华仪酒店管理系统HYCOM使用说明书

H锦秋之星版使用说明书第55页共55页华仪软件HYCOM锦秋之星版说明书华仪软件系统工程有限公司Hua-yiSoftwareSystemEngineeringCo.,Ltd__________________________________________________________

目录第一章基本概念3第二章总台9客房预订9新建预订9订单处理14分类统计31住店客人32住店客人处理32帐务处理37结帐37查询条件56个人审计57房态59房态59清扫完毕59非出租房管理60维修房管理62遗失物品管理53租借物品管理65已结帐单66查帐66第五节客户信息67第六节特殊帐户70第二章报表72第三章夜审73审计的组成73夜审工作规程73夜审步骤75夜审需打印的报表78注意79系统设置82系统维护人员工作职责82

基本概念帐户如同在银行开户一样,客人住店期间的相关信息也需存放在一帐户中。帐户唯一性。本系统是以人为单位建立帐户，而不是以房为单位建立帐户的。1、用途：(1)、对于接待来说，帐户用于存放客人信息；(2)、对于收银点来说，帐户是用于存放帐目的户头。2、分类：客人帐户、团主帐户、公司旅行代理帐户、特殊帐户。客人帐户：指有房号的住店客人，住店客人每人一个帐号，主要用于记录客人住店期间发生的帐目；以及通过该帐户对客人的信息进行处理。当客人预订或登记入住时，系统自动为每一个客人分配一个帐号，该帐号是唯一的。团主帐户：指团队的主帐号。每一个团队系统都会分配一个唯一的帐号，主要用于记录由团队统一结算的帐目，以及通过该帐户对团队的信息进行处理。公司帐户：指公司帐户。当需要以公司为单位处理信息时，就需要在系统中建立公司帐户。主要是用于记录该公司的帐目，以及通过该帐户对相应公司的信息进行处理。旅行代理帐户：指旅行社帐户。当需要以旅行社为单位处理信息时，就需要在系统中建立旅行社帐户。主要用于记录该旅行社的帐目，以及通过该帐户对相应的旅行社的信息进行处理。特殊帐户：所谓特殊帐户，是指不同于上述四种帐户的帐户。一般是用于无房户的帐户挂帐签单或按照帐户欠款数额和帐龄进行不定期的催款管理。说明：每次只能对一种类型的帐户进行处理，因此，五种帐户每次只能选择一种。“预订”、“现住”、“离店”，“取消”是帐户的四种状态，可以同时查任意组合状态的帐户。“查询条件”：指可以按“房号”、“中文名”、“英文名”、“帐号”四种基本条件的组合来查询需要的帐户“其它”：指除了上述条件外，还可以按该部分的条件来查找需要的帐户。当需要模糊查询时，可以通过在前面加“%”或在后面加“*”来进行模糊查询。例如：在“中文名”栏输入“%李*”，则表示查找中文名中含有“李”字的客人。3、组成：帐户信息是由两个部分组成的：档案信息、占房信息。4、档案信息：(1)、存放帐户基本信息。(2)、又分为：客户档案（又称客人档案）、团主档案、公司档案、旅行代理档案、特殊帐户档案。(3)、客户档案标志：H 黑客C 跑帐S 有遗失物品B 有租借物品K 保密P 禁止签单T 免税E 免服务费M 留言L 去向(4)、团主档案状态：预订、现住、离店、取消。(5)、公司旅行代理档案状态：临时、确定、封锁。(6)、特殊帐户档案状态：临时、确定、取消、封锁。5、占房信息：(1)、又称住店信息。(2)、只有客人帐户才存在占房信息。(3)、占房状态：R 预订I 现住O 离店X 取消N 失约D 延迟离店二、占房信息1、预订单号：⑴、在预订模块中建立的预订单信息才有预订单号。⑵、操作员每次建立并保存预订单信息后，系统才自动分配预订号，并将预订号显示在占房信息中。⑶、操作员应将此号码手工记录在预订单上，供其他部门统一使用。2、状态：⑴、标志占房信息的当前状态（预订、现住、离店、取消、或失约）。⑵、注意：操作员在接待中进行客人登记时，系统先将客人占房信息保存为预订状态，等操作员确认客人入住后才改为现住状态。3、余额：显示该帐户的当前余额。4、客人姓名：由客户档案中自动提取。5、VIP类型：由客户档案中自动提取。6、团队：⑴、有团队名称时表示该客人为团员，无团队名称时表示该客人为散客。⑵、可以使用模糊查询方式选择所属团队。7、旅行代理、公司：⑴、系统按此项目统计公司旅行代理销售业绩。⑵、可以使用模糊查询方式选择所属公司旅行代理。8、到店日期：⑴、必输项目，而且建立新的占房信息时，到店日期可以大于系统日期，但不能小于系统日期。⑵、建立新的占房信息时，系统默认为系统日期。9、离店日期：⑴、必输项目，而且离店日期必须大于等于到店日期。⑵、注意：操作员可以直接输入客人的住店天数然后回车，系统可以根据到店日期自动计算离店日期，节省操作员手工输入时间。⑶、注意：此种输入方式在客人短期住店登记时比较方便。10、房间等级：⑴、必输项目。⑵、操作员可以直接输入房间等级代码，也可以从下拉框中选择。房间等级代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。11、人数：⑴、必输项目，而且人数必须大于房数。⑵、前面的数字代表大人数，后面的数字代表小孩数。12、房数：必输项目。13、房号：⑴、占房信息房数为1时，操作员才可以直接输入房号（直接占房）。⑵、已输入房号的占房信息不能直接修改房号。只能通过“其他功能”中的“换房”功能进行换房处理。14、房价代码：⑴、必输项目。用户可以通过房价代码来控制操作员任意打折。⑵、房价代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。如果操作员选择了某房间等级后无任何房价代码显示的话，说明房价代码设置不齐全，应及时通知系统维护人员更正。15、折扣：⑴、用户可以通过折扣代码来控制操作员任意打折。