全过程工程咨询管理标准项目信息档案管理

项目信息档案全过程管理一般规定（定义概述）在项目建设期间，[全咨询管理]机构对建设工程资料和档案进行管理。应建立项目档案管理体系，明确参建方的档案管理职责。1.[全咨询管理]机构应根据项目特点和项目的进展阶段确认相关方的信息需求和适当沟通方式。2.明确各参建方的管理分工，统一管理标准，建立管理网络。对项目全过程所产生的各种项目信息进行收集、处理、检查和审核，汇总、整理、传输和应用，进行沟通与协调，并形成完整的档案资料归类及移交；保证资料的真实性、完整性和准确性。3.[全咨询管理]机构应组织各参与方将工程文件的形成和积累纳入建设[全咨询管理]的各个环节和有关人员的职责范围。（管理人员）[总控管理部]应配备专职或兼职的文件与档案管理人员。[全咨询管理]机构应督促各参建方指定专职人员负责所在单位的工程文件收发、加工整理、存档和检索等信息管理工作。（咨询目标要求）保证项目信息及时、正确、收集、传播、存储以及提取、处置。使项目建设确保信息流通畅、及时和准确、具有可追溯性。整合项目关键信息和企业知识，提升项目的管理能力，为项目提供优质高效的服务。（咨询管理任务）1.[全咨询管理]机构应进行项目信息化管理，建立项目信息管理制度，明确工作职责、流程、实施与绩效评估、维护办法等。[全咨询管理]服务成果文件与档案均应进行及时收集、整理，项目信息收集与处理、成果及文件编制、工程档案管理等。成果文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号和签字盖章手续完备，并按项目的统一规定标识，完整存档。并对参建方的工作进行指导。（原则）项目信息管理应贯穿于建设项目的全周期。项目信息管理应遵循高效处理、枢纽唯一、全员管理的基本原则，实现项目信息管理工作的制度化、标准化、定量化。1.[全咨询管理]成果及文件应真实、有效、全面、系统，随建设项目同步完成。2.项目文件应符合国家或行业有关勘察和设计、施工、监理、检验、检测、鉴定等方面的技术规范、标准和规程要求。3.项目信息档案管理必须依照《建设工程文件归档规范》GB/T50328中对于归档文字资料、《竣工图》以及声像资料的要求、及归档、范围及保管期限，城建档案馆（室）档案接收范围、移交工作要求，并应按照gb/t9705《文书档案案卷格式》、gb/t11821《照片档案管理规范》、GB／T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GBT18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范、及现行相关国家法律、行业规范、当地政府部门标准及行业协会准则等规定进行项目信息档案管理。4.在采购文件中或签订合同、协议时，应设专门条款明确有关工程文件、图纸及其他特殊载体（声像、光盘、磁盘）等档案管理内容及相应责任。5.应接受国家或地方档案行政管理部门的监督和指导。6.重要项目文件和档案应有纸介质备份。（信息及档案管理计划）[总控管理部]应按照《项目[全咨询管理]规划》，进行目标分解，编制项目信息及档案管理《咨询管理计划》，并报建设单位或项目法人单位审批后实施。在实施过程中，根据实际情况进行补充和调整。项目信息及档案管理（项目信息及档案管理体系）[总控管理部]应根据实际需要设立信息与知识管理岗位，经过培训的人员；制定档案管理人员守则，建立档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度、档案管理制度；建立业务流程，建立[总控管理]会议制度、各种报表和报告制度；并开展[全咨询管理]服务的信息与知识管理工作。（项目信息及档案编码系统）[全咨询管理]机构应根据建设项目全过程项目信息的特点，结合建设项目的实际情况，建立项目信息分类与编码体系，并随工程进展逐步调整完善。