房地产销售部资料管理

房地产销售部资料管理房地产开发公司销售部资料管理资料内容文字部份：送董事会资料。2•公司下发文件。落款为”XX公司”、”董事会”的通知、通告、指示、决定、决议等。会议纪要。4•内部资料。包括一般资料和重要资料（需长期保存）。5•送其他部门资料，主要指部门衔接函。6•其他部门送本部门资料。衔接函、落款为”**部”的通知、通报、决定等。策划部送行业信息。包括：策划部送来的《简报》、其他楼盘信息等。活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则，实施方案，请柬，门票样本等。9•报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。各项目售后资料。主要指物管公司送来的，如客户住宅电话等资料。销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。各项目《销售日报表》。每天各销售代表的《工作日志》及每周、每月汇总。电脑部份：销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要，营业用房合同摘要，车库购销情况，已售房、余房信息。工作日志。客户档案。销售代表档案。资料的管理。销售助理负责本部门的资料管理工作，主管进行监督和督促。销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归档，确保资料的完整、正确和安全。文字资料。报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。公司下发文件。在收文的次日早会宣读，会后存档。《销售日报表》。由经办的销售主管当日详细填写，销售助理每天早会检查，会上汇总（包括当日汇总、截止当日汇总），经理会后检查。一本填完后存档。《工作日志》。由各销售代表每天下班前完成，主管助理当日汇总，分项目销售时间存档。合同书的管理。详见《预定单合同的管理》。预定单的管理。详见《预定单合同的管理》。工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。项目售前资料。长期保存。项目售后资料。长期保存。注意事项：1.每份资料编写目录，建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失，须原样弥补，并罚款200元，如造成其他资料的遗失，须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。大部分文字资料需长期保存，有些资料需永久保存，这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料，如a、客户的更名、转让资料（见《更名、转让手续的办理》）;b、优惠客户的情况说明;C、公司对客户的赔偿资料（含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明）;d、退房资料（见《退房手续的办理》）。二.电脑部分。主管机要加密，除经理、主管、主管助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。合同及预定（退款）单的管理一.填写由经办的销售代表填写，如该经办人员不在，由主管或经理安排人员填写，该被安排的工作人员有义务保质、保量地完成，否则将作为责任人受到处罚。字迹要工整、清楚，使用黑色钢笔或签字笔。如有修改，使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者，用笔不合要求者，一份罚款50元。合同内容的填写。合同包括：主合同、补充协议、物管协议。严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款，如出现金额的优惠，合同条款的修改，补充条款的增加等被视作特殊合同，按照评审要求进行合同评审，合同金额四舍五入保留到元，并保证分项金额之和等于总金额，单价乘以面积等于总价。合同中须注明定金金额，定金统一为壹万元。大写金额处有数据前的”零”可用”/”代替，数据中的”零”不得简写。填写不得有空白栏，无内容填写应用”/”划去，否则造成后果者自行承担一切后果。合同上一定要留有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。合同书分格式化合同与特殊合同，格式化合同由经办销售代表填写内部审核表，后需另外一位销售代表、销售主管复核签字，复核内容包括合同书是否各文本都签写了及其中的每一条、每一款及确保正确性和未经过任意修改。特殊合同要进行单独合同评审，是否有相关领导签字认可，之后再交给客户去办理交款等以后的手续。合同一式份，客户、公司财务、销售各一份，销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理，核查的内容同上。不规范合同的责任三方除查出问题的人以外均将受到50元-1000元的处罚，并承担由此造成的一切后果，公司不承担由于工作人员原因造成的任何损失。预定单内容的填写。严格执行规定的单价、预定截止期限（从签预定单次日起3天），如有调整视作特殊预定单，单价的优惠由经理以上一级领导签字，预定截止日期的延长由主管以上一级领导签字，否则将视情况给责任人以处罚。填写不得有空白栏，无内容填写应用”/划”去，否则造成后果者自行承担一切后果。单上一定要留有客户的通讯电话、通讯地址特别注意单价与付款方式的对应一致，否则自行承担一切后果。预定单签写的程序。1）填写电脑确认单，写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名，将此单交至经理处进行电脑输入，确认无误;2）填写房屋预定单，由另外一位销售代表进行复核，客户签字后交至经理处签字确认;3）带客户到财务部进行交款，加盖经济合同章;4）将预定单的第一联（白色）交至经理处进行存档，第二联交给客户，第三联交给财务。签预定单须交纳元以上的预定金。退房程序）定金：由客户打电话说明要退房，且定金可不予退还者，由销售代表填写情况说明，写明客户姓名、定房位置，定房时间及退房原因，交至经理处进行存档。（此种情况大多为已过预留截止日期者））退房且退定金：由于公司及其他原因造成客户要求退房的：预定退房：收回客户的预定单，经理签字后由相应销售员带客户到财务部退款，退款后将预定单交至销售经理（财务部）处进行存档;合同退房：收回客户的合同、业主卡等，要求客户填写《退房申请单》，交由财务核算应退金额并签字确认，销售主管签字确认，金额在5万元以上者由公司领导签字确认，之后由财务部与客户约定时间进行退款,退款后将《退房申请单》原件交至财务部，复印件交至销售助理处进行存档。合同管理。此工作由经理助理承担，经理进行监督。合同的管理。时间：从客户签合同开始到移交给实业公司之前。内容：分项目、分住宅和铺面;建立借阅签字制。注意事项：应作为机密资料保存，不得遗失，不得将信息告诉他人;除公司领导、销售经理、合同经办人员以外，其他人员查看合同须经主管同意，借阅须签字。预定单的管理。时间：从客户签单开始须长期保存，该预定单无论是有效的、作废的、过期的都需长期保存，以备查。内容：分项目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。关于合同评审格式化合同定义：对开盘前的合同进行统一内容的拟订，在经过合同评审后，即成为格式化合同。合同评审程序：销售部拟订内容-填写合同评审表格-有关部门负责人签字--管理者代表签字--总经理签字签定此类合同时，须经过销售部内部审核过程：销售代表与客户签定合同-经办销售代表填写内部审核表并签字确认--复核销售代表签字--销售主管签字确认--销售经理签字确认客户签字--盖经济合同章。对于复核人员应确认客户在现场，对于条款未进行任意修改和增加，如在未修改的前提下增加了条款，确认此条款属客户对于公司的约束还是属公司对客户的约束，如是前者则应进行特殊合同的评审，如属后者，则应在增加条款上进行盖章确认后进行内部审核（此类增加内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写）。特殊合同：A.定义：对格式化合同内容进行了改变（增加或删除，其中增