⑵、折扣代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。16、房价：⑴、下拉框中显示的是外币币种代码。操作员通过币种代码选择，系统可以将所输入的房价自动进行币种转换。不输入时，系统默认为人民币房价。⑵、币种代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。17、付款方式：⑴、对前台催付有辅助作用。⑵、付款方式代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。18、核实日期：⑴、预订单的最后核实日期。此项目对于长期预订、或以预订为主要客人来源的饭店来说比较重要。⑵、不输入时，系统默认为到店日期的前一天。19、释放日期：⑴、系统夜审时根据释放日期释放预订单（将占房信息置为失约状态）。⑵、不输入时，系统默认为到店日期。⑶、操作员修改客人到店日期时，如果新日期大于原有日期的话，系统自动将释放日期修改为新的到店日期。如果新日期小于原有日期的话，系统不修改原有释放日期。此时，操作员应手工进行修改。20、用房类型：必输项目。对系统夜审统计有重要影响。21、预订类型：⑴、表示预订单可以自动或手工取消的类型。⑵、预订类型代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。22、销售员：⑴、系统按此项目统计公司旅行代理销售业绩。⑵、销售员代码是在销售管理模块中提前设置的，不能随意输入。23、介绍人：系统默认为订房人。24、担保：按用户需求输入。25、市场：⑴、系统按此项目统计客房销售情况。⑵、市场代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。26、客人类型：⑴、系统按此项目统计客房销售情况。⑵、客人类型代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。27、客源：⑴、系统按此项目统计客房销售情况。⑵、客源代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。28、Package：⑴、输入房包餐、服务费等每日附加费用。⑵、Package代码是系统初始化时提前设置的，不能随意输入。⑶、保存后的订单只能在“其他功能中”修改Package设置。29、备注：255个字符。用于输入客人签单、要求等重要信息。客人人住时，总有一些特殊的要求或者酒店内有一些特殊的业务。为了方便各部门的工作，在建立订单或填写客人档案时，就需在‘备注’中将这些业务加以注明。通常针对不同的业务采用不同的简略描述。如：‘RM/2+TAR+张’可以表示‘结帐时房费减半并且转应收挂帐，张总批准’。在订单备注中注明‘RM/2+TAR+张’，收银员即可根据此提示信息帐务处理。但要注意这只是提示信息，有关业务的审批手续还必须有。而且要加强管理。30、占房信息：保存订单信息后系统自动显示该订单的简要信息。31、建立、取消、入住、上次操作：在此记录了此订单的建立、取消、入住、上次操作的操作员及操作时间三、帐本：1、帐目存放地点。2、每个帐户可以建立多个帐本，将不同付款方式的帐目存放在不同帐本中，便于帐务处结帐。四、帐项主要是从部门分级核算的角度出发，提出‘帐项’这一概念的。酒店的总收入由各营业部门的收入组成，如前厅部、餐饮部、客房部等。各部门的收入又由许多营业项目组成，如客房部有房费、服务费等；餐饮部有中餐厅、西餐厅等。这些营业项目就称之为‘帐项’。帐项的划分：1299为借方帐项，对应帐户的费用发生如房费、电话费、中餐厅等；大于300为贷方帐项，对应帐户的各种付款、预付款方式如现金、支票、预付押金等。五、签单1、用途：1）、用于控制客人、团主、特殊帐户在饭店中各项消费的可签单挂帐情况。2）、本系统可以设定多个帐本，使不同的费用计入不同帐本，便于结算。2、说明：“帐项部分列”出了可签单的帐项，“选择签单模板”用于直接选用已设好的签单模板，“客人签单信息”用于设置个人签单，“团主签单信息”用于设置团主签单。设置签单的具体过程如下：1）、散客签单：表示该客人在酒店消费时，有哪些消费是可以挂帐的。2）、团主签单信息：表示当为团队客人时，团主支付的帐。3、签单的具体操作如下：将帐项设置为可签单。首先在“帐项”框中将可签单的帐项挑“√”，如果是全部可签，则可使用“S全选”将全部帐项选中，如果是全部不可签（即所有消费只能现付），则可使用“U不选”将所有帐项前的“√”去掉，再在“客人签单信息”中选择要挂到的帐本，然后点击“A--》”。将该帐设置为不可签单。操作为：如果是取消单个帐项，则先在客人或团主签单信息的相应帐本中选择要取消签单的帐项，然后点击“D《--”；如果将该帐本中的所有帐都设置为不可签单，则先在客人或团主签单信息中选择相应的帐本，然后点击“C清空”即可。签单限额。表示该帐户的挂帐限额。当帐户余额超过此限额时，则系统会提示超限额。套用现有签单模板。指该种签单方式已经设置好，此时此帐户的签单刚好与设置的一样，则此时在“选择签单模板”中选择相应的模板，则系统会自动套用该模板的签单。F帐本设置。用于增加、修改或删除帐本。每个帐户最多可以设置10个帐本（A~~J帐本），帐本名称由系统自动给出。当点击“F帐本设置”时。其中：“转帐帐户”表示将该帐本与相应的帐户关联起来，这样设置后，当前台收银转帐时，就可以加快结帐速度。当做团队客人的签单时，一般是个人与团主帐户的签单不要重复。但如果重复之后，可通过参数来加以控制：签到团主还是将所签帐项签到个人。六、可出租房饭店客房分为两大类：可出租房、非出租房。可出租房又分为：可出租的好房、不可出租的坏房（即：维修房（OOO））。可出租的好房可能出租给：零散客人、团队会议客人、长包房客人、免费客人、酒店招待客人（亦称HOUSEUSE酒店自用房）。不可出租的坏房如果过多（例如：大批量房间改造时），会降低出租率。如果将这些房间设置为非出租房的话，可以提高出租率。由于管理方式的差异，各饭店计算出租率的方法可能各不相同。在本系统中，查询子系统中出租率的计算公式可以在系统设置模块中自行设定。报表中出租率的计算公式：现住房+过时出租房+钟点房–免费房–自用房总房数–非出租房说明：LS长包房HU酒店自用房FR免费房OOO维修房OOI非出租房HA客房部锁房FA前台锁房HR钟点房

