航运公司SMS内审员培训-之-SMS内部审核、有效性评价和管理复查-课件

SMS内部审核、有效性评价

和管理复查

12/20/20221SMS内部审核、有效性评价

和管理复查12/19/20221第一部分SMS内部审核

第二部分SMS有效性评价和管理复查

第三部分SMS外部审核的相关知识12/20/20222第一部分SMS内部审核

第二部分SMS有效性评价和管理复查

第一部分SMS内部审核第一章审核的基本知识第二章内审的准备第三章内审的实施第四章内审员的作用和管理12/20/20223第一部分SMS内部审核第一章审核的基本知识12/19/202第二部分SMS有效性评价和

管理复查第一章有效性评价和管理复查基本概念第二章评价和复查的内容第三章评价和复查的实施第四章内部审核、有效性评价和管理复查的关系12/20/20224第二部分SMS有效性评价和

管理复查第一章有效性评价和管理复第三部分外部审核相关知识一、外审分类；二、审核申请的时机、条件和材料；12/20/20225第三部分外部审核相关知识一、外审分类；12/19/20225第一部分

第一章审核的基本知识一、审核的概念１、安全管理体系审核的基本概念是为了确定安全管理体系文件是否符合、覆盖ISM/NSM规则，是否符合、满足国际和国内强制性规定以及公司所采纳的国际海事组织、主管机关、船级社及海运行业组织建议的适用的规则、导则、指南、标准，是否按照安全管理体系文件的规定制定了安全管理计划，以及这些计划是否得到有效实施，并适合于达到安全和防污染的目标的系统而独立的审查。12/20/20226第一部分

第一章审核的基本知识一、审核的概念12/19/20第一章审核的基本知识２、内部审核的概念系指为判断安全管理活动和结果是否符合安全管理体系的规定，作为公司管理职能的一部分而实施的系统而独立的验证过程。——《ICS/ISF〈国际安全管理规则〉应用指南》内审是由公司组织内审员或由公司聘请的经过培训的适任人员对公司及所属船舶的安全管理体系实施的定期的审核，以判断安全管理活动和有关结果是否符合安全管理体系规定和计划安排，以及安全管理体系规定和计划安排是否得到有效实施并适合于达到安全和防污染目标的系统而独立的审查。12/20/20227第一章审核的基本知识２、内部审核的概念12/19/20227第一章审核的基本知识二、安全管理体系审核的特性符合性、有效性、适合性-----目的系统性、独立性-----方式12/20/20228第一章审核的基本知识二、安全管理体系审核的特性12/19/2第一章审核的基本知识

三、审核的分类

内审和外审

内审：初次内审、例行内审和追加内审12/20/20229第一章审核的基本知识

三、审核的分类

内审和外审

内审：初次第一章审核的基本知识

四、内审的目的和作用

目的:核查安全和防污染活动是否符合安全管理体系的要求。

作用：

1、促使SMS满足强制性规则的要求——直接作用；

2、及时发现管理上存在的问题，采取纠正措施——重要手段；

3、发现日常活动存在的问题并纠正，以便顺利通过外审；

4、自我改进机制，体系不断得到完善——根本作用;

5、为客观评价体系运行情况收集证据。12/20/202210第一章审核的基本知识

四、内审的目的和作用

目的:核查安全和第一章审核的基本知识

五、内审的基本任务：

１、搜集客观证据，及时发现问题；

２、对发现的问题及时采取纠正措施；

３、对公司的安全和防污染管理活动进行分析，判断ＳＭＳ是否得到执行贯彻和管理活动的有效性；

４、为判断公司实现目标的有效性提供证据；

５、分析ＳＭＳ是否符合、覆盖强制性规定，是否具有可操作性。12/20/202211第一章审核的基本知识

五、内审的基本任务：

１、搜集客观证据第一章、审核的基本知识

六、审核及体系相关术语

1、客观证据；

2、不符合规定情况——NCnon-conformity；

3、重大不符合规定情况；

4、严重不符合规定情况；

5、记录；

6、符合证明＝DOC

DocumentOfCompliance;

7、安全管理证书＝SMC

SafetyManagementCertificate;

8、安全管理体系＝SMS

Safety-ManagementSystem;

9、国际安全管理规则＝ISM

InternationalSafetyManagementCode

10、国内安全管理规则＝NSM

NationalSafetyManagementCode12/20/202212第一章、审核的基本知识

六、审核及体系相关术语

1、客观证据第一章、审核的基本知识

七、内审的范围：体系内所有的部门、船舶和各项安全管理活动。12/20/202213第一章、审核的基本知识

七、内审的范围：体系内所有的部门、船第一章、审核的基本概念

八、内审依据

1、ISM/NSM规则、国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、公司已经采纳的指南、标准和公司的安全管理体系文件。

2、外审的基本工作依据：

在加上：《航运公司安全管理体系审核发证规则》、《航运公司安全管理体系审核发证程序》

单

12/20/202214第一章、审核的基本概念

八、内审依据

1、ISM/NSM规第一章、审核的基本概念

八、内审依据

判断和评价依据：

判断和评价安全管理体系文件覆盖性的依据是ISM/NSM规则；判断和评价安全管理体系文件符合性的依据是ISM/NSM规则和国际国内强制性规定规则；判断和评价安全管理体系活动符合性的依据是国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、指南和公司的安全管理体系文件。清单

12/20/202215第一章、审核的基本概念

八、内审依据

判断和评价依据：

判第一章审核的基本概念九、内审的时间要求——时机和频度时机---何时进行审核为宜。内审的频度----一旦确定审核，此种审核每年进行多少此为宜。初次审核：体系编制完成、颁布实施，且已运行一段时间（至少一个月）。例行审核：年度内审计划（集中、滚动），由一个/多个审核组进行审核。每年至少一次。频度主要由公司的安全管理状况决定：上次审核问题的多少和性质的严重程度；该部门对安全的重要性；体系运行初期可适当增加。附加审核的时机（不限于此）：重大事故或滞留；被举报或投诉在安全管理方面存有较大隐患；SMS文件重大更改或换版后；在外审前认为需要时，等等12/20/202216第一章审核的基本概念12/19/202216第一章、审核的基本概念十、内审的步骤1、制定计划、确定任务（年度计划、审核范围和频次、目的和依据）；2、审核准备（审核组及其成员、具体计划、分配任务、审核内容、通知）；3、实施审核（首次会议、现场审核、不符合规定情况的填写和确认、制定纠正措施、末次会议）；4、内审报告（编写和发放）；5、纠正措施的跟踪和验证（确认、要求、验证）；6、年度内审情况的汇总分析（汇总、分析、比较、输入）。12/20/202217第一章、审核的基本概念12/19/202217第二章内审的准备一、内审的组织应特别注意几个环节：1、最高领导层的重视程度；高级领导层的承诺是做好安全管理工作的基础。各级人员的责任心、能力、态度和主观能动性将决定其最终结果。

2、指定人员的作用，抓好内审工作；3、明确主办部门的职责；4、内审员队伍建设；5、依据内审程序进行（5W1H）。内审组织工作的主要内容需要最高领导层的重视和支持，需要指定人员和职能部门的精心策划及实施，需要一批称职的内审员的全力投入，需要一套完善的程序。12/20/202218第二章内审的准备12/19/202218第二章内审的准备二、概述内审准备工作的主要内容：制订计划（年度）组成审核组制定计划（单次）查阅并熟悉相关文件编制检查表通知受审部门并约定具体时间12/20/202219第二章内审的准备12/19/202219第二章、内审的准备三、内审计划●年度内审计划：由职能部门按照有关规定负责编制。确定内审的频次和时间，确定内审的形式。年度内审计划一般由指定人员审核，公司最高管理者批准实施。集中

