

7基本操作—数据输入

填充相同数据：在某单元格中输入数据，拖动填充柄填充。

注：如果填充日期、时间、星期，需同时按住Ctrl键。填充序列数据（

等比序列）：

在单元格中填入第一个数据，选定从该单元格开始的行/列方向单元格，“编辑”/“填充”/“序列”，在序列对话框中填入各项值（步长、终值等）。

填充用户自定义序列

“选项”/“自定义序列”选项卡，单击列表中“新序列”项，在编辑框中定义序列（每输入完一个，回车），单击“添加”按钮。从外部导入数据“数据/导入外部数据”8基本操作—数据编辑1.

删除数据：“编辑”/“清除”“全部”（清除内容和批注，格式置回常规）“格式”（格式置回常规）内容（即Del，不改变格式和批注）“批注”（附注。不改变内容和格式）2.查找与替换表格中数据：“编辑”/“查找…”或“替换…”3.复制、移动单元格

利用剪贴板，使用“剪切”、“复制”、“粘贴”按钮鼠标拖动：选定单元格或区域，移动光标至单元格边缘，光标变为箭头。拖动至目标（移动）；按住Ctrl键拖动（复制）9基本操作—数据编辑4.插入单元格、行、列“插入”/“单元格…”、“整行”、“整列”（在选定单元格的上方或左侧加入）5.删除单元格、行、列“编辑”/“删除…”

快捷菜单/“删除…”