第二章总台客房预订一、新建预订基本流程：【2客房预订】->新建预订->输入客人的占房信息->保存->关闭在主界面中按【2客房预订】，查看客房可租情况。输入日期查询条件，选择可租、占用、含应离等查询条件，可以选择查看客房可租情况。选中某天某等级订房，出现交叉十字光标，点击鼠标右键，进入新建预订或订单处理。分类统计汇总各种分类出租情况。如图1-1-1所示图1-1-11）、在主界面中直接按【新建预订N】，进入新建预订单界面。如图1-1-2所示图1-1-22）、按饭店规定输入预订单信息·每输入完一个项目后按回车光标跳到下一个项目。·如果需要返回前一个输入项目，按住【Shift】键，然后再按一下Tab键即可。·在客人姓名处输入中文名或英文名，系统会自动查询历史档案中是否有该客人信息。如果有的话，系统会提示出历史档案的简要信息，参照历史档案中证件号码等提示信息。如果当日到店客人确实是历史客人的话，按键盘中的【】、【】键移动光标后回车选中历史档案；如果当日到店客人不是历史客人的话，直接按【Esc】键，继续按饭店规定输入占房信息。如果输入完主要占房信息以外，还要输入其他信息，按【其他Q】，进行输入。输入完毕后，按【关闭其他U】。此时再按【保存S】，才能把主要占房信息和其他信息都保存上，完成整个建立预订单工作。如果不需要输入其他信息，可以直接按【保存S】即可。如图1-1-3所示。图13）、为同一个客人或团会建立多条占房信息<此时预订单号是相同的>·输入完第一条占房信息后，按【保存S】，直接输入下一条占房信息，再按【保存S】，自动生成第二条占房信息。4）、为不同客人或团会建立订单<此时预订单号是不同的>·输入完第一条占房信息后，按【保存S】，再按【新建客房预订N】，系统清空原有所有输入的订房信息，输入下一条占房信息，再按【保存S】。5）、新建预订单时的几项操作，此时操作是针对具体列表中某一条订单的操作，而不是整张预订单的操作。·修改：按操作中修改图标，输入修改内容，按【保存S】·复制：按操作中复制图标，输入新订单中内容，按【保存S】，增加另一条占房信息·取消：按操作中取消图标，提示“确认取消吗”，按【确定】，状态由预订变为取消。·恢复：按操作中恢复图标，提示“确定恢复吗”，按【确定】，状态由取消变为预订。·签单：按操作中签单图标，选择可签单帐项，按【保存S】。6)、新建散客预订单输入客人姓名，到店日期、离店日期、房间等级、房价代码、实际房价、房数/免床、成人/儿童、客源、签单模板，按【保存S】，再按【关闭X】，完成建立最基本信息的散客预订单。其中客源选择“散客”，签单模板选择“散客签单”。如图1-1-4所示图1-1-47）、新建团队预订单输入团会名称，到店日期、离店日期、房间等级、房价代码、实际房价、房数/免床、成人/儿童、客源、签单模板，按【保存S】，完成建立最基本信息的团队预订单。其中客源选择“团队”或者“会议”，签单模板选择“团员签单”。订单保存后，点击团会名称后面“…”，调出团会列表界面，按【签单P】，签单模板选择“团主签单”，按【保存S】，系统提示“签单保存成功”，按【确定】，再按【返回ESC】，再按【确定Y】。此时只设置了团主签单，继续设置团员签单。从订房列表中，操作中选择签单图标，进入团员签单设置界面。先选择团员签单模板，按【保存S】，系统提示“签单保存成功”，按【确定】。再按帐本列表中右上角操作上面的“新建帐本”图标，屏幕自动出现B帐本，点击【》】，进入转帐帐户选择界面，选择最底行【转团主帐户G】，把“结帐转帐”改为“发生即转”，按操作中“保存”图标。把签单信息中空白的帐项，选择为B，按【保存S】，系统提示“签单保存成功”，按【确定】，再按【返回ESC】，回到新建客房预订界面，直接按【关闭X】，完成建立最基本信息的团队预订单建立。如图1-1-5所示图1-1-5·特殊情况处理(1)、如果可租房数<0,为超预订状态，房价代码为空，不允许再建立该等级的订单了。(2)、如果实际房价与标准房价不等，系统弹出授权框，要求选择授权人并输入授权原因，以备将来核查，屏幕自动出现红色灯泡，起提醒作用。(3)、界面中红颜色的项目是必须输入项目，如果这些项目不输入信息无法保存预订单。(4)、签单模板是根据系统设置中设置好的签单信息自动设置签单。如果不选择模板，也可以手工设置签单。(5)、历史客人（包括散客和团会）建立预订单时，输入姓名后，系统会自动弹出该客人或团会的历史档案。操作员仔细核对档案信息与新建订单时客人信息是否一致，如果一致，按【确定Y】，选择原有历史档案，进行历史客人预订。如果不一致，按【关闭X】，新建客人档案。(6)、如果房数为1，人数为1，系统自动默认为已分帐户，自动给出“临1”数为1，人数>1，房号为空，系统自动默认为未分帐户。·新建团会和散客的主要区别是：团会输入团会名称，不要输入客人姓名；客源选择团队或会议；标记中团队为G，会议为M；选择团主签单和团员签单。散客输入客人姓名，不要输入团会名称；客源选择散客；标记中长包为L，自用为H；选择散客签单。