滚动●单次内审计划：由内审组组长或其指定的人员编制，组长批准后实施。12/20/202220第二章、内审的准备12/19/202220四、内审组的组成最高管理层或指定人员负责审核组长和审核员的确定。（一）选择审核组长应考虑的因素：1、资格和资历：经过全面而系统的培训取得资格，已经公司任命的内审员，一般情况下由熟悉公司管理和船舶操作的中层以上领导担任。2、组织能力：具有组织管理整个审核组工作的能力、较强的协调能力。（二）挑选审核员应考虑的因素：1、资格：经过培训取得资格并由公司任命的内审员；2、业务知识和工作能力；3、工作责任心；在选择内审员时还应考虑整个审核组的专业搭配、级别层次和年龄结构等因素。12/20/202221四、内审组的组成12/19/202221五、确定计划、分配任务审核组成立后，组长应及时召开审核组预备会议，分配审核工作任务，确定单次审核工作计划。计划应包括以下内容：计划编制外审计划目的性质范围依据审核组成员审核时间、地点、受审部门具体日程安排12/20/202222五、确定计划、分配任务12/19/202222六、查阅相关文件1、获取SMS文件；2、根据确定的审核工作任务，有针对性地熟悉体系文件（包括拟审核部门的程序文件、操作须知，特别是重要的以该部门为主体执行的文件，熟悉相关的工作流程和操作方法，以及所产生的相关记录）为编制检查表作好准备。12/20/202223六、查阅相关文件12/19/202223七、准备检查表（审核记录表）检查表是审核员进行审核的重要工具有原始记录，是审核准备的最重要环节。1、目的：明确审核样本、规范审核程序、保持审核进度、保存审核记录、树立良好形象。2、编制：按部门(岗位)或规则条款(如船长指挥资格应包括业绩、资历、管理能力、决策能力、应急反应能力等,如何评估考核,查看相应证书、前任职公司了解、船员服务本查验，笔试口试)

，选择典型的管理活动，结合受审核部门的特点；抽样应有代表性；时间留有余地；具有可操作性；发现的问题记录。规则条款例示

部门检查表

船舶指导书

通用部分

外审检查表八、通知受审部门/船舶具体约定审核时间12/20/202224七、准备检查表（审核记录表）12/19/202224第三章内审的实施主要步骤：首次会议现场审核编写审核报告末次会议第一节公司现场审核第二节船舶现场审核第三节审核的跟踪12/20/202225第三章内审的实施12/19/20222第三章内审的实施第一节公司现场审核一、首次会议主持：审核组长参加范围：若是集中审核，公司的领导应参加，接受审核的部门领导，及全体审核员。若是滚动审核，公司领导不一定参加每个部门审核的首次会议。会议议程：1、向受审方介绍审核组成员（视需要）；2、介绍审核的目的、范围、方法和程序3、确认审核计划4、其它有关事项。12/20/202226第三章内审的实施12/19/202226二、现场审核注意事项1、审核组长的作用：控制整个审核过程；按计划进行；控制审核进度；控制审核气氛；控制客观性；控制审核结果。2、相信样本的真实性：样本是精心准备和挑选的，对样本的调查结果要有信心，不要对合格的样本的结果产生怀疑，而非要找到不符合不可。审核的目的不是为了发现不合格，而是证实活动与体系的符合性。发现问题是为了改进活动和文件。3、按检查表进行审核；4、要从问题的各种表现形式来寻找客观证据；引起问题的原因有多方面，内审时要尽可能寻求准确的客观证据。应注意的问题：1）存在的客观事实，而不能是主观臆断。2）被访问的对安全管理活动负有直接责任的人员的谈话记录可以成为客观证据，但应尽可能通过各种渠道证实。而传闻、陪同人员或其他与被审核的安全管理活动无关人员的谈话不能成为客观证据。3）现行有效的体系文件的规定和运行产生的记录。可以成为证明当前发生的客观证据，而已作废的安全管理文件的规定和经擅自修改过的记录不能成为证明当前发生的客观证据。12/20/202227二、现场审核注意事项12/19/202227二、现场审核的注意事项5、存在问题及客观证据的确认：在对一具体部门的审核结束前，应对该部门的体系运行情况作一简单小结，特别是要指出在审核时发现的问题，及证明这些问题存在的客观事实，并要求被审核方在审核记录中予以确认。若被审核方不同意审核员的观点或不确认，应耐心讲解，除非被审核方出示明显理由或客观证据证实，审核员不应轻易取消该问题，如果双方不能取得统一意见时，可将此问题及客观证据递交内审组长，必要时提交指定人员或最高管理者。记录12/20/202228二、现场审核的注意事项12/19/202228三、审核的路径和方法（在编制检查表时就应考虑）方法：访谈、询问、查阅记录、观察操作等路径：自上而下和自下而上，正向和逆向，按规则条款或部门审核。注意选择合适的方法，灵活运用。观察、面谈和查记录是常用的主要方法——验证。四、审核技巧：多看、少讲、多问、多听，提问与查阅结合注意提问的方式，创造良好的审核环境。12/20/202229三、审核的路径和方法（在编制检查表时就应考虑）12/19/2五、不符合规定情况如审核中发现不符合规定情况，应填写记录1、定义：不符合规定情况：系指已发现的客观证据表明不满足某一具体规定要求的情况。重大不符合规定的情况：系指已发现的对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，并需要立即采取纠正措施的事项或情况，包括未能有效和系统地实施规则的有关要求。部海事局2019年368号文《关于印发〈ISM工作研讨会会议纪要〉的通知》第五条3款规定，在一般不符合和重大不符合之间增加一档“严重不符合”。该《纪要》第三条关于重大不符合规定情况暂定原则为：对确保指定人员充分发挥其职能、保证船长的绝对权力、确保新聘和转岗人员上岗前接受必要的培训以熟悉其职责，严格事故和险情的报告和分析等方面，作为重大事项严格要求。12/20/202230五、不符合规定情况12/19/2022302、不符合规定情况的分类按原因可分为三类：体系性不符合----体系文件与规则、法律、法规等要求不符。实施性不符合----未按文件的规定去做。效果性不符合----文件是符合要求的，也实施了，但实施不认真或其它原因导致效果未能达到规定的要求。按性质分三类：一般、严重和重大——通常外审中采用。12/20/2022312、不符合规定情况的分类12/19/2022313、开具不符合规定情况的注意事项要重视客观事实，明确判断依据；抓主要方面，促体系改进；4、不符合规定情况的填写（不符合描述）（活动案例）包含内容：受审部门或责任人姓名，审核员姓名，不符合规定情况的事实陈述，不符合的判定条款，不符合的类型，不符合的纠正期限，被审核方的确认，不符合规定情况的纠正措施及拟完成时间，纠正措施的确认，纠正措施的验证情况。着重注意不符合的事实陈述和判定条款。12/20/2022323、开具不符合规定情况的注意事项12/19/2022325、不符合规定情况纠正期限要求外审不符合规定情况的纠正期限有立即纠正、一周内纠正、一个月内纠正、二个月内纠正，最长不超过三个月，根据不符合规定情况的性质确定纠正期限，性质越严重纠正期限越短，结合可能采取纠正措施的难易程度。内审不符合规定情况的纠正期限没有特别的规定，一般参照外审进行。如果在外审前为外审作准备所进行的内审，不符合项的纠正期限一般不应跨越外审日期，在外审前必须纠正完毕。12/20/2022335、不符合规定情况纠正期限要求12/19/202233６、不符合规定情况的调查分析目的：查找产生不符合规定情况的根本原因，制定针对性的纠正措施，达到预防重复发生的效果。调查分析应考虑的因素：责任者是否熟悉其职责；是否具备适任资格；是否经过相关培训；是否了解相关程序和须知；对程序和须知的背离程度；当时的工作环境及其它客观条件；安全管理体系文件是否存在偏差等。12/20/202234６、不符合规定情况的调查分析12/19/202234７、不符合规定情况的纠正措施

