职场英语：邮件的写作规范及详解

职场英语：邮件的写作规范及详解职场英语：邮件的写作规范及详解职场英语：邮件的写作规范及详解资料仅供参考文件编号：2022年4月职场英语：邮件的写作规范及详解版本号：A修改号：1页次：1.0审核：批准:发布日期：职场英语：邮件写作规范详解一、基本要素英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。1.主题（Subject）：电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some

questions

about

C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。例如：YES：Suppliertraining

NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）

主题框的内容切忌含糊不清。

NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达，

YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。

YES：NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation

NO：detailedcalculation

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：URGENT：Submityourreporttoday!

2.称谓（称呼Salutation）：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式。如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：“Hello/Hi

Lillian”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“Dear

President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。注意：（1）在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。（2）

称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：

Jimmy,

IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.

Best,

（3）人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt

（4）多过一个男性,用Messrs（[ˈmesəz]各位先生的意思）,就是Misters的意思,其后不要跟名字，只跟姓就可以。如：Messrs.Smith,Wyatt,andFury。反正，如果多过一位女性，用Mesdames/Mmes./Mses.同样不要跟名字.例子:Mses.Farb,Lionel,andGray。假如男女一起呢？弄清楚称呼就行，例如:Dr.andMrs.HaroldWright/Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright/Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。

（5）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时不知道对方头衔，就用Ms.比如：Ms.SarahGray

。

（6）职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations

NO：KenGreen／VicePresidentofUnicomChina

YES：KenGreen／VicePresident,UnicomChina

（7）老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确：

YES：MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.

（8）用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：

DearCommitteeMember:

DearMeetingPlanner:

DearColleagues:ToAllSalesReps:

ToWhomItMayConcern:

DearSirorMadam:

DearMadamorSir:

DearPurchasingAgent:

如果是全公司：

YES：GentlemenorLadies:/LadiesorGentlemen:

（9）有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:

YES：DearMr.Jones:(非常正规)/DearJoan:

DearJim,/Jim,(非正规)

2.正文（Body）：在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。写信给别人时一般常用How

are

you

been

recently?

回复别人邮件时一般常用I

am

happy

to

receive

your

e-mail.3.结尾语：在正文之后添加结束语。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。比如：一般电子邮件：Sincerely/Sincerely

yours......私人电子邮件：Regards/Best

wishes/Best

regards/With

best

wishes/Wish

best

regards/Yours/Cheers书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:

（1）VeryFormal非常正规的(例如给政府官员的)

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

（2）Formal正规的(例如客户公司之间啦)

Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,

（3）LessFormal不太正规的(例如客户)

Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,

（4）Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!

另外，有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.

那么I和you呢?一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了。多用you有时会有隔阂的感觉，比如：

Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.(好像欠你一样)

Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.(这就友善多了)

Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.(不用你来判断我呀~~)

Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.(客气一点)

总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。

B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，'BestCheers，不需要用一般信函中的Sincerelyyours'或Bestregards。

署名：在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONG

Lillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签，签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者BillGates。

ever/With

love/Affectionately......其它注意事项：

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.

应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We我们是主语,不是report。)

2、句子不要零碎

例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。

3、结构对称，令人容易理解。

例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.

应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。

例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.

5、动词主词要呼应。想想这两个分别：

1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.

2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

6、时态和语气不要转变太多，不要浪费人家的精力啊。

7、选词正确

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One，例子:

127NinthAvenue,North

127E.15Street

5ParkAvenue

OneWingrenPlaza

556-91Street

B、文体

1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句(15-20字吧)，技术性的字,就更加要简单易明.

2、注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.

（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.

3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

4、意思转接词要留神.例如:but(相反),therefore(结论),also(增添),forexample(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5、句子开头不要含糊不清的主词。

例子:Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀?开头少用this,that,it,they,或which.

6、修饰词的位置要小心,

例如:HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.

应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.

7、用语要肯定准确.切忌含糊.

例如:Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,

改为:Thefiguresshowanincreaseof19%.

8、.立场观点一致.少用被动语.

例如:PartialdatashouldbesubmittedbyApril.

改为:YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.

C.格调

1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.

2、弱软的词(e.g.was,were,is,are...)可以加强一点.

例如:Pruntonproductsarehighlyeffectivein...

改为:Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.

3、亲切,口语化是比较受欢迎!用宾词和主动的词,让人家受落.

例如:（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”

（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.

D、内容与附件

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。三、英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原则。1、准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。2、简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。3、完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。4、清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。5、礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。四、经典范例（一）

DearMr./Ms,（齐头式）

Mr.JohnGreen,ourGeneralManager,willbeinParisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.Pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

Yoursfaithfully,

尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的

BacktoTop（缩进式）

<回信>

DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green'svisitduringJune2-7.Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinCairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.

Welookforwardtohearingfromyou.