二、订单处理基本流程：【3订单处理】->订单客人列表->对订单进行处理->返回订单列表->关闭1）、在主界面中直接按【订单处理D】，进入订房列表界面，查看当天所有预订和现住客人情况。可以通过主界面中各种查询条件查询相应订单，其中【快查F】，【组合G】中有常用查询条件。如图1-1-6所示图1-1-62）、【快查F】中几种常用查询今日新增订单今日修改订单本日本操作员新增订单本日本操作员修改订单本销售员订单本销售组订单今日应到订单今日应到散客订单今日应到团会订单今日应到VIP订单今日已到订单今日取消订单昨日失约订单未审核订单明日即将过期的临时订单明日应到订单明日应到散客订单明日应到团会订单明日应到VIP订单三日后应到散客订单一个月后应到团会订单三日内候补预订单临时订单3）、【组合G】中几种常用查询。如图1-1-7所示图1-1-74）、在主界面中直接按【修改订单M】，进入大宗订单界面，在订房列表中选择一条订单记录，按操作中修改图标，弹出预订单明细界面，进行修改订单操作。修改完毕后，按【保存S】，提示“确认保存吗”，按【确定】，回到大宗订单界面，再按【返回B】，回到订单列表界面。如图1-1-8所示图1-1-8如果修改完预订单明细，要继续修改其他信息，按【其他Q】，弹出其他信息界面，输入完修改信息后，按【关闭其他U】，再按【保存S】，提示“确认保存吗”，按【确定】，回到大宗订单界面，再按【返回B】，回到订单列表界面。如图1-1-9所示图1-1-95）、在主界面中直接按【复制订单C】，输入复制订单的客人姓名或团会名称，新到店日期，新离店日期，按【确定Y】，系统提示“保存成功，新订单号是20060916006，需要查看新订单吗”，按【确定Y】，进入大宗订单界面，按【取消C】，回到订房列表主界面。如图1-1-10所示图1-1-106）、在主界面中直接按【取消订单Q】，输入授权人和原因，按【确定Y】，系统提示“操作成功”，按【关闭X】，回到订房列表界面。此时取消的是整张预订单，而不是具体某一条订房信息。系统自动取消过期预订单占房信息：·系统在每天夜审过程中将过期预订单占房信息自动置为失约状态。·系统认为：释放日期大于等于系统日期的占房信息是过期占房信息。·自动失约的占房信息在置为过期的当天进入历史资料中。·如果本预订单还有其它有效占房信息的话，系统在其它占房信息到店之后将取消或失约的占房信息从当前信息中彻底删除。否则的话，系统按夜审参数设置中的保留天数进行保留，过了保留天数后再从当前信息中彻底删除。如图1-1-12所示图1-1-127）、在主界面中直接按【订单客人列表L】，进入订单处理界面。客人列表中有多种订单处理操作。如图1-1-13所示图1-1-138）、订单客人列表中各项功能介绍<1>、【客人住店信息1】：查看并修改客人基本订房信息和基本客人资料信息。输入完毕后，按【保存S】，屏幕下方出现红色“保存成功”，按【关闭X】。如图1-1-14所示灰色：系统自动带出预订单中信息，不可修改。空白框：是文本输入框，可以直接录入客人信息。下拉框：选择输入框中内容，不要直接录入信息。图1-1-14<2>、【收定金押金】：收取客人押金或信用卡授权。可是使用押金计算公式计算押金。如图1-1-15所示图1-1-15<3>、分帐户：在确定预订单到店情况后，旅行社或预订客人一般都给销售部提供一份客人信息简表，其中包括每个客人的姓名、性别、证件号码等简要信息。饭店提前将客人简要信息输入计算机，一方面各个站点可以提前知道客人行程，以便店外客人寻人、留言、传真等资料信息的保存；另一方面也可以为提前分房时确认每个房间住客情况做好准备。如果饭店没有上述管理模式的话，可以不使用此功能，直接进行预订分房处理。分帐户前后应特别注意签单控制、Packages设置正确与否。如图1-1-16所示图1-1-16操作方法：[1]、在客人列表界面选择一条预订单占房信息。[2]、按【分帐户3】，进入分帐户界面。[3]、按系统提示进行输入，输入完成后按【确定】。[4]、等待系统进行处理并自动返回客人列表界面。注意：客人列表中，房数列中邻近显示的1、0表示这两个客人应住同一个房间。在分房时，给其中一个客人分配房号后，系统也自动给另一个客人分配同样的房号。<4>、分房：预订客人、特别是团队预订、VIP预订一般都应该提前分房、准备房卡。分房前后应特别注意签单控制、Packages设置正确与否。如图1-1-17所示图1-1-17操作方法：[1]、在客人列表界面选择一条预订单占房信息。[2]、按【分房4】，进入分房界面。[3]、分房界面中，左侧界面的上面显示的是已分帐户列表，下面显示的是未分帐户列表，最底行为分帐户方式和分付方式，右侧界面居中显示是选房列表，右侧显示含脏房、含应离等其他选房条件。[4]、双击未分帐户列表，选房列表中会出现该时间段内、该等级的所有可出租房房号，同时可以通过查询条件筛选出所需的房号。[5]、双击已分帐户列表，选房列表中会出现该时间段内、该等级的所有可出租房房号，同时可以通过查询条件筛选出所需的房号。[6]、在房号前面打勾表示选中该房号。取消已选中的房号只需将房号前面的对勾打掉即可。选中房号后，选房列表下面已选房数随之改变。[7]、选中某一房号后，操作员也可以在左下脚的“每房人数”处人为修改本房号所住人数。[8]、分付费用时要打勾选择房费或者杂费。[9]、输入完成后按【确定】，等待系统进行处理，提示“该订单分房完毕”，自动返回客人列表界面。<5>、入名单：同一订单客人批量录入并修改客人基本客人资料信息。输入完第一个客人资料，按【下一个N】，继续输入下一个客人资料，全部输入完成后，按【保存】，提示“保存成功”，按【关闭X】，返回客人列表，屏幕自动更新所有已修改的客人资料。