（全咨询成果文件和档案管理）[全咨询管理]机构应实施全咨询管理成果文件和信息档案管理，建立完善的责任制度，实施控制程序，并确保文件信息档案管理持续改进。1.全咨询管理成果文件包括《咨询管理联系函》、会议纪要、《咨询管理周/月报》《[全咨询管理]报告》《工作日志》《咨询管理工作总结》等。2.（全咨询管理档案）[全咨询管理]应将其自身成果及文件整理立卷，形成纸质、电子工程档案，纸质档案应为原件，电子档案应分级管理，规范有序，与纸质档案保持一致。3.[全咨询管理]机构应在项目整体[竣工验收]前，完成[全咨询管理]成果及文件的立卷归档，编制移交清单，向建设单位或项目法人单位移交[全咨询管理]工程档案，并办理签字盖章交接手续。（项目信息及文件资料过程管理）[全咨询管理]机构应安排专人建立一套完善信息采集制度，负责管理各种项目信息的编辑和计算、形成各阶段的工程文件；进行识别分析、收集、筛选、加工、整理、储存、分类检索，将其变换为可利用的信息，形成[全咨询管理]成果及文件。根据管理需要向各参建方分发、传递、使用，随时提供有关[咨询管理]的各类信息、各种报表和文件；直至处理、传递和存储、归档，保证文件的流转畅通。[全咨询管理]机构应真实、客观地记录反映项目建设过程的有关信息，建立项目收发文台账、合同台账、图纸台账、图纸会审记录台账、资金支付台账、《洽商签证》台账、设计变更台账、甲供材管理台账等，并做好重大事件记录。（项目的档案管理）项目挡案管理的主要内容包括归档资料的范围、质量检查，归档资料的立卷，资料的归档，档案的验收与移交。1.（立卷归档）[全咨询管理]机构应协助建设单位或项目法人单位整理工程准备阶段文件、收集整理合格的档案资料和项目整体[竣工验收]文件，并立卷归档。2.（检查各参建方）项目实施过程中，[全咨询管理]机构应协助建设单位或项目法人单位组织检查各参建方工程文件的完整性、准确性、规范性、系统性，并提出整改意见。3.（建设单位或项目法人单位移交）项目整体[竣工验收]前，[全咨询管理]机构应根据建设工程档案验收与移交规定，检查工程监理部门、施工单位立卷归档的工程档案，并组织编制移交清单，向建设单位或项目法人单位移交工程档案，并办理签字盖章交接手续。4.（档案预验收）项目整体[竣工验收]前，[全咨询管理]机构应协助建设单位或项目法人单位提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收，并取得工程档案验收认可文件。5.（移交工程档案）对列入城建档案管理机构接收范围的工程，项目整体[竣工验收]后3个月内，[全咨询管理]机构应协助建设单位或项目法人单位向当地城建档案管理机构移交工程档案，由建设单位或项目法人单位与城建档案管理机构办理签字盖章手续，记录[全咨询管理]档案的接收、借阅和送还。（安全及保密管理）[全咨询管理]机构应采取必要的安全保护措施，确保所收集的各参建方工程文件及[全咨询管理]成果及文件的安全和合理使用。[全咨询管理]机构应建立项目信息安全保密制度，不泄露与《建设项目[全咨询管理]代理服务合同》有关的技术、商务等资料，并做好各参建方提供的工程文件保密工作。信息安全应分类、分级管理，设立信息安全岗位，明确职责分工；实施信息安全教育，规范信息安全行为；采用先进的安全技术，确保信息安全状态。信息技术系统应用[全咨询管理]机构为建设单位或项目法人单位应用信息技术提供局部或整体解决方案。应运用信息技术系统手段，特别是现代计算机技术、电子信息技术、通信技术、数字化技术等信息技术手段，借助先进的信息及档案管理软件及信息技术平台，进行信息档案管理。1.（信息技术系统）应建立[全咨询管理]信息技术系统，明确参建方的相应责任和权限。应建立[全咨询管理]信息系统实施的组织体系与流程。宜建设包括参建方在内的网络平台，并组织相关人员进行培训。2.（文档资料）根据时间、内容、