纠正措施示例要求：现象得到纠正，具有针对性，预防重复发生。纠正措施应得到内审员的确认。制定纠正措施应考虑的因素：责任者重新学习相关规定，熟悉其职责和工作要求；调换不适任人员；开展必要的培训，切实掌握相关的规定和要求；提供岸基支持，改善工作环境和其它客观条件；是否涉及文件符合性方面的问题——学习规则或强制性规定，并修改或增加相关文件（程序、须知、操作规程等）；是否需要补充某些活动的记录——及时进行；是否需要在公司传播经验；以后工作的注意点。12/20/202235７、不符合规定情况的纠正措施纠正措施示例12/19/20八、审核结果的汇总分析和评价，与被审核方交流汇总审核情况，确定并开具不符合规定情况（组长同意）；制定不符合规定情况的汇总表，在此基础上，纵向、横向比较，得出安全管理活动总体情况与SMS是否符合的结论，找出存在的薄弱环节，加强并改进。不符合规定情况分布表。审核组向被审核方反馈审核的总体情况和发现的问题，被审核方确认不符合规定情况并制订纠正措施及完成期限。编写审核报告。审核报告是审核结果的正式文件，应由审核组长或在审核组长的指导下编写。审核报告应如实地反映审核情况，应有组长签名确认。12/20/202236八、审核结果的汇总分析和评价，与被审核方交流12/19/20审核报告应包括以下内容：审核的目的和范围（注意例行审核和特殊审核的不同）；审核的依据、审核时间；审核组组成和审核分工；审核情况概述；不符合规定情况概述；审核结论；审核报告的发放范围（可省）。12/20/202237审核报告应包括以下内容：12/19/202237七、末次会议由审核组长主持，参加人员原则上同首次会议。主要议程：组长宣布审核结论，着重讲解存在的问题和不符合规定情况，组长还应就受审部门在确保体系的有效运行，实现安全管理目标的有效性方面提出要求或建议。受审部门表态（领导层表态）末次会议结束，宣告着本次内审活动的完成。应统一整理整套审核记录并及时归档。审核档案包括：1、年度审核计划；2、该次审核计划，3、审核通知及审核组组成（若有）文件，4、审核检查表，5、现场活动审核记录；6、不符合规定情况报告和分布表，7、内审报告，8、内审材料的发放清单（若有）。审核报告（年度审核报告）应作为有效性评价和/或管理复查的输入。12/20/202238七、末次会议12/19/202238第二节船舶现场审核一、船舶内审的一般要求每年一次，基本同公司岸基审核的程序二、船舶内审的组织工作1、注意选择船舶内审的时机；2、岸基地的准备；3、现场处理；4、纠正措施的验证。审核员再访船；委托船长验证；船舶将有关纠正措施的证据寄送公司，审核员有机会再上船确认验证。12/20/202239第二节船舶现场审核12/19/202239船舶内审的一般步骤

指定审核组制订审核计划岸基地访问编写检查表保持联络、掌握到港时间登轮实施现场审核提交审核报告纠正措施的验证12/20/202240船舶内审的一般步骤指定审核组制订审核计划岸基地访问编写检查表三、内审与安全检查的区别目的、依据、纠正措施、侧重点、方式、方法和程序不同。12/20/202241三、内审与安全检查的区别12/19/202241第三节审核的跟踪主要指不符合规定情况的纠正措施的落实情况进行验证，即该不符合得到关闭。注意规则中纠正措施的含义。内审最重要目的在于发现安全管理活动存在的问题并进行及时有效的纠正，防止类似情况的重复发生。验证的注意事项：通常由内审员进行；按照纠正措施逐条核实验证；根据需要抽查其它相关的记录；现象是否得到纠正；能否起到预防作用。验证案例12/20/202242第三节审核的跟踪12/19/202242按照部门进行审核要点：一、通用部分：岗位职责熟悉情况；部门和岗位的培训工作（需求、计划、效果、满足履职情况）；监控情况（指定人员的监控和对其工作的支持）；对船长的支持、对船舶提供资源保障；文件搜集、传递、控制；应急职责和参加反应情况；不符合的处理（报告、调查分析、纠正、跟踪和验证）；内审、评价、复查及有关措施的实施情况；12/20/202243按照部门进行审核要点：12/19/202243二、人事管理：人员聘用管理（包括聘用、调配、提升、解雇是否符合规定的标准，是否按照相关规定进行，证书档案的管理情况等）；新聘和转岗人员岗前培训及考核（包括培训内容的针对性、效果），航前指令的使用和落实情况；船岸人员的考核情况（是否按规定的周期进行考核，考核内容是否体现不同岗位的特点）；培训情况（包括培训需求的提出，培训计划的制定和落实情况，培训效果，临时培训需求的提出和落实）；涉及人员伤亡、健康方面事故、不符合规定情况的处理；12/20/202244二、人事管理：12/19/202244三、海务管理：业务考核（船长指挥资格、驾驶员及甲板部人员适任考核，在岗考核）；业务指导及登轮检查情况；制定关键性操作方案和须知的情况；应急反应情况（演习、训练计划的制定和落实）；航海保障（航海图书资料供应、航行计划审核、季节性要求的布置和落实）；事故、不符合项的处理（包括PSC/FSC、船检、等方面）；12/20/202245三、海务管理：12/19/202245四、机务管理：业务考核（轮机长、轮机员及轮机部人员的适任考核，在岗考核）；业务指导及登轮检查情况（维护保养工作的开展和设备的状况，包括关键性设备和技术系统）；制定关键性操作方案和须知的情况；船舶维护保养工作监督管理（包括计划的审批和完成情况，船舶技术设备报表上报、审核等）；船舶修理工作（工程单、验收、资料归档等）；事故、不符合的处理；船舶技术资料和船舶证书的管理；备件、物料管理（审批、供应、登记及有关证明的管理）。12/20/202246四、机务管理：12/19/202246第四章内审员的作用及其管理一、内审员的基本要求IMO第A.788(19)号决议规定了审核员执行审核能力的基本要求：1、毕业于主管机关或认可组织认可的高等专科学校的理工科的相关专业（至少为2年学制），或毕业于航海院校并具有持证船员的有关海上经历。2、受过培训，确保具有适当的执行审核的能力，主要：对规则的理解；强制性规定的理解；审核技巧；安全管理基本知识；航运和船舶操作的基本知识；有效的交流能力等。12/20/202247第四章内审员的作用及其管理12/19/202247我国对外审员的要求：《航运公司安全管理体系审核员管理规定》第十条：满足下列条件者可申请A类普通审核员资格培训与考试：1.大学本科以上学历，参加工作7年以上；2.从事水上安全监督业务管理工作4年以上；或者具有船长或轮机长资格，从事航运安全管理工作2年以上；3.年龄55周岁以下，身体健康；4.具有较好的英文阅读理解能力。满足下列条件者可申请B类普通审核员资格培训与考试：1.大学本科以上学历，参加工作7年以上；或者大学专科学历，参加工作10年以上；2.从事水上安全监督业务管理工作4年以上；或者具有船长或轮机长资格，从事航运公安全管理工作2年以上；3.年龄55周岁以下，身体健康。12/20/202248我国对外审员的要求：12/19/202248二、内审员应具备的素质（建议性）1、思路开阔、敏锐，能客观地观察情况；2、思想成熟、持重，能全面理解复杂的形势；3、对事物的本质有较强的判断和分析能力；4、坚韧的精神，能够在严峻的情况下做出有效的反应；5、对各种事物有较强的综合能力，充分认识各部门在整个组织中的作用。12/20/202249二、内审员应具备的素质（建议性）12/19/202249三、内审员作用①对安全管理体系的运行起监督作用——及时发现问题；②对安全管理体系的保持、改进和完善起参谋作用；——不仅要提出问题，还要提出相关建议和方法；③在安全管理方面起沟通最高领导层与相关部门、船舶之间的渠道和纽带作用；④积极配合外审的联络员作用——保持联络；