如图1-1-18所示图1-1-18<6>、签单：控制客人在酒店消费时，有哪些消费是可以挂帐的。签单分为签单模板、帐本列表和签单信息。(1)、签单模板：系统预先根据酒店情况设置好的模板信息。如果没有任何改变，建立新订单时就可以选择签单模板，自动按规定分配好签单中所有可签帐项。如果有改变，可以先选择签单模板，再在签单信息中手工修改部分可签帐项。(2)帐本列表：能建立多个帐本，分别进行挂帐、结帐。在预知客人将来结帐时转帐关系的情况下，先建立好帐本转帐关系，提高结帐速度。操作方法：[1]、建立多帐本，在操作图标中点击新建帐本，系统自动带出B帐本，再按保存帐本图标，完成建立新帐本操作。如图1-1-19所示[2]、编辑帐本设置转帐关系，在操作图标中点击编辑帐本，按“》”，设置转帐关系，查找出转帐帐户，按【确定Y】。如图1-1-20所示[3]、选择一种转帐方式：“结帐即转”、“发生即转”、“夜审即转”。如果有转帐限额，在限额处输入限额。如果与以前帐本设置的转帐关系雷同，可以选择“转帐关系同”，最后按保存帐本图标保存帐本。一旦操作过程中想取消以前的操作，按取消操作图标进行取消。想取消已经设置好的转帐关系，按取消转帐关系图标进行取消。想取消已有帐本，按取消帐本图标进行取消。图1-1-19图1-1-20(3)、签单信息：具体设置哪些帐项可以签单，哪些帐项不可签单。操作方法：按【帐本A】进入签单信息界面，左边为待选帐项，右边为已选帐项。中间为选择按钮：添加、移除、清除。查看全部帐本，点击【全部W】。设置完成后，按【保存S】，提示“签单保存成功”，按【确定】，再按【返回ESC】，回到客人列表界面。如图1-1-21所示图1-1-21<7>、入住：由于团队预订有客人数量多、入住集中的特点，因此，预订客人、特别是预订团队应提前分房，客人到店时应使用批量入住功能先将客人变为入住状态。在不影响客房部查房、客人交预付款、到房间打电话、或到各外围站点消费传帐的情况下，等到前台接待处工作量小了以后，再将客人信息尽快输入计算机。如果是提前到店的订单入住时，提示“到店日期大于系统日期，是否提前入住”。如果是非预订状态的订单入住时，提示“非预订客人不能入住”。如果未分配房号的订单入住时，提示“未分房号不能入住”。(1)、单一入住如果要入住的预订单还没有分配房号，请应先分配房号。分完房号后，再在客人列表界面中选择一条预订单，按【入住7】，提示“入住成功”，按【确定】，等待系统进行处理。刷新客人列表后，该预订单已由“预订”变为“现住”状态。(2)、批量入住在客人列表界面中按住【SHIFT】键，再按鼠标左键，批量选择多条订单，再按【入住7】，提示“入住成功”，等待系统自动完成入住订单工作。自动刷新客人列表后，列表中订单的状态由预订变为现住。如图1-1-22所示图1-1-22<8>、取消分房：由于各种原因，对已分房号的预订单进行取消分房。只有预订、失约、取消状态的订单可以操作取消分房。而现住、离店、预离、外宿等状态的订单不能进行取消分房。单一取消在客人列表界面中选中一条预订单，按【取消分房8】，提示“确认取消吗”，按【确定】，提示“取消分房成功”，等待系统自动完成取消分房工作。自动刷新客人列表后，列表中订单的房号由1001变为临1。批量取消在客人列表按在客人列表界面中按住【SHIFT】键，再按鼠标左键，批量选择多条订单，再按【取消分房8】，提示“确认取消吗”，按【确定】，提示“取消分房成功”，等待系统自动完成取消分房工作。自动刷新客人列表后，列表中订单的房号由有房号变为临时房号。如图1-1-23所示图1-1-23<9>、连房：主要用于标识当入住的客人不是团队，同时又是一起到、离，或者一起结帐的客人房间的。如果客人与别的房间有连房，则在接待或收银中查询该连房中的任一间房时，同时可将相应的连房带出。可通过此功能查询当前所有的连房或建立新的连房信息。如图1-1-24所示图1-1-24操作方法：[1]、在客人列表界面中选中一条预订单，按【连房9】，进入连房设置界面。在房号处输入所需连房的房号。可以输入一个房号，也可同时输入多个房号。使用英文逗号分割多个房号。再按【增加连房A】，屏幕会把已输入房号的客人订单显示出来。在客人列表中的主帐列里选择一个主帐户，按【保存连房S】，提示“保存连房成功”，按【确定】，自动刷新客人列表后，连房房号列显示出主帐户房号，完成新建连房工作。[2]、如果连房时就已知道将来由谁结帐，可以直接设置转帐，提高结帐时速度。如果有多帐本，按屏幕下方，帐本选择“B”或其他帐本，再按【过滤Q】，分别查出其他帐本的帐，再进行选择“转入主帐户”、“转入帐本”和“转帐类型”。如果只有A帐本，可以直接选择“转入主帐户”、“转入帐本”和“转帐类型”即可。选择完毕后，按【保存S】，提示“转帐保存成功”，按【确定】，再按【关闭X】，回到连房主界面。如图1-1-25所示图1-1-25[3]、如果取消全部连房，按【取消全部连房C】，提示“当前选择的连房取消成功”，按【确定】，屏幕上只显示出一个当前订单的房号了。<10>、取消入住：由于各种原因，将已入住的订单恢复为预订状态。只有现住状态的订单可以操作取消入住。而预订、取消、失约、离店、预离、外宿等状态的订单不能进行取消入住。取消入住时只能选择一条订单取消，不能多条同时操作，否则系统提示“只能选择一条数据”。按【取消入住A】，提示“确认取消吗”，按【确定】，提示“取消入住成功”，再按【确定】，等待系统自动完成取消入住工作。自动刷新客人列表后，列表中的状态由现住改为预订。如图1-1-26所示图1-1-26<11>、换房：由于各种原因，将已入住的客人进行换房。只有预订、现住、预离、外宿状态的订单可以操作换房。而取消、失约、离店等状态的订单不能进行换房。