Yoursfaithfully,

尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

您诚挚的

<BacktoTop>

DearMr/Ms,

IrepresenttheW/PElectronicsCompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextMondaytoFriday,(October5-9).Ishouldliketocallonyoutodiscussournewmonitor.Would0930hoursonTuesday,October6beconvenient?

IshallbeinBeijing,attheGreatWallHotel,fromTuesday,September29,untilSunday,October4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。

<BacktoTop>

<回信>

DearMr/Ms,

ThankyouforyourletterofSeptember26.Weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscussyournewmonitor,butOctober6isnotsuitable.Wewillbehappytomeetwithyouat9:30a.m.onWednesday,October7,ifthetimeisconvenientforyou.

Welookforwardtomeetingyou.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

期待与您见面。

您诚挚的

<BacktoTop>

DearMr./Ms,

IamatpresentinHamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseinEurope.

IshallbeinAntwerponWednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.

IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

您诚挚的

<BacktoTop>

DearMr./Ms,

Mr.JackBaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.

Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

是否能来，请告知，多谢。

您诚挚的

<BacktoTop>

<回信>

DearMr./Ms,

ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme.

Yoursfaithfully

尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

你诚挚的<二>信息查询RequestforInformation1.主题：信息查询回复样本尊敬的CharlesAznavour先生：您7月16日的查询现已收到。得知贵公司对我们的产品有兴趣，.........深.......感荣幸。我们已通过DHL给您邮寄了我公司最新的产品目录以及一些常用原料的样品..。很抱歉未能寄上全套样品，但保证我公司的产品质量确实如您所期.。我公司业务部经理AngelaWang女士将于下月到法国出差，希望到时能与您面谈并奉上全套产品样品。相信看了这些样品之后，您也会同意我们的产品用料考究、质量上乘、工艺精良，能吸引最挑剔的买家.。除了您查询的产品以外，本公司还生产品种繁多的小机具。贵公司若感兴趣，可浏览我公司网页..：/deselec.co期待您的订单.。顺祝商祺.，陈国玉，总经理达尼米克出口上海电子有限公司gchen@/deselec.coSamplereplytoanRFIDearMr.CharlesAznavour,Thankyouforyourinquirydated16July.Wearepleasedtohearthatyouareinterestedinourproducts.WehavesentyouacopyofourlatestcatalogbyDHL,togetherwithsamplesofsomeofthematerialsweregularlyuseinmanufacturingofourproducts.Iregrettosaythatwecannotsendyouthefullrangeofsamples.Youcanbeassured,however,thatourproductsareofthequalityyouexpect.Mrs.AngelaWang,ourSalesManager,willbeinFrancenextmonthandwouldbepleasedtovisityou.Shewillhavewithherawiderangeofourproducts.Whenyouseethem,wethinkthatyouwillagreethatonlythebestqualitymaterialsareused,andthatthehighstandardofworkmanshipwillappealtothemostdiscriminatingbuyer.Wealsomanufactureawiderangeofwidgetsinwhichyoumaybeinterested.Youcanfindafullillustrationoftheminouronlinecatalogat/deselec.coWelookforwardtoreceivinganorderfromyou.Yourssincerely,ChenGuoYu,GeneralManagerDynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.gchen@/deselec.coSamplereplytoanRFIDearMr.ErrolGarner,Thankyouforyourenquirydated2October.Inresponse,wewouldliketomakethefollowingoffer,subjecttoourfinalconfirmation:Product:SteelscrewsSpecifications:AspertheattachedlistPacking:Looseinboxesof5kgnetQuantity:100boxesPrice:AspertheattachedlistShipment:January/FebruaryPayment:Confirmed,irrevocableletterofcreditpayablebydraftonsighttobeopened30daysbeforethetimeofshipmentUnderseparatecover,wehavesentyousamplesofvarioussizes,ourcatalogandpricelist.Ifyoufindourofferacceptable,pleasee-mailorfaxusforconfirmation.Yourssincerely,ChenGuoYu,GeneralManagerDynamicExportsShanghaiElectronicCo.,Ltd.gchen@/deselec.co2.尊敬的ErrolGarner先生：贵公司10月2日查询函已收悉。以下报价需在本公司确认后，方为有效.：产品名称：钢质螺丝钉规格：详见附件包装：............散装，每盒净重5千克.数量：100盒价格：详见附件交货期：1月..份/2月..份.付款方式：.......................不可撤销保兑信用证，应于装运日期前30天开具，见票即付我们已分别寄出各种型号的产品样品、产品目录和价目表.。如贵公司接受上述报价，请尽早通过邮件或传真落实订单为盼.。顺祝商祺.，陈国玉，总经理达尼米克出口上海电子有限公司gchen@/deselec.co3.InabilitytosupplyrequestedproductDearMr.RoyHamilton,Regardingyoure-maildated12Augustandoursoftodayconcerningthesupplyofblacksilk..Asyouperhapsknow,demandfortheabovehasbeenheavysincelastyear