⑤在安全管理体系的有效实施方面起带头作用；⑥在安全管理和防污染有关的信息起传递作用。

12/20/202250三、内审员作用12/19/202250四、内审员职责（一）内审员的职责1、高效、有序的完成审核任务；2、及时向受审方通报和澄清发现的问题；3、确认纠正措施和建议；4、报告审核结果；5、收存和保护与审核有关的文件；6、配合并支持审核组长的工作。（二）审核组长的职责1、协助选择审核组其他成员；2、制订审核计划；3、负责审核所有阶段的工作；4、代表审核组与受审方负责人的接触；5、决定审核结果；6、提交审核报告。12/20/202251四、内审员职责12/19/202251五、内审员培训与管理

对内审员的管理，目前还未出台强制性规定，但内审员需经过培训，且由公司任命，方可从事公司的内审工作。内审员的培训目前主要由海事机构来开展，通过培训取得内审员证书。对内审员，公司应尽可能提供接受相关知识的再培训。作为内审员，应不断了解和熟悉最新强制性规定，熟练掌握有关船舶操作和公司管理方面的知识，只有这样，才能更好地发挥内审员作用。若公司规模允许，可从多个部门及船员中挑选合适的人员接受内审员培训，也应建立内审员管理规定，对内审员的工作进行考核、评价和总结，以保证内审员队伍的整体水平，不断提升内审员的素质。12/20/202252五、内审员培训与管理12/19/202252第二部分SMS有效性评价和管理复查一、概念二、内容三、实施四、内审、评价和复查的关系评价和复查程序12/20/202253第二部分SMS有效性评价和管理复查12/19/202253一、SMS有效性评价和管理复查的概念1、NSM规则的要求

NSM规则12.5条规定“内部审核、有效性评价、管理复查及可能采取的纠正措施应当按文件规定的程序进行”。NSM规则12.2条规定“公司应当定期评价安全管理体系的有效性，必要时还应当对安全管理体系进行管理复查”。2、理解要点①有效性评价是按要求定期进行的，一般每年至少进行一次。由公司最高管理者或指定的人员来组织实施，就安全管理体系及其运行的有效性进行评价，得出安全管理体系运行的优劣结论，并向公司最高领导层报告，供最高领导层决策。一般来说有效性评价不直接决定采取何种措施，仅提出存在的问题和建议，对运行的好坏作出判断。

12/20/202254一、SMS有效性评价和管理复查的概念12/19/2022542、理解要点②管理复查视评价结果认为是否需要，如需要，则评价就成为复查的“前奏”；由于复查是经过评价认为需要的，一般情况下复查活动会决定采取重要的纠正措施，特别是针对安全管理体系本身的纠正措施。③管理复查是由最高管理者主持和组织（船舶由船长组织ＳＭＳ复查，规则5.1.5条规定船长的该项责任），就公司的安全和环境保护方针、目标对现行的安全管理的持续有效性和总体适合性，包括安全和环境保护方针、目标所作的正式而系统的全面检查和评议，或针对有效性评价发现的问题进行分析，确定纠正措施和要求。④有效性评价和管理复查应作为一项正式活动，有计划安排，应提交有关结果、结论和建议的书面报告，保证公司的SMS持续有效地满足规则的要求，保证满足实现规定的安全和环保方针、目标的要求。

12/20/2022552、理解要点12/19/2022552、理解要点⑤有效性评价通常包括对内审结果（如纠正措施的实施等）进行审查和确认，以便促进SMS的改进，因此，评价常常安排在内审全面结束后进行。管理复查在评价认为必须时进行，则复查又在评价之后进行。《航运公司安全管理体系审核发证规则》第九、十八、二十四、四十五、五十四、六十条要求公司、船舶在申请初审、年审（中间审核）、换证审核时递交的材料中应包括有效性评价或管理复查报告，评价和复查应在相应外审前完成。⑥评价结论可能会产生相应的措施，复查的结果往往涉及SMS的补充、变动以及对某些方面工作的加强，应保存评价和复查记录和改进记录。12/20/2022562、理解要点12/19/2022563、评价、复查的目的和作用（1）评价的目的：对安全管理体系及其活动的有效性进行分析、判断和评议，得出结论。（2）评价作用：供最高管理者决策是否需要进行管理复查；作为一种改进机制，寻找SMS运行过程中存在的不足，采取改正措施；确保安全管理体系运行持续有效；满足外审申请条件。12/20/2022573、评价、复查的目的和作用12/19/202257（3）复查的目的：对安全管理体系的适合性和充分性进行评议，采取纠正措施。（4）复查的作用：是安全和防污染管理活动的最高形式，是体系文件完善的重要机制。对发现和存在的问题或不适合进行分析评议，找出根本原因，采取有效的、针对性的纠正措施；确保体系文件符合国际、国内的公约、法规、规定；确保体系文件适合公司的实际情况；确保安全和防污染管理活动符合体系文件的规定，使各种活动过程适合于安全和环境保护方针的实现。注：对于经有效性评价的复查，就是确定措施纠正评价中发现的问题和不足；对于特殊事件引发的复查；就是确定措施避免类似问题重复发生；或使体系适合公司的发展和变化，确保体系的充分性。12/20/202258（3）复查的目的：对安全管理体系的适合性和充分性进行评议，采二、评价和复查主要的输入内容1、评价主要的输入内容：●

组织管理机构（合理性、适用性，包括各部门和船舶）；●

人员能力（适任、适岗，适合）●

培训开展情况及员工对文件的熟悉程度（满足程度）；●演习和训练情况（达到什么效果，起到什么作用）；●不符合规定情况、事故、险情处理和统计分析（纵横向的比较，提高还是下降）；●

对船舶和设备的日常检查、维护保养情况，与登轮检查情况和修理情况结合起来（效果，问题，什么措施，结果如何）；●ＦＳＣ检查、检验情况（管理上的原因是否分析、纠正）；●公司岸基和船舶内外审情况（主要的和集中的问题，纵横向比较）；●