换房只能对一个房间操作，不能批量换房。不同房间之间可以使用对调、换上、换下多种方式对客人进行换房。一旦不同等级之间换房，引起房价修改，注意要在分付房价中直接修改。如图1-1-27所示图1-1-27操作方法：在客人列表界面中选中一条预订单，按【换房B】，进入换房界面。在房号后面的空白框中可以直接输入房号，按【ENTER】键，自动带出该房间信息。也可以点击房号后面的“…”，进入选房界面，选择好新房号，按【确定Y】，回到换房主界面，自动带出该房间信息。屏幕上方为原房号中所有订单信息，屏幕下方为新房号中所有订单信息。可以按房间换房，默认全选房间内有客人，也可以单独换其中一个客人。再按【换下D】，选择好要换房的客人。如果需要修改房价，可以在分付房价中直接修改。最后按【确定Y】，提示“操作成功”，再按【确定】，自动刷新客人列表后，列表中的房号变为新房号，房价也变为新房价。<12>、延住：由于各种原因，需要修改预订单的离店日期。系统默认为原离店日期+1，整房延住。单一延住在客人列表界面中选择一条预订单，按【延住C】，弹出延住框，按【确定Y】，提示“延住成功”，按【确定】。等待系统进行处理。刷新客人列表后，该预订单的离店日期已经修改完成。如图1-1-28所示图1-1-28(2)、批量延住在客人列表界面中选择多条预订单，按【延住C】，提示“多人延住，将会延住为一个离店日期，继续吗”，按【确定】，进入延住框，修改离店日期，选择是否整房延住。如图1-1-29所示图1-1-29<13>、调价：由于各种原因，需要修改预订单的房价。单一调价在客人列表界面中选择一条预订单，按【调价D】，弹出单一调价框，输入新房价，按【ENTER】键，系统自动更新住店期间所有的房价为新房价。按Packages后面的“…”，选择Packages项目。如图1-1-30。再按【确定Y】，回到单一调价界面，在Packages文本框中，按【ENTER】键，再按【确定Y】，提示“调价成功”，按【确定】，等待系统进行处理。刷新客人列表后，该预订单的房价已经修改完成。如图1-1-31所示图1-1-30图1-1-31(2)、批量调价在客人列表界面中选择多条预订单，按【调价D】，弹出批量房间调价框。按要求输入浮动金额或浮动比例%，选择进位方式，按【确定Y】，提示“批处理调价成功”。如图1-1-32所示图1-1-<14>、打印：打印屏幕中显示的所有订单列表。在客人列表界面中选择一条预订单，按【打印P】，弹出打印框，选择打印机，输入打印页码，打印份数，按【打印P】，直接输出给打印机进行打印。<15>、返回订单列表：切换单个订单与多个订单处理界面。三、分类统计基本流程：【2客房预订】->分类统计->关闭在主界面中直接按【分类统计C】，进入分类统计界面，按各种查询条件可以随时查询客房可租情况统计。日期区段、按团队、按客源、按市场、按协议客户、按国籍、按地区、按房间等级、按全部、按房数、按房费、按均价、含应离。按【查询Q】，查出结果，按【关闭X】，回到客房预订主界面。如图1-1-32所示图1-1-住店客人住店客人处理基本流程：【4住店客人】->客人列表->对订单进行处理->1）、在主界面中按【4住店客人】，进入客人列表界面，对住店客人进行处理。可以通过主界面中各种查询条件查询相应订单，其中【快查F】，【组合G】中有常用查询条件。如图1-2-1所示图1-2-12）、【快查F】中几种常用查询本日应到客人本日已到客人本日应离客人本日已离客人现住客人现住散客现住团会现住VIP现住会员封锁客人未审核客人户籍不全客人超限额客人超低折扣客人信用授权三日内过期客人余额不为0的客人带余额离店客人本日延住客人本日换房客人本日客房升级客人本日调价客人本日预离客人3）、【组合G】中几种常用查询。如图1-2-2所示图1-2-24）、【随手发S】：在文本框中输入一些信息，在手机框中输入接收人的手机号码，就可以以手机短信的形式把这些信息发送到相关人员的手机上。提供随时提醒、呼叫、通知等多项人性化服务。如图1-2-3所示图1-2-35）、【集中修改客人A】：集中查看并修改客人基本资料。在要修改项目前的空格中打勾选中，表示此次修改该项目的信息。输入完毕后，按【保存S】，提示“保存成功”，按【确定】。如图1-2-4所示图1-2-46）、客人列表中有几项操作，此时操作是针对具体列表中某一条订单的操作，而不是整张预订单的操作。·与他人同住：在客人列表中，按住【SHIFT】键，用鼠标同时选中两条订单，再按要和他人同住的订单操作里的与他人同住图标，提示“与他人同住”，按【确定】，提示“与他人同住操作成功”，再按【确定】，完成与他人同住操作。自动刷新客人列表，显示出要和他人同住的订单中房号已由原房号改为同住人的房号。·解除同住：在客人列表中，选中一条订单，按操作中解除同住图标，按【确定】，解除同住关系。·加人：在客人列表中，选中一条订单，按操作中加人图标，提示“加人”，按【确定】，提示“加人成功”，再按【确定】，自动刷新客人列表，显示该房间又新增一个同名客人订单。·加房：在客人列表中，选中一条订单，按操作中加房图标，提示“加房”，按【确定】，提示“新增同一订单号的、预订状态的房间，操作成功”，按【确定】，进入分房界面，分配一个房号，提示“加房操作成功”，按【确定】，自动刷新客人列表，显示又新增了一个同名客人的预订单。·设置领队：团会客人，领队标记为黄色，设置为领队后才显示为红色。一般客人，领队标记为灰色，只有在连房中设置了主帐户，领队标记才显示为红色。在客人列表中，选中一条订单，按操作中设置领队图标，提示“设置领队”，按【确定】，提示“操作成功”，再按【确定】，自动刷新客人列表，显示标记变为红色五角星。