6.撤销与恢复101.切切换：：单击击标签签2.插插入新新的工工作表表“插入入”/“工工作表表”。。右单击击工作作表标标签，，快捷捷菜单单中““插入入…””添加多多张工工作表表：按按住SHIFT键，同同时单单击并并选定定与待待添加加工作作表相相同数数目的的工作作表标标签，，然后后再单单击“插入入”/“工工作表表”3.删删除除工作作表“编辑辑”/“删删除工工作表表”。。选择一一个或或多个个（SHIFT）工工作表表标签签，快快捷菜菜单中中“删删除””。基本操操作-工作作表的的编辑辑114.移移动动、复复制工工作表表当前工工作簿簿中，，移动动/复复制工工作表表沿工作作表标标签行行拖动动选定定的工工作表表标签签（移移动工工作表表）；；在按按住CTRL键键的同同时，，拖动动工作作表标标签，，并在在目的的地释释放鼠鼠标按按键后后，再再放开开CTRL键键（（复制制工作作表））。快捷捷菜菜单单““移移动动或或复复制制工工作作表表……””，，选选择择位位置置（（复复选选框框““建建立立副副本本””，，为为复复制制））。。基本本操操作作-工工作作表表的的编编辑辑12不同同工工作作簿簿中中，，移移动动/复复制制工工作作表表1)打打开开用用于于接接收收工工作作表表的的工工作作簿簿。。2)切切换换到到包包含含需需要要移移动动或或复复制制工工作作表表的的工工作作簿簿中中，，再再选选定定工工作作表表标标签签。。3)““编编辑辑””、、快快捷捷菜菜单单/““移移动动或或复复制制工工作作表表””，，在在对对话话框框的的““工工作作簿簿””下下拉拉列列表表中中选选定定目目标标工工作作簿簿，，单单击击““确确定定””。。如如果果单单击击““新新工工作作簿簿””，，即即可可将将选选定定工工作作表表移移动动或或复复制制到到新新工工作作簿簿中中。。4)在在““下下列列选选定定工工作作表表之之前前””列列表表框框中中，，单单击击需需要要在在其其前前面面插插入入移移动动或或复复制制工工作作表表的的工工作作表表。。基本本操操作作-工工作作表表的的编编辑辑13基本本操操作作-工工作作表表格格式式化化1.调整整行行高高列列宽宽(超超长长列列宽宽用用####显显示示)使用用鼠鼠标标拖拖动动的的方方法法使用用对对话话框框：：““格格式式””/““行行高高……””、、““格格式式””/““列列宽宽……””注：：①①选选择择多多行行或或多多列列同同时时设设置置，，可可将将它它们们调调整整为为同同一一宽宽度度。。②使使单单元元格格的的内内容容与与行行列列相相适适应应，，使使用用““最最适适合合的的行行高高””、、““最最适适合合的的列列宽宽””2.工工作作表表的的边边框框、、底底纹纹：：选选定定单单元元格格或或区区域域“格式”工具具栏“边框””按钮。“格式”/““单元格…””/“边框””选项卡（样样式、线条））底纹：工具栏栏“填充色””按钮；“单单元格…”/“图案”选项项卡14基本操作-工工作表格式化化3.格式化表格中中的数据改变字体、字字号、字形、、颜色“格式”工具具栏按钮“格式”/““单元格…””②合合并单单元格格、对对齐方方式设设置“格式式”工工具栏栏相应应按钮钮。“格式式”/“单元元格…”/“对齐齐”选选项卡卡,水水平对对齐，，垂直直对齐齐③使用““条件件格式式”，，使符符合条条件的的单元元格内内容按按要求求显示示“格式式/条条件格格式””→设设置条条件(1~3个个)及及相应应的格格式15基本操操作-使用用公式式公式形形式：＝操操作数数和运运算符符操作数数：单元元格、、数字字、字字符、、区域域名、、区域域、函函数算术运运算符符：＋、、－、、*、、／、、%（（百分分号））、（乘乘方））、（）字符运运算符符：＆(字符符连接接)关系运运算符符：=、、>、、>=、<=、、<、、<>运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符区域范围引用常量函数单元格地址注意：：混合合运算算中的的优先先级16基本操操作-使用用求和和函数数双击∑看到计计算结结果2.