文件、报告和记录的保管情况（是否按规定进行，问题如何处理）；●

船长复查情况汇总和处理

；12/20/202259二、评价和复查主要的输入内容12/19/2022592、复查主要的输入内容：有效性评价结果分析；船长复查报告分析；引起复查事件的分析（如滞留、事故和险情、重大不符合等）公司经营战略变化的分析（如船队、航线、船种等的变化）；组织机构重大变动和重要岗位变化的分析；法律、法规变化对体系影响的分析。等12/20/2022602、复查主要的输入内容：12/19/202260注意:实际开展评价和复查的准备就是各有关人员根据确定的内容,结合本部门及其与其日常工作密切相关的其它部门的体系运行情况进行分析,总结好的做法和经验，找出问题和原因,提出相关建议,以书面形式提交评价和复查会议；评价和复查的实施，就是与会人员对各相关人员提交的材料进行分析、讨论，得出结论，确定问题或原因，明确纠正措施和要求，形成评价和复查报告；报告的发放；责任人员制定并落实相关措施；或纠正措施的审批；纠正措施落实情况的验证。评价和复查工作的关键是准备工作是否充分，后续的措施是否得到有效落实。12/20/202261注意:12/19/202261提醒：管理复查主要是针对关系公司安全和防污染大政方针的事宜,并不对碎枝未节的问题进行过多的研究。1、对经有效性评价认为必须进行的管理复查，其输入的主要内容就是有效性评价所发现的，并需提交管理复查进行审议和解决的问题和评价的结果。其措施可能包括对体系文件的修改；对组织结构和人员的调整；对员工的培训；安全和环境保护方针的调整；资源的重新配置等。2、对某事件直接引发的管理复查，其主要输入内容就是该事件的经过、处理的过程和结果、发生事件的根本原因。如所管理的船舶发生重大事故或连续发生事故、内审发现存在性质重大的不符合规定情况、有效性评价对体系运行的有效性提出质疑、公司组织结构和船队发生重大变动情况等。其措施可能包括制定新的方针目标；组织机构和人员的变动；体系文件的重大变动或改版等。12/20/202262提醒：12/19/202262三、评价和复查的实施1、复查的实施1.1复查的时机发生重大及以上事故；

连续发生一般事故；

船舶被滞留；

出现严重不符合规定的情况；

直接利害关系人举报公司SMS存在重大问题；

发证（DOC、SMC、入级和法定检验证书）机构的建议等。12/20/202263三、评价和复查的实施12/19/2022631.2制定复查计划：计划应包括：复查目的、复查的组织、复查的内容、复查的准备工作要求、复查的时间安排等；计划应由最高管理者签署批准，发放至参加复查的人员和有关部门。12/20/2022641.2制定复查计划：12/19/2022641.3复查准备1.3.1复查组织：

最高管理者负责复查的组织实施，并签署复查报告；指定人员负责组织复查的准备工作；指定部门（如NSM办、安质处）承担日常工作；各部门负责人和相关责任人员参加复查会议，并根据复查内容进行分析,并提出建议;需要时吸收其他有关人员参加；指定人员或委派相关人员承担复查后的跟踪检查和验证工作。12/20/2022651.3复查准备12/19/2022651．3．2复查准备：●

将复查内容涉及的有关文件或资料分发到参加会议人员；●

针对复查内容进行调查和了解；●

责任部门准备专题汇报文件或资料；●

参加人员准备意见。12/20/2022661．3．2复查准备：12/19/2022661．4复查实施：复查一般以会议形式进行。1．4．1复查会议●

最高管理者主持会议；●

参加人员报告有关工作情况；●

按确定的复查内容进行讨论和评议；1．4．2复查结论●

对涉及的复查内容作出结论（包括进一步调查、验证等）；●

对复查后的改进工作提出明确要求。12/20/2022671．4复查实施：12/19/2022671．4．3复查报告●

报告内容包括目的和内容、参加人员、日期、复查的主要结论，复查后的行动要求等；●

形成文件并分发至参加人员和所有负有责任的人员和部门。1．5后续工作●

相关责任人员根据复查形成的决定(或决议),实施纠正行动；●

检查并验证纠正措施的实施情况和效果；●保存复查记录和改进记录。

复查示例12/20/2022681．4．3复查报告12/19/202268船长复查SMS规则5.1.5所作的“船长复查SMS并向岸上管理部门报告其存在的缺陷”的规定，要求船长根据SMS在船运行的实际情况“审视”SMS文件是否存在问题，包括与强制性规定的符合性和可操作性方面的是否存在问题。发现问题向岸上管理部门报告。对问题的处理应在相关责任部门或人员进行评议后作出。时机、形式。12/20/202269船长复查SMS12/19/2022692、评价的实施评价的实施步骤与复查基本一致，但评价是定期进行的，应与内审一样首先制定年度评价计划，在实施之前再制定单次评价计划（包括具体的时间、参加人员、主要内容等）。需要说明的是：评价一般由指定人员组织并实施(理解指南中是最高领导者或其指定的人员)，且不一定非以会议的形式进行，根据其对体系日常运行情况的监控、检查情况，包括紧急情况及其反应和处理，不符合规定情况、事故、险情的报告、调查、分析及其纠正措施的落实情况的验证，船长复查SMS的结果，内外审的情况，任何人员的报告和反映，进行综合分析和评判，得出结论，向最高管理者报告，并将经批准的报告发放至所有负有责任的人员和部门。评价的结论，往往是建议性的，其纠正措施和验证的力度不如复查来得大。12/20/2022702、评价的实施12/19/202270四、内审、评价和复查的关系比较项目管理复查有效性评价内审目的评价SMS适合性、充分性评价SMS总体有效性验证活动与文件的符合性对象SMS的全部或部分所有与SMS及其运行的情况主要对象是SMS要素的实施情况组织由最高管理者组织并参与进行最高管理层或指定的人员主持由管理层委派的审核组进行安排必要时进行一般每年一次,岸基内审后一般每年一次,在SMS有效性评价前结果产生管理复查报告/纠正和/或改进要求产生SMS有效性评价报告产生不符合项报告/对SMS符合性总体评价的内审报告程序SMS复查程序SMS有效性评价程序SMS内审程序后续主要后续工作是某些方面工作改进确定是否需要进行管理复查/纠正和预防措施的落实主要后续工作是纠正和预防措施的实施跟踪与监督12/20/202271四、内审、评价和复查的关系比较项目管理复查有效性评价内审目的安全管理体系审核与船舶检验、安全检查和海事调查的区别一、审核与船舶检验1、对象不同。前者针对管理及其操作，后者针对船舶及其设备；2、方法不同。前者全面、抽样进行，后者全面、逐项。二、审核与安全检查安全检查针对设备的缺陷或人的违章进行，审核主要针对导致设备缺陷和人的违章的原因，特别是管理上的原因是否采取纠正措施，并取得效果进行。12/20/202272安全管理体系审核与船舶检验、安全检查和海事调查的区别一、审核安全管理体系审核与船舶检验、安全检查和海事调查的区别三、审核与海事调查审核既不同于海事调查，又与海事调查相联系。海事调查是指对一起海难事故的原因或船舶操作人员的行为所进行的彻底、广泛和系统的调查，并注意详细地评价包括人的因素在内的所有因素，包括调查事故是否与不执行安全管理体系规定有关。海事调查的目的是查明原因，判明责任。当审核针对发生的海上事故进行时，不直接针对事故当事人，着重于事故的发生是否与SMS运行有关和公司对事故的调查是否按文件规定的程序进行。这种审核是通过分析事故原因与实施SMS的关系来看运行的符合性和有效性。注意，发生事故可能导致附加审核。12/20/202273安全管理体系审核与船舶检验、安全检查和海事调查的区别三、审核SMS内部审核、有效性评价