7)、快速开房在上门散客客人登记集中、接待处工作量大的情况下，操作员应使用房态图右键中的“快速开房”功能先登入客人简要信息，在不影响客房部查房、客人交预付款、到房间打电话、或到各外围站点消费传帐的情况下，等到前台接待处工作量小了以后，再将客人信息尽快输入计算机。如图1-2-5所示操作方法：[1]、在房态图上用鼠标选中某一间空房，再点击鼠标右键，选择【快速开房】功能，进入散客入住界面。[2]、系统默认离店日期为系统日期、标准价房费、性别为男、民族为汉、国籍为中国、签单模板为散客模板。姓名后面打勾选择E，是用于区分输入的姓名为英文名还是中文名。中文名为空，英文名打勾选择。输入姓名后，系统会自动查询该客人是否为历史客人。如果历史档案中有同名历史客人信息，系统弹出历史客人列表，并等待操作员选择确认。如图3-1-5所示[3]、散客入住界面中左侧为散客基本占房信息和客人基本资料信息，右侧为相关的接口信息。左下脚连接身份证扫描系统。[4]、按饭店要求录完客人信息后，按【入住C】，提示“接口设置成功”，按【确定】，保存并刷新订单，继续提示下一步操作。提示“是否收取押金”，按【确定】，弹出传押金框。收取押金完毕后，按【关闭X】，继续提示“是否入名单”，按【确定】，弹出入名单框。入名单完毕后，按【关闭X】，继续提示“是否设置签单”，按【确定】，弹出签单框。设置签单完毕后，按【返回ESC】，继续提示“是否打印住宿登记单”，按【确定】，再提示“是否打印押金条”，按【确定】，自动关闭散客入住界面，回到房态图主界面，此时该房间的颜色已经由空房变为占房。快速开房工作完毕。[5]、如果房间已有人入住的话，在房态图上用鼠标选中某一间占房，再点击鼠标右键，可以选择【客人列表】、【客人详细信息】、【同住】、【换房】、【延住】、【帐务处理】、【收押金】、【签单】、【调价】、【连房】、【设置房态】、【客房信息】、【开电话】、【操作稽核】等相关功能。[6]、【同住】：是把现住客人的订单复制了一遍。选择一个客人姓名后，按【同住】，提示“操作成功”，按【确定】。再到客人列表中查看，分别有两个同名订单，新增订单中房价为0。通过入名单修改新增订单中的客人资料，此时同住工作完毕。[7]、【操作稽核】：用于核查房间中所有操作信息的记录。图1-2-58）、团员与散客之间的相互转换操作方法：[1]、团队结帐后，大部分团员离店，也可能有部分团员转为散客继续消费操作员应进入该客人的住店信息界面，删除“团会名称”中已输入的内容，修改客源代码由团会改为散客，修改签单模板由团队模板改为散客模板，按【保存S】，再按【关闭X】。[2]、会务或零星团员提前到达时操作员可能是按照散客进行入住登记的。等到团队大量客人入住时，需要将这些散客重新划归为团员操作员应进入该客人的住店信息界面，在“团会名称”中输入要划归的团会名称按【ENTER】键，查询出该团会档案，按【确定Y】，修改客源代码由散客改为团会，修改签单模板由散客改为团队模板，按【保存S】，再按【关闭X】。注意：·无论是将团员转为散客、还是将散客转为团员后，必须要重新核对客人的签单控制。·团员转为散客后，可能还需要按饭店规定要求客人交纳预付款。·散客转为团队后，可能还需要操作员手工将散客帐户上已有的公付费用转入团主帐户中。帐务处理一、结帐基本流程：【5帐务处理】->输入房号或团名->选择结帐帐户->结帐->退房在主界面中按【5帐务处理】，对散客、团会结帐退房。如图1-3-1所示图1-3-1为了清楚起见，我们将现付结帐（现金、支票、信用卡）和转帐（转客人、转团队、转特殊帐户)、转应收、自动转帐分为四部分分别进行介绍。现付结帐操作方法：注意：以下操作应使用键盘、特别是右侧小键盘完成，以提高操作速度[1]、输入房号，按【ENTER】键，在右侧客人列表中使用鼠标点击结帐帐户，把该房间信息自动带入左侧结帐退房界面中。在帐务处理界面中，系统提示操作员该帐户的一些简要信息（特别是备注），供操作员结帐参考[2]、使用快捷结帐：按【F2结帐】【F2现金】【P打印】【ENTER】键[3]、一般结帐：按【F2结帐】，在帐项后面的空白框按【ENTER】键，弹出结帐帐项，使用鼠标或按【↑】、【↓】键选择结帐帐项，按【ENTER】键，自动带出实付金额，再按【ENTER】键，光标到核对号，支票和信用卡必须输入核对号，否则提示“请输入信用卡号或支票号”。再按【ENTER】键，光标到备注，如果有特殊说明可以写入备注中。再按两次【ENTER】键，弹出结帐列表界面，显示出所结帐项、金额、核对号、备注等信息，提示“是否进行结帐”，按【确定】键，弹出打印帐单界面，选择多种不同格式的帐单，再按【打印P】，预览帐单格式，再按【P打印】，按【X返回】，弹出客人退房界面，此时如果其他客人余额为零，选中后可以一起退房。如果余额不为零要单独结帐退房。选择其他客人同时退房时要在列表中客人前面打勾选中，再按【确定】，结帐并退房完成。如果结帐成功后，按【取消】键，再按右上角╳关闭结帐列表，回到刚才按【F2结帐】界面，可以重新选择结帐方式进行结帐。如图1-3-2、图1-3-3、图1-3-4、图1-3-5所示图1-3-2图1-3-3图1-3-4图1-3-5注意：·如果结帐时间超过中午12：00，那么按【F2结帐】时，提示“是否加收半日房费”。·同一个房间同一天内只能加收一次房费，否则提示“已经加收过房费，不可再加收”。·提示“是否进行结帐”，按【确定】前，可以随时按【Esc】键退出结帐操作·如果结帐客人余额为零，按【F2结帐】结帐时，提示“该帐本下无可结帐”，按【确定】，弹出同时退房客人框，再按【确定】，结帐并退房。·如果帐户中有多个帐本的话，按【F2结帐】前必须先选择不同的结帐帐本。多帐本要分不同帐本分别结帐。只有所有帐本的帐目都结清后，才能进行退房。