求求和单击∑∑看到计算公公式1.选取存存放结果的的单元元格函数输输入：：粘贴函函数法法直接输输入法法17基本操操作-使用用函数数函数形形式：函数名名（参参数表表）参数：：常量量、单单元格格、区区域、、区域域名、、公式式或其其他函函数例：使用If函数对工龄>15的职工增发100元，其余增发50元。选取函数类型和函数If条件满足条件取值不满足条件取值18概念相对引引用：公式式中引引用的的单元元格地地址在在公式式复制制、移移动时时随着着移动动的位位置自自行调调整。。绝对引引用：公式式中引引用的的单元元格地地址在在公式式复制制、移移动时时不会会改变变相对引引用：：列坐坐标行行坐标标例例B6，，A4,C5:F8绝对引引用：：$列列坐标标$行行坐标标例例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合引引用：：列坐坐标$行坐坐标例例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行行坐标例例$B6,$A4,$C5:$F8基本操作-单元格引引用19概念对区域进行行文字性命命名，便于记忆与与阅读命名选取区域→单击名称称框→输入区区域名区域名的引引用在公式或函函数的参数数中直接引引用区域名名基本操作-区域命名名205.3.3数据的图表表化图例数据标记数据序列类型轴(X)刻度线值轴（Y）图表名词术语215.3.3数据的图表表化Excel提供14种标准的图图表类型，，每种图表表类型又包包含若干个个子图表类类型。一、创建图图表：选选定区域域1.使用用“视图”/“工具栏””/“图表”工具栏2.图图表向导:“图表向导导”按钮3.F11快捷键键二、编辑图表一个图表由由图表区及及区域中的的图表对象象（如：标标题、图例例、数值轴轴、分类轴轴等）组成成。图表被被激活时，，四周出现现控制柄。快捷菜单中中打开各个个对话框，，或双击图表区区或图表对对象编辑。。225.3.3数据的图表表化修改图表类类型：图表表区的快捷捷菜单中选选择“图表表类型…”修改数据据系列产产生方式式：快捷菜单单中选择择“数据据源…”/“数据区区域”选选项卡“图表””工具栏栏“按行行”、““按列””按钮。。添加、删删除数据据系列快捷菜单单中“数数据源…”/“系列””选项卡卡修改图表表选项快捷菜单单中“图图表选项项…”修改图表表位置：：按住左键键可将图图表拖到到任意位位置注：如果果源数据据发生生了变化化，图表表中的数数据会随随之更新新。23编辑图表表选择图表表类型增加或删删除图表表元素图表标题题X轴标题题Y轴标题图表标记记数据标签签图例刻度线24图表的格格式化字体格式式化填充与图图案对齐方式式数字格式式利用绘图图工具强化图表表的细节节创建重叠叠图表255.3.4数据管理理数据清单单（数据据列表））是包含相相关数据据的一系系列工作作表数据据行，由工作表表中单元元格构成成的矩形形区域特点：每个清单单相当于于一个二二维表。。与数据库库相对应应，表中中的一列列为一个个字段（同类型型数据）），一行行为一条条记录（相关数数据）同列数据据的数据据类型和和格式应完全相相同表中不允允许有空空行或空空列不要在单单元格开开头和末末尾键入空格格