和管理复查

12/20/202274SMS内部审核、有效性评价

和管理复查12/19/20221第一部分SMS内部审核

第二部分SMS有效性评价和管理复查

第三部分SMS外部审核的相关知识12/20/202275第一部分SMS内部审核

第二部分SMS有效性评价和管理复查

第一部分SMS内部审核第一章审核的基本知识第二章内审的准备第三章内审的实施第四章内审员的作用和管理12/20/202276第一部分SMS内部审核第一章审核的基本知识12/19/202第二部分SMS有效性评价和

管理复查第一章有效性评价和管理复查基本概念第二章评价和复查的内容第三章评价和复查的实施第四章内部审核、有效性评价和管理复查的关系12/20/202277第二部分SMS有效性评价和

管理复查第一章有效性评价和管理复第三部分外部审核相关知识一、外审分类；二、审核申请的时机、条件和材料；12/20/202278第三部分外部审核相关知识一、外审分类；12/19/20225第一部分

第一章审核的基本知识一、审核的概念１、安全管理体系审核的基本概念是为了确定安全管理体系文件是否符合、覆盖ISM/NSM规则，是否符合、满足国际和国内强制性规定以及公司所采纳的国际海事组织、主管机关、船级社及海运行业组织建议的适用的规则、导则、指南、标准，是否按照安全管理体系文件的规定制定了安全管理计划，以及这些计划是否得到有效实施，并适合于达到安全和防污染的目标的系统而独立的审查。12/20/202279第一部分

第一章审核的基本知识一、审核的概念12/19/20第一章审核的基本知识２、内部审核的概念系指为判断安全管理活动和结果是否符合安全管理体系的规定，作为公司管理职能的一部分而实施的系统而独立的验证过程。——《ICS/ISF〈国际安全管理规则〉应用指南》内审是由公司组织内审员或由公司聘请的经过培训的适任人员对公司及所属船舶的安全管理体系实施的定期的审核，以判断安全管理活动和有关结果是否符合安全管理体系规定和计划安排，以及安全管理体系规定和计划安排是否得到有效实施并适合于达到安全和防污染目标的系统而独立的审查。12/20/202280第一章审核的基本知识２、内部审核的概念12/19/20227第一章审核的基本知识二、安全管理体系审核的特性符合性、有效性、适合性-----目的系统性、独立性-----方式12/20/202281第一章审核的基本知识二、安全管理体系审核的特性12/19/2第一章审核的基本知识

三、审核的分类

内审和外审

内审：初次内审、例行内审和追加内审12/20/202282第一章审核的基本知识

三、审核的分类

内审和外审

内审：初次第一章审核的基本知识

四、内审的目的和作用

目的:核查安全和防污染活动是否符合安全管理体系的要求。

作用：

1、促使SMS满足强制性规则的要求——直接作用；

2、及时发现管理上存在的问题，采取纠正措施——重要手段；

3、发现日常活动存在的问题并纠正，以便顺利通过外审；

4、自我改进机制，体系不断得到完善——根本作用;

5、为客观评价体系运行情况收集证据。12/20/202283第一章审核的基本知识

四、内审的目的和作用

目的:核查安全和第一章审核的基本知识

五、内审的基本任务：

１、搜集客观证据，及时发现问题；

２、对发现的问题及时采取纠正措施；

３、对公司的安全和防污染管理活动进行分析，判断ＳＭＳ是否得到执行贯彻和管理活动的有效性；

４、为判断公司实现目标的有效性提供证据；

５、分析ＳＭＳ是否符合、覆盖强制性规定，是否具有可操作性。12/20/202284第一章审核的基本知识

五、内审的基本任务：

１、搜集客观证据第一章、审核的基本知识

六、审核及体系相关术语

1、客观证据；

2、不符合规定情况——NCnon-conformity；

3、重大不符合规定情况；

4、严重不符合规定情况；

5、记录；

6、符合证明＝DOC

DocumentOfCompliance;

7、安全管理证书＝SMC

SafetyManagementCertificate;

8、安全管理体系＝SMS

Safety-ManagementSystem;

9、国际安全管理规则＝ISM

InternationalSafetyManagementCode

10、国内安全管理规则＝NSM

NationalSafetyManagementCode12/20/202285第一章、审核的基本知识

六、审核及体系相关术语

1、客观证据第一章、审核的基本知识

七、内审的范围：体系内所有的部门、船舶和各项安全管理活动。12/20/202286第一章、审核的基本知识

七、内审的范围：体系内所有的部门、船第一章、审核的基本概念

八、内审依据

1、ISM/NSM规则、国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、公司已经采纳的指南、标准和公司的安全管理体系文件。

2、外审的基本工作依据：

在加上：《航运公司安全管理体系审核发证规则》、《航运公司安全管理体系审核发证程序》

单

12/20/202287第一章、审核的基本概念

八、内审依据

1、ISM/NSM规第一章、审核的基本概念

八、内审依据

判断和评价依据：

判断和评价安全管理体系文件覆盖性的依据是ISM/NSM规则；判断和评价安全管理体系文件符合性的依据是ISM/NSM规则和国际国内强制性规定规则；判断和评价安全管理体系活动符合性的依据是国际国内强制性规定规则、采纳的建议性规则、指南和公司的安全管理体系文件。清单

12/20/202288第一章、审核的基本概念

八、内审依据

判断和评价依据：

判第一章审核的基本概念九、内审的时间要求——时机和频度时机---何时进行审核为宜。内审的频度----一旦确定审核，此种审核每年进行多少此为宜。初次审核：体系编制完成、颁布实施，且已运行一段时间（至少一个月）。例行审核：年度内审计划（集中、滚动），由一个/多个审核组进行审核。每年至少一次。频度主要由公司的安全管理状况决定：上次审核问题的多少和性质的严重程度；该部门对安全的重要性；体系运行初期可适当增加。附加审核的时机（不限于此）：重大事故或滞留；被举报或投诉在安全管理方面存有较大隐患；SMS文件重大更改或换版后；在外审前认为需要时，等等12/20/202289第一章审核的基本概念12/19/202216第一章、审核的基本概念十、内审的步骤1、制定计划、确定任务（年度计划、审核范围和频次、目的和依据）；2、审核准备（审核组及其成员、具体计划、分配任务、审核内容、通知）；3、实施审核（首次会议、现场审核、不符合规定情况的填写和确认、制定纠正措施、末次会议）；4、内审报告（编写和发放）；5、纠正措施的跟踪和验证（确认、要求、验证）；6、年度内审情况的汇总分析（汇总、分析、比较、输入）。12/20/202290第一章、审核的基本概念12/19/202217第二章内审的准备一、内审的组织应特别注意几个环节：1、最高领导层的重视程度；高级领导层的承诺是做好安全管理工作的基础。各级人员的责任心、能力、态度和主观能动性将决定其最终结果。

2、指定人员的作用，抓好内审工作；3、明确主办部门的职责；4、内审员队伍建设；5、依据内审程序进行（5W1H）。内审组织工作的主要内容需要最高领导层的重视和支持，需要指定人员和职能部门的精心策划及实施，需要一批称职的内审员的全力投入，需要一套完善的程序。12/20/202291第二章内审的准备12/19/202218第二章内审的准备二、概述内审准备工作的主要内容：制订计划（年度）组成审核组制定计划（单次）查阅并熟悉相关文件编制检查表通知受审部门并约定具体时间12/20/202292第二章内审的准备12/19/202219第二章、内审的准备三、内审计划●年度内审计划：由职能部门按照有关规定负责编制。确定内审的频次和时间，确定内审的形式。年度内审计划一般由指定人员审核，公司最高管理者批准实施。集中