如图1-3-6所示转帐或转应收时不能进行多种付款组合结帐。如果客人要求部分现付、部分转帐或转应收的话，应先将客人明细帐进行劈帐、挑帐，分离出现付金额，然后再进行转帐或转应收。图1-3-6·选择自定义帐单格式时，需要选择要修改的帐项，按【修改】，弹出帐目输入框，可以在这里修改中文帐项名、英文帐项名、日期、金额、备注。修改完毕后，按【确定O】，回到打印自定义帐单界面。除了修改功能外，也可以增加、删除已有帐项。如图1-3-7所示图1-3-7转帐结帐操作方法：[1]、输入房号，按【ENTER】键，在右侧客人列表中使用鼠标点击结帐帐户，把该房间信息自动带入左侧结帐退房界面中。[2]、一般转帐（客人、团队、特殊帐户）：按【F4转帐】，弹出转帐帐户选择框，可以按姓名、证件号、房号查询出所有现住客人，也可以按团名查出所有现住团主帐户，还也可以按帐户名、帐户编号查询出长期状态的特殊帐户。再使用鼠标或按【↑】、【↓】键选择转帐帐户，按【确定】键，弹出选择转帐帐本框，默认A帐本、转明细，也可以选择不同帐本、转合计。再按【确定】键，打印帐单，结帐并退房。[3]、【转连房主帐户L】：客人在连房中已经设置了主帐户，不必使用查询条件，直接把该帐户的明细帐转至连房主帐户中，直接弹出打印帐单界面，结帐并退房。如果没有对应连房主帐户，提示“该帐户无连房”，不能进行转连房主帐户操作。[4]、【转团主帐户G】：团员转团主帐户，不必使用查询条件，直接把该帐户的明细帐转至团主帐户中，直接弹出打印帐单界面，结帐并退房。如果不是团员，提示“该帐户不是团员帐户”，不能进行转团主帐户操作。如图1-3-8所示、如图1-3-9所示图1-3-8图1-3-9转应收结帐操作方法：[1]、输入房号，按【ENTER】键，在右侧客人列表中使用鼠标点击结帐帐户，把该房间信息自动带入左侧结帐退房界面中。[2]、一般转应收帐：按【F5转应收】，弹出转帐帐户选择框，可以按帐户名、编号查询出应收帐户，再使用鼠标或按【↑】、【↓】键选择转帐所需的应收帐户，按【确定Y】，按【确定】键，打印帐单，结帐并退房。如图1-3-10所示图1-3-10[3]、【转协议客户应收】：客人在协议客户中已经设置了应收帐户，不必使用查询条件，直接把该帐户的明细帐转至协议客户应收帐户中，直接弹出打印帐单界面，结帐并退房。如果没有协议客户或协议客户没有对应应收帐户，提示“该帐户不是协议客户应收帐户”，不能进行转协议客户应收帐户操作。4、自动转帐操作方法：[1]、签单中设置了帐本转帐关系为结帐转帐，按【自动转帐】，直接弹出打印帐单界面，结帐并退房。如图1-3-11所示图1-3-115、团队结帐操作方法：[1]、在团名中输入团会名称，按【ENTER】键，可模糊查询出结帐退房的团队。也可以在团名中直接按【ENTER】键，弹出团主列表，用鼠标选择或按【↑】、【↓】键选择团主帐户，按【ENTER】键，自动带出团主帐户（红色）和所有团员帐户。如图1-3-12所示、如图1-3-13所示图1-3-12图1-3-13[2]、按【C批处理】，再按【打印查帐单P】，批处理打印出所有或部分有余额的团员的查帐单，交给陪同或会务组通知客人核对结帐。如图1-3-14所示图1-3-14[3]、按【C批处理】，再按【打印查帐单P】，批处理打印出所有或部分有余额的团员的查帐单，交给陪同或会务组通知客人核对结帐。如图4-1-14所示[4]、在【C批处理】界面中，打勾选择所有余额为0的房间，按【退房E】，直接退房。如果选中有余额的房间，按【退房E】，提示“客人（北京大学会议）有未结帐，是否退房”，按【确定】，提示“当前操作员无带余额退房权限”，再按【确定】，关闭【C批处理】界面，回到帐务处理主界面。如果操作员有带余额退房权限就直接带余额退房了。正常情况下，操作员都应无此权限。余额不为0的房间，应按散客一样结帐退房。[5]、团员帐都已经结清并退房完毕后，再结团主帐户的帐。[6]、如果团主帐户暂时不结帐的话，按【冻结帐户】将团主挂起，此时再对该帐户传帐，提示“客户冻结，不可签”，避免其它站点向已离店团主签单传帐。6、挑帐(1)、挑出部分帐目进行结转帐处理(2)、挑出部分帐目打印查帐单操作方法：[1]、按【2挑帐结】，进入挑帐结帐界面。挑帐时可以直接在帐务处理界面中明细帐分组方式下，打勾选择所挑帐目。如图1-3-15所示[2]、在挑帐界面中按各种条件挑选帐目。如帐组、帐项、房号、转入帐单号、起始日期、终止日期、帐本。[3]、不同帐本要分别结帐，不能同时结多帐本的帐。[4]、设置完挑帐条件后，按【查找】，等待系统自动查找所有符合条件的明细帐目[5]、默认查询出的所有符合条件的明细帐前都已打勾选中，直接在结帐中输入结帐帐项或按【F2现金】、【F3支票】、【F4转帐】、【F5转应收】结帐即可。注意：选中一条从房费中扣减的Package帐目时，系统会自动寻找另一条在相对应帐项上增加的Package帐目，并设置上选中标志。按帐组或帐项挑帐查询后（例如：挑房费），查询出帐目就只有从房费中扣减的Package帐目、而没有另一条在相对应帐项上增加的Package帐目。操作员挑帐时必须注意不要选中负的Package帐目，否则会引起结帐实际付款比应付少、帐单中收回比发生少。图1-3-157、传帐进行冲帐处理时，操作员必须得到本部门经理主管签字的调帐单。某部门要求打折或调整帐目时，必须下发帐目调整通知单，并由该部门经理主管签字外围收银点无计算机时，前台收银点应严格审核外围送来的原始单据，核实正确后将单据归入客人档案，同时进行传帐处理操作方法：[1]、按【F3传帐】，进入传帐界面。如图1-3-16所示[2]、系统默认A帐本，如果该帐户有多个帐本，请先选帐本再传帐。[3]、操作员可以直接输入帐项代码，也可以直接按回车进