，否否则影响响排序。。26利用记录录单添加加数据数数据清单单添加记录录步骤：：1.单击击需添加加记录单单元格，，打开““数据””/““记录单单”2.单单击“新新建”，，在空白白字段中中输入数数据3.每输输入完一一条记录录后，按按下ENTER键键或“新新建”按按钮，添添加下一一条。记记录被添添加到数数据清单单的最后后面。。注：在记记录单中中可进行行记录的的添加、、浏览、、删除、、查找等等操作。。查找：单单击记录录单中的的“条件件”按钮钮，在空空白字段段中输入入条件(如：<=60),按按“记录录单”按按钮。显显示满足足条件的的第一条条记录。。通过““下一条条”、““上一条条”进行行浏览。。27数据排序序排序规则则（以升升序为例例）：u数字：数数字从最最小的负负数到最最大的正正数进行行排序。。u文本：按按字母先先后顺序序对文本本项进行行排序，，Excel从左到右右一个字字符一个个字符地地进行比比较排序序。例：：A1、A10、A11。u逻辑值：：在逻辑辑值中，，FALSE排在TRUE之前。u空格：始终排在最后后。28排序的字字段叫关关键字段段，最多允许许3个字段段，以主和次次区分。简单排序序选中要排排序的区区域降序升序复杂排序序单击列表表，“数据｜｜排序””命令设置条件件数据排序序29筛选数据据—自动筛选数据／筛选／自动筛选选“全部””：显示示所有记记录。“前10个…””:显示示该列中中值最大大或最小小的记录录个数。。只对数数值型字字段有效效。“自定义义…”：：条件设设置。““与”表表示两个个条件同同时成立立；“或或”表示示至少有有一个条条件成立立。可使使用统配配符？和和*。如：筛选选姓王的的同学，，输入条条件：等等于王王*30取消筛选选取消对某某一列的的筛选，，字段名名下拉列列表中，，单击““全部””取消对所所有列进进行的筛筛选，““数据””/“筛筛选”/“全部部显示””。退出自动动筛选，，“数据据”/““筛选””/“自自动筛选选”。。下拉列列表右侧侧的箭头头消失。。31筛选数据据—高级级筛选步骤：1.选择空白白单元格格区域2.设置条件件（至少少两行））：第一一行为字字段名（（如：职职称），，以下各各行为条条件（如如：教授授）3.单击数据清单单，“数据/筛选/高级级筛选”。数据区域：工工作表中的数数据区条件区域：筛筛选条件所在在的区域.32分类汇总按某关键字段段进行分类汇汇总，在汇总总前必须按该该关键字段排序必须排序公式计算计算项项33分类汇汇总说明：：①分类类汇总总中的的“全全部删删除””按钮钮：取取消汇汇总结结果。。②结结果左左侧为为级别别条，，可折折叠（（单击击）和和展开开（单单击））。34分类汇汇总嵌套汇汇总（（多级级汇总总）对同一一字段段进行行多种种不方方式的的汇总总不能选选中35数据透透视表表数据透透视表表是一种种对大大量数数据快快速汇汇总和和建立立交叉叉列表表的动动态工工作表表，可实现现按多多个字字段分分类汇汇总数据|数据透视表和数据透视图命令行、列、页为分类的字段汇总方式数据清单字段36数据透透视表表创建步步骤：：单击数数据清清单中中的任任意单单元格格“数据据/数数据透透视表表和图图表报报告””，按按向导导进行行设置置指定数数据源源区域域及显显示位位置数据透透视表表由四四个区区域组组成：：页字字段区区域、、行字字段区区域、、列字字段区区域和和数据据项区区域将字段段拖到到相应应的区区域中中筛选汇汇总透透视表表.xls行：专专业列列：：性别别数数据区区：姓姓名（（统计计人数数）另例：：行：：姓名名列列：：产品品数数据区区：销销售额额(汇汇总)375.4演演示示软件件5.4.1演示文文稿的的基本本操作作建立演演示文文稿有有四种种方式式：““文文件””/““新建建”内容提提示向向导：：可快快速建建立文文稿；；设计模模板：：生成成具有有一定定布局局的彩彩色空空白幻幻灯片片。在在“新新建演演示文文稿””对话话框中中选用用模板板样式式并填填充内内容；；新建空空演示示文稿稿：生生成一一张空空白幻幻灯片片，含含31种自自动版版式；；通用模模板：：使用用内容容模板板演示文文稿由由一张张或若若干张张幻灯灯片组组成，，内容容包括括：幻幻灯片片标题题、若若干文文本条条目，，以及及图形形、表表格、、声音音、动动画等等。其其文件件扩展展名为为.ppt。。385.4演演示示软件件5.4.1演示文文稿的的基本本操作作编辑演演示文文稿：：输入、、编辑辑标题题与文文本条条目的的内容容设置字字体格格式和和段落落格式式调整标标题和和文本本框的的尺寸寸与位位置移动、、添加加或删删除幻幻灯片片（幻幻灯片片视图图、普普通视视图中中进行行操作作）在演示示文稿稿中添添加图图片、、图表表、声声音和和影片片剪辑辑等多多媒体体元素素39视图模模式PowerPoint视视图：普通通(默默认)、幻灯片片浏览（（用于于顺序序调整整、放放映设设置、、切换换设置置等））、幻灯片片放映。。左窗有有“大大纲””或““幻灯灯片””选项项卡切换方方法：通过过水平平滚动动条上上的按按钮或或“视图””菜单单命令令40编辑文文字对对象1.选选择幻幻灯片片2.编编辑文文本：：在占占位符符框(文本本框)中添添加文文字并并格式式化、、设置置项目目符号号等；；设置置占位位符的的位置置、边边框、、填充充色；；3.加加入备备注信信息：：用于于提示示(普普通视视图或或大纲纲视图图)41添加页页眉页页脚“视图图/页页眉和和页脚脚”应用于于所有有幻灯灯片应用于于当前前幻灯灯片425.4.2在幻灯灯片上上添加加对象象插入声声音和和影片片文件件：文件中中的声声音插入/影片片和声声音/文文件件中的的影片片播放CD乐乐曲可编辑辑快捷菜菜单：：播放声音音编辑声声音对对象435.4.2在幻灯灯片上上添加加对象象1.插插入入图表表、表表格、、对象象(Word文文档、、Excel工工作簿簿、公公式等等)2.插插入入超级级链接接：选定文文字或或图片片→““插入入/超超级链链接””（（下划划线表表示））“幻灯灯片放放映/动作作按钮钮”(动作作按钮钮表示示)放映时时链接接有效效445.4.3设置幻幻灯片片外观观母版