滚动●单次内审计划：由内审组组长或其指定的人员编制，组长批准后实施。12/20/202293第二章、内审的准备12/19/202220四、内审组的组成最高管理层或指定人员负责审核组长和审核员的确定。（一）选择审核组长应考虑的因素：1、资格和资历：经过全面而系统的培训取得资格，已经公司任命的内审员，一般情况下由熟悉公司管理和船舶操作的中层以上领导担任。2、组织能力：具有组织管理整个审核组工作的能力、较强的协调能力。（二）挑选审核员应考虑的因素：1、资格：经过培训取得资格并由公司任命的内审员；2、业务知识和工作能力；3、工作责任心；在选择内审员时还应考虑整个审核组的专业搭配、级别层次和年龄结构等因素。12/20/202294四、内审组的组成12/19/202221五、确定计划、分配任务审核组成立后，组长应及时召开审核组预备会议，分配审核工作任务，确定单次审核工作计划。计划应包括以下内容：计划编制外审计划目的性质范围依据审核组成员审核时间、地点、受审部门具体日程安排12/20/202295五、确定计划、分配任务12/19/202222六、查阅相关文件1、获取SMS文件；2、根据确定的审核工作任务，有针对性地熟悉体系文件（包括拟审核部门的程序文件、操作须知，特别是重要的以该部门为主体执行的文件，熟悉相关的工作流程和操作方法，以及所产生的相关记录）为编制检查表作好准备。12/20/202296六、查阅相关文件12/19/202223七、准备检查表（审核记录表）检查表是审核员进行审核的重要工具有原始记录，是审核准备的最重要环节。1、目的：明确审核样本、规范审核程序、保持审核进度、保存审核记录、树立良好形象。2、编制：按部门(岗位)或规则条款(如船长指挥资格应包括业绩、资历、管理能力、决策能力、应急反应能力等,如何评估考核,查看相应证书、前任职公司了解、船员服务本查验，笔试口试)

，选择典型的管理活动，结合受审核部门的特点；抽样应有代表性；时间留有余地；具有可操作性；发现的问题记录。规则条款例示

部门检查表

船舶指导书

通用部分

外审检查表八、通知受审部门/船舶具体约定审核时间12/20/202297七、准备检查表（审核记录表）12/19/202224第三章内审的实施主要步骤：首次会议现场审核编写审核报告末次会议第一节公司现场审核第二节船舶现场审核第三节审核的跟踪12/20/202298第三章内审的实施12/19/20222第三章内审的实施第一节公司现场审核一、首次会议主持：审核组长参加范围：若是集中审核，公司的领导应参加，接受审核的部门领导，及全体审核员。若是滚动审核，公司领导不一定参加每个部门审核的首次会议。会议议程：1、向受审方介绍审核组成员（视需要）；2、介绍审核的目的、范围、方法和程序3、确认审核计划4、其它有关事项。12/20/202299第三章内审的实施12/19/202226二、现场审核注意事项1、审核组长的作用：控制整个审核过程；按计划进行；控制审核进度；控制审核气氛；控制客观性；控制审核结果。2、相信样本的真实性：样本是精心准备和挑选的，对样本的调查结果要有信心，不要对合格的样本的结果产生怀疑，而非要找到不符合不可。审核的目的不是为了发现不合格，而是证实活动与体系的符合性。发现问题是为了改进活动和文件。3、按检查表进行审核；4、要从问题的各种表现形式来寻找客观证据；引起问题的原因有多方面，内审时要尽可能寻求准确的客观证据。应注意的问题：1）存在的客观事实，而不能是主观臆断。2）被访问的对安全管理活动负有直接责任的人员的谈话记录可以成为客观证据，但应尽可能通过各种渠道证实。而传闻、陪同人员或其他与被审核的安全管理活动无关人员的谈话不能成为客观证据。3）现行有效的体系文件的规定和运行产生的记录。可以成为证明当前发生的客观证据，而已作废的安全管理文件的规定和经擅自修改过的记录不能成为证明当前发生的客观证据。12/20/2022100二、现场审核注意事项12/19/202227二、现场审核的注意事项5、存在问题及客观证据的确认：在对一具体部门的审核结束前，应对该部门的体系运行情况作一简单小结，特别是要指出在审核时发现的问题，及证明这些问题存在的客观事实，并要求被审核方在审核记录中予以确认。若被审核方不同意审核员的观点或不确认，应耐心讲解，除非被审核方出示明显理由或客观证据证实，审核员不应轻易取消该问题，如果双方不能取得统一意见时，可将此问题及客观证据递交内审组长，必要时提交指定人员或最高管理者。记录12/20/2022101二、现场审核的注意事项12/19/202228三、审核的路径和方法（在编制检查表时就应考虑）方法：访谈、询问、查阅记录、观察操作等路径：自上而下和自下而上，正向和逆向，按规则条款或部门审核。注意选择合适的方法，灵活运用。观察、面谈和查记录是常用的主要方法——验证。四、审核技巧：多看、少讲、多问、多听，提问与查阅结合注意提问的方式，创造良好的审核环境。12/20/2022102三、审核的路径和方法（在编制检查表时就应考虑）12/19/2五、不符合规定情况如审核中发现不符合规定情况，应填写记录1、定义：不符合规定情况：系指已发现的客观证据表明不满足某一具体规定要求的情况。重大不符合规定的情况：系指已发现的对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，并需要立即采取纠正措施的事项或情况，包括未能有效和系统地实施规则的有关要求。部海事局2019年368号文《关于印发〈ISM工作研讨会会议纪要〉的通知》第五条3款规定，在一般不符合和重大不符合之间增加一档“严重不符合”。该《纪要》第三条关于重大不符合规定情况暂定原则为：对确保指定人员充分发挥其职能、保证船长的绝对权力、确保新聘和转岗人员上岗前接受必要的培训以熟悉其职责，严格事故和险情的报告和分析等方面，作为重大事项严格要求。12/20/2022103五、不符合规定情况12/19/2022302、不符合规定情况的分类按原因可分为三类：体系性不符合----体系文件与规则、法律、法规等要求不符。实施性不符合----未按文件的规定去做。效果性不符合----文件是符合要求的，也实施了，但实施不认真或其它原因导致效果未能达到规定的要求。按性质分三类：一般、严重和重大——通常外审中采用。12/20/20221042、不符合规定情况的分类12/19/2022313、开具不符合规定情况的注意事项要重视客观事实，明确判断依据；抓主要方面，促体系改进；4、不符合规定情况的填写（不符合描述）（活动案例）包含内容：受审部门或责任人姓名，审核员姓名，不符合规定情况的事实陈述，不符合的判定条款，不符合的类型，不符合的纠正期限，被审核方的确认，不符合规定情况的纠正措施及拟完成时间，纠正措施的确认，纠正措施的验证情况。着重注意不符合的事实陈述和判定条款。12/20/20221053、开具不符合规定情况的注意事项12/19/2022325、不符合规定情况纠正期限要求外审不符合规定情况的纠正期限有立即纠正、一周内纠正、一个月内纠正、二个月内纠正，最长不超过三个月，根据不符合规定情况的性质确定纠正期限，性质越严重纠正期限越短，结合可能采取纠正措施的难易程度。内审不符合规定情况的纠正期限没有特别的规定，一般参照外审进行。如果在外审前为外审作准备所进行的内审，不符合项的纠正期限一般不应跨越外审日期，在外审前必须纠正完毕。12/20/20221065、不符合规定情况纠正期限要求12/19/202233６、不符合规定情况的调查分析目的：查找产生不符合规定情况的根本原因，制定针对性的纠正措施，达到预防重复发生的效果。调查分析应考虑的因素：责任者是否熟悉其职责；是否具备适任资格；是否经过相关培训；是否了解相关程序和须知；对程序和须知的背离程度；当时的工作环境及其它客观条件；安全管理体系文件是否存在偏差等。12/20/2022107６、不符合规定情况的调查分析12/19/202234７、不符合规定情况的纠正措施

纠正措施示例要求：现象得到纠正，具有针对性，预防重复发生。纠正措施应得到内审员的确认。制定纠正措施应考虑的因素：责任者重新学习相关规定，熟悉其职责和工作要求；调换不适任人员；开展必要的培训，切实掌握相关的规定和要求；提供岸基支持，改善工作环境和其它客观条件；是否涉及文件符合性方面的问题——学习规则或强制性规定，并修改或增加相关文件（程序、须知、操作规程等）；是否需要补充某些活动的记录——及时进行；是否需要在公司传播经验；以后工作的注意点。12/20/2022108７、不符合规定情况的纠正措施纠正措施示例12/19/20八、审核结果的汇总分析和评价，与被审核方交流汇总审核情况，确定并开具不符合规定情况（组长同意）；制定不符合规定情况的汇总表，在此基础上，纵向、横向比较，得出安全管理活动总体情况与SMS是否符合的结论，找出存在的薄弱环节，加强并改进。不符合规定情况分布表。审核组向被审核方反馈审核的总体情况和发现的问题，被审核方确认不符合规定情况并制订纠正措施及完成期限。编写审核报告。审核报告是审核结果的正式文件，应由审核组长或在审核组长的指导下编写。审核报告应如实地反映审核情况，应有组长签名确认。12/20/2022109八、审核结果的汇总分析和评价，与被审核方交流12/19/20审核报告应包括以下内容：审核的目的和范围（注意例行审核和特殊审核的不同）；审核的依据、审核时间；审核组组成和审核分工；审核情况概述；不符合规定情况概述；审核结论；审核报告的发放范围（可省）。12/20/2022110审核报告应包括以下内容：12/19/202237七、末次会议由审核组长主持，参加人员原则上同首次会议。主要议程：组长宣布审核结论，着重讲解存在的问题和不符合规定情况，组长还应就受审部门在确保体系的有效运行，实现安全管理目标的有效性方面提出要求或建议。受审部门表态（领导层表态）末次会议结束，宣告着本次内审活动的完成。应统一整理整套审核记录并及时归档。审核档案包括：1、年度审核计划；2、该次审核计划，3、审核通知及审核组组成（若有）文件，4、审核检查表，5、现场活动审核记录；6、不符合规定情况报告和分布表，7、内审报告，8、内审材料的发放清单（若有）。审核报告（年度审核报告）应作为有效性评价和/或管理复查的输入。12/20/2022111七、末次会议12/19/202238第二节船舶现场审核一、船舶内审的一般要求每年一次，基本同公司岸基审核的程序二、船舶内审的组织工作1、注意选择船舶内审的时机；2、岸基地的准备；3、现场处理；4、纠正措施的验证。审核员再访船；委托船长验证；船舶将有关纠正措施的证据寄送公司，审核员有机会再上船确认验证。12/20/2022112第二节船舶现场审核12/19/202239船舶内审的一般步骤

指定审核组制订审核计划岸基地访问编写检查表保持联络、掌握到港时间登轮实施现场审核提交审核报告纠正措施的验证12/20/2022113船舶内审的一般步骤指定审核组制订审核计划岸基地访问编写检查表三、内审与安全检查的区别目的、依据、纠正措施、侧重点、方式、方法和程序不同。12/20/2022114三、内审与安全检查的区别12/19/202241第三节审核的跟踪主要指不符合规定情况的纠正措施的落实情况进行验证，即该不符合得到关闭。注意规则中纠正措施的含义。内审最重要目的在于发现安全管理活动存在的问题并进行及时有效的纠正，防止类似情况的重复发生。验证的注意事项：通常由内审员进行；按照纠正措施逐条核实验证；根据需要抽查其它相关的记录；现象是否得到纠正；能否起到预防作用。验证案例12/20/2022115第三节审核的跟踪12/19/202242按照部门进行审核要点：一、通用部分：岗位职责熟悉情况；部门和岗位的培训工作（需求、计划、效果、满足履职情况）；监控情况（指定人员的监控和对其工作的支持）；对船长的支持、对船舶提供资源保障；文件搜集、传递、控制；应急职责和参加反应情况；不符合的处理（报告、调查分析、纠正、跟踪和验证）；内审、评价、复查及有关措施的实施情况；12/20/2022116按照部门进行审核要点：12/19/202243二、人事管理：人员聘用管理（包括聘用、调配、提升、解雇是否符合规定的标准，是否按照相关规定进行，证书档案的管理情况等）；新聘和转岗人员岗前培训及考核（包括培训内容的针对性、效果），航前指令的使用和落实情况；船岸人员的考核情况（是否按规定的周期进行考核，考核内容是否体现不同岗位的特点）；培训情况（包括培训需求的提出，培训计划的制定和落实情况，培训效果，临时培训需求的提出和落实）；涉及人员伤亡、健康方面事故、不符合规定情况的处理；12/20/2022117二、人事管理：12/19/202244三、海务管理：业务考核（船长指挥资格、驾驶员及甲板部人员适任考核，在岗考核）；业务指导及登轮检查情况；制定关键性操作方案和须知的情况；应急反应情况（演习、训练计划的制定和落实）；航海保障（航海图书资料供应、航行计划审核、季节性要求的布置和落实）；事故、不符合项的处理（包括PSC/FSC、船检、等方面）；12/20/2022118三、海务管理：12/19/202245四、机务管理：业务考核（轮机长、轮机员及轮机部人员的适任考核，在岗考核）；业务指导及登轮检查情况（维护保养工作的开展和设备的状况，包括关键性设备和技术系统）；制定关键性操作方案和须知的情况；船舶维护保养工作监督管理（包括计划的审批和完成情况，船舶技术设备报表上报、审核等）；船舶修理工作（工程单、验收、资料归档等）；事故、不符合的处理；船舶技术资料和船舶证书的管理；备件、物料管理（审批、供应、登记及有关证明的管理）。12/20/2022119四、机务管理：12/19/202246第四章内审员的作用及其管理一、内审员的基本要求IMO第A.788(19)号决议规定了审核员执行审核能力的基本要求：1、毕业于主管机关或认可组织认可的高等专科学校的理工科的相关专业（至少为2年学制），或毕业于航海院校并具有持证船员的有关海上经历。2、受过培训，确保具有适当的执行审核的能力，主要：对规则的理解；强制性规定的理解；审核技巧；安全管理基本知识；航运和船舶操作的基本知识；有效的交流能力等。12/20/2022120第四章内审员的作用及其管理12/19/202247我国对外审员的要求：《航运公司安全管理体系审核员管理规定》第十条：满足下列条件者可申请A类普通审核员资格培训与考试：1.大学本科以上学历，参加工作7年以上；2.从事水上安全监督业务管理工作4年以上；或者具有船长或轮机长资格，从事航运安全管理工作2年以上；3.年龄55周岁以下，身体健康；4.具有较好的英文阅读理解能力。满足下列条件者可申请B类普通审核员资格培训与考试：1.大学本科以上学历，参加工作7年以上；或者大学专科学历，参加工作10年以上；2.从事水上安全监督业务管理工作4年以上；或者具有船长或轮机长资格，从事航运公安全管理工作2年以上；3